電子契約システム

作成日:2021-07-08 11:39:27 更新日:2021-07-08 11:43:52

電子契約システムの仕組みをわかりやすく解説【2021年最新版】

本記事では、電子契約システムの仕組みについて徹底解説。電子契約システムで重要な電子署名やタイムスタンプに関する説明のほか、電子契約サービス導入の流れを紹介します。また、サービスを導入する際の注意点についてもお伝えします。

電子契約システムの仕組みをわかりやすく解説【2021年最新版】

これまでは契約締結といえば紙と印鑑で行うのが当たり前でしたが、近年は電子契約による契約締結が増加しています。電子契約ではオンライン上で契約が完結するため、紙文書の作成、印刷、保管などが不要になる点がポイントでしょう。

しかし、電子契約を締結するには電子契約システムが必要であり、多くの企業で導入が進められています。一方で、オンラインでの契約はセキュリティ面の不安をお持ちの方も多いことでしょう。「電子契約はどのような仕組みで交わされるのかが気になる」という人も少なくないのではないでしょうか。

そこで今回は、電子契約に興味をお持ちの方に向けて、電子契約システムの仕組みを解説していきます。

電子契約の仕組み

最初に、電子契約の仕組みについてチェックしていきましょう。

電子契約とは、電子ファイルの契約書に電子署名とタイムスタンプを用いて契約を締結するものです。電子データは企業のサーバーやクラウドストレージなどに保管された上でやりとりするため、省スペースで保存できます。

書類契約は事前合意した内容で書類を作成、署名、捺印をしたのちに封筒に入れて郵送します。紙文書のやり取りは時間がかかるため、契約書類の作成から契約締結までに何週間もかかることがめずらしくありません。また、紙文書の保管スペースも必要です。

その点、電子契約はデータを全てオンライン上でやり取りするため、保管スペースはいりません。ペーパレス化を目指す企業には最適でしょう。

電子署名とは

電子契約を行う上では、必ず「電子署名」が必要になります。電子署名とは紙の契約書における署名、捺印に相当するもので、「文書が改ざんされていないこと(同一性の確認)」「本人がその文書に署名していること」を証明するためのサービスです。

電子署名は電子ファイルの原本性を守るための重要な技術的措置であり、高い法的証明力を求められる電子文書には欠かせません。暗号技術を用いた「公開鍵暗号方式」 により、ファイル作成者や改ざんされていないことの証明が可能です。また、電子署名を発行できるのは省庁が認定した認証事業者、もしくは電子契約サービス会社と定められています。

電子署名には当事者署名型と事業者署名型の2通りがありますが、当事者署名型はさらにローカル署名、リモート署名、事業者署名型としてクラウド署名の3つのタイプに分けられるため、それぞれどのような特徴があるか確認していきましょう。

ローカル署名

ローカル署名とは電子署名法成立時に採用された技術です。仕組みとしては契約者双方が署名鍵(公開鍵暗号方式における自分だけが持つ鍵のこと)を購入して、ICカードなど署名鍵を格納したものを保有します。

リモート署名

リモート署名は署名鍵をICカードなどのモノからサーバーで管理する方法です。リモート署名は物理的な鍵を用意する必要はありませんが、鍵そのものは購入する必要があり、準備には一定の手間がかかります。

クラウド署名

クラウド署名は物理的な署名鍵を必要とせず、クラウド鍵を共有する方法です。鍵はクラウド事業者が提供するので、契約者は事業者に署名指図を行うだけで電子署名が完了する点がメリットです。現在はクラウド署名が主流になっています。

タイムスタンプとは

電子契約には電子署名が必要ですが、もう1つ重要なものとして「タイムスタンプ」があげられます。

タイムスタンプは「署名した時間」を記録するもの。タイムスタンプを発行できるのはタイムスタンプ局、もしくは電子契約サービス会社で、正確な時間を証明する時刻認定事業者のみが発行可能です。

タイムスタンプを付与した後に電子記録を書き換えた場合は、その証拠が残るため改ざんを隠すことはできません。つまりタイムスタンプを付与することで電子データの存在証明と非改ざんの証明になるということです。

このように電子契約では、信頼できる第三者による証明によって法的証拠力を高めています。

電子契約の流れ

ここからは電子契約の流れについて解説します。実際に電子契約を行う場合には、電子契約システムを導入しなければなりません。電子契約サービスの選定から、最終的な契約締結までのステップを確認していきましょう。

採用する電子契約サービスを決定

電子契約を行うには、専用のサービスを導入しなければなりません。

現在は多くのベンダーからさまざまな電子契約システムが提供されていますが、数あるサービスの中から導入する電子契約システムを決定した際、電子認証事業者(認証局)、または電子契約サービス会社を提供する第三者と契約をします。

認証事業者、電子契約サービス会社によっては、電子契約締結の相手方にも同様の契約が必要となることも。しかし、すべての事業者・会社が相手方の契約を必要とする訳ではありません。

電子契約システムは製品ごとに特徴があるので、導入の際はよく内容を確認し、候補をいくつかピックアップして比較検討しましょう。

電子契約データの作成・送付

採用する電子契約サービスが決定したら、次は電子契約データの作成・送付を行います。

最初に電子契約データ(PDF)を作成し、導入した電子契約システムのルールに基づき相手先にデータを送付。電子契約データを受け取った相手先も、そのデータが本物であるかどうかを確認しなければなりません。各電子契約システムのルールに基づき確認作業を行いましょう。

送付するデータについては、自社側で電子証明書とタイムスタンプの発行、取引先は文書と証明書の確認が必要です。それぞれの内容を簡単に確認していきましょう。

自社:電子証明書とタイムスタンプの発行

電子証明書とタイムスタンプは、認定事業者または電子契約サービス会社からそれぞれ発行してもらう必要があります。利用者は計算したハッシュ値をタイムスタンプ局に送信し、タイムスタンプ発行を依頼。その後、事業者は本人確認を行った後に秘密鍵と公開鍵を生成し、ハッシュ値と原子時計から取得した正確な時刻情報が含まれたタイムスタンプを発行します。

タイムスタンプが届いたら実際に電子文書を作成し、秘密鍵を用いてハッシュ値を暗号化し暗号文を作成。電子契約データとともに公開鍵が含まれた電子証明書、暗号文、タイムスタンプを契約先に送信します。

取引先:文書と証明書の確認

一方取引先では、次の2つを確認します。

・文書の改ざんのないことの確認する

取引先では電子文書のハッシュ値(A)を計算し、公開鍵を使用してタイムスタンプ局から送られてきたハッシュ値(B)と比較します。ハッシュ値(A)とハッシュ値(B)を比較し、AとBの値が一致していれば文書の改ざんがされていないことを確認できます。

・証明書を検証

電子署名を作成した側が秘密鍵で証明書を暗号化し、契約書と共に対になる公開鍵を取引先に渡します。相手側は公開に対応している秘密鍵が本物かどうかを確認し、電子署名の証明書を検証するという流れです。

電子契約の締結

電子契約文書が本物であることが確認できたら、電子契約の締結に移ります。

電子契約の締結が成立した後に認定事業者を利用した場合は、各自で契約書を保管・管理するようにしてください。

電子契約サービス会社を利用した場合は、クラウド上で保管・管理可能です。クラウドサービスはスマホやタブレットからもアクセスできるので大変便利でしょう。セキュリティなどに課題を抱えていると思われがちですが、中にはブロックチェーンを活用し、通常の電子契約よりも更に高度な証拠力を持たせているクラウドサービスもあります。

電子署名の安全性

電子契約の流れの最後は、電子署名の安全性の確認です。

紙文書の契約は関係者の署名、捺印により原本性を担保していますが、電子署名は不正アクセスによる改ざんを不安視している方も多いことでしょう。

しかし、電子契約システムの多くは電子署名の原本性と電子データの安全性を保証するバックボーンに資する技術を開発、提供しています。

電子署名では、暗号化技術のなかでも公開鍵と秘密鍵を使った「公開鍵暗号方式」を採用。この技術によりファイル作成者の本人性と非改ざんを証明可能です。

書面契約は原本性は担保できますが、偽造、紛失のリスクをゼロにすることはできません。その点、最先端の技術を駆使した電子契約は署名契約よりも安全性が高いと言えるでしょう。

電子契約に関する法律

ここからは、電子契約に関する法律について解説していきます。電子契約に関する法律は「電子帳簿保存法」「e文書法」「電子署名法」の3つです。それぞれの法律について確認していきましょう。

電子帳簿保存法

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿・証憑類などの文書で保管することが義務付けられていた書類を、電子データとして保存することを認めた法律です。

電子帳簿保存法で認められている保存方法は「電磁的記録による保存」「COMによる保存」「スキャナによる保存」の3つ。企業で扱う電子文書は保存場所、保存期間など電子帳簿保存法に則る必要があります。

ちなみに電子保存が認められるのは帳簿、決算関係書類、その他証憑類。契約書、見積書、請求書など取引関係はスキャナ保存が認められています。スキャナ保存が認められていない文書については、電子データと書面保存のみです。

e文書法

e文書法は法人税法、会社法、商法、証券取引法などの法律で保管を定めている文書について、電磁的記録での保存を認める法律です。

対象となる文書は多岐にわたり、契約書を始め領収書、見積書、請求書などの財務関係書類、貸借対照表、損益計算書などの決算書類、定款、株主総会・取締役会議事録など会社関係書類。その場ですぐに確認する必要があるもの、例えば船舶の手引き書などは緊急事態にすぐに確認しなければならないため、e文書法の対象外とされています。

そのほか、運転免許証・許可証など現物性の高いもの、条約による制限のあるものもe文書法の対象外です。

電子署名法

電子署名法は正式名称を「電子署名及び認証業務に関する法律」といい、電子文書が紙文書の署名捺印と同等の効力を持つことを定めた法律です。電子商取引を推進するために制定されました。

電子署名法の鍵になるのは、その法的効力を定めた同法第3条において、本人による電子署名が行われていることを要件に「電子文書が真正に成立したものと推定する」と定められているポイントです。

本人による電子署名かどうかを証明するために、「第三者が本人の電子署名であることを証明すること」が定められているほか、第2条2項で「認証業務」、第2条3項で「特定認証業務」が定められています。

電子契約を結ぶ際の注意点

最後に電子契約を結ぶ際の注意点について解説していきます。電子契約は新しい契約スタイルのため、思わぬところに落とし穴があるもの。トラブルを未然に防ぐために、電子契約を結ぶ際は次の3つの点に気を付けましょう。

書面が求められる契約も存在する

法律上、電子契約できるものとできないものがあり、書面での契約締結が義務づけられているものも存在します。電子契約システムを導入する際は、自社の取り扱っている文書は電子化できるのかどうかの確認が必要です。

契約内容によって電子化できないものが多い場合は、せっかくシステムを導入しても宝の持ち腐れに。費用対効果の観点からも事前の調査は必須で、メリットが大きいと判断できたら導入しましょう。なお、大半の契約書類は電子化が認められていますが、契約の中でも住宅の契約業務に関わる書類については紙文書での契約が求められます。

取引先から理解を得る必要がある

これまでの日本の商習慣は紙の書類契約が主流であり、会社によっては電子化に抵抗を持たれることも。そのため、電子契約を導入する際は取引先から理解を得なければなりません。

電子契約に否定的でなかったとしても、電子契約システムによっては相手にも同様のサービスを利用してもらう必要があります。そのときは手間と費用負担を相手側にも強いることにもなるため、導入のハードルは上がるでしょう。

電子契約システムを利用する際は、できるだけ相手に手間をかけないサービスの利用を検討するのがベスト。電子契約によるメリットは自社側だけでなく相手側にも発生するため、導入は両者ともにメリットがあることを認識してもらう努力が必要です。

セキュリティ面の信頼性を確認する

電子契約システムの導入においては、セキュリティ面の信頼性を確認することも大切です。

電子契約はオンライン上で完結するため、サイバー攻撃による情報漏洩リスクは常に伴うもの。契約書類には重要な機密情報が記載されているため、一度情報流出したら甚大な損害が発生します。セキュリティ事故があったことが分かれば企業としての信頼を失い、以後は電子取引に応じてもらえなくなるでしょう。

電子契約システムを導入する際は、セキュリティリスクを十分認識し、利用するサービスのセキュリティ対策を確認することをおすすめします。

電子契約システムで安全・効率的な取引を実現しよう

ここまで、電子契約システムの仕組みについて紹介してきました。

電子契約システムは、電子署名とタイムスタンプの2つを活用し、電子ファイルの原本性や非改ざんの証明を行います。堅牢なセキュリティ体制を構築しているサービスなら、紙文書での契約よりも安全でしょう。

また、契約書類を電子化すれば確実に業務効率は向上します。紙文書の保管スペースも不要になり、印刷費のコストダウンにもつながるのではないでしょうか。

どのような電子契約システムがあるのか知りたいと言う方は、「電子契約でおすすめのシステム17選」をあわせてご覧ください。

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著者 | アイミツSaaS編集部

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