請求書の電子化とは？システム導入のメリットや注意点を解説

目次
• 請求書の電子化とは
• 請求書の電子化が必要な理由
• 請求書を電子化するメリット
• 請求書を電子化する際の注意点
• 電子化された請求書を受け取る側への影響
• 電子請求書システムの選び方
• 電子請求書システムの比較表
• 【2024年最新】電子請求書システムおすすめ10選
• まとめ：自社の課題に合ったシステムで、請求書を電子化しよう

請求書の電子化とは

請求書の電子化とは、紙で作成していた請求書をPDFなどの電子データで作成し、Webを通じて取引先に送付することを指します。電子化された請求書は「電子請求書」と呼ばれることもあります。請求書の電子化により、従来の請求書の印刷・封入・発送といった手間がなくなるため、多くの企業が電子請求書を導入し始めています。

また、請求書の電子化（電子請求書）は法的に有効で、税務調査で確認を求められた場合でも、証拠書類として認められます。 ペーパーロジック株式会社による「角印の利用と電子化の実態」に関する調査では、電子化したい書類の第1位が「請求書」65.8%となっており、電子発行されていない書類について「電子発行へ変えたいと思う人」の割合は 71.7%という結果が報告されています。請求書を電子化することで、業務効率を向上でき生産性も高められるでしょう。今後多くの企業が電子請求書を導入していくと考えられます。

電子化したい書類、第1位「請求書」65.8%、第2位「契約書」57.9%

引用：ペーパーロジック株式会社「角印の利用と電子化の実態」に関するアンケート調査PDF

電子化した請求書の送付方法

電子化した請求書の送付方法は、「メールに添付する方法」と「請求書システムを用いる方法」の2種類です。

いずれの方法も郵送業務は不要で、紙や印刷代、送料などのコストは削減できます。請求書システムでは、システム上で作成・発行・管理までを行えるため業務の効率化を図れます。

請求書の電子化が必要な理由

請求書の電子化が必要な理由は、効率化やペーパーレス化の推進ということもありますが、大きくは電子帳簿保存法に対応するためです。 請求書をデータで保存する際には、「電子帳簿保存法」の要件を満たす必要があります。 

電子取引を行った場合には、一定の要件の下で、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています（電子帳簿保存法7）

もともと、電子帳簿保存法とは電子保存を希望する事業者を対象とした法律です。しかし、2022年1月の改正では電子データで受領する書類や電子明細は電子保存することが義務化され、全ての事業者が対象となっています。

つまり、今後は電子データを法令に沿って保存・管理する仕組みが必要で、請求書発行も電子化したほうが管理しやすくなるのです。なお、税務当局が相当の理由と判断する場合を除いて、2024年1月以降はインターネット上で発行・受領した請求書は電子データでの保存が義務化されますので覚えておきましょう。  

請求書を電子化するメリット

請求書を電子化するとさまざまなメリットが得られます。ここではメリット4つを詳しく解説していきます。

郵送や印刷などの業務が不要になり、効率化につながる

請求書の電子化により、請求業務はすべてシステム上で完結できます。郵送や印刷などの業務が不要になるため効率化につながります。紙の請求書では、印刷や内容確認、承認、押印、封入作業、投函などの業務が必要でした。請求書システムでは、作成した請求書はPC画面から確認を行い、そのまま送信すれば請求業務が完了します。電子請求書システムを使えば数クリックのみで送付できるようになり、経理担当者の負担を大幅に削減できます。

印紙・資材費といったコストを削減できる

請求書を電子化しオンラインで請求書を発行できるようになると、郵送が不要になり印紙や資材費といったコストを削除できます。「印紙税」は紙文書にのみ課される税金のため、電子データでは課税対象外になります。年間数万円かかっていた印紙代がゼロになれば、企業にとって大きなコスト削減につながります。

請求書の再発行や訂正もスピーディーに行える

請求書システムではデータを一元管理しているため、日付やファイル名などで請求書をすぐに見つけ出すことができ、再発行や訂正もスピーディーに行えます。訂正後の請求書の確認や、再送付も全てシステム上で完結できるため、業務にかかる時間を大幅に短縮できるでしょう。

ペーパーレス化や省スペース化につながる

請求書システムでは過去の請求書をすべてデータで管理するため、ペーパーレス化・省スペース化につながります。請求書は法律によって一定期間の保管が決められているため、法人の場合は7年、個人事業主の場合は5年間保管しなければいけません。その結果、社内の書棚に請求書関連の書類が増えてしまう企業も多いです。

請求書を電子化すれば、保管スペースは必要ありません。請求書システムでデータを一元管理し、いつでも閲覧・検索が可能です。法律で定められた保管期間も全てデータで保持できるため、ペーパーレス化と省スペース化を同時に実現できます。

請求書を電子化する際の注意点

システムを導入し請求書を電子化する際には注意点もあるので確認していきましょう。

導入・運用コストが発生する

電子請求書システムを利用するには、導入・運用コストが発生します。一般的な請求書システムでは、初期費用は0〜20万円、月額料金は2〜3万円程度が相場です。なかにはスモールスタートできるプランもありますが、それでも月額2,000～5,000円、もしくは1ユーザーあたり500円のコストがかかります。

しかし、請求書が電子化できれば、紙やインク代、封筒代、送料にかかる経費削減が可能です。経理担当者の効率化も実現し、残業代などの人件費も抑えられます。「できるだけ導入・運用コストを抑えたい」という企業は、まずは無料で使えるサービスを利用してみるのもよいでしょう。

ネット接続のトラブルがあると作成ができない

電子請求書システムはクラウドサービスとして提供されており、ネット環境は必須です。ネット接続に何らかのトラブルが発生した際は、請求書の作成や閲覧・検索ができなくなります。

対策としては、日頃から通信環境のリスク管理を徹底することです。ネットへの接続は請求書だけでなく、他の業務へも影響を及ぼします。トラブルが発生した際は素早く原因を特定して回避・低減策が講じられる体制を整えておきましょう。あらかじめ複数の回線を用意しておくのも一つの方法です。

電子化された請求書を受け取る側への影響

請求書を電子化する際は、受け取る側への影響も把握しておきましょう。

請求書の電子化で懸念点の一つとされるのが押印です。押印は日本の商習慣として普及していますが、実は法的な義務があるわけではありません。信頼性の担保や改ざん・偽造を防ぐことを目的としているため、押印がない電子データでも取引の証明として有効です。とはいえ、取引先によっては押印を求められることも考えられるため、あらかじめ電子印鑑などで準備しておきましょう。

また、取引先が電子データを管理できる体制が整っているかどうかも重要です。取引先によっては独自のフォーマットでなければ受け取れないといったケースもあります。トラブルを発生させないためにも、事前に取引先の理解を得たうえで電子化を進めましょう。

電子請求書システムの選び方

ここでは電子化請求書システムの選び方を解説していきます。

システム化したい範囲を明確にする

電子請求書システムは会計業務と深く関わるため、一度導入するとなかなか変えることができません。事前にシステム化（自動化）したい範囲を洗い出し、必要な機能を搭載した請求書システムを導入しましょう。

会計システムとの連携は可能か

すでに自社で利用している会計システムがある場合には、その会計システムと連携可能な請求書システムを導入しましょう。会計システムと連携できれば、これまで手入力していた仕訳作業を自動化でき、業務効率化につながります。

たとえば、請求書を作成した際は請求データをもとに仕訳作成が可能です。また、口座情報とも連携できれば、入金データを使った売掛金の自動消込もできます。入金を完了していない取引先に対して、督促メールを送るシステムもあります。通帳の突き合わせ作業や売掛金の管理にかかる工数を削減できるため、経理業務の負担が軽減されます。

セキュリティ対策は万全か

情報漏えいやデータ紛失を防ぐためにも、セキュリティ対策が万全なシステムを選定しましょう。判断基準としては、SSLによる暗号化や2段階認証への対応、不正アクセスの防止、アクセスログの管理などへの対策は必須です。24時間365日の監視体制や常時バックアップを行っているなら、より安心してシステムを利用できます。

また、SOCレポートやISMS、Pマークなど取得状況も判断材料の一つです。いずれも第三者機関によってセキュリティが保証されているため、高度なセキュリティ環境で安定して稼働できることを表しています。

改正後の電子帳簿保存法に対応しているか

前述の通り、システムを選定する際は、改正後の電子帳簿保存法への対応している請求書システムを検討しましょう。電子帳簿保存法は1998年に成立した法律ですが、これまで何度も改正が繰り返されています。請求書を電子化する際の保存要件も変更されているため、今後の改正にも随時対応し自動でアップデートされるシステムを選定できると安心です。

また、インボイス制度への対応も忘れてはならないポイントです。2023年10月以降、課税事業者は請求書の書式が変更になります。対応できていない場合は請求書の再発行を求められるため、インボイス制度に対応した請求書システムを選定しましょう。

請求書システムは数多くリリースされているため、1社1社を比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った請求書システムが分かる無料診断ができます。

電子請求書システムの比較表

ここからは、電子請求書システムを比較します。自社の予算や必要な機能と照らし合わせながら、おすすめの電子請求書システムをご確認ください。

下記ボタンから、電子請求書システムを最大6社まで並べて比較できます。各社の料金や機能を比較したい場合にぜひご活用ください。

【2024年最新】電子請求書システムおすすめ10選

電子請求書システムを比較し、2024年最新のおすすめサービス10選を紹介します。他社と比較した特徴について詳しく解説しますので、ぜひ参考にしてください。

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まとめ：自社の課題に合ったシステムで、請求書を電子化しよう

請求書を電子化することで請求業務の効率化が可能です。自社の課題に合った電子請求書システムを導入することで、請求書の作成や発送、抜け漏れの確認、送料コスト、書類の管理などを解決できます。電子帳簿保存法やインボイス制度への対応もできるため、法律を遵守しながら業務を行えます。

数ある請求書システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った請求書システムが分かる診断（無料）ができます。