中小企業のBCP対策！おすすめの安否確認システム10選を紹介

目次
• 安否確認システムの概要
• 安否確認システムが中小企業におすすめの理由
• 中小企業におすすめの安否確認システム
• 安否確認システム導入のよくある質問
• まとめ

安否確認システムの概要

安否確認システムとは、緊急時に従業員およびその家族の安否を一斉に確認できるサポートツールです。外国人従業員のための英語対応や、24時間365日のサポート体制で、企業の業務継続を支援します。まずは、安否確認システムの機能と導入後の効果を解説します。

安否確認システムの機能

安否確認システムの最大の機能が1つ目の「安否確認メールの一斉配信」です。これは災害や緊急事態などで従業員に一斉に安否確認メールを送信できる機能です。受信したメンバーは自分の安否状況を選択、もしくは自由記述するだけで管理者に安否を伝えられます。

管理者は集計・抽出機能を使って組織全体の被害状況を把握しつつ、事業再開に向けたアクションを起こすことができます。集計機能では、回答者の数、安否状況、地域別の回答状況などを一覧化したり、グラフ化が可能です。

掲示板機能では、安否確認だけでなく追加情報の共有やお知らせの投稿、質問への回答など従業員や関係者とコミュニケーションを取るために役立ちます。

安否確認システム導入後の効果

BCP（事業継続計画）は、災害や緊急事態においても組織がスムーズに業務を継続するための計画です。安否確認システムを導入することで従業員や関係者の安否情報を迅速に確認できるため、避難や安全確保に必要な措置を的確に行うことができます。

また、災害時は通信インフラがダウンしたり過負荷で繋がりにくいことが想定されます。その状況下でも安否確認システムがあれば、PC、携帯電話、スマートフォンなど、さまざまな手段で連絡ができるため安否確認の回答率の向上が期待できます。さらに集計やサマライズを自動的に行ってくれるため、防災管理者の負担を軽減することにも繋がります。

安否確認システムが中小企業におすすめの理由

どの企業でも安否確認システムがおすすめですが、以下4つの観点から特に中小企業におすすめです。

システムの浸透が早い

中小企業は社員数が少なく大企業と比べてシステムの浸透が早い傾向があります。安否確認システムは緊急時の対応を大幅に改善することが期待できます。中小企業ならではの迅速な意思決定とシステム浸透の早さで、システムの費用対効果を最大化できるでしょう。

迅速な復旧で倒産を避ける

安否確認システムを導入することで従業員の安全確保や避難を迅速に行うことができます。これにより、事業の停滞や機能の麻痺を最小限に抑え、倒産リスクを軽減したり経営安定に寄与します。

取引先や地域からの安心感につながる

安否確認システムの導入は、地域や近隣住民に「安全面において対策を進めている」という安心感を与えることに繋がります。取引先視点で考えてみると「自社と連携している企業が災害時に迅速に対応できる」と知っていることで、ビジネスリスクを低減できます。

補助金や助成金が使える可能性がある

一部の地域では、災害対策やBCP強化を推進する企業に対して補助金制度を設けている場合があります。例えば、東京都では「BCP実践促進助成金」の中で、助成金上限額を1,500万円（下限額10万円）に設定しています。各種条件がありますので気になる方はぜひ調べてみてください。

参考：BCP実践促進助成金 申請案内

中小企業におすすめの安否確認システム

最後に中小企業におすすめの安否確認システムを紹介します。

安否確認システム導入のよくある質問

安否確認システムを導入時のよくある質問をまとめました。

中小企業の安否確認システム導入は義務？

2023年7月現在、中小企業に対して安否確認システムの導入が直接的に義務付けられている法律はありません。ただし、一定の業種や地域において、労働安全衛生法や労働基準法などの法律により、従業員の安全確保や災害対策について適切な対応を取ることが要求されている場合もあります。

安否確認の返信率を上げるためには？

安否確認の返信率を上げるためには、返信の手軽さが重要です。緊急時でも安否確認に返信するには、普段から使い慣れた通信手段を使うことが重要です。メールやチャットだけでなく、複数の通信手段で返信ができるサービスを選ぶようにしましょう。また、安否確認の返信が自由記述ではなく、選択式の方が手軽でミスも少ないため返信率の向上が見込めます。

従業員の安否確認手段は？

従業員の安否確認は、メールやチャット、電話などがありますが、安否確認システムの導入がおすすめです。メールやチャット、電話での連絡網や個人間の安否確認は、情報の錯綜や確認漏れが起こる可能性があります。安否確認システムでは、安否確認メールを自動で一斉配信し、回答がなければ再配信する機能があるので、緊急時の安否確認に効果的です。

まとめ

安否確認システムは災害時に従業員の安否を迅速に確認でき、管理責任者の負担を軽減してくれます。安否確認業務を効率化し、BCPに則った事業再開に注力できる利点があります。とはいえ、使いやすさが分からなければ検討しづらいかと思いますので必要に応じて無料トライアルやデモ版を体験してみましょう。

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