メール配信システム

作成日:2021-03-12 19:08:03 更新日:2021-06-18 12:19:00

メール配信システムの選び方を徹底ガイド【2021年最新版】

メール配信システムの選び方について詳しく解説。加えて、実際の失敗事例をもとに、製品選びの際に注意すべきポイントも紹介します。メール配信システムをお探しの方は要チェックです。

メール配信システムの選び方を徹底ガイド【2021年最新版】

メール配信システムで実現できること

メール配信システムを導入すると、さまざまなことが実現できます。・一斉メール配信メール配信システムを導入すると、メルマガの一斉配信やステップメールの段階的送信、購入、発送などアクションがあったときに通知するトランザクションメールも送信可能。配信システムを利用すると、一斉配信でもスパムだと判断されません。また、多言語でのメール配信にも対応しているものもあります。・メールマーケティングの効率化メール配信機能には分析機能が搭載されており、メールの問題点を細かく分析することも可能です。メール配信後の効果測定にも利用できるでしょう。・メールリストの作成・管理メール配信システムにはメールリストの作成・管理機能も搭載されています。会員登録、配信解除なども一括管理可能です。・情報セキュリティの強化暗号化通信や不正ログイン対策、ログ記録、堅牢なデータセンターなどといった厳重なセキュリティ対策により、情報漏洩など不測の事態にも備えられます。また、特定電子メール法に準拠し配信することが可能です。

メール配信システムの選び方を課題別に紹介

メール配信システムは、自社が抱えている課題によって選び方が変わります。次は「どのメール配信システムを選べばいいか分からない」という方に向け、現状抱えている課題別にどのようなメール配信システムを選ぶべきかチェックしていきましょう。

確実に大量のメールを届けたい場合

大量のメールを届けたい場合、メール配信システムは必須。導入すれば何十万人もの人に短時間でメルマガを送信することができます。最近はプロバイダーやメールサービス側もメール配信への規制を強めており、大量一斉送信のメールが迷惑メールやスパムと判断される恐れも。そのため、配信者としてはユーザーに確実に届くように工夫しなければなりません。確実に大量のメールを届けるためには、メール配信システムが複数IPアドレスによる分散配信や送信量と送信間隔を調整できるIPウォーミングアップ、無効アドレスへの配信防止などが可能なシステムを選ぶ必要があります。また、配信遅延なくタイムリーに送信をするためには、メール配信処理能力が高いシステムを選ぶよう注意しましょう。

リードの発掘も行いたい場合

メール配信システムはリードの発掘も行いたい場合にも適しています。メール配信システムには配信機能以外にもさまざまな機能があり、メールに反応したユーザーを抽出することも可能。対象者はリードになる可能性が高く、効果的なアプローチにより最終的なコンバージョンにつながるかもしれません。リード発掘を目指す場合は、ユーザー登録フォーム作成機能、見込み客を瞬時に可視化できるホットリード抽出機能、リッチコンテンツが作成できるシステムなどを備えているメール配信システムを選ぶことをおすすめします。また、自社サイトの訪問者に対して個別にアプローチをしたい場合は、マーケティングオートメーションツール(MAツール)の機能を一部搭載したメール配信システムも選択肢に入るでしょう。

安価にメール配信したい場合

メール配信システムは、費用を抑えながらメールを配信したい場合にもおすすめです。メール配信システムは配信数が多いほど利用料が重要なポイント。国内製だけでなく海外製もあり、「とにかく低価格のものを選びたい」という場合は海外のサービスが適しているでしょう。しかしUIが英語であるため、操作面や実際の利用に際して抵抗がないかどうか確認が必要です。国産でも高機能ながらコストパフォーマンスに優れた製品もあるので、見積もりをとってみるといいでしょう。実際にメール配信システムを選ぶときは、料金相場を参考にすると適正価格かどうか1つの判断となります。料金相場を知りたい方は「メール配信システムの費用と料金相場」のページを参考にしてください。

保有する顧客情報も活用したい場合

保有する顧客情報を活用したい場合にもメール配信システムはおすすめです。自社が既に保有している顧客情報は、会社にとってマーケティングに活用できる重要な資産。メール配信システムを使えば、既存の顧客にも自動でメールを配信可能です。そのためには、一斉配信機能やステップメール機能だけでなく、API連携機能による顧客情報取り込みや、カラム追加機能を使い顧客ステータスを管理できるメール配信システムが必要となるでしょう。ここまで、どんな機能を備えたメール配信システムが必要なのか、それぞれの課題別に解説しました。メール配信システムには多くの便利な機能がありますが、リーズナブルである分、基本的にはメールを中心としたシンプルな機能が搭載されています。もし、メール配信システムを活用したマーケティングにより注力したいという場合は、リードの育成・選定ができるMA(マーケティングオートメーションツール)や、既存客との関係維持に強いCRM(顧客管理システム)の導入を検討するといいでしょう。次は、実際に導入する際のステップを解説していきます。

メール配信システム導入のステップを解説

メール配信システムを導入する際には、どのようなフローがあるのでしょうか。1つずつ確認していきましょう。

1.解決したい課題を明確にする

メール配信システムを導入する際、まずはじめに行うべきことは解決したい課題を明確にするということ。メール配信システムは、運営会社によって搭載しているシステムや機能が異なります。いくら評判の高い製品でも、自社にとって必要ない機能であれば宝の持ち腐れ。自社に最適な製品を選ぶには、現在抱えている課題が明らかにし、その上でシステムを選ばなければなりません。課題については、「新規獲得のためのセミナー告知が必要」、「メルマガによるノウハウ共有を目指す」など、具体的に洗い出すことが重要。その際、ターゲットとする顧客のイメージ(ペルソナ)も明確にするとなおいいでしょう。配信するメルマガの内容を、ターゲットと親和性のある内容にすることで開封率が高まるはずです。

2.配信数や保有アドレス数をイメージする

メール配信システムの導入では、配信数や保有アドレス数をイメージすることも重要です。配信数を決めるときは何となく決めるのではなく、KPI・KGIを達成するためにどれくらいの配信数が必要かを割り出しておきましょう。根拠のある数字を具体的に算出しておくと、メール配信システム導入の効果を最大化することができます。また、サービスによってはアドレス数の制限もあるため、今後管理するであろう配信先のアドレス数(顧客リスト)を、将来的な予想も含めて把握しておくことも重要なポイント。配信数や保有アドレス数のイメージができれば、自社に適した規模感のサービスを選びやすくなるでしょう。また、メール配信システムの料金を比較する際にも目安にもなるので、実際の利用シーンを具体的に想定しておくといいかもしれません。

4.機能の洗い出し

配信数や保有アドレスのイメージができたあとは、機能の洗い出しをします。必要な機能を決める際にポイントとなるのは、自社の課題。必要なのは課題解決に役立つ機能であり、その機能を搭載したメール配信システムを選ぶ必要があります。また、もう一歩進み「メール配信システムを導入した先に実現したい施策は何か」、「その施策の効果を高める機能は何か」まで詰めることができれば、サービス選定における失敗は避けられるでしょう。

まずは気軽にブレスト

機能の洗い出しが終わったら、次は欲しい機能について気軽にブレストしましょう。メール配信システムの機能について、どのような機能が欲しいか一人では分からなくても、複数のメンバーで話し合いをすることで見えるものはあります。ブレストではどのようなステータスの顧客に送る予定か(優良顧客か見込み顧客か、またはどちらもなど)、メール配信の頻度はどのくらいか、住所や会社などの属性情報、購入状況などのウェブ上の行動履歴を自社で取得しているか・活用したいかなどを話し合います。

最優先とする機能を決定

ブレストで意見が出たら、最優先とする機能を決定します。欲しい機能はいろいろかもしれませんが、すべてを満たすサービスは限られるため、実際の利用を想定した上で優先度の高い機能を絞り込みましょう。たとえば、何よりも見込み客へのアプローチを優先したい場合、顧客ステータスの設定ができれば、ロイヤルティの高い優良顧客に特別感を持たせたhtmlメールを作ることができます。加えて、配信時間の予約・高速配信も可能です。必要な情報を必要なタイミングで届けることにより、最大限の効果を生み出せるでしょう。この段階で優先度が高いと判断した機能は、メール配信システムを選ぶうえでの主軸。優先順位が高い順に機能を選び、必要な機能が搭載されているものを探せば失敗を避けられるでしょう。

5.導入形態を検討する

メール配信システムの導入形態にはクラウド型とオンプレミス型がああります。それぞれメリットとデメリットがあり、導入の際はそれぞれの特徴をよく押さえておく必要があります。

クラウド

クラウド型はインターネット上のサーバを利用してソフトウェアを利用します。メリットはベンダー側でシステムを提供するため、自社でサーバーを設置する必要がありません。保守・運営もベンダー側で行うため、専門技術者のいない会社でもスムーズに導入できるでしょう。また、システム構築のための初期費用がかからないため、導入コストを抑えたい場合にも適しています。デメリットは、月額課金制を採用していることが多く、利用をする限りランニングコストが発生するということ。他には、外部サーバーとネットワークでつながるため、セキュリティ対策が甘い場合はリスクがあること、カスタマイズ性は低いことがあげられるでしょう。

オンプレミス

オンプレミス型は自社で用意したサーバーにソフトウェアをインストールする利用形態です。自社でサーバーを用意するため、セキュリティ面も自社ニーズに合わせて構築できる点がメリット。クラウド型に比べて構造も堅牢のため、安全性を重視する方には適しているでしょう。カスタマイズ性も高く、既存のソフトウェアとの連携もとりやすいのが特徴です。また、一度システムを構築してしまえば月額利用料などは発生しないため、ランニングコストをできる限り抑えられる点は大きなメリットでしょう。デメリットは、最初にサーバーを用意する必要があり、初期導入費用が高額になるということ。保守・運用も自社側で行うため、その分の費用やリソースも必要となります。社内に専門技術者がいない場合はそもそも運用が難しいため、社内に技術者がいなければなりません。

6.最低限の機能をチェック

ここまで、メール配信システムの選び方を順を追って確認してきました。実際に導入する際には、最終段階のチェックとして以下の代表的な機能が搭載されているか確認しなければなりません。検討するシステムに不足があると、導入後に思わぬ不便やリスクを抱えることもあります。特にスパム判定を回避する機能は最重要なので、搭載されているかどうかを必ずチェックしましょう。

エラーメールの通知

エラーメールの通知はエラーとなったリスト(メールアドレス)への配信を自動停止する機能です。この機能がないと、一斉配信されたメールがスパムメール扱いされる可能性が高いことから最重要ともいえるでしょう。

重複配信防止機能

重複配信防止機能は、重複したリストへの配信を防止する機能です。登録アドレス数に応じた従量課金制である場合、重複アドレスがあると無駄な費用が発生します。しかし重複配信防止機能があれば、同一アドレスに配信されることはないため無駄が生じないでしょう。

一斉配信・セグメント配信

一斉配信・セグメント配信は、リストに登録されている情報をもとにセグメントに分け、メールを配信する機能です。性別・年代・地域などセグメント項目はベンダーによって異なるため、自社に適したセグメンテーションができるサービスを選ぶようにしましょう。

ステップメール配信

ステップメール配信は、会員登録や購入などといったアクションを起こしたユーザーに対し、予め準備しておいたメールを指定したタイミングで配信する機能です。ステップメールはCVの導線引きに役立つほか、フォローの自動化も叶います。

分析・解析機能

分析・解析機能は、開封率やリンククリック率などを解析できる機能です。メールマーケティングは、メールが開封されるだけでなく、さらにユーザーのアクションにつながって初めて成功と言えるもの。分析・解析はメール最適化のためには必須なので、必ず押さえておきたい機能でしょう。

予約配信

予約配信機能は、指定した時間にメールを配信する機能です。予約配信機能があれば予めメール配信の手配ができるため、担当者が配信日時に不在でも、希望したタイミングでメールを送信することができます。業務効率化に非常に役立つでしょう。

HTMLメール作成

HTMLメール作成機能があれば、画像・動画埋め込みや文字にエフェクトを持たせたHTMLメールを簡単に作成できます。HTMLメールは、ただのテキストメールに比べるとデザイン性も高く、CV率アップにつながります。メール配信システムであれば到達率や開封率なども計測できるため、効果測定も容易なのが便利でしょう。

パーソナライズ機能

パーソナライズ機能は、一斉メールへの名前の差し込みなど個別の内容を挿入できる機能です。ユーザー1人ひとりに最適化されたメール配信をする場合には必須の機能で、クリック率、開封率の向上にも役立つでしょう。

7.セキュリティを確認

メール配信システムを選ぶ際には、セキュリティ面の確認も必要です。メール配信に活用する顧客リストはすべて個人情報であり、会社の機密情報として厳重に扱わなければなりません。万が一リストが流出してしまうと、企業の社会的信用が失墜するのはもとより、損害賠償が発生する恐れも。企業にとって大きな損失となってしまいます。情報流出は、外部脅威によるものと内部不正・ミスによる流出の二通り。セキュリティ体制をチェックする際はこの二点を念頭に、内部・外部の脅威から情報を守る機能要件が備わっているかを確認しましょう。外部対策としては送信元アドレスの認証、メールの暗号化、なりすましへの注意喚起など、内部対策としては操作・アクセス権限の設定、操作履歴取得などの機能が必要です。

9..料金を比較する

メール配信機能の選定で欠かせないのは料金の比較。配信数や保有アドレス数を念頭に置きつつ、自社の条件に合うサービスを選定し、よく比較検討をした上で最適の製品を選びましょう。低価格にこだわるあまりに額面だけで比較すると、「必要な機能やサービスがない」と後悔することになるかもしれません。費用対効果の面から検討するのが賢明です。製品を選定する際には、不要な機能のあるシステムをなるべく排除することもポイント。「便利だけど、うちの会社では使わないかも……」という不必要な機能をなくすことで、無駄な費用を抑えることができるでしょう。

10.トライアルとサポート体制の確認

メール配信システムを選ぶときには、トライアルの有無やサポート体制も確認しておきましょう。メール配信システムの中には、トライアル期間を提供しているものも少なくありません。トライアルがあるサービスは必ず利用し、実際の使い勝手を確認することをおすすめします。トライアルの際は操作性やUIなどをチェックし、従業員がストレスなく使えるか、現場環境にマッチするかなどを慎重に検討するべきです。また、トライアルの際にはベンダーのサポート体制も同時に確認しましょう。実際にトラブルがあった際のサポート、運用アドバイスがあるかなどは重要なポイント。ミスマッチを回避するためにも、事前のトライアルは積極的に利用しておくべきと言えます。メール配信システムを選ぶ際には、自社が抱えている課題を明確にし、課題解決に役立つ機能が搭載された製品を選ぶと間違いがありません。また、料金を比較するときにはメール配信数や登録アドレス数を想定し、費用対効果の高いサービスを選びましょう。セキュリティ体制やトライアル・サポート体制について確認することも大切です。最後に、メール配信システムの導入を失敗した事例から、選ぶ際に陥りがちなミスを紹介します。

メール配信システムの導入に失敗した事例

すでに紹介したように、メール配信システムを選ぶ際には、これまで紹介したステップ通りに進めていけば最適の製品を選ぶことができます。しかし、時に上記ステップ通りに選んだにも関わらず失敗することも。ここからは、失敗した事例をもとにメール配信システムを選ぶ際に陥りがちなミスをチェックしていきましょう。

サーバー原因による到達率の低下

メール配信システムを導入した際によくある失敗事例として、サーバー側の原因により到達率が低下することがあげられます。到達率とは、メールがユーザーの受信ボックスに届く割合のこと。到達率が低下するとメールを読んでもらうことができません。到達率が低下する理由はいくつかありますが、システムベンダー側の信頼性を確認できていない場合に起こりやすい現象です。特に共有サーバーを利用しているシステムは、ユーザーの中に迷惑メールを送る業者などがいた場合、IPアドレスが不正とみなされる恐れも。また、サーバが過負荷の状態に陥ると到達率が低下するため、安定性の悪いシステムはおすすめできません。

受信する顧客への配慮が足りない

メール配信システムを導入しても、受信する顧客への配慮が足りない場合は良好な結果が得られません。たとえば、メール配信時間がメインユーザーのメールチェック時間とズレている場合、開封率は低くなってしまうでしょう。これは運用する側の意識が低い場合に起こりやすい失敗です。多くのビジネスマンはまず出勤時などにメールをチェックし、一方主婦の場合はお昼の時間帯などにメールをチェックする傾向にあります。メインユーザーがメールをチェックする時間に配信をするのがベストなので、ユーザー象をきちんと想定し、ライフスタイルに配慮した上で配信時間を設定しましょう。このように、メール配信システムの導入で失敗しないためには、送信する時間帯やセグメントなどに工夫を凝らし、内容だけでなく適正な配信方法であるか検討するべきです。

おすすめのメール配信システムを比較してみよう

今回は、メール配信システムの選び方について紹介してきました。メール配信システムを導入する際に重要なのは、「メール配信を通してどのように顧客とのコミュニケーションを築いていきたいか」ということを長期的な目線で考えること。内容によっては配信数や必要な機能が増える可能性もあるため、必要なサービスも自ずと変わってきます。実際にメール配信システムを導入すると、合わないからと後から変えるのは想像以上に大変なもの。実際の導入時には失敗事例なども参考にして、最適の製品を選ぶようにしましょう。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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