グループウェア業界を分析！シェア上位のグループウェア、その理由は？

目次
• グループウェアとは
• グループウェア業界の盛り上がり・市場規模
• 選ばれているグループウェアはオンプレミス？クラウド？
• 【比較表】シェア上位のグループウェアサービス
• シェア上位のグループウェアサービス3選
• グループウェアを選ぶ際に確認すべきポイント
• まとめ

グループウェアとは

グループウェアとは、インターネットなどのネットワークを活用して企業内の情報共有やコミュニケーションの活性化が図れるソフトウェアです。

搭載されている機能はサービスによって異なりますが、一般的にはスケジュール管理機能やタスク管理機能、ワークフロー機能、チャットなどのメッセージ機能が搭載されています。これらの機能を活用することで、グループ内の業務効率が向上できることはもちろん企業全体の生産性の向上にも繋がります。

グループウェア業界の盛り上がり・市場規模

グループウェアの市場規模は年々拡大しています。電子デバイスや情報通信、ITソリューションなどの産業分野で市場調査を行う富士キメラ総研の調査「ソフトウェアビジネス新市場 2017年度版」では、2016年の市場規模は1,160億円でした。同調査では、2021年度の市場規模を1,986億円と予測しています。

また企業向けIT製品情報サイト「キーマンズネット」が2019年5月に行った調査では、アンケートした300企業のうち、87.2％の企業が「グループウェアを導入済」と回答しています。多くの企業がグループウェアを導入していく流れは、新型コロナウイルスの感染拡大に伴って、より顕著になっていくと考えられています。

選ばれているグループウェアはオンプレミス？クラウド？

グループウェアには、オンプレミス型とクラウド型の2種類があります。このうち人気があるのが、クラウド型です。

富士キメラ総研の調査「ソフトウェアビジネス新市場 2017年度版」では、2016年のグループウェアの市場規模全体は1,160億円。うちクラウド型が990億円、オンプレミス型が170億円でした。インターネット環境さえあれば、いつでもどこでも利用できるクラウド型がより多くの企業から支持を得ています。

【比較表】シェア上位のグループウェアサービス

ここからは実際に、シェア上位のグループウェアサービスを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

シェア上位のグループウェアサービス3選

「グループウェアを導入したいけれど、何を選べばいいかわからない」という方も多いのではないでしょうか。そこでここでは、何を選べばいいか分からない方のために、シェア上位のグループウェアの特徴を解説します。

グループウェアを選ぶ際に確認すべきポイント

次に、グループウェアサービスを選ぶ際に確認すべきポイントをお伝えします。選び方を誤ってしまうと、グループウェアを導入しても思ったような成果を得られない可能性もあります。ポイントを踏まえて自社に最適なサービスを選びましょう。

まずはクラウド型かオンプレミス型かを選ぶ必要があります。クラウド型は、インターネット環境さえあればいつでもどこでもサービスを利用できる点に大きなメリットがあります。テレワークやサテライトオフィスでの勤務など、多様な働き方に対応するためにはクラウド型を選ぶ必要はあるでしょう。また、複数の拠点を一元管理する場合にもクラウド型の方が向いています。

一方、オンプレミス型は社内サーバーを利用するタイプで、クラウド型のように外部のサーバーを利用しないため、セキュリティ性能が高い点にメリットがあります。さらに、既存のシステムとの統合などカスタマイズ性が高いのもオンプレミス型のメリットです。

グループウェアと一口に言っても、搭載されている機能はサービスごとに異なります。自社の業務や課題解決に必要な機能が搭載されていないサービスでは、より良い成果は得られないでしょう。

そのため、まずは自社の業務や課題解決に必要な機能を洗い出し、必要な機能を搭載しているサービスを選ぶ必要があります。たとえばweb会議機能1つを取っても、数名までのWeb会議にしか対応できないものから、数十人、数百人のWeb会議に対応できるものも少なくありません。

また基本機能のほか、どのような機能を拡張できるかといったオプションも把握しましょう。ただ、機能が豊富になればなるほど、ランニングコストも高くなりますので、費用対効果をよく考えた上でサービスを選ぶ必要があります。

グループウェアの大手サービスであれば、基本機能にそれほど大きな差はありません。機能面ではなく、操作性の面にサービスごとに大きな差があります。

せっかくグループウェアを導入しても、使い勝手が悪く、誰にも使われないのでは導入費用や月額利用料が無駄になってしまいます。そのためITスキルや知識の有無に限らず、あらゆる従業員が直感的に使えるサービスを選びましょう。

必要な機能をもとにいくつかのサービスをピックアップしたあと、それぞれのサービスを無料トライアル期間で試しながら、最も使い勝手が良いサービスを選ぶことをおすすめします。また海外に拠点がある企業にとっては、グローバル対応が可能かどうかも確認しておく必要があるでしょう。

グループウェアの料金はクラウド型の場合、1ユーザー当たり500円～600円程度が相場です。1ユーザー当たりのランニングコストは安いように思えるでしょう。ただ、たとえば1,000人の企業の場合、ランニングコストだけで月額50万～60万円、年間にすると600万～700万円かかります。それだけの費用に見合った成果を生み出せるのかどうかを慎重に検討しましょう。

自社にとって、有料のグループウェアが必要かどうかの判断がつかないという方もいると思います。そういった方は、まずは無料のサービスを導入して、グループウェアのメリットを感じたのであれば有料版に移行するというのも1つの手です。

グループウェアのなかにはパソコンだけで利用できるサービスがある一方、スマートフォンやタブレットでも利用できるサービスもあります。対応するデバイスは多いにこしたことはありません。スマートフォンやタブレットでも利用できるようであれば、外出先や在宅勤務でも問題なく利用できます。

パソコンだけでしか利用できないサービスでは、外出先や在宅勤務には対応できません。従業員の外出が多い企業や、在宅勤務などの多様な働き方を推進している企業はスマートフォンやタブレットでも利用できるサービスを選びましょう。

また現在は社内だけの利用を想定している企業でも、「将来的に本当にパソコンだけで十分なのか」を検討した上で導入するサービスを選んでください。

グループウェアを導入する上で、どのようなセキュリティ対策が取られているか、セキュリティ対策は万全なのかは非常に重要なポイントです。

グループウェアでは、社員の個人情報や会社の機密情報など重要な情報を取り扱うことになります。情報が漏えいしてしまうと企業は大きな損失を被ってしまうでしょう。そのため、セキュリティ対策が十分なグループウェアサービスを選んでください。

具体的には、接続元IPアドレスによって、アクセスを制限できるアクセス制限機能は必須です。その上で、プライバシーマークや情報セキュリティの国際規格である「ISO27001」を取得している運営会社のサービスであれば、より安心して導入できるでしょう。

グループウェアは導入したらそれで終了というものではありません。導入後、長期にわたって使い続け、運用していくものです。とくにはじめてグループウェアを導入する方の場合、導入から運用までのあらゆるフェーズで、疑問が生じることでしょう。

サポート体制が整っている会社であれば、疑問は即座に解決でき、適切に運用していくことが可能です。一方で、サポート体制が脆弱で疑問点にすぐに回答してもらえない会社であれば、運用にも支障をきたしてしまいます。

電話やメール、チャットなどの問い合わせ手段はどういったものが用意されているか、サポート体制は24時間対応なのかなどを確認しましょう。

まとめ

グループウェアは、グループ内の情報共有ができるだけではなく、業務効率化やコミュニケーションの活性化にも役立つサービスです。業種や規模の大小を問わず、あらゆる企業に大きなメリットをもたらすでしょう。

ただ、サービスごとに機能やできることが異なるため、導入の際には慎重に検討する必要があります。どのサービスを選べばいいか分からないという方は、ぜひPRONIアイミツにご相談ください。ニーズや目的、予算に最適なサービスをご紹介いたします。