安否確認システム導入の必要性とは？

目次
• 安否確認システムとは？
• 安否確認システムの必要性
• 安否確認システムの機能
• 安否確認システムのサポート体制
• 企業における安否確認システム導入のメリット
• 安否確認システム導入の注意点
• まとめ

安否確認システムとは？

安否確認システムとは、緊急時に従業員およびその家族の安否を一斉に確認できるサポートツールです。外国人従業員のための英語対応や、24時間365日のサポート体制で、企業の業務継続を支援します。

安否確認システムの機能は、政府が推進するBCP（業務継続計画）の中でも大いに活躍します。近年、BCPの策定はますます重要視されており、災害拠点病院においてのBCP策定の義務化されていて、2024年4月以降は介護施設でも義務化される予定です。同様に、緊急時の早期復旧に貢献する安否確認システムにも企業だけでなく様々な現場で注目されています。

BCPとは？『企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと。※』※参考：中小企業庁「中小企業BCP策定運用指針」

安否確認システムの必要性

様々な現場で注目されている安否確認システム。まずはどの現場にも共通する下記3つの必要性について解説します。

事業継続のため

自然災害やパンデミックなど予期せぬ事態が起こった時、事業継続のためにまず大切なことは、従業員の安全確保のための円滑なコミュニケーションです。組織において、連絡網や個人間の連絡では迅速で正確な安否確認はできません。

安否確認システムは、災害発生時に素早く安否確認メールを一斉送信。従業員が回答することで、安否情報を自動で把握できます。その結果、従業員の安全確保と事業継続に向けた適切な対応が可能になります。

見落とし防止のため

緊急時の安否確認業務は日常業務ではないため、必要以上に慎重になってしまったり、焦りから安否確認のミスや見落としにつながる可能性もあります。

安否確認システムを導入すれば、自動で一斉に従業員の安否確認が可能です。未回答者への再廃止機能などもあります。自動化することで、確認漏れや見落としを防ぐことができます。

業務の偏りを防ぐため

手動での安否確認業務は、担当者にとって時間と労力がかかります。特定の担当者に負担が集中することでコア業務に着手できず、業務継続が困難になる可能性もあります。

安否確認システムは、自動で一斉メール配信、安否データの収集、未回答者への自動再送などの機能で安否確認業務にかかる時間や労力を最小限に抑えることができます。

安否確認システムの機能

安否確認システムの主な機能を紹介します。

安否確認メールの一斉配信

安否確認システムには、安否確認メールを一斉自動配信する機能があります。担当者に頼らずに迅速で正確な安否確認が可能です。従業員はメールに簡単に応答するだけで安否情報を伝えることができます。自動配信によって負担を軽減し、迅速な情報収集と必要な支援の迅速な手配を実現します。

安否データの収集・集計

安否確認後のデータを収集・集計することで、従業員の安否状況をみえる化できます。安否状況の把握は、業務継続のための計画を立てるために非常に重要です。

未回答者への自動再送

安否確認メールの返信がない未回答者への自動再送機能もあります。緊急時の手動での安否確業務は焦りからミスにつながります。安否確認システムでは、安否確認メールへの回答があるまで自動再送し続ける機能もあります。自動化により、漏れや見落としがないため正確に安否確認できます。

複数の安否確認方法

安否確認システムはネットにつながっていれば受信可能です。通知手段はメール、スマホアプリやSMSで可能。さらに、多くの人が普段使い慣れているLINE連携に対応しているシステムもあります。

すぐに「LINEが使える安否確認システムを知りたい！」という方はこちらの記事で紹介しています。ぜひご覧ください。

家族の安否確認

従業員の安否と同時に、その家族の安否確認も可能です。企業にとって、従業員の家族も非常に大切な存在です。本人が無事でも家族の安否が不明だと、業務継続が困難な場合もあります。家族間で連絡が取れる範囲かもしれませんが、緊急時の連絡手段が増えることは、従業員とその家族にとっても安心です。

安否確認システムのサポート体制

安否確認システムを運用するあたり、下記のような便利なサポートもあります。主な機能だけでなくサポート機能を確認しておくことで、自社に合ったシステムを選べます。

導入後のサポート

安否確認システムは導入したら終わりではありません。業務継続のためにシステムを、従業員に周知しなければなりません。安否確認システムの運営会社には、社員情報の登録や操作説明会をサポートしてくれるサービスもあります。

英語・多言語サポート

外国籍従業員を雇用している企業向けに、英語・多言語対応している安否確認システムもあります。近年、国内の外国人労働者は右肩上がりに増加しており、緊急時に外国人労働者の安否確認する必要性も高まっています。

企業における安否確認システム導入のメリット

安否確認システム導入のメリットを解説します。大きく分けて３つです。

業務継続のための迅速な安否確認が可能

安否確認システムを導入することで、スムーズに従業員の安否を一元管理できます。そのため、業務継続のための人員配置や稼働できる仕事の整理が可能です。業務継続のための必要な情報がシステム上でわかります。

未回答者への迅速な対応が可能

安否確認メールの未回答はシステム上で管理・回答があるまで自動再送もできます。

防災管理者の業務負担の軽減

安否確認システムは、安否確認担当者の業務負担を軽減できます。もし安否確認担当者が確認できない状態でも安否確認メールの自動配信が可能です。自動化により防災担当者の業務負担を軽減できます。

安否確認システム導入の注意点

安否確認システム導入の注意点について把握しておきましょう

社員へのシステム操作フォロー

システム導入すれば終わりではなく、導入後に社員が使いこなせるようになるのが目標です。そのためにはサポート体制を作ることが大切。

安否確認システムの運営会社によっては、導入後の説明会や、社員情報の登録を代行してくれるサービスもあります。安否確認システムを選ぶ際は導入後のサポートも確認しておきましょう。

自社に最適なシステムがわからない

安否確認システムは種類も豊富なため、自社に最適なシステムがどれか悩む方も多いです。予算や目的、必要な機能を整理して導入することが大切です。

「自社に最適なサービスを知りたい」という方は、健康管理システム導入のプロがおすすめのシステムの相談を承ります。まずは2分で診断できるのでぜひお試しください。

まとめ

  今回は、安否確認システムの概要、導入の必要性、メリットと注意点について解説しました。緊急時にはニュースやインターネット上に様々な情報が飛び交います。そんな中、個人間で安否確認を行うことで情報が錯綜し、より不安になり、混乱を起こしかねません。

安否確認システムを使えば安否情報を一元管理・情報共有し、企業の事業継続に貢献します。無料トライアルがあるシステムもあるので、ぜひ試してみてください。