Web請求書とは？メリットやデメリット、おすすめのシステム10選も解説

目次
• Web請求書とは
• Web請求書の種類
• 請求書の電子化は法律上問題ないか
• Web請求書システムを導入するメリット
• Web請求書システムを導入するデメリット
• 請求書を受け取る側（取引先）への影響
• Web請求書システムの選び方
• Web請求書システムの比較表
• 【2024年最新】おすすめのWeb請求書システム10選
• まとめ：Web請求書を導入する際は、自社の課題を明確にしよう

Web請求書とは

Web請求書とは、インターネットを介して授受される請求書をさします。書面による請求書とは異なり、Web上でやり取りが完了するのが特徴です。従来の紙を使った郵送でのやり取りに比べ、印刷・封入・投函などの手間がかからず、大幅な効率化やコスト削減が実現できます。昨今のコロナ禍によるビジネス環境の変化とも相まって、導入する企業が増えています。

Web請求書システムとは

Web請求書システムとは、請求書の作成や送信、受領などをWeb上で完結できるシステムのことです。Web請求書システムで作成・発行・受領した請求書はすべてシステムのクラウドサーバー上に保管され、一元管理できます。

Web請求書システムには、請求書の作成や発行だけでなく、見積書、納品書、支払明細書などの帳票に対応しているサービスもあります。システムによっては、入金確認や消込、督促までを代行してくれる製品もあるため、Web請求書サービスを導入することで請求書に関わる業務をより効率化できるでしょう。

ペーパーロジック株式会社による「角印の利用と電子化の実態」に関する調査では、電子化したい書類の第1位が「請求書」で、その割合は65.8%となっています。また、電子発行されていない書類について「電子発行へ変えたいと思う人」の割合は 71.7%という結果が報告されています。Web請求書システムの導入により、請求業務にかかっていた時間を他の業務にあてられるようになります。企業の生産性向上の観点からも、Web請求書システムは今後ますます必要とされるでしょう。  

電子化したい書類、第1位「請求書」65.8%、第2位「契約書」57.9%

※引用：ペーパーロジック株式会社「角印の利用と電子化の実態」に関するアンケート調査

Web請求書の種類

Web請求書には、次の3つの種類があります。

ExcelやWordで作成しメールに添付して送信

ExcelやWordで請求書を作成し、PDF形式で保存したファイルをメールに添付して送信する方法です。フォーマットの準備・メールの操作といった手間はかかるものの、ExcelやWordがあれば、まったくコストをかけることなく請求書を作成・送信できます。また、ExcelやWordがインストールされていない場合にはGoogleが提供するスプレッドシートやドキュメントなどでも代用できます。

クラウド上にアップロードしダウンロードしてもらう

自身でクラウド上に保存場所を作成し、そこにアップロードした請求書ファイルを取引先にダウンロードしてもらう方法です。一つひとつの請求書をメールで添付して送信する方法と比べると、誤送信や情報漏えいのリスクを低減できます。ただし、アクセス権付与やパスワード設定など、取引先がクラウドを利用するための準備が必要となります。

Web請求書システムを利用し、クラウド上で作成から管理まで行う

Web請求書システムを導入し、クラウド上で請求書の作成・送信・管理までを行う方法です。システム内で取引先情報の管理ができるので、請求書の授受における負担が大幅に軽減できます。また、作成・発行した請求書はシステムに自動で保存されるため、保管の手間もかかりません。見積書から作成が可能なシステムであれば、請求書への変換が自動で行えるため、さらに便利です。ランニングコストがかかることと、システムを使いこなすまでに習得コストがかかることは覚えておきましょう。

請求書の電子化は法律上問題ないか

請求書を電子化することは、法律上問題ありません。従来、請求書は紙で保存しておくことが法律で義務付けられていましたが、2005年に施行された「e-文書法」によって、紙媒体で請求書を保管する必要はなくなりました。

ただし、請求書の電子データを保存する際には電子帳簿保存法で定められた要件を満たす必要がある点には注意してください。電子取引データの電子保存制度では、インターネットを介して取引した場合、発行側・受領側ともに電子データでの保存が必須とされています（※2023年12月末まで猶予期間あり）。

電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）。

税務当局が相当の理由と判断する場合を除いて、2024年1月以降はインターネット上で発行・受領した請求書は電子データでの保存が義務化されます。改正電子帳簿保存法に対応したWeb請求書システムであれば、法律の知識がない方でも、法律に則った電子データの保存が可能です。

請求書の電子化については、別記事「請求書の電子化とは？注意点も解説」にて請求書を電子化する方法やメリットを詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

Web請求書システムを導入するメリット

Web請求書システム（Web請求書サービス）の導入によって得られる、主なメリットを紹介します。

ペーパーレス化・省スペース化を推進できる

Web請求書システムは書面を一切必要とせず、すべてのデータをクラウド上で保管・管理するためペーパーレス化・省スペース化を推進できます。請求書は原則として7年間適切な形で保管することが義務付けられています。書面による請求書の場合、企業によっては膨大な量の請求書を書棚で保管しておかなければなりません。紙の請求書の管理や、請求書の保管スペースの確保が課題となっている企業は、Web請求書システムを導入することで解決できるでしょう。

人件費・資材費といったコストを削減できる

Web請求書システムではオンラインで業務を完結できるため、印刷や送付にかかるコストや人件費も削減可能です。 印刷代や切手・印紙代、控え保管のためのファイル購入費、スタッフの作業時間など、紙による請求書関連業務では、軽視できないコストがかかっています。一つひとつは決して高額ではありませんが、多くの取引先と長く付き合いを続けていく上で、年間総額ではかなりの金額になるはずです。Web請求書システム導入により、こういったコストを大幅に減らせる点は大きなメリットといえます。

2024年10月からは郵便料金が大幅に値上げされる見込みです。企業が郵送料金のコスト増を回避するには、請求書システムの導入が最適です。

印刷や郵送などの手作業が不要になり効率化につながる

Web請求書システムでは、フォーマットで簡単に請求書を作成できることに加え、印刷・封入・郵送の手間をかけることなく、送信ボタンを押すだけで取引先への送付が完了します。また、見積書と連携できるシステムも多く、その場合は請求書作成の手間すら削減できます。さらに、請求書を受領する取引先においても、紙による作業や管理から解放されることで、大幅な効率化が見込めます。

電子帳簿保存法へも対応できる

請求書を電子データで保存する際は、2つの保存要件である「真実性の確保」と「可視性の確保」を満たす必要があります。Web請求書システムには、検索機能やタイムスタンプ機能、証跡管理機能といった「真実性の確保」と「可視性の確保」のための機能が搭載されています。

そのため、Web請求書システムを利用すれば、電子帳簿保存法に即した保管が可能となるでしょう。法改正に対応したWeb請求書システムの多くは、常に最新の法令に対応したシステムにアップデートしてくれますので、改正の度に自社で対応する必要がなくなります。

見積・請求書の訂正や再発行もスムーズに行える

Web請求書システムによる訂正や再発行であれば、システム上で修正し、取引先にそのデータを再送信するだけなのでスムーズに対応できます。従来の書面による見積書・請求書の場合、訂正や再発行までに時間がかかるケースが多く、タイミングによっては支払い期日に問題が生じてしまうこともありました。Web請求書システムであればクラウド上で処理を行うため、即日の対応が可能となります。双方にとって請求業務の負担が大幅に軽減されるでしょう。

Web請求書システムを導入するデメリット

Web請求書システム（Web請求書サービス）を導入する前に、主なデメリットも把握しておきましょう。

導入・運用コストが発生する

Web請求書システムを導入すると、初期費用や月額利用料が発生します。Web請求書システムを導入することで、削減できるコストと発生するコストを、長期的な視点で比べてシステム導入を検討する必要があります。初期費用や月額利用料は、Web請求書サービスによって異なるため、複数のシステム費用をトータルコストで比較するとよいでしょう。

また、発行数やユーザー数に制限はあるものの無料で使えるシステムもあります。無料プランを活用できれば月々のコストを抑えられますので、費用が心配な場合は無料の請求書システムも検討できるとよいでしょう。

社内の業務フローが大きく変わる

Web請求書システムの導入により、業務フローが大きく変わるケースが多いため、社内におけるコンセンサス（合意）の獲得と、変革意識の醸成は必須です。業務に関わる従業員には、システム導入のメリットや業務効率化が見込めることを丁寧に説明しましょう。また、企業によってはスタッフへの教育も必要になることがあります。

ネット接続のトラブルがあると作成やダウンロードができない

Web請求書システムはすべての工程をクラウド上で行うため、インターネット回線にトラブルがあると請求書の作成やダウンロードができなくなるおそれがあります。今やインターネット接続にトラブルがあると、業務の大部分が進まないという企業が大半でしょう。万が一のネット接続のトラブルにすぐに対応してくれる業者を確保しておくことをおすすめします。

請求書を電子化していない取引先からは「紙」を受領するケースも

まだ紙の請求書を利用している企業は一定数いるため、請求書の電子化をしていない取引先からは紙の請求書を受領するケースも考えられるでしょう。Web請求書システムの中には、紙の請求書をスキャナーで読み込みデータ化することで、Web請求書と紙の請求書のデータを一元管理できる製品もあります。紙の請求書を受領する可能性がある企業は、スキャナー保存に対応している製品を選びましょう。

請求書を受け取る側（取引先）への影響

電子化された請求書を受け取る側（取引先）にもメリットとデメリットがあります。Web請求書を受け取る側（取引先）のメリットは「請求書の受け取りまでのタイムラグがない」「過去のデータを管理・検索しやすい」といったことが挙げられます。対して、デメリットは「業務フローが変わることがある」点です。

Web請求書の導入には、取引先の理解と協力が必要であり、相手の状況次第では負担をかけてしまうこともあります。取引先への周知は忘れずに行うようにしましょう。

Web請求書システムの選び方

Web請求書システムの製品数は年々増えているため、「数が多すぎて自社に合うものが分からない」「どのような基準で選べばいいか判断できない」という方もいるのではないでしょうか。そこでここでは、Web請求書システムの選び方をお伝えします。

システム化したい範囲を明確にする

Web請求書システムによって搭載されている機能が異なるため、業務をどこまでシステム化したいのかを明確にしましょう。たとえば、請求書を作成・送付するだけのシンプルな機能のシステムがある一方で、銀行口座と連携して入金確認を行えたり、入金確認や消込、督促までを代行してくれるシステムもあります。請求書に関わる業務の課題を明らかにしたうえで、必要な機能を備えたサービスを選ぶとよいでしょう。

他のシステムとの連携は可能か

すでに社内で使っている業務システムがある場合は、そのシステムと連携可能かを確認してください。なぜなら、Web請求書システムは他の業務システムと連携することで、業務効率がより向上するからです。たとえば、Web請求書システムと会計ソフト、販売管理システムを連携することで、それぞれのシステムでの入力作業を1つにまとめることができます。

なお、連携には「CSVファイルをインポートして連携」と「API連携」の2パターンあります。APIで連携を行うため、CSVよりコストが掛かる場合がありますが、効率化を重視するならAPI連携を選択した方が効果を発揮するでしょう。

  法改正に対応しているか

法律に即した電子データの保存を行うために、改正後の電子帳簿保存法に対応しているシステムかどうかは必ず確認しましょう。また、2023年10月1日からはインボイス制度という新しい請求書のフォーマットが採用されたため、制度に合わせた請求書発行プロセスをそなえたシステムの導入が不可欠です。

セキュリティ面は万全か

Web請求書システムは、自社と取引先の双方にとって大切な書類を扱うもののため、高いセキュリティ性能が求められます。24時間365日体制で監視している、通信データが暗号化されているなど万全なセキュリティ対策が取られているシステムの選定をおすすめします。万が一、請求書の情報が漏えいしてしまうと、取引先に多大な迷惑がかかるだけではなく、企業への信頼も失うおそれがあります。各社のセキュリティ対策は特に意識して、サービスを比較・検討しましょう。

システムの選定ポイントについては、別記事「クラウド請求書システムの選び方を徹底解説」でも詳しく紹介しています。選び方を把握しておくことで、自社に合うシステムを導入できますのでぜひ参考にしてください。

Web請求書システムの比較表

ここからは実際に、Web請求書システムの機能・料金・特徴を比較します。自社の予算や必要な機能と照らし合わせながら、おすすめのWeb請求書システムをご確認ください。

下記ボタンから、Web請求書システムを最大6社まで並べて比較できます。各社の料金や機能を比較したい場合にぜひご活用ください。

システムの費用相場や、低コストの請求書システムを比較したい方は、別記事「請求書システムの費用相場・料金比較で安いサービス」もぜひ参考にしてください。

【2024年最新】おすすめのWeb請求書システム10選

2024年最新比較でおすすめのWeb請求書システム10選を紹介します。Web請求書システムと一口に言っても製品ごとに特徴が違い、企業規模や自社の課題によっても選ぶべき製品が異なるでしょう。自社に合ったシステム選びの参考にしてください。

以上、おすすめのWeb請求書システムを紹介しました。2024年最新でおすすめのサービスは、別記事「おすすめ請求書作成・発行ソフトを厳選比較【2024年最新】」で紹介していますのでぜひご覧ください。

まとめ：Web請求書を導入する際は、自社の課題を明確にしよう

Web請求書システムは製品によって、機能や連携可能なシステムが異なります。そのため、まずは自社の請求書業務の課題を洗い出したうえで、その課題解決に最適なWeb請求書システムを選ぶことが重要です。

とはいえ、Web請求書サービスは多数あるため、どれを選ぶべきか迷ってしまう方も多いでしょう。PRONIアイミツは、ITツール受発注のプロとして、希望要件に合ったWeb請求書サービスの案内が可能です。料金無料・最大6社をご紹介しますのでぜひ一度お試しください。