SFA(営業支援システム)

作成日:2021-07-06 11:08:10 更新日:2021-07-19 19:25:46

SFAとは?役割やCRMとの違いを解説【2021年最新版】

SFAという名前は聞いたことがあってもどういうことができるのか分からない、できることは分かっているがCRMとの違いが分からないという人は多いでしょう。そこで本記事では、SFAの機能やCRMとの違い、代表的なSFAなどを紹介していきます。

SFAとは?役割やCRMとの違いを解説【2021年最新版】

年々導入企業が増えているSFA(Sales Force Automation)こと営業支援システム。営業には欠かせないツールの1つとしてさまざまな業界で活用されています。しかし、「SFAって結局何ができるの?」「CRMを導入したけどSFAも使用した方がいいの?」といった疑問を抱えている方も多いでしょう。

そこで今回は、SFAにはどのような機能が搭載されておりどのような活用方法が期待できるのか、CRMとはどのような点が異なるのかなどを中心に解説していきます。

SFAの概要と役割

はじめに、SFAとは何のために導入するものなのか、その概要を確認していきましょう。

SFAを導入する最大の目的は、営業プロセスの改善・効率化を叶え、売り上げ拡大を目指すということ。営業の仕事内容は、顧客リストの作成やテレフォンアポインター、訪問商談、提案書や企画書などの作成、見込み顧客・既存顧客への情報発信やフォローなど多岐にわたりますが、SFAを導入することによってこれらの一部分を自動化し、効率化を叶えることができます。業務の効率化を図ることによって、結果的に営業の成果があがりやすくなるということです。

それでは、具体的にはどのような業務を効率化できるのでしょうか。1つずつチェックしていきましょう。

営業活動の見える化

SFAの具体的な役割としてまず初めにあげられるのが、営業活動の見える化です。

SFAを導入していない場合、営業活動全体の動きや、課題などがなかなか見えてきづらいもの。しかしSFAを導入すれば、営業担当者1人ひとりがどのような営業プロセスを踏んでいるのかなどをまとめて把握することができます。課題の見える化やボトルネックの解消、さらには潜在的な売上の把握なども行えるため、より効率的に営業を進めることができます。

効率的な案件管理

SFAの具体的な役割として2つ目にあげられるのが、効率的な案件管理です。

営業においては、見込み顧客を実際の受注へとつなげるための案件情報の管理を行わなければなりません。営業先の企業名や担当者名、提案した商品やサービス、進捗状況、受注確度、見込み額など、管理しなければならないデータはさまざま。SFAを導入しておけば、どの営業スタッフがどの会社にどのような提案をしたのか、進み具合はどの程度かなどを一目で把握可能です。営業会議における案件報告もスムーズに行えるでしょう。

コスト削減

SFAの具体的な役割として3つ目にあげられるのが、コストの削減です。

SFAを導入することによって、営業におけるさまざまなフローを効率化できるだけでなく、営業プロセスを可視化することができます。そのため、これまで営業活動に発生しがちであった無駄を徹底的に排除することができます。

営業社員への教育コスト、事務処理をはじめとする非コア業務にかかるコスト、コミュニケーションコストなどさまざまなコストを削減することができるため、とにかく営業における手間をカットしたいという場合にはSFAを導入するべきでしょう。

SFAの機能

ここからは、SFAには基本的にどのような機能が搭載されているのかを、1つずつチェックしていきましょう。

顧客管理

SFAに導入されている機能としてまずはじめにあげられるのが、顧客管理機能です。

顧客情報の管理や更新を簡単に行うことができ、営業先の企業名や担当者名、役職などといった基本情報のみならず、商談管理機能もあわせて使用することができます。

他の営業担当者がコミュニケーションを取る場合などに、連携不足や伝達ミスなどで営業が失敗に終わってしまうといった事態を防ぐことができるでしょう。担当者が不在の時に誰も情報が分からず、先方を困らせてしまうなどの状況も未然に防止できます。

案件管理

SFAに導入されている機能として2つ目にあげられるのが、案件管理機能です。
案件管理機能を用いれば、

・営業先企業名
・担当者名
・提案内容
・営業の進捗状況
・受注見込み
・受注予定日

などの情報をまとめて管理することが可能。どのフェーズにいるのかをすぐに把握できるため、それぞれのフェーズや状況に沿ったアドバイスを送ることができます。また、営業会議における営業案件報告においても、SFAの案件管理機能を使えばスムーズに状況を伝えられるでしょう。

行動管理

SFAに導入されている機能として3つ目にあげられるのが、行動管理機能です。

行動管理とは、営業を担当者がどのような行動を取ったのか、どのような成果をあげたのかを数値化して管理するということ。具体的には、テレアポでどれだけコールしたのか、アポイントはどのくらい取れたのか、実際に訪問した数、最終的な受注率などを管理します。

SFAで行動管理を行うことによって、成果が伸び悩んでいる社員と成果を残している社員とを定量的に比較可能。どの行動で差がついているのか、どこを改善すれば成果につながるか、目標設定はどうするべきかなどを把握することができ、PDCAを回していくことができます。

売上予測・予実管理

SFAに導入されている機能として4つ目にあげられるのが、売上・予実管理機能です。

営業担当者1人ひとりの売上や部署ごとの売上を管理できるのはもちろんのこと、商品別、サービス別など多角的に売上を管理可能。予算と実績とを照らし合わせながら、営業進捗全体を把握することができます。

加えて、それぞれの案件に見込み受注額を設定しておけば、売上予測の精度も向上。予測値をリアルタイムに共有することによって、どの案件から優先するべきなのか、現在の人材配置が最善なのかなどを考慮し、対策に移すことも可能です。

日報・週報作成

SFAに導入されている機能として5つ目にあげられるのが、日報・週報作成機能です。

営業に必須と言っても過言ではない営業日報や週報の作成をスムーズに行うことができ、営業担当者は基本的な簡単操作でサクサク入力可能。事務作業のような非コア業務に割く時間はなるべく抑えたいものですが、SFAを導入すれば叶えることができます。

また、マネージャーは営業担当者たちの動きや成果をすぐに確認できることから、適切かつ迅速な指示出しも叶うでしょう。

タスク管理

SFAに導入されている機能として6つ目にあげられるのが、タスク管理機能です。

営業活動で行うべきことはさまざま。優先順位を付けながら効率的にこなしていかなければ成果にはつながりません。しかし、SFAにはタスク管理(ToDo管理)機能も搭載されているため、よりスムーズに営業を進めることができます。

また、1人ひとりが自分のタスクを管理するだけではなく、マネージャーが各営業スタッフのタスクを把握することによって、適切な配置や担当替えなどといった判断にもつなげることができます。

ワークフロー

SFAに導入されている機能として7つ目にあげられるのが、ワークフロー管理機能です。

営業活動ではさまざまな書類の作成が発生しますが、たとえば見積書を作成した際には、すぐに上長から承認をもらいたいもの。しかし、外出や会議等でワークフローが滞ってしまう場合もあるでしょう。

SFAを導入しておけば、ワークフロー管理機能が搭載されているため、SFA上で書類の提出や承認などを行うことが可能。非効率な方法から脱却することで営業活動をよりスムーズに進めることができます。

分析・集計レポート

SFAに導入されている機能として8つ目にあげられるのが、分析・集計レポート機能です。

SFAを導入すれば、営業スタッフ、商品・サービス、営業案件、営業エリアなどさまざまにセグメンテーションを行い、分析や集計レポートを作成することができます。確認したいデータだけをピックアップすることができるため、資料作成に割く時間をカットできるでしょう。

SFAとCRMの違い

ここまでSFAに搭載されている機能を紹介してきました。

顧客管理や案件管理などを行えるSFAですが、同じく顧客管理などを行えるCRMとはどのように違うのか疑問に思う人も少なくありません。そこで以下からは、SFAとCRMの違いについて説明していきます。

CRMとは

そもそも、CRMとは一体何なのでしょうか。

CRMを導入する目的としてあげられるのは、顧客満足度の向上です。顧客との良好な関係を長期的に構築していくことをサポートします。そのため、顧客1人あたりの購買額をどれだけ大きくできるのか、リピート率をどれほど高められるかなどが軸であり、それらをコアとして収益向上につなげていくものです。

つまり、営業部門全体で使用していくSFAとは異なり、カスタマーサポート部門、マーケティング部門などで使用するツールといえます。

CRMの代表的な機能

SFAとCRMの違いをより明確に把握していくためにも、CRMにはどのような機能が搭載されているのかをチェックしていきましょう。

顧客情報の管理・分析

CRMの機能としてまずはじめにあげられるのが、顧客情報の管理・分析機能です。

顧客のプロフィール、属性のほか、これまでの購買履歴、どのような目的で購買したか、どのような志向かなどを管理・分析し、リピートにつなげることができます。

マーケティング

CRMの機能として2つ目にあげられるのが、マーケティング機能です。

CRMでは、各種SNSやメールシステムと連携することができ、SNSマーケティング・メールマーケティングを行える場合もあります。顧客からのお問い合わせ履歴、接点履歴などを1つのツールで一元管理できるのが便利なポイントでしょう。

フォーム作成機能

CRMの機能として3つ目にあげられるのが、各種フォーム作成機能です。

メールマガジンの申し込みフォーム、資料請求フォーム、イベント・セミナーなどの申し込みフォームをはじめ、さまざまなフォームを作成することができます。

SFAとCRMのどちらを導入すべきか

SFAとCRMはどのように異なるのか、搭載されている機能を中心に解説してきました。

SFAとCRMは、これまでに説明した通り双方ともに顧客管理機能が搭載されており、カバーしている業務領域が若干重複していることから、どうしても混同されてしまいがちなもの。それでは、SFAとCRMはどちらを優先して導入するべきなのでしょうか。

適切なツールを選ぶためには、自社が抱えている課題をきちんと洗い出し、どちらを導入するか検討する必要があります。どのような場合にはSFAを導入するべきなのか、一方CRMを選ぶべきはどのような場合なのか、それぞれ確認していきましょう。

SFAを導入すべきケース

SFAを導入するべき企業としてあげられるのは、営業活動に特化したシステムを求めている企業です。

たとえば、営業活動全体、さらには1人ひとりの行動をきちんと見える化したい、売上・予実管理を簡単に行いたい、営業活動の効率化を叶えたいなどといった要望がある場合には、CRMではなくSFAを導入するべきでしょう。

CRMを導入してしまうと、既存顧客の管理が中心となり、そこから売上の最大化にどうアプローチしていくのかが焦点となってくるため、営業活動に注力したいという場合には少しズレが生じてしまうかもしれません。

CRMを導入すべきケース

CRMを導入するべき企業としてあげられるのが、マーケティングをはじめ顧客サポートまで幅広く活用できるシステムを探しているという企業です。

既存顧客にメールを一斉送信したい、顧客からの問い合わせ対応や管理を一元化したい、何より顧客満足度を向上させたいという場合には、SFAでは対応できないかもしれません。CRMを導入した方がより効果的でしょう。

ここまで、混同されることの多いSFAとCRMがどのように異なるのかを説明してきました。

簡単にまとめてしまえば、SFAとは営業に特化したビジネスツールです。SÏAとCRMは機能面で重複している部分もありますが、どちらを導入するべきなのかはそれぞれの企業の状況によって異なります。システムの導入で失敗しないためにも、まずは現状課題をきちんと洗い出しておくことが重要でしょう。

続いて、SFAの導入を検討している方におすすめな、代表的なSFAを紹介していきます。

代表的なSFAを紹介

SFAと一口にいっても種類はさまざま。どれを導入するべきかお悩みの場合、まずは代表的なものを押さえておきましょう。今回は、SalesForce SalesCloudとeセールスマネージャーRemix Cloud、Knowledge Suiteの3つを紹介します。

SalesForce SalesCloud

SalesForce SalesCloudは、サンフランシスコに本社を構えるセールスフォース・ドットコム社が提供しているSFA/CRMです。各種データをわかりやすく可視化できるだけでなく、ワークフローのカスタマイズ、組み込みAIを用いたデータドリブンなど、さまざまな面から営業活動をサポート。顧客がどのような行動を取っているのか、エンゲージメント履歴、インサイトなどをリアルタイムに確認することができるため、顧客に関する情報を多角的に管理できるのも心強いでしょう。
営業活動の生産性が44%プラスされているなど、SalesForce SalesCloudを活用することによって実際に成果をあげている企業が多いのも安心できるポイントです。

eセールスマネージャーRemix Cloud

eセールスマネージャーRemix Cloudは、東京都中央区のソフトブレーン社が提供しているCRM/SFAです。非常にシンプルで簡単な操作性が魅力で、誰でも気軽に使用可能。1つの入力ですべてに自動反映されるという「シングルインプット」からの「マルチアウトプット」を叶えているため、工数を最小限にすることができます。
わかりやすいダッシュボードも用意されていることから、マネジメントの質も向上させることが可能。加えてフォロー体制が万全で、導入後の定着率が95%というデータからもサポートの充実度がうかがえるでしょう。
顧客満足度は3年連続でNo.1を獲得、これまでに導入してきた企業数は5,000社以上という点も、信頼を裏付けているのではないでしょうか。

Knowledge Suite

Knowledge Suiteは、東京都港区に本社のあるナレッジスイート社が提供している総合型ビジネスアプリケーションです。SFAの機能のみならず、CRMやグループウェアなどいったビジネス全体の効率化を叶えるツールが1つにまとまっており、それぞれの機能が連動していくため、業務効率化に大幅に役立ちます。
SaaS型なので気軽に導入することができ、導入費用をなるべく抑えられるのもポイント。パソコンのみならずスマートフォンやタブレットなどデバイスを選ばず利用でき、ワークフローのスムーズ化にもつながるはずです。また、ユーザー数は無制限であることから、使いたい時には上限を気にせず使用できるのも心強いでしょう。

SFAの選定ポイントとは

ここまで代表的なSFA3つを紹介してきましたが、どのSFAを導入するかを決める際、一体どのような点に気をつけるべきなのでしょうか。サービス選定に失敗しないために、押さえておきたい選定ポイントを紹介していきます。

操作性

SFAに限った話ではありませんが、社内でシステムやツールを導入する際、どれだけ社員に定着するのかという点が非常に重要です。

マニュアルを読み込まなければ使い方がよくわからない、社内で使用できる人が限られてしまう、といった状況は防ぎたいもの。分かりづらいと結局誰も活用せず、営業活動における業務効率化が進みません。SFAを選定する際には、直感的に操作できるのか、システムに不慣れな従業員であっても問題なく使えるかなどをきちんと確認しておきましょう。無料トライアルの利用もおすすめです。

実績

数あるSFAから選定する際には、これまでの導入実績を確認しておきましょう。

導入実績が多いということは、それだけ多くの企業から信頼を寄せられているということ。さらに、国内企業からの導入実績が多い場合には、さまざまな企業からフィードバックを受けている可能性も高く、そのフィードバックをもとに常にシステムが改善されていることが少なくありません。より使いやすく、機能面も納得できるSFAを導入したいという場合には、実績数を注視してみるといいでしょう。

コスト

SFAと一口にいっても利用料金はさまざまです。利用できる機能やサポート体制と利用料金が見合っているのかを、きちんと確認しておかなければなりません。その際、「どのような機能が必要なのか」を整理しておくことが重要なポイント。この点を整理せず、闇雲に機能が豊富なSFAを導入してしまうと、「結局使っていない機能ばかりで、料金に無駄が生じている……」というハメにもなりかねないでしょう。

SFAの導入にかかる費用相場を知っておきたいという場合には、ぜひこちらからご確認ください。

システム連携

SFAを選定する際には、システム連携をどれだけ柔軟に行えるのかも重要なポイントです。

すでに利用している顧客管理システムとも連携させたい、名刺管理システムからデータを引っ張りたいなど、企業によってニーズはさまざま。連携させたいシステムに対応できるのかどうかを導入前に確認しておくことによって、営業活動をさらに効率化できるかどうかが決まるでしょう。

運用サポート

SFA選びで悩んでしまった際には、サポート体制が充実しているかどうかをチェックしましょう。

安心してSFAを利用するためにも、電話をはじめメールやチャット、さらには訪問など、どのようなサポートサービスが提供されているのか確認が必要です。導入前のコンサルティングや運用支援、営業に関するセミナーの実施など、導入時から導入後のアフターフォローまで万全なものを選ぶことをおすすめします。

SFAの運用に失敗しないために

SFAを導入してからは、どのような点に注意するべきなのでしょうか。SFAの導入を無駄に終わらせないためにも、どういった点を意識するべきなのか紹介していきます。

営業プロセス全体を改善していく

SFAを導入してからは、営業プロセス全体を改善していきましょう。

SFAは、営業に関する作業を単に楽にするためのものではありません。リード獲得、売上の向上などといった確かな成果につなげていくためには、自社の営業活動全体を把握することが重要です。まずは何がボトルネックとなっているのかを掴むことを目標に、営業プロセス全体を変革するような心持ちで導入すると効果的でしょう。マネジメントもセットで改善していくことにより、より成果につながるはずです。

KPI測定の徹底

SFAを導入したのちには、KPI測定を徹底して行いましょう。

SFAの導入にあわせて、KPIの設定・測定を行うことにより、営業活動全体の見える化へとつながります。単なるその場しのぎの対策ではなく、継続的かつ再現性のある優れた営業プロセスを生み出すためにも、業務のノウハウ化を目指してSFAを活用しましょう。

すぐに結果が出ると盲信しない

SFAを導入した場合には、「SFAを導入しておけば、すぐに営業活動の効率化につながる」と思うのはNGです。

重要なのは、営業部全体でPDCAを回していくこと。SFAを導入したことにより蓄積されてきたデータを無駄にしてはなりません。もしもデータの分析や活用にリソースを割けないという場合には、分析サポートや運用サポートが充実したSFAを導入すると安心でしょう。

SFAを導入して営業の成果を向上させよう

今回は、

・SFAはどのような目的を持って導入されるものなのか
・SFAにはどのような機能が搭載されているのか
・SFAとCRMはどういった点が異なるのか
・SFAを導入する際にはどのような点に注意するべきなのか

などを中心に紹介してきました。

どのようなSFAを導入するべきなのかは、それぞれの企業のニーズによって異なります。どのような課題があり、どう改善していきたいのかを明確に定め、自社にマッチしたSFAを導入しましょう。

もしもどのSFAを導入するべきか悩んでいるという場合には、ぜひこちらの記事から各SFAをまとめて比較してみてください。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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