PBX

作成日:2021-03-12 19:08:29 更新日:2021-06-15 19:19:12

PBXのメリット・デメリット全集!【2021年最新版】

PBXのメリット・デメリットについて徹底解説。さらにはクラウドPBX、IP-PBXの違い、それぞれの特徴、選び方についても詳しく紹介していくので、導入を検討している人は要チェックです。

PBXのメリット・デメリット全集!【2021年最新版】

PBXのメリットとは

PBXとは、企業内で複数の電話を利用するときに、施設内で運用する電話交換機のこと。PBXを通じて電話回線を集約し、外線、内線、転送の機能を管理する役割を担います。

従来のレガシーPBXは電話回線を利用するタイプのもので、企業内に主装置を設置するタイプが主流。電話線が届く範囲でしか内線を繋げられないため、各拠点ごとに装置の設置が必要でした。その結果、導入や移転の度に大掛かりな工事が必要となり、導入コストは割高に。オフィスから電話をかけないと会社番号で発信ができない点もネックだったようです。

しかし、現在ではIP-PBX、クラウドPBXが主流となっており、インターネット回線が通じていればスマホ・PC・タブレットなどデバイスを問わず使用可能。レガシーPBXと比べ費用を抑えて導入できるでしょう。

PBXとビジネスフォンの違いとは

PBXと似たものとして、ビジネスフォンがあげられます。

外線・内線・転送という機能は同じですが、PBXはビジネスフォンと比較してより多くの電話機の接続が可能。また、PCとの接続が可能で、拠点間の通話料金の削減もできるため、ビジネスフォンからPBXに移行することで企業の業務効率化を実現できるでしょう。

IP-PBXとクラウドPBXの違い

現在主流のPBXは「IP-PBX」と「クラウドPBX」の2つ。ともにインターネット回線を使うPBXである点は同じです。PC・スマホ・タブレットからの通話も可能で、ネット回線が通じていればどこでも通話できます。

相違点は、IP-PBXは自社内にサーバーを設置するのに対し、クラウドPBXはクラウド上にサーバーを設置するということ。IP-PBXはIP-PBX専用機器を導入するハードウェア型、社内サーバーにソフトウェアをインストールして使うソフトウェア型がありますが、いずれにしても社内にサーバーの用意が必要で、導入する際には数十万円程度の初期費用がかかります。

導入工事も必要で、保守・運用も自社で行わなければなりません。セキュリティ対策も自社で担うだけでなく、定期的なメンテナンスも必要となり、その都度費用が発生します。

IP-PBXは、一度導入してしまえば毎月のランニングコストは抑えられるものの、保守・運用費用は発生するため、長期的なコストメリットについては比較検討が必要でしょう。

クラウドPBXのメリット

近年注目を集めているクラウドPBXは、クラウド上にサーバーを設置するため導入が手軽。そのほかにもさまざまなメリットがあります。

クラウドPBXを導入すると、どのようなメリットがあるのでしょうか。1つずつチェックしていきましょう。

初期費用が抑えられる

クラウドPBXはIP-PBXのように物理的なサーバーの設置を必要としないため、導入費用が格段にリーズナブル。初期費用の相場は1万円~5万円前後とIP-PBXと比べても低価格です。

また、手持ちのスマートフォンにPBX機能を付与できる利用できるサービスもあるため、その場合は電話機本体の導入コストが不要に。各種オプション費用も安く抑えられるため、小規模利用やスタートアップの会社には特におすすめでしょう。

導入までが早い

クラウドPBXは、PBX本体や電話機の設置が不要なため導入がスピーディー。導入タイミングは運営会社によって異なりますが、サービスによっては最短即日利用も可能です。

一方レガシーPBXは企業内にPBX本体を設置する必要があり、電話回線でオフィス内の電話機を繋げなければならないため、大掛かりな工事が必要となります。

また、IP-PBXはLANケーブルで内線構築が可能ですが、企業内にPBXサーバーを設置する必要があるため、こちらも工事は必須。導入には10日~1ヶ月ほどの時間が必要です。

運用コストが安い

クラウドPBXは運用費用の安さも大きなメリット。月々の運用費用や通話料も安価なサービスが多いのが特徴です。運営会社ごとに異なりますが、小規模サービスの場合月額数百円から契約することもできます。

また、社外への通話は有料ですが、通話料の平均相場は全国一律8円/3分で通話可能。固定電話に比べても格安です。加えて、スマートフォンを内線化できることから、オフィス外であっても社員間の通話は無料。通話料削減を目指したい場合には特にメリットが大きいでしょう。管理コストを削減したい方にもおすすめです。

ロケーションフリー

クラウドPBXは、インターネットが通じればロケーションフリーで使える点もメリットです。

各社員の手持ちのスマートフォンを内線代わりに使えるため、場所に縛られることなく利用可能。社内にいなくとも内線機能を使えるため、外出先でも外線電話を直接受けられます。営業社員の多い会社などでは重宝するでしょう。

そのほか、複数拠点で共用することもできるので、統合的な運用・管理を実現できます。

拡張性が高い

クラウドPBXは拡張性の高さもメリットの1つです。導入に際してPBX本体やサーバーを必要とせず、大規模な工事も必要ではないため、番号増減・設定変更なども容易です。

従来型のPBXの場合、接続できる台数などが決まっているため、キャパを超える場合はPBXを入れ替える必要がありますが、クラウドPBXはその必要はありません。

また、オフィス移転や拠点の新規立ち上げもスピーディに対応可能。これから起業する方、将来的に事業を発展させたい方には最適でしょう。

災害の時も安心

クラウドPBXは万が一の緊急時にも強い点もメリットです。クラウドPBXを提供している多くのベンダーは国内に複数のサーバーを置いているため、万が一本社に物理的なダメージがある災害に被災しても、ビジネスフォンの機能が失われることはありません。

緊急事態は大規模な自然災害だけでなく、テロ、疫病の流行などさまざまあります。いつ何時どのようなことが起こっても基幹業務をスムーズに進められることは事業継続性という観点からも必要なことです。その点、クラウドPBXはクラウドが存続していれば利用ができるので、緊急時対策としては最適です。

豊富なオプション

クラウドPBXは、ベンダーによっては豊富なオプションを提供しており、サービスによっては外部システム連携も可能です。

特に役立つのは「IVR(自動音声応答)」「稼働状況モニタリング」などの機能。IVRがあれば受付の無人化も可能で、稼働状況モニタリングはコールセンターなどで重宝するでしょう。

また、ビジネスツールとして使えるアプリ機能が無料で搭載されていることも多く、名刺管理や勤怠管理機能なども連携することができます。グループウェアとも連携できるものであれば、社員同士のやり取りや資料共有など幅広い業務で活用できるでしょう。

サーバーの管理が不要

クラウドPBXは、サーバーの管理をベンダーが行います。アップデートも自動的に行われるため、社内で対応をする必要はありません。自社による保守メンテナンスも不要です。

サーバーを自社内に設置するとで保守・運用も自社で行わなければならず、リソースを確保する必要があります。しかしクラウド型ならその心配もないため、運用面の不安がないでしょう。

クラウドPBXのデメリット

クラウドPBXには多くのメリットがありますが、その反面いくつかのデメリットもあります。サービスを選定する前に確認しておきましょう。

月額料金の発生

クラウドPBXは月額費用がかかります。料金体系はベンダーごとに異なりますが、アカウント数に比例した従量課金制の場合、従業員数の多い会社では予想以上に費用が膨らむことも。

しかし、レガシーPBXやIP-PBXを導入してもPBXや電話機のリース代などが発生するため、長期的なランニングコストでクラウドサービスが必ずしも高くつくとは限りません。

また、多くのクラウドPBXの月額料金はそれほど高額ではないため、利用料が発生したとしても月額料金以上のコストダウンが期待できます。費用面で大きなデメリットを感じることはないでしょう。

通話品質が安定しない

クラウドPBXは通話品質がインターネット環境に依存するため、レガシーPBXに比べると安定感に欠けてしまいます。

また、メーカによっても音質は異なるため、質の悪いメーカーには要注意。クラウドPBXの導入前には、必ず通話品質をチェックしておいた方がいいでしょう。

ただし、近年ではクラウドPBXの音質は改良を重ねられており、通話品質の悪いメーカーはごく少数。クラウド=音質が悪いということではなく、クラウドの売り上げ自体も伸びているので過度の心配は不要です。

保守メンテナンスはベンダーに依存

クラウドPBXは、保守メンテナンスをベンダー側が行います。日々のアップデートはベンダーが行うため、機能面で不満があってもすぐに対応してもらえない場合もあるようです。

電話の不具合は業務遂行に直結するため、これからクラウドPBXを導入する場合には、できるだけサポート体制の厚いサービスを選ぶのが得策でしょう。

また、ベンダー側に何らかのトラブルがあった場合、サービスを利用できなくなる可能性も。可能性としては高いわけではありませんが、念のため頭に入れておきましょう。

セキュリティはベンダーに依存

クラウドPBXは、セキュリティ対策もベンダー側が行います。自社側で対応しなくていいのはメリットですが、裏を返せばセキュリティの信頼性はベンダーに依存するということ。対策が甘い場合は被害を受ける恐れもあります。

不正アクセスや外部攻撃から個人情報やシステムを守るには、堅牢なセキュリティ体制を構築しているベンダーを選ばなければなりません。

サービスを選ぶときには、セキュリティ面についても十分に情報収集して契約することをおすすめします。

電話番号が変わる

クラウドPBXは、ベンダーによっては現在使用中の電話番号を引き継げない場合もあります。

通常、これまでの電話番号を引き継ぐためにはLNP(Local Number Portability)の利用が必要ですが、LNPの利用には一定の条件があり、要件を満たさない場合番号を引継げません。

クラウドPBXの導入で現在の電話番号が引き継げるかどうかは、キャリアに問い合わせてみましょう。

IP-PBXのメリット

ここからはIP-PBXについてです。クラウドPBXには多くのメリットがあることがわかりましたが、IP-PBXにはどのような導入メリットがあるのでしょうか。

レガシー型と比較すれば初期費用が安い

IP-PBXは、レガシーPBXに比べれば初期費用はリーズナブルです。

自社内にサーバーを設置する必要はあるものの、電話工事や主装置は不要。レガシーPBXと比べて初期導入費用を大幅に抑えられます。

また、IP-PBXは電話機やPCなど端末にIPアドレスを割り当てるため、物理的な制約がありません。そのため、社員の席替え時にも番号変更の工事は不要です。

月額費用がかからない

IP-PBXは導入時にサーバー構築の費用がかかるため、クラウドPBXに比べると初期費用は高額ですが、導入後は月額料金がかからないサービスもあります。

クラウド型の場合は基本的に月額費用がかかるため、長期的なランニングコストを比較するとIP-PBXの方がお得になることも。

しかし、本体リース契約を行えば月々の負担は発生します。実際の料金は利用形態やサービスによって変わるため、事前によく確認しておきましょう。

セキュリティ対策ができる

IP-PBXは社内でサーバーを構築するため、セキュリティ対策も自社で担うことから、セキュリティレベルを自社基準に合わせられます。

IP-PBXの利用に際し、ネットワークの脆弱性を狙った被害も報告されていますが、不正アクセスを受けにくい環境構築は十分可能です。

セキュリティ対策を十分なものにするためにも、安心して利用できる環境構築について、柔軟に提案してくれるベンダーを選びましょう。

カスタマイズしやすい

IP-PBXは、クラウドPBXに比べてカスタマイズしやすい点もメリットです。

クラウドPBXのサービスはベンダー側に依存しますが、IP-PBXは自社の用途に合わせてカスタマイズ可能。電話とPCを繋げられるため、社内外のシステムとの連携も自由自在です。

着信振り分けや通話録音などもカスタマイズできることから、コールセンターの構築も比較的簡単にできるでしょう。

IP-PBXのデメリット

IP-PBXは自社ニーズに合わせて環境構築ができる点はメリットですが、一方でいくつかのデメリットもあります。導入する際にどのような点に気を付けるべきなのでしょうか。

導入に時間が必要

IP-PBXを導入するデメリットとして、導入に時間がかかる点があげられます。

自社内にサーバーを構築しなければならないため、大規模な設備であれば1ヶ月程度かかることも。クラウドPBXであれば最短で即日から利用できるサービスもあるため、導入までの期間で比較すればIP-PBXは不利でしょう。

セキュリティが破られた際のリスクはある

IP-PBXはセキュリティ対策を自社で行えますが、万が一セキュリティが破られた際も自社で対応しなければなりません。

IP-PBXで想定されるリスクはハッキング。万が一被害を受けるとIP電話を乗っ取られる可能性があります。ハッキングは実に巧妙で、乗っ取られたことに気が付かず、被害額は僅か数日の間に数百万円にのぼることもあるでしょう。

深刻な被害を防ぐには厳重なセキュリティ対策が必要なので、前もって万全に整えておきましょう。

クラウド型と比較して初期費用がかかる

IP-PBXは、クラウド型と比較すると初期費用が高額です。小規模な場合でも初期投資は10~15万円ほどかかるため、初期費用をかけずに導入したい方には不向きでしょう。中規模にもなれば30万円~120万円ほどかかるので導入負担は小さくありません。

その点、クラウド型の場合は初期費用がかかっても設定費用程度。初期費用を抑えたい方には適しています。

管理メンテナンスが必要

クラウドPBXはベンダー側でメンテナンスを行いますが、IP-PBXは自社でメンテナンスを行う必要があります。そのため、故障した際には修理コストがかかってしまうでしょう。

また、メンテナンスや修理を行うために、専門知識を持つ技術者が必要です。社内にいない場合は外注する必要があるので、自社対応以上にコストがかさんでしまいます。

結局どっちがおすすめ?

IP-PBXとクラウドPBXにはそれぞれメリット・デメリットがあるため、どちらがおすすめかという問いに対してはケースバイケースといえるでしょう。

それでは、それぞれどのような企業におすすめなのでしょうか。

クラウドPBXがおすすめの企業

クラウドPBXがおすすめなのは次の3つに当てはまる企業です。

・価格重視
クラウドPBXは初期費用も安く、月額料金はかかりますが料金体系は総じてリーズナブル。トータルのランニングコストが高いとも言われますが、運用やメンテナンスなどを考えれば長、期的に見てもクラウド型の方が低コストの場合もあるでしょう。

・中・小規模の運用
IP-PBXは導入時に多額の費用がかかるため、中小規模での利用を想定する場合はクラウドの方が圧倒的におすすめです。

・保守・運用を自前でできない
クラウド型は保守・運用を全てベンダー側で行うため、管理・メンテナンスのリソースがない企業はクラウドが適しています。

IP-PBXがおすすめの企業

IP-PBXがおすすめなのは次の3つに当てはまる企業です。

・セキュリティ対策を重視

IP-PBXはネットワーク上にサーバーを置かないため、クラウド型に比べればセキュリティ面では安心。特に金融系などセキュリティ面で堅牢なシステムを組む必要がある業界では、IP-PBXがおすすめです。

・カスタマイズを希望
IP-PBXは自社内にサーバーを構築するため、自社にぴったりのカスタマイズがしたい企業にも適しています。

・大規模での運用
IP-PBXは導入時に費用がかかりますが、一度構築すればクラウドのような毎月のランニングコストはかかりません。クラウド型で従量課金制の場合、大規模運用だと費用がかさむ恐れがあるので、大規模運用の場合はIP-PBXがおすすめです。

PBXの導入に失敗しないために

PBXの導入で失敗をしないためには、クラウドPBXとIP-PBX、それぞれの特徴をよく捉え、自社にあうものを導入することが大切です。

クラウドPBXとIP-PBXはかなり似ているので、業界によって相性を考えると失敗は避けられます。

基本的にはクラウドPBXの方がメリットも多く、実際に導入している企業は多いです。

クラウドPBXはベンダーによって料金体系は異なりますので、実際に導入をする際はよく比較検討をすることをおすすめします。

クラウドPBXの料金はこちら

クラウドPBXの料金相場について詳しく知りたいという方は、「クラウドPBXの平均費用と料金相場」のページを参考にしてみましょう。

クラウドPBXを比較しよう

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著者 | アイミツSaaS編集部

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