請求書処理を自動化する方法は？おすすめのシステムも紹介

目次
• 請求書の処理における課題
• 請求書処理の自動化には法令への対応も重要
• 請求書の処理を自動化する方法
• 請求書システムを利用するメリット
• 請求書システムの選び方
• 請求書自動化の成功事例
• 【請求書処理を自動化】請求書受領システムおすすめ5選
• まとめ：請求書処理業務の効率化にはシステム導入がおすすめ

請求書の処理における課題

経理部門でもシステムの活用によって請求書発行業務の効率化が進んでいる一方で、取引先からの請求書の処理には依然さまざまな課題があり、自動化へのネックとなっています。請求書の処理にはどのような課題があるのでしょうか？

請求書受け取りの課題として、取引先ごとフォーマットが異なる点があげられます。請求書発行は顧客側のシステムで行われるため、項目やレイアウトには違いが出てしまうもの。取引先によってフォーマットの異なる請求書の内容を会計システムに手入力すると、ミスにつながる可能性があります。

ミスを防ごうとすればチェックにも時間はかかるでしょう。各社で業務効率化のために請求書システムを導入した結果、受取で手間がかかるのであれば、システム導入の意義は半減します。

先述の通り、取引先ごとに請求書のフォーマットは異なるため、内容確認や入力にも手間がかかります。ミスなく情報処理を行い、銀行振り込みを終えるまで細心の注意を払わなければなりません。

請求書は月末など決まったタイミングで発行されるため作業がたまりやすく、膨大な数の紙の請求書の内容を全て手入力するのには時間と手間がかかり、負担は大きなものとなります。

送られてくる紙の請求書をデータ保存する場合、一枚ずつスキャンしてファイリングしなければなりません。この作業は意外に手間がかかり経理業務の負担となります。

また、請求書の原紙をファイリングして保管するには場所が必要ですが、数が多いとスペースの確保も問題に。効率化のためにデータ化したつもりが、アナログ処理よりも工数が増えるという本末転倒な状況になりやすい点は大きな課題です。

請求書処理の自動化には法令への対応も重要

請求書処理の自動化には法令への対応も重要です。ここでは2つの法令を解説します。

これまでは、電子取引での請求書も印刷を行い原本保存が原則でした。しかし2022年1月に改正された法律では、電子取引の原本保存、スキャナ保存とデータ保存に関する要件が緩和。加えて、電子保存の信頼性を持たせるタイムスタンプも改正前の3日以内から最大2か月までに緩和されています。

請求書の自動化する際は請求書システムやサービスを利用するため、基本点には電子帳簿保存法に関係しています。請求書の自動化を検討している場合は電子帳簿保存法に対応したサービスを選びましょう。

請求書の自動化ではインボイス制度も重要です。インボイス制度とは、2023年10月に開始された新しい制度。正確な適用税率や消費税額を掲示した請求書を売り手側が買い手に対して発行します。

つまり、売り手側の場合、インボイス制度に対応した請求書を発行することが必要となるため、請求書を自動化する際はインボイス制度に対応した請求書が発行できるようにする必要があります。

請求書の処理を自動化する方法

請求書の処理には様々な課題があることをお伝えしました。ここからは、請求書の処理を自動化する方法について解説します。

請求書の処理を自動化するには、フォーマットを統一してデータ化する方法があります。データ化の方法は大きく2パターンに分かれます。

請求書の処理を自動化するには、承認フローの簡略化も必要です。請求書システムとワークフローシステムが連動していれば、請求書をそのまま承認プロセスに乗せられ、上長も簡単に確認でき承認作業が圧倒的に簡略化されるでしょう。

既存の経費精算システムの中には請求書処理とワークフロー機能を両方搭載しているものもあるので、導入により業務効率化を図ることも可能です。

データ入力の二度手間を削減するには、請求書受領システムの導入がおすすめです。

請求書受取システムを導入すれば、CSVファイルでデータを出力できるようになります。CSVファイルで出力できれば定番の会計ソフトやERPにインポートできるため、データ入力の二度手間がなくなるでしょう。

人的ミスもなくなることから、業務効率化に貢献します。導入の際はCSVファイルのデータ出力機能の有無を確認してください。

請求書システムを利用するメリット

請求書の自動化でおすすめなのが請求書システムです。請求書の作成・発行・送付、保存まで請求書に関連する業務をシステム上で完結させることができます。
ここからは、請求書受領サービスを利用するメリットについて解説します。

請求書受領サービスの大半はデータをクラウド格納しています。データ処理は自動認識またはオペレーター入力がありますが、いずれも請求書情報をデータ化して一元管理できるので、紙の請求書を管理する必要はありません。

保管スペースも不要となるためコスト削減にもつながります。情報検索も容易になり業務効率化にも役立つでしょう。

請求書受領サービスの大半は令和元年に導入された軽減税率、令和4年の電子帳簿保存法の法改正、令和5年より始まるインボイス制度に対応しています。クラウドサービスは運営会社が常にアップデートしており、法律改正にも即座に対応可能。自動的に最新の制度で請求書業務ができる点は担当者の負担軽減にもつながります。

請求書受領サービスによって違いはありますが、他のクラウドサービスや社内の既存会計システムと連携できる製品が少なくありません。他のシステムと連携できればデータ入力の二度手間がなくなります。

振り込みデータの作成も可能となり、振込業務の手間も解消。自動的にデータ共有が行われればミスもなくなるため、業務効率化につながるでしょう。

請求書受領サービスを利用することで、受領から承認までのプロセスを可視化できます。今、請求書はどのステータスか、誰がどのように処理していているのかも一目瞭然。どこかで止まっていれば注意喚起も可能です。承認プロセスの可視化、フローの自動化により、業務がスムーズに進むようになるでしょう。

請求書システム上で作業を完結させることができるため、リモート対応が可能になります。特にクラウドタイプのサービスならば、インターネット環境とPCがあれば、場所を問わず作業をすることができるため、出張先で請求書が確認できないなどタイムラグもなくすことが可能です。

また、アプリ対応であればPCだけでなく、スマホやタブレットから操作できるためリモートや出張にも対応しやすいでしょう。 別記事「スマホ対応請求書作成アプリを比較【無料あり】」ではおすすめのアプリ対応サービスを紹介していますので、ぜひ参考にしてください。  

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請求書システムの選び方

請求書システムの選び方を紹介します。請求書システムにはさまざまなタイプがあるため、失敗しないためには以下の事項を確認すると導入失敗のリスクを減らすことができます。

請求書システムには請求書を管理するタイプと発行する機能が搭載されているシステム、ワークフロー搭載型など、複数のタイプがあります。そのため、自社でシステム化したい範囲を明確し必要な機能が搭載されているシステムを選びましょう。

電子帳簿保存法の改正により請求書など電子化の要件が緩和されています。最新の法令に対応したシステムかどうかも重要になります。

また、法律は改正する可能性があるため、常時、最新の状態に対応できるシステムの方が良いでしょう。クラウド型の多くは提供している会社側が、常に最新の法令に対応したシステムにアップデートしてくれます。法改正の度に自社で対応する必要がなくなります。

  請求書システムを他のサービスと連携させたい場合は、どのシステムと連携ができるか確認しましょう。連携には2パターンあり、一つ目は請求書にデータをCSVファイルをインポートする連携方法です。

汎用的な連携方法なため、多くのシステムに搭載されている連携機能ですが、インポートするたびにデータを抽出する必要があります。

2つ目はAPI連携です。こちらはシステムを直接連携するため、データの即時共有が可能。APIで連携を行うため、CSVよりコストが掛かる場合がありますが、効率化を重視するならAPI連携を選択した方が効果を発揮するでしょう。

請求書自動化の成功事例

最後に、請求書受領サービスの事例をご紹介します。実際に導入した企業はどのような変化があったのでしょうか。

全国に300を超える事業所を持ち、16の会社でグループを形成、本社で16社分の財務経理業務を一元管理している介護事業を展開する会社で、BtoBプラットフォーム請求書を導入した事例を紹介します。

従来、請求書の会計処理をする月初に業務が集中し残業が毎月発生するのが課題でしたが、業務効率化のために電子化による業務改革が進められ、BtoBプラットフォーム請求書を導入。導入後は月次決算確定を1日早めることができ、残業時間も減りました。

また、紙の請求書で省いていた各事業所の決裁権限者の承認も可能に。今後も効率よい運営を目指し、業界の先頭に立ってICT化を推進していく決意です。

※参照：BtoBプラットフォーム公式サイト 導入事例

バクラク請求書受取を導入した吉田海運は、全国規模で運送事業を行う会社です。経理業務もグループの担当者ごとに分かれており、ミスや抜け漏れがあった場合も原因特定に時間がかかっていました。

また、事業所ごとに複合機の種類が異なり、電子帳簿保存法に対応したスキャナ要件を満たしてないケースもあったと言います。そこで月間1,900枚の請求書を効率よく処理するためにバクラク請求書受取を導入。AI-OCRの機能の搭載と、電帳法の要件を満たすスキャン精度か自動判定できる点が導入の決定打となりました。

支払申請の承認者を細かく設定できるのが好評で、一人の責任者が複数部門の業務を兼務している現状にマッチ。導入は2ヵ月かけて行い全社的に浸透、現在では現場担当者、本社経理の作業時間が大幅に短縮しました。

※参照：バクラク公式サイト 導入事例

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【請求書処理を自動化】請求書受領システムおすすめ5選

以上、請求書の自動化におすすめサービス5選を紹介しました。他のサービスもチェックしたいという方は、以下の記事でもおすすめサービスを比較していますのでぜひご覧ください。

まとめ：請求書処理業務の効率化にはシステム導入がおすすめ

請求書受領サービスを導入すれば、膨大な請求書をデータ化し、一元管理できるようになります。経理業務が圧倒的に効率化するので、請求書の処理にお困りの方は導入を検討してはいかがでしょうか。

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