Tocaro（トカロ）の評判と実態｜14個のビジネスチャットツールを試したPRONIアイミツが徹底比較！

目次
• ＜総評＞「Tocaro」は必要な情報がいつでも誰でも取り出せる独自の横断検索機能が特長
• 1.「Tocaro」の5つのメリット
• 2. 徹底調査でわかった「Tocaro」を使うべき人・会社
• 3. 3分でできる「Tocaro」の登録方法
• 4.「Tocaro」の効果的な使い方
• 5. まとめ

近年、社内でのコミュニケーションツールとして多くの企業に急速に普及しているのがビジネスチャットツールです。

チャットの代表的なツールとして知られているのは「Skype」「Facebookメッセンジャー」「LINE」ですが、近年ビジネス向けにさらに機能・セキュリティを充実させたビジネスユーザー向けの有料・無料のさまざまなチャットツールが登場してきました。

今回は、1ヵ月間の無料トライアルが可能で、独自の検索機能を持つビジネスチャットツール「Tocaro（トカロ）」について調査しました。

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＜総評＞「Tocaro」は必要な情報がいつでも誰でも取り出せる独自の横断検索機能が特長

伊藤忠テクノソリューションズ株式会社とwebアプリケーション開発を行う株式会社凌芸舎が共同で開発した「Tocaro（トカロ）」は、対話・共有・検索を柱とし「コラボレーション」をテーマに掲げたビジネスチャットツールです。

ビデオ会議、コンタクト管理をはじめチャットコミュニケーションを中心としたリアルタイムコミュニケーション機能、データ共有機能、検索機能などを備えるほか、「Chatwork」にも似た直感的なデザインで誰もが使いやすい仕様となっています。ビジネスシーンで利用されているチャットツールの多くは、共有されたデータやファイルを後から検索で探し出せません。しかし「Tocaro」は独自の検索機能によってその問題を克服し、グループ、データ形式を問わず必要な情報を見つけ出せるようにしています。また、世界で数十万社で利用されているクラウドストレージサービス「Box」との提携によって、ファイル共有機能が強化されています。

  ビジネスチャットツールの先駆け的存在であるのが、「Slack」と「Chatwork」です。まずはそれぞれの特長を見ていきましょう。

「Chatwork」は、22万社以上が導入している、日本で開発されたビジネスチャットツールです。その特長は、1つのアカウントで社内外の人とも簡単にグループチャットが行える機能とタスク管理機能が備わっているところです。

一方アメリカで誕生した「Slack」は、世界100ヵ国以上で利用され、2017年に日本語版がリリースされて以来、日本でも50万人以上が利用しているビジネスチャットツールです。その特長は、そのエンタメ性と豊富な外部連携にあります。また、カスタマイズしやすいことからIT系の企業に人気があることも特長の1つです。

これらの先行するサービスに対して、独自の検索機能を充実させている点が「Tocaro」の最大の特長といえます。

ビジネスユースでの利用料金は、「Chatwork」のエンタープライズ料金は1ユーザー（月額）800円、「Slack」は1ユーザー（年払い／月額）1800円、「Tocaro」のエンタープライズ料金は1ユーザー（月額）800円となっています。

単純に金額面を比較すると、「Chatwork」「Tocaro」は同額で、「Slack」はその約2倍の料金がかかります。ただし、「Tocaro」で保存データ量が多く大容量のストレージを必要とする場合、1ユーザー（月額）1800円のBoxビジネスプランを申し込む必要があるので注意が必要です。

                                                                       まとめ表

代表的なビジネスチャットツールを比較した記事はこちら！

1.「Tocaro」の5つのメリット

では「Tocaro」のメリットとして、どのような点が挙げられるのでしょうか。具体的にチェックしていきたいと思います。

「Tocaro」の特長の1つと言えるのが、あらゆる形式のファイルがアップロード可能であり、ページの遷移なしでプレビュー、共有可能な点です。

共有されたデータは、グループ、ファイル形式、ラベルなどに応じて、自動で分類され整理されます。整理された保存データは、「Tocaro」独自の横断機能検索技術によって、グループ、データ形式を問わず探し出すことが可能です。

指定した一つの単語をファイルとメッセージの両方から検索することができるのは、メッセージ機能とファイル共有機能を持ち合わせている「Tocaro」ならではと言えます。

「Tocaro」のタスク管理機能には、基本的なTO-DO機能からメッセージ履歴に紐付きで管理できる機能まで多彩なものがあります。タスク管理画面では担当者、期限、重要度を設定でき、グループ全体のタスクを一括で管理できます。

個人のタスク管理にも対応しているため、タスク管理専門のアプリケーションを使用することなく「Tocaro」内ですべてのタスクを管理できます。

ビジネスチャットツールを利用するときに最も注意したいのが、情報漏えいなどを含めたセキュリティ面です。
「Tocaro」では無料会員を含めたすべてのユーザーに向けて、情報共有における安全性を高めるための通信暗号化や第三者のセキュリティパートナー企業による定期的な安全性能監査を実施しています。

第三者による「なりすまし」や「乗っ取り」が横行しているチャットツールのなかで、この堅牢なセキュリティはユーザーにとって重要な要素と言えるでしょう。

シンプルで見やすいメッセージ画面は、直感的に使用することができます。また、読んでほしい人を指定したり、重要なメッセージを赤字で表示できるのでメール感覚でメッセージのやり取りが可能です。

また、多くのビジネスチャットツールでは社外の人を招待する必要がありますが、「Tocaro」ではその手間がなく、社外の人や違う部署の人とも簡単にコミュニケーションをとることができます。社外でチームを組んでいる場合や部署をまたいでプロジェクトを進行することが多い人には非常に便利でしょう。

「Tocaro」は、ビジネスでの利用を想定して設計されたビジネスチャットツールです。チャット機能はもちろん、ビデオ会議、タスク管理、コンタクト管理、ファイル共有と仕事で必要となる機能がすべて揃っています。

例えば、チャットしながら共有ファイルを表示すること可能であるため、画面を切り替えることなく全ての情報を1つの画面で確認することができます。複数のグループに参加している場合や、プロジェクトで大量のファイルを共有している場合など、煩雑になりがちな情報の管理をシンプルかつスムーズに行えるとても便利な機能です。

2. 徹底調査でわかった「Tocaro」を使うべき人・会社

ここまで紹介したメリットを踏まえ、「Tocaro」がどんな人・会社に向いているかまとめてみました。

「チームで仕事を完遂させる」ことを重視した「Tocaro」の大きな特長の1つは、リアルタイムの情報共有をはじめ、時と場所を選ばず多くのファイルを共有できることです。

また、保存された多大なファイルは「Tocaro」独自の横断検索機能によって形式を問わず検索できます。例えば、国境をまたいだ複数のプロジェクトや社外プロジェクト、部署をまたいだプロジェクトに参加している場合でも、使用したいファイルを一発検索で探し出すことが可能になります。

横断検索機能をうまく活用できれば、仕事効率がアップするでしょう。

高解像度と同時性を両立させた「Tocaro」のビデオ会議機能を使うことで、世界中の拠点をつなぎ、お互いの顔を見ながら会議を開くことができます。

プレゼン資料をはじめとしたさまざまなデータが共有でき、ビデオ会議そのものも動画データとして保存できるため、議事録を改めて作成する手間も省けます。

チームでの仕事は、タスク管理が重要なポイントとなります。各チームでどのような作業が進行しているか、締め切りはいつかなどが把握できる基本的な機能はもちろん、チャット履歴に紐付きで管理できる「Tocaro」独自のタスク機能によって、作業の全体像がいち早く把握できます。

3. 3分でできる「Tocaro」の登録方法

「Tocaro」は、すべての機能を利用できるビジネスユースに適したEnterpriseプラン、独自要件に対応できるPrivate Cloudプランがあります。どちらのプランを選ぶにしてもまずは公式サイトのトップ画面にある「無料で試してみる」で登録します。

「Tocaro」の登録方法は、Tocaro公式サイトのトップ画面にある「無料で試してみる」をクリックするだけととてもシンプルです。トップ画面にある「無料で試してみる」は、Enterpriseプランへの申し込みとなっています。

「無料トライアルのお申し込み」画面が表示されたら、社名、部署名、名前、メールアドレス、電話番号、利用人数、利用目的を記入し確認ボタンを押します。送信内容確認ページが表示されたら、送信ボタンを押します。

フォームからの申し込みが完了するとすぐに自動返信メールが届き、、1〜3営業日すると開設完了のメールが届きます。質問があれば、このメールに質問事項を書いて返信することができます。実際に無料トライアルへの申し込みをしてみたところ、その日のうちに担当者より開設手続き完了のメールが届きました。

アカウント開設完了のメールには、ログイン用URLと初期パスワードが記載されています。登録したメールアドレスと初期パスワードを入力するとトライアルを開始できます。

Enterpriseプランの機能がすべて利用可能なトライアル期間は、申し込み当月を除き1ヵ月間。例えば10月1日にトライアルの申し込みをした場合、10月と11月のほぼ2ヵ月間は無料トライアル期間となります。

4.「Tocaro」の効果的な使い方

「Tocaro」は、チームで業務を行うことをターゲットにしたビジネスチャットツールです。そのため、チームでの業務に必要なグループメッセージ、ファイル共有、タスク管理機能が充実しています。さらに、無制限で送受信できるメッセージ機能、グループ作成数も無制限であることから、「Tocaro」を効果的に使うためには大人数での利用がおすすめです。

「Tocaro」では、あらゆるファイル形式のデータをバックアップできます。部署ごと、プロジェクトごとに管理していたあらゆるデータを「Tocaro」導入により一括で管理することができ、またそのデータを誰もが検索して取り出せるようになります。

仕事の効率化を図る上でも、データを1つにまとめることはとても重要なことです。「Tocaro」を導入したら、まずはデータのアップロードを行いましょう。

進行中のプロジェクトチーム全員のスケジュールが一括で管理できるのが「Tocaro」の「To-Do」機能です。部署をまたぎ、人数が多くなればなるほど、「誰が」「いつまでに」「何を作成するか」とそれぞれのタスクの期限、担当、重要度の管理が必要となりますが、「To-Do」ですべての必要事項を設定できます。

「To-Do」リストの作成は簡単です。「新規To-Doリストの作成」をクリックすると作成画面が表示されます。リスト名（プロジェクト名）とグループメンバーを登録してあるグループを選択すれば、新しいTo-Doリストができます。グループが作成されたらタスク作成をクリックし、必要なタスクを入力。タスクには、作業前、進行中、確認待ち、差し戻し、完了の5種類のステータスと、高・中・低３種類の重要度を設定できます。

「Tocaro」の最大の特長は、簡単に検索できるファイル共有機能です。ファイルをプロジェクトチーム全員で共有するためには、グループを作成することが不可欠です。

グループでは、複数のメンバーでファイル共有、チャットができます。チャット画面にある「グループを作成する」をクリックし、「グループ名」「目的」を入力、招待メンバーを追加しグループを完成させます。

ファイルを共有する場合は、共有したいグループ内で「グループへ招待」をクリック、「ファイルアップロード」を選択し共有したいファイルをアップロード。このアップロード時に、「ラベル」をつけておくと、あとから検索をかける時に便利です。

また、アップロードしたファイルはラベル以外に「アップロードした人」「ファイル形式の種類」によって表示を切り替えることが可能です。

5. まとめ

急速に浸透しつつあるビジネスチャットツールですが、使用環境や業務内容によって必要となる機能は異なります。今回ご紹介した「Tocaro」は「コラボレーション」をテーマに掲げ、シンプルながらオフィス間のあらゆるコミュニケーションをスムーズに行うことを目的として開発されたツールです。

その最大の特長は、蓄積したデータを共有し、簡単に検索できることです。単にコミュニケーションツールとしてだけでなく、複数の拠点や部署が関係するプロジェクト管理などにも活用したい場合には、最適なツールとなり得るでしょう。

「Tocaro」の導入を検討してみたい方は、まずは無料トライアルを試してみてください。

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