【税理士監修】会計ソフトとは？メリットから仕組み、使い方までわかりやすく解説

目次
• 会計ソフトとは？仕組みを解説
• 会計ソフトの必要性・導入が増加している背景
• 会計ソフトの役割
• 会計ソフトのメリット
• 会計ソフトの種類
• 会計ソフトの主な機能
• 会計ソフトの使い方 | 初心者向け
• 会計ソフトを導入する際のポイント
• まとめ：操作しやすいソフトで会計業務を効率化しよう
• よくある質問

会計ソフトとは？仕組みを解説

会計ソフトとは、企業や個人事業における金銭の動きを管理・集計できる業務用ソフトです。

会計ソフトの登場前は紙の帳簿・伝票を用いて会計業務を行うのが一般的とされていましたが、帳簿への転記の際のミスや写し漏れ、計算ミスが生まれる確率も高く簿記の専門知識が必要不可欠でした。

しかし、会計ソフトを使用すれば転記や集計を自動化でき、計算ミス・誤入力の防止が可能に。より効率的な会計業務が行える仕組みのため、現在では多くの企業が会計ソフトを導しています。大半の会計ソフトがパソコンから操作する形式ですが、近年ではスマートフォンから使用できるものも登場しています。

MM総研のアンケート調査では、中小企業における会計ソフトの利用率は50%を超えており、経理・会計業務に会計ソフトを利用する会社が主流となっています。なお、会計ソフト導入の目的は「経理・会計業務にかかる人件費の削減」が最も多く、業務効率化を目指す企業に人気のツールであることが分かります。

会計ソフトの必要性・導入が増加している背景

会計ソフトの導入が増加している背景には、主に以下の要因が挙げられます。

まず、会計ソフトの需要が増加している背景には、経理のDXが求められているということがあげられます。昨今では多くの銀行がインターネットバンキングシステムを導入しているほか、確定申告をはじめとする各種申告も電子化されています。こういった社会の変化により、経理・会計業務におけるデータの電子化・デジタル化が必要不可欠になりつつあります。

さらに、2022年1月の電子帳簿保存法の改正・施行にともない、電子取引に関するデータ保存が義務化されたことも大きな要因です。法改正に対応するために、帳簿を電子化する流れとなっています。会計ソフトは要件に沿った保存ができるうえ、会計情報がシステム上でわかりやすく管理・集計できるためソフトの需要が増加するのも、当然といえるのではないでしょうか。

また、2023年10月から開始したインボイス制度（消費税法上の制度）の施行も、会計ソフトの必要性を高めています。インボイス（適格請求書）への対応は、発行側と受領側でそれぞれ必要な対応が異なり、税率も変わるため処理が複雑です。会計ソフトには「仕入税額控除の計算機能」といったインボイス対応の機能があり、的確な処理を行えます。こういった便利な機能で、経理業務の工数を大幅に削減できることも会計ソフトが必要とされている要因でしょう。

会計ソフトの役割

会計ソフトの役割は、大きく分けると「管理会計としての役割」「財務会計としての役割」「債務・支払い管理としての役割」の3つです。

会社の経理状況を管理する「管理会計」は、会計ソフトの主要な役割です。会計ソフトで「管理会計」をすることで、会計業務の効率化、経営状況をみえる化する、データを経営判断や方針決定・事業計画立案に役立てるといった活用が可能です。

投資家や株主などステークホルダーへ向けて情報を開示する「財務会計」も、重要な役割です。会計ソフトで「財務会計」をすることで、データを迅速・正確にまとめられ、財務諸表をスムーズに作成できます。

債務を取引先ごとに分け、支払いの遅れがないかを管理するのが「債務・支払管理」です。消込や残高管理を適切に行うことで、キャッシュフローを最適化します。

会計ソフトのメリット

ここからは、会計ソフトの導入によって生まれるメリットについて解説していきます。

手作業やExcelを使った処理では、取引の記録や帳簿の作成に多大な時間と手間がかかりますが、会計ソフトを使用すれば、取引の仕訳を行うだけで自動的にデータの集計や転記が行われます。さらに、銀行口座やクレジットカードと連携することで、取引データも自動的に帳票に入力され、作業時間を大幅に短縮できます。これにより、計算ミスや入力ミスも減り、会計業務の精度も向上します。

会計ソフトを導入することで、簿記の知識がない担当者でも簡単に帳簿付けができるようになります。従来の手書きやExcelでの帳簿作成では、仕訳や勘定科目の知識が必須でしたが、多くの会計ソフトには仕訳入力を補助する機能がそなわっています。また、取引データを自動で取り込み、自動的に仕訳を行う機能もあるため、経理初心者でも迷わずに帳簿を作成することができ、専門的な人材がいなくてもスムーズに会計業務が可能です。

会計ソフトでは、帳簿の内容をもとに決算書・確定申告書類をラクに作成できることも大きなメリット。多くの会計ソフトは、日常的に仕訳をしておくことで、仕訳データを自動で決算書に反映できます。書類の作成・出力が簡単に行えるため、決算期の業務工数が大幅に削減できるでしょう。

電子帳簿保存法・インボイス制度といった法令改正により、国税関係の帳簿は要件に基づく適切な方法での保存が求められます。電子帳簿保存法は2024年1月に一部改正され、「電子データで受領したものは、データのままで保存する」ことが義務化されました。これまで電子データを紙に印刷し管理してきた企業は、運用方法の見直しが求められます。

会計ソフトを導入し、一貫して電子化することで紙帳簿の7年間保存が不要になります。法令を遵守し、帳簿書類の保存が簡単になることは企業にとってメリットです。

多くの会計ソフトは、税制改正や申告書の様式変更に合わせてシステムが自動的にアップデートされます。これにより、税制改正の詳細を自身で調べたり、新しい書式を準備したりする手間が省ける上、安心して会計業務を行えます。

会計ソフトは日々の取引データを自動で集計し、キャッシュフローや売上実績のレポートを作成するため、経営陣は常に最新の財務情報を確認できます。また、グラフ表示機能をそなえた会計ソフトを使用すれば、データを視覚的に把握しやすくなり、経営判断を迅速に行うことが可能に。

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会計ソフトの種類

会計ソフトの種類は「クラウド型」「インストール型」「オンプレミス型」に大きく分かれます。ここからは、それぞれの種類について解説していきます。

クラウド型の会計ソフトは、インターネット上で操作ができる会計ソフトを指すものです。インターネット環境があれば場所を問わず利用できるのが大きな特徴で、各地に支社や営業所を持つ会社であっても統合した会計管理が可能となります。

そのほか「銀行やクレジットカードと連携して自動仕訳が行える」「経費精算ソフトや給与計算ソフトと連携して会計業務がさらに効率的になる」といった点も魅力です。

インストール型会計ソフトは、文字どおりパソコンにソフトをインストールすると利用できる会計ソフト。クラウド型と異なる点としては、「インターネットに接続しなくても利用できる」ということがあげられます。

クラウド型は使用するかぎり月額利用料が発生するケースが大半ですが、インストール型はソフトを購入すれば継続的なコストは発生しません。一方で、「デバイスが故障するとソフトが使えなくなる」「法改正のたびに、自分でアップデートする必要がある」といったデメリットもあります。

オンプレミス型会計ソフトは、自社のサーバーにシステムを構築するものです。社内のサーバーにシステムを設置するため、セキュリティ性能が高いことが特徴。オフライン環境でも利用できるため、回線の影響を受けずに業務を進められます。

ただし、クラウド型・インストール型と比較して、オンプレミス型会計ソフトは導入費用が高額です。また、システム構築に相応の時間を要するため、導入に数ヶ月かかることにも注意が必要です。

会計ソフトの主な機能

会計ソフトに搭載されている主な機能は、以下のとおりです。

このほか、金融機関やクレジットカード、その他システムとの連携による自動仕訳機能や、スマートフォンからの操作に対応している会計ソフトも登場しています。

会計ソフトの使い方 | 初心者向け

ここからは、初心者の方に向けて会計ソフトの使い方を解説します。会計ソフトを使用する際の主な流れは以下のとおりです。

まずは会計ソフトを購入・導入し、ユーザー設定と、必要に応じてデータを移行します。ユーザー設定の際には下記の情報が求められることが多いです。

また、これまで使用していた会計ソフトからの乗り替えの場合には、データを移行することで新たな会計ソフトでもデータの参照が可能となります。Excelの操作に慣れている方は、Excelでフォーマットを作成・出力し、そのデータを会計ソフトにインポートするという方法もあります。なお、Excelによる会計業務からの移行であっても、会計ソフトに合わせた形式でデータを出力することでデータを移行できます。

次に、仕訳入力などの初期設定を行います。初期設定では、次の設定を行うのが一般的です。

これらの情報を会計ソフトに設定することで、自社に合わせた利用が可能となります。

金融機関やクレジットカードとの連携を行います。会計ソフトの中には、これらの連携によって取引内容の自動仕訳が可能になるものも。会計ソフトをさらに便利に活用することができるでしょう。

さらに、会計ソフトによっては給与計算システムや人事労務システム、販売管理システム、書類管理システムなどとの連携にも対応しているので、既存のシステムと連携できる製品を選べば業務効率化につながります。

データ連携が完了したら、必要に応じて伝票を作成します。システム上の帳簿に入力した内容をもとに伝票が作成できる会計ソフトも多く、クリックのみで操作が完了するケースもあります。

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会計ソフトを導入する際のポイント

ここからは、会計ソフト導入時に押さえておきたいポイントを解説します。

会計ソフトは、それぞれ異なるユーザー層をターゲットにしています。個人事業主向け、中小企業・中堅企業向け、大企業向けなど、利用者の規模や業態に合わせたサービスが提供されています。サービスによっては、事業規模別でプランを分けて提供している会計ソフトもあります。

また、特定の業界に特化した会計ソフトもあり、例えば飲食業向けなど、専門分野に対応した製品も存在します。自社が対象となるサービスを事前に比較し、最も適した製品を導入することがポイントです。

会計ソフトを選ぶ際には、担当者のスキルレベルに適したものを選びましょう。簿記の資格を持っているなど、知識が十分にある場合は問題ありませんが、経理初心者が担当の場合には、簿記の知識がなくても使えるソフトを選ぶ必要があります。

無料トライアルを利用して、誰でも操作できるかを確認した上で、本格的に導入しましょう。

会計ソフトを導入する際、クレジットカードや銀行とのデータ連携できるかも重要なポイント。連携により自動で取引明細を取り込めるソフトを導入すれば、自動仕訳が可能に。手動入力の手間が省け、入力ミスやヒューマンエラーを軽減できます。

データ連携より経理処理が大幅に効率化するため、特に、多くの取引を扱う大企業では必須の機能です。導入前に、自社が利用するクレジットカードや金融機関とのデータ連携ができる会計ソフトかを確認しておきましょう。

必要な機能の上位は「仕訳帳・決算書の作成」「クレジットカード明細取込」

PRONIアイミツSaaS（当社）が2025年5月～9月に実施した独自調査では、「クレジットカード明細取込機能」が63%と、ニーズの上位に入っています。

この調査結果から、決算までスムーズに進められる機能に加え、クレジットカードとの自動連携により日々の取引記録を正確に管理する機能も重視していることがうかがえます。ソフトに必要な機能を見極める際には、上記データもぜひ参考にしてください。

会計ソフトを選ぶ際には、サポート面の充実度を確認し、自分たちが求めるサポートが提供されているサービスを選びましょう。メールサポートのみ、電話・メールサポート両方利用可能、遠隔操作によるサポートも可能、操作方法のみならず経理に関する相談にも対応可能など、会計ソフトによって対応するサポートは大きく異なります。

まずはどの程度のサポートを求めているのかを整理し、ニーズにマッチした会計ソフトを導入しましょう。

顧問契約を行っている税理士事務所がある場合、その税理士事務所で利用されている会計ソフトを導入した方がスムーズに進むことが多いです。操作方法についてわからない点があれば相談できるだけでなく、データ連携もスムーズになります。複数の会計ソフトを比較して、どのソフトにするべきか悩んだ場合には、顧問税理士に相談するのもおすすめです。

まとめ：操作しやすいソフトで会計業務を効率化しよう

会計ソフトの概要や役割、種類、仕組みとあわせて、導入で得られるメリットなどを解説してきました。会計ソフトを導入する際には、自社の規模に合っているかを確認の上、必要な機能を満たしているものを選びましょう。操作しやすいソフトを導入し会計業務の効率化を図りましょう。

会計ソフトの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツをご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った会計ソフト（最大6サービス）をご案内可能です。1社1社に問い合わせる手間・ツール選びの時間を大幅に節約できるため、ぜひ一度お試しください。

よくある質問

会計ソフトについて、よくある質問に回答します。

簡易な記帳が認められている「白色申告」をする個人事業主は、会計ソフトが必要ないケースもあるでしょう。一方、「青色申告」をする人は会計ソフトを導入することで経理業務が効率化し、確定申告が簡単になります。本業に集中できる時間を増やせるため、導入をおすすめします。

個人事業主におすすめの会計ソフトは、スマートフォンやタブレット端末でも利用できるクラウド型会計ソフトがおすすめ。「freee会計」「弥生会計オンライン（弥生会計 Next）」は個人事業主に人気があるソフトです。
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会計ソフトのデメリットは、導入形態によって異なります。クラウド型会計ソフトは、インターネット環境がないと利用できないことがデメリット。インストール型会計ソフトは法改正への対応を自分で行う必要があること、オンプレミス型会計ソフトは初期費用が高額になることがデメリットです。

会計ソフトを無料で使う方法は、「無料の会計ソフトを利用する」「Excelを活用する」の2つが挙げられます。無料の会計ソフトは、無料プランを利用する方法、完全無料で提供するソフトを利用する方法があります。無料ソフトのメリットは「コストが抑えられる」こと、一方でデメリットは使用できる機能に制限があること、さらには大量のデータ処理や専門的な処理が不可という点です。なお、Excelがインストールされたパソコンがあれば実質無料で帳簿を作成できます。