販売管理システムのExcelを用いた作り方

目次
• 販売管理システムは自作できる？
• 販売管理システムの一部を持った機能であれば自作も可能
• ExcelとAccess用いた販売管理システムの作り方
• Claris FileMaker Proを用いた販売管理システムの作り方
• 高品質の販売管理システムが必要なら外注依頼がおすすめ
• 販売管理システムの導入タイプ
• 販売管理システムの選び方
• おすすめの販売管理システム3選
• まとめ

販売管理システムは自作できる？

結論からお伝えすると、販売管理システムの自作は可能です。しかし、非常に難易度が高くなってしまうでしょう。

例えば、販売管理システムの開発を外注した場合、システムの内容によっては数百万円を超える費用が発生します。つまり、プロでも本格的な販売管理システムを構築すると相当な労力や時間がかかることを意味しているのです。ノウハウが無い場合、自作するのは困難となるため、専門外の業務に人的資源を使うよりは、外注依頼することをおすすめします。

販売管理システムの一部を持った機能であれば自作も可能

前述したように、販売管理システムの自作は現実的ではありません。ただ、販売管理システム全体の構築が多くの時間と手間を要す一方で、販売管理システムの一部の機能を持たせたものであれば可能な場合もあります。具体的にはExcel・Accessを用いる方法と、Claris FileMaker Proを用いる方法といった市販ソフトを利用した方法で販売管理システムの一部を自作できるため、次項でそれぞれの方法を紹介していきます。

ExcelとAccess用いた販売管理システムの作り方

ここからは、ExcelとAccess用いた販売管理システムの基礎知識と作り方を解説していきます。

まずは、販売管理システムの自作に利用できるExcelとAccessとは何かを確認していきましょう。Excelは、普段の業務でも利用者の多い表計算ソフトの定番です。さまざまな計算をすることに特化しており、計算式を使った数字の管理ができます。

一方、Accessは、データ管理を得意とするアプリケーションです。データの検索や蓄積、変更、削除といった作業を効率的に行えます。これら2つのアプリケーションを利用して販売管理システムを自作することが可能です。

ExcelやAccessを用いた販売管理システムでは、在庫管理表やその周辺ツールなどを自作できます。基本的には、ネット上で公開されているテンプレートやツールをダウンロードし、管理項目や項目数などをカスタマイズすることで自作の販売管理システムとして利用可能です。

また、関数やマクロでSUMIF関数（合計などの結果に条件を付加できる）、VLOOKUP関数（特定のデータを呼び出せる）、IF関数（設定した条件によって値を変えられる）、マクロ（自動化）といった関数を駆使したカスタマイズもできます。これによって、端末上でさまざまなデータを管理し、連携させることで見積書の作成を円滑化させたり、帳票の管理をしたりといったことも自作可能です。

販売管理システムは、ExcelやAccessで自作できますが限界もあります。具体的には、データが大きくなるほど処理がしにくくなることやリアルタイムで更新ができないこと、最新のデータが分からなくなることも限界といえるでしょう。

また、一般的な販売管理システムのように、外部アプリケーションとの連携なども自作のレベルでは困難です。さらに、負荷がかかりすぎるとファイルが破損するリスクもあるので、あくまで小規模なビジネスやシンプルな管理の範囲にすることをおすすめします。

Claris FileMaker Proを用いた販売管理システムの作り方

ここからは、Claris FileMaker Proを用いた販売管理システムの作り方を解説していきます。

Claris FileMaker Proは、プログラミングの知識がなくてもある程度のプログラムを自作できるローコード開発ツールです。

販売管理システムの機能である、在庫管理のデータベースや関連アプリケーションをマウス操作中心に作成できます。「テーブル」「フィールド」「レコード」と呼ばれる言葉が用いられますが、Excelの行や列をイメージすると理解できるでしょう。Accessのようなデータベース機能を持っている点も販売管理システムを作りやすい環境です。

Claris FileMaker Proで販売管理システムを自作する場合、まずテーブルやレイアウトといったインターフェースやデータの枠（Excelのテーブル）を作成します。次にフィールドと呼ばれる項目を作成して、顧客名や商品名、仕入れ価格などの項目を入力しましょう。

また、新しくテーブルを作成して、リレーションと呼ばれる作業で今作成した100個のレコードと接続します。そうすることで新しく作ったテーブルから、先ほどのレコードを呼び出せる仕組みの簡易の販売管理システムを作成可能です。応用でバーコードを読み取るとデータが呼び出せるようなシステムも構築できるなど、ExcelやAccessよりも本格的なシステムが構築可能です。

Claris FileMaker Proは、比較的自由に販売管理システムが構築できますが限界もあります。それは、属人化のリスクです。

確かにコードをほとんど書かなくとも販売管理システムが構築できることはメリットです。実際に年商が億単位の比較的規模の大きな企業でも販売管理システムとして運用できていることからも、高度な販売管理システムが構築できるのは事実です。ただし、ある程度の知識が要求されるため、属人化のリスクがあります。

高品質の販売管理システムが必要なら外注依頼がおすすめ

ここまでお伝えしてきたExcelとAccess用いた方法か、Claris FileMaker Proを用いた方法での自作が難しい場合、販売管理システムを外注することがおすすめです。

既存の販売管理システムを導入することで、無駄のない高品質な管理ができるでしょう。近年は、クラウド型の販売管理システムも増加しています。クラウド型の販売管理システムを選択することで、費用を抑えて導入することが可能です。

販売管理システムの導入タイプ

ここからは、販売管理システムの導入タイプを以下の3つに分けて解説します。

クラウド型は、システムをネット上に置いているタイプの販売管理システムのことです。インターネット上にあるため、インターネットにアクセスできる端末であれば、スペックを問わず、すべての端末でシステムにアクセスできます。そのため、環境を選ばずに利用でき、システムのアップデートやメンテナンスも運営会社が行ってくれることが特徴です。

ただし、オンラインで利用するため、自社のタイミングでメンテナンスが受けられないデメリットもあります。

パッケージ型は、あらかじめ作られた販売管理システムを自社のサーバーに導入する買い切り型の販売管理システムを指します。設置したサーバーに社内の端末や設定した端末がアクセスして、システムを使用するするタイプです。

サーバーの保守管理を社内で行うため、自社にとって都合の良いタイミングでメンテナンスできる一方で、システムの変更を行う場合は、新たにパッケージ型の販売管理システムを購入する必要があるためコストがかかります。

オンプレミス型は、完全にオリジナルの販売管理システムを自社サーバーに入れて運用することです。サーバーのメンテナンスはもちろんのこと、アップデートに関しても自社にとって都合よく改変することや自社に最適化したシステムにすることが可能で、非常に高い自由度が魅力の販売管理システム形態です。

ただし、開発費が高額になりやすく、システムを管理運営する場合も担当者を任命や担当部署を設置して管理する必要があります。

販売管理システムの選び方

続いて、販売管理システムの選び方を解説していきます。

業界や業態に合った販売管理システムを選ぶのがポイントです。基本的にパッケージ型である場合は、業界や業態に特化したパッケージを選ぶことをおすすめします。

販売管理システムのパッケージ型の中には飲食業界用など、業界に特化した商品をそれぞれの業界に提供している場合もあります。特に売り上げ10億円を超えるような大企業の場合、業界・業態に特化した製品を選ぶことで、円滑な販売管理業務を運営できるでしょう。

販売管理システムにかかるコストも重要なポイントです。販売管理システムは、月数千円のものから開発に数百万円のものまで、かかる費用もさまざまです。ただ、高額なほど良いというわけではなく、自社に合わないケースも珍しくありません。

たとえば、開発費をかけて導入したオンプレミス型の場合、導入後も大きな効果を発揮しますが、運用コストも多くかかります。コストに見合った販売管理システムかどうか、自社の現状や課題を把握した上で検討しましょう。

販売管理システムは、自社に適した導入タイプを選びましょう。たとえば、すぐに導入したい場合はクラウド型の販売管理システムがおすすめで、独自の商習慣を反映させた販売管理システムを導入したい場合は、時間をかけてオンプレミス型の販売管理システムがおすすめです。

また、オンプレミス型ほどの予算がない場合は、パッケージ型という選択肢があります。自社にマッチした販売管理システムを導入することで、最大限の効果を発揮できるでしょう。

販売管理システムは、比較的サポートを受けることが多い販売管理システムです。自前で迅速に復旧できるのであれば業務に支障はありませんが、できない場合はサポートが重要になってきます。

どのような場合でもすぐに駆けつけてくれる体制であれば安心である一方、夕方以降や平日以外の対応はできない場合、業務に支障をきたす恐れもあるため注意が必要です。このように、サポート体制が充実しているかどうかも選び方のポイントとなります。

おすすめの販売管理システム3選

ここからは、おすすめの販売管理システム3選を紹介します。

まとめ

この記事では、販売管理システムの作り方を、ExcelやAccess、FileMakerを使った方法として具体的に解説してきました。結論として、販売管理システムの自作は可能ですが、ノウハウや事前知識が必要となるため、最終的に人的コストや完成までの時間的コストが発生してしまいます。

販売管理システムは、商品や在庫の状況や損益状況、販売業務の進捗などを確認できるなど、売り上げや経営状況に直結する重要なシステムです。そのため、もし自作できるノウハウや人材が確保できていない場合は、自作ではなく販売管理システムを外注することをおすすめします。

販売管理システムは機能の種類や利用できる人数などに応じて適したシステムが異なるため、自社に最適なものを選ぶことがポイントです。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った販売管理システムが分かる診断（無料）ができます。