セキュリティ対策万全なおすすめグループウェア2選
グループウェアを導入するにあたって、セキュリティ対策は非常に重要な要素の1つです。チャットや社内SNSによって社員同士のコミュニケーションや情報共有が活発になれば、業務効率のアップに大きな効果を一方、おのずと社員一人ひとりがタッチできる情報の量も増え、漏洩・消失のリスクも高まります。
また、スマートフォンやタブレットでグループウェアを利用する人が増えるなか、端末の紛失が原因で顧客情報の流出など深刻なトラブルに見舞われるケースも少なくないようです。
今回取は発注業者比較サービスPRONIアイミツが、おすすめのグループウェアを厳選！セキュリティに定評のある2つのグループウェアをご紹介します。それぞれの特徴を見比べながら、どんな企業や利用シーンに向いているのかご紹介していきます。
グループウェアとは
グループウェアとはチームで進める仕事をアシストするためのツールです。チャットや社内SNSを中心に、オンラインストレージやワークフロー、タイムカードといった機能が搭載されており、社員同士がリアルタムにやりとりしたり、ファイルを共有したり、バックオフィスの業務フローを整備したり、さまざまな業務改善に効果を発揮します。
グループウェアが普及するきっかけになったのは、1996年にIBMからリリースされた「Lotas Notes 4.0」。情報化社会への対応の必要性が叫ばれるなか、アメリカを中心にIT関連企業や大手メーカーが「Lotas Notes 4.0」を導入したことで、グループウェアは世界中に広まっていきました。
現在ではサーバーを必要とせず、webブラウザ上で使えるクラウド型が主流になっており、約1,050億円と言われるグループウェア市場の約85％をクラウド型が占めています。
セキュリティ対策を重視してグループウェアを選ぶポイント
続いて、グループウェアを導入する際のポイントをお伝えします。セキュリティ対策を重視する場合、どんな点が具体的な判断材料になるのでしょうか。
アクセス制限機能
まず欠かせないのが、社員の役職や所属部署にあわせて各機能へのログイン・閲覧・編集を管理するアクセス制限機能です。アクセス制限機能そのものは無料のものも含め、ほとんどグループウェアに搭載されているので、社員の数や組織体制にあわせて自社に合ったタイプを選びましょう。
たとえば、従業員30名程度までの中小規模の企業なら、社員一人ひとりに個別のアクセス権限を付与できるタイプがおすすめ。誰がどの機能を使っているのか、バイネームで瞬時に把握することができます。
一方、社員の数が多く、複数の部署や事業拠点で横断的にグループウェアを良する場合は、役職や等級、所属部署にあわせて一括でアクセス権限を設けられるタイプを導入するのも1つ。一人ひとりに付与する手間が省けるうえ、組織改編の際もスムーズに対応することが可能です。
運営会社のセキュリティ体制
現在主流となっているクラウド型の場合、グループウェアでやりとりしたデータは、基本的に運営会社が管理するwebサーバーに保存されます。そうした点では製品そのものに加え、運営会社のセキュリティ体制に目を向けるのも大切です。
各社のコーポレートサイトの会社概要や沿革のページを確認し、できればプライバシーマークやISO27001（情報セキュリティマネジメント）の認証を所得している企業のグループウェアを選びましょう。これらの認証はクライアントのデータを適切に管理し、大きなインシデントを起こさずにサービスを運用してきたという実績の証です。
導入実績
これまでの導入実績も判断材料の1つになります。導入数そのもの加えて、東証一部上場企業やナショナルクライアントへの導入実績があるグループウェアなら、安心して利用できるのではないでしょうか。
あわせて各社のサービスサイトで紹介されている利用継続率、顧客満足度のデータにも目を向けてみましょう。
【比較表】セキュリティに定評があるグループウェア
ここからは実際に、セキュリティに定評があるグループウェアを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。
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料金 月 400 円 /人 初期費用 要問合せ |
料金 月 4,000 円 初期費用 0円
(他1プラン)
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導入実績社数 530万人以上（販売実績数） |
導入実績社数 4,000社 |
成功事例の数も非常に多く、店舗スタッフとの情報共有に課題を抱えていたアパレル系の企業では、導入したことでスケジューラーの利用が社内に浸透し、店長と本部スタッフとの連携が飛躍的に改善。売り上げアップに向けたノウハウをスピーディーに共有できるようになりました。
＜特長＞
最大の特長は、リーズナブルな料金と豊富な機能です。初期費用はかからず、ユーザー1人あたり月額400円から契約できるうえ、最安プランでもスケジューラーやワークフロー、社内SNSといった25種類の機能を制限なく利用できます。とりわけスケジューラーに対するユーザーの評価が高く、メンバーごとに色分けしたり、アイコンを付けたりすることによって、誰にどんな予定があるのかひと目で把握することが可能です。
加えて、セキュリティオプションが非常に充実しているのも魅力の1つです。自社の運用体制にあわせてSSL（暗号化通信）やIPアドレスによるアクセス制限、電子証明書によるクライアント認証などを組み合わせられます。システム自体も世界No.1のシェアを誇るAWS（Amazon Web Server）をベースに構築されており、災害などの緊急時も安定して稼働します。
＜注意点＞
専門誌の顧客満足度調査でも1位に選ばれているdesknet'sNEO。いくつかの口コミ・レビューサイトを見ても、星2つ以下の評価はほとんど見当たりません。
そうしたなかであえて問題点をを挙げるとすれば、グループチャットが使えないことです。チャット機能自体は搭載されているものの1対1のやりとりに限られるため、緊急時の業務連絡などの際はもどかしさを感じることがあるかもしれません。
また、利用する端末やブラウザの種類によっては画面のリロード時（スケジュール変更や追加コメントが反映される際）に、一時的にコンテンツが縮小して表示されたり、動作が遅くなったりするケースがあるようです。
旅行業に特化した人材派遣サービスを手がけているある企業では、導入したことによって社員同士の情報共有が大幅に効率化。ベテラン添乗員が接客のノウハウを自発的に共有するようになったことで、新人が独り立ちするまでのスピードも早まり、顧客満足度の向上にもつながりました。
＜特長＞
最大のメリットはコストパフォーマンスの高さです。ユーザー数こそ20名までに限られるものの、月額4,400円（税込）で利用スタートできるうえ、最大20％OFFの年間割引サービスも用意されています。
また、チャットやメール、カレンダー、オンラインストレージなど基本機能は25種類に及び、会員特典として大塚商会の「たのめーる」やオリックスレンタカーを割引料金で利用ることが可能です。社員同士のコミュニケーション・情報共有の改善はもちろん、オフィスのコスト削減にも一役買ってくれるのではないでしょうか。
セキュリティ面でも通信はSSLで暗号化され、やりとりしたデータはすべてISO27001・ISO9001認証や他多数の認証や規格を取得したAWSで運用されるため、情報漏洩・消失の心配はいりません。
＜注意点＞
画像やドキュメントを保存・共有するオンラインストレージの容量が一人あたり200MBに限られます。デジカメで撮影した画像は40枚程度、pdfなどの営業資料は10～20点ほどで容量がいっぱいになってしまうので、ネットショップやITベンダーなど、大量のデータを取り扱う企業は他のツールと併用する必要がありそうです。
また、アプリを閉じた状態でメッセージの受信などを知らせるプッシュ通知機能が付いていないのもデメリットの1つです。メールアドレスを登録しておけば通知メールを受け取ることはできますが、外出先で緊急案件が入ったような場合、対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。
セキュリティに定評があるグループウェア2選
それでは、セキュリティに定評のある2つのグループウェアを紹介します。今回は、それぞれ特長・注意点を説明していきます。
desknet'sNEOは、株式会社ネオジャパンが提供しているグループウェアです。リーズナブルな料金と充実したセキュリティ対策に定評があり、販売実績数は480万人以上。
成功事例の数も非常に多く、店舗スタッフとの情報共有に課題を抱えていたアパレル系の企業では、導入したことでスケジューラーの利用が社内に浸透し、店長と本部スタッフとの連携が飛躍的に改善。売り上げアップに向けたノウハウをスピーディーに共有できるようになりました。
＜特長＞
最大の特長は、リーズナブルな料金と豊富な機能です。初期費用はかからず、ユーザー1人あたり月額400円から契約できるうえ、最安プランでもスケジューラーやワークフロー、社内SNSといった25種類の機能を制限なく利用できます。とりわけスケジューラーに対するユーザーの評価が高く、メンバーごとに色分けしたり、アイコンを付けたりすることによって、誰にどんな予定があるのかひと目で把握することが可能です。
加えて、セキュリティオプションが非常に充実しているのも魅力の1つです。自社の運用体制にあわせてSSL（暗号化通信）やIPアドレスによるアクセス制限、電子証明書によるクライアント認証などを組み合わせられます。システム自体も世界No.1のシェアを誇るAWS（Amazon Web Server）をベースに構築されており、災害などの緊急時も安定して稼働します。
＜注意点＞
専門誌の顧客満足度調査でも1位に選ばれているdesknet'sNEO。いくつかの口コミ・レビューサイトを見ても、星2つ以下の評価はほとんど見当たりません。
そうしたなかであえて問題点をを挙げるとすれば、グループチャットが使えないことです。チャット機能自体は搭載されているものの1対1のやりとりに限られるため、緊急時の業務連絡などの際はもどかしさを感じることがあるかもしれません。
また、利用する端末やブラウザの種類によっては画面のリロード時（スケジュール変更や追加コメントが反映される際）に、一時的にコンテンツが縮小して表示されたり、動作が遅くなったりするケースがあるようです。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
J-MOTTOグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアです。業界トップクラスの格安料金と強固なセキュリティ対策、充実した付帯サービスに特徴があり、2000年のサービス開始以来、トータル4,000社以上のクライアントに導入されてきました。
旅行業に特化した人材派遣サービスを手がけているある企業では、導入したことによって社員同士の情報共有が大幅に効率化。ベテラン添乗員が接客のノウハウを自発的に共有するようになったことで、新人が独り立ちするまでのスピードも早まり、顧客満足度の向上にもつながりました。
＜特長＞
最大のメリットはコストパフォーマンスの高さです。ユーザー数こそ20名までに限られるものの、月額4,400円（税込）で利用スタートできるうえ、最大20％OFFの年間割引サービスも用意されています。
また、チャットやメール、カレンダー、オンラインストレージなど基本機能は25種類に及び、会員特典として大塚商会の「たのめーる」やオリックスレンタカーを割引料金で利用ることが可能です。社員同士のコミュニケーション・情報共有の改善はもちろん、オフィスのコスト削減にも一役買ってくれるのではないでしょうか。
セキュリティ面でも通信はSSLで暗号化され、やりとりしたデータはすべてISO27001・ISO9001認証や他多数の認証や規格を取得したAWSで運用されるため、情報漏洩・消失の心配はいりません。
＜注意点＞
画像やドキュメントを保存・共有するオンラインストレージの容量が一人あたり200MBに限られます。デジカメで撮影した画像は40枚程度、pdfなどの営業資料は10～20点ほどで容量がいっぱいになってしまうので、ネットショップやITベンダーなど、大量のデータを取り扱う企業は他のツールと併用する必要がありそうです。
また、アプリを閉じた状態でメッセージの受信などを知らせるプッシュ通知機能が付いていないのもデメリットの1つです。メールアドレスを登録しておけば通知メールを受け取ることはできますが、外出先で緊急案件が入ったような場合、対応が遅れてしまうこともあるかもしれません。
利用者のレビュー（口コミ、評価）
主な機能
まとめ
今回紹介した2つのグループウェアは、いずれも強固なセキュリティに定評があり、ユーザーの間でも非常に高い評価を得ています。違いを挙げるとすれば、高度な管理機能が付いている「WowTalk」に対して、「desknet's NEO」と「J-MOTTOグループウェア」はコストパフォーマンスに優れていることです。
組織の情報マネジメントに力を入れていきたい中堅～大手の企業は「Wow Talk」、「コストを抑えつつセキュリティ対策にもこだわりたい」という中小企業は後者2つを優先的に検討するといいかもしれません。グループウェアを導入する際は、今回紹介した内容をぜひお役立てください。
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