メールフォームとは？おすすめ10選を徹底比較！

目次
• メールフォームとは
• メールフォームを設置するメリット
• メールフォームの作り方は大きく2つ
• メールフォーム作成ツールの主な機能
• メールフォーム作成時の注意点
• メールフォーム作成ツールがおすすめ
• 【比較表】メールフォーム作成ツール
• 【無料】メールフォーム作成ツールおすすめ5選
• 豊富な機能をもつおすすめのメールフォーム作成ツール5選
• メールフォーム作成ツールを選ぶポイント
• よくある質問
• 【まとめ】メールフォームの特徴を把握しよう

メールフォームとは

メールフォームとは、Webサイトやアプリケーション内に設置し、ユーザーが情報や質問、問い合わせなどを入力するだけでメール送信できるフォームのことです。一般的には、お問い合わせフォームや資料請求フォーム、アンケートフォームなど、Webサイト運営者とユーザー間のコミュニケーションをスムーズにするために使用されます。フォームに必要事項を入力し送信することで、内容が指定されたメールアドレスに届くのが一般的です。

それでは実際にメールフォームはどのような仕組みになっているのでしょうか、仕組みを解説します。ユーザーがWebサイト内のメールフォームにメッセージを入力・送信すると、情報はまずサーバーに送信されます。サーバーに専用のプログラムが組み込まれており、入力された情報はそのプログラムによって整形後、メールとして受信者に送信される仕組みです。また、設置したプログラムによって、情報を自社で利用しやすい形式に整えることも可能です。

メールフォームは、「入力フォーム」、「入力確認画面」「送信完了画面」の3つの画面から構成されています。
入力フォームでは、ユーザーがお問い合わせ内容の直接入力や、アンケートのチェックを入れることが可能です。この画面では、必要な項目を設定し、ユーザーが正確な情報を入力できるようにすることが重要です。
確認画面では、ユーザーが入力した内容を確認し、修正できます。この画面では、ユーザーが間違えて入力した内容や不足している情報を知らせることが可能です。
送信完了画面では、メールの送信が完了したことをユーザーに知らせます。この画面では、「お問い合わせありがとうございました」といったメッセージや、「お問い合わせ番号」などの情報を表示できます。

メールフォームを設置するメリット

Webサイトにメールフォームを設置することで、ユーザーにとっては簡単にお問い合わせや質問ができ、自社にとっては顧客ニーズの把握やサービス改善につながるメリットがあります。以下では、それぞれのメリットについて詳しく解説します。

自社Webサイトにメールフォームが設けられていることで、以下のように利便性や心理的ハードルが低くなることが期待できます。

1.いつでも問い合わせができる
電話での問い合わせには受付時間の指定がある場合がほとんどですが、メールフォームからの送信は24時間のうち都合の良い時間帯であればいつでも行えます。

2.電話をかける必要がない
電話で直接オペレーターと話すことに心理的な抵抗を感じる方も少なくないでしょう。また、用件を形に残る文章として伝えられることに安心感を覚える方もいるはずです。
電話で口頭で話すよりも、聞き逃しなどがなく確実に用件を伝え合える点もメリットと言えるでしょう。

自社にとっても、メールフォームを設置することにより以下のようなメリットを得られ、業務効率化にもつながります。

1.問い合わせを獲得しやすい
電話で直接コンタクトを取るよりもユーザー側の心理的ハードルを低くできるだけでなく、24時間受付可能であることから、問い合わせ数の増加が期待できるでしょう。

2.確実に欲しい情報を獲得できる
メールフォームには、問い合わせ内容を指定した項目をあらかじめ設定できます。このため、ユーザーから的確な質問が得られ、自社が必要とする情報を確実に収集することが可能です。
また、メールフォームの入力項目の中で必ず答えてもらいたい項目は「入力必須」の設定にすることで、記入漏れを防げます。

3.人件費の削減
電話で問い合わせを受け付ける場合、一定の人数のオペレーターが必要となります。メールフォームを設置することで電話応対などの業務量が減り、人件費の削減にもつなげられるでしょう。

メールフォームの作り方は大きく2つ

メールフォームを自社サイトなどに設置する際には、どのような制作作業が必要となるのでしょうか。ここでは、Webサイト上にメールフォームを作成するための作り方を2つご紹介します。

HTMLやPHP、CGIなどのプログラミング言語を用いて、Webサイトのプログラム上にオリジナルのフォームを構築する方法です。
近年はWordPressで自社サイトを構築している企業も多く、WordPress上でフォームを作成する場合は、ContactForm7などの言語入力作業を簡略化できるフォーム作成プラグインが人気を集めています。プログラミング言語に関する知識を持つ方にとってはそれほど難易度の高い作業ではないので、従業員にプログラムを書ける方がいるなら有用な方法でしょう。

メールフォーム作成用のクラウドツールを契約し、フォームを作成する方法もあります。クラウドサービスを契約するだけなので手軽に利用を開始できるほか、専用ツールが用意されているため初心者でも簡単にメールフォームが設置できます。
また、自社でプログラミング言語を書く必要がないという点も大きなメリットといえるでしょう。社内にプログラミングの知識を持つスタッフがいない場合でも、プログラマーへ外注することなくメールフォームが作成できるため、フォーム設置にかかる時間や人件費を削減できるというのもうれしいポイントです。

メールフォーム作成ツールの主な機能

メールフォーム作成ツールには、さまざまな機能があります。自動返信や通知機能、カスタマイズ、CSVダウンロードやレポート出力機能などが一般的です。以下では、それぞれの機能について詳しく解説します。

メールフォーム作成ツールの自動返信や通知機能は、ユーザーからの問い合わせや申し込みを受け取った際に、自動的に返信や通知を行う機能です。自動返信機能では、ユーザーに対して入力内容の確認や受付完了の通知を自動的に返信できます。また、通知機能では、問い合わせや申し込み内容を指定した担当者に通知することも可能です。これにより、迅速な対応やミスの防止、顧客サポートの向上などにつながります。

メールフォーム作成ツールには、フォームのカスタマイズ機能が備わっている場合があります。メールフォームの見た目や入力項目、表示テキストなどを自由に編集できます。また、テンプレートやデザインテーマを利用することで、知識のない方でも簡単にオリジナルのフォームを作成することが可能です。さらに、詳細を設定するカスタマイズ機能を使いこなすことで、ユーザーの使いやすさや企業のイメージアップにもつなげられます。

CSVダウンロードやレポート出力機能は、収集したデータを管理・分析するために必要な機能です。CSVダウンロード機能を利用することで、収集したデータをCSVファイルとしてダウンロードできます。また、レポート出力機能を使うことで、収集したデータをグラフや表にまとめて表示でき、分析や活用が可能です。さらに、CSVファイルとして保存することで、他のシステムとのデータ連携も簡単に行えます。

メールフォーム作成時の注意点

メールフォームを作る際には、プログラミング言語を直接書き込む場合も、フォーム作成用ツールを活用する場合も、それぞれにおいて注意すべき点があります。ここでは、メールフォーム作成時に気をつけたいポイントをご紹介します。

自社でコーディングを行ってメールフォームを設置するケースなど、自社でフォームを設置する場合に必ず注意しておきたいのが、セキュリティ対策に関する点です。個人情報保護法に則りあらかじめ対策を施していない場合、万が一個人情報漏えいなどの事態につながった際に重大な問題となります。またその事案が広く報じられることとなれば、企業としての信用を失ってしまうおそれがあるでしょう。
個人情報を取り扱う事業者には、個人情報保護法に基づき以下のような責任が生じます。

・個人情報の利用目的を特定し、目的に必要な範囲を超えた取り扱いをしない
・個人情報取得時には、目的を通知・公表すること
・個人データの管理には一定の安全管理措置が必要
・本人の同意なく第三者へ個人データを提供しない
・本人から開示請求があった場合は応じること
・個人データが事実と異なるという理由で、本人から訂正・削除の申し出があれば応じること
・個人情報取扱方法について苦情があったら適切かつ迅速に処理する

なお、誰かの個人情報を1件でも把握していた場合、その事業者は個人情報取扱事業者にあたるため、十分な配慮が必要です。

一口にメールフォームと言っても、問い合わせ窓口や・資料請求の受付、アンケートの回答など、目的によってそのスタイルも多岐にわたります。用途に合わせて、入力項目や回答方法を適切に設置することが大切です。
また、入力項目が多くなりすぎるとユーザーにとって不親切なフォームになってしまいます。たとえば、「どこを経由して当サイトを訪れたか」という項目を設けたい場合も、もしメールフォーム作成ツールに流入元の自動特定機能が付いていれば、項目設定の必要がなくなります。入力項目があまり煩雑にならないよう、自動設定で対応できる機能は積極的に活用し、ユーザーフレンドリーなメールフォームを目指しましょう。

先にご紹介したフォームの煩雑さを避けるという内容に通じますが、入力にあたって煩わしさを感じさせるフォームはユーザーが途中で離脱する可能性を高めるため、問い合わせの獲得件数にも影響します。
特にユーザーがフォーム入力に際し煩わしいと感じる点に、文字入力時の全角半角指定が挙げられます。入力エラーがすぐに表示され再入力などの手間を省く配慮をしたり、全角と半角どちらでも対応できるよう入力補助を設けたりするなど、スムーズな入力を可能にしましょう。EFO（入力フォーム最適化）機能などを活用することがおすすめです。

せっかくメールフォームを設置するのであれば、回答内容を集計し分析できる機能を付けることも重要です。それらを手作業で行うとなれば、メールフォーム設置で増加した問い合わせを1件ずつ担当者が集計することとなり、業務負担が担当者の方に偏ってしまうでしょう。
このような事態を避けるためには、外部ツールなどと連携可能な自動集計機能を備えたメールフォームとすることが有用です。人の手に頼って行っていた作業を自動化・スピード化できることで、業務効率化にもつながるでしょう。メールフォーム作成ツールの機能によっては、問い合わせの獲得件数を測定するなどの基本機能だけではなく、メールフォームにユーザーが滞在した時間の計測や、離脱率などもデータとして得られる場合があります。

メールフォーム作成ツールがおすすめ

メールフォームの作成・運用時に注意したいポイントをいくつかご紹介しましたが、これらの課題を解決できる機能を備えたメールフォームをいちから作るのはなかなか難しいでしょう。
メールフォーム作成ツールであれば、多機能なメールフォームを簡単に作成し設置することができます。手間やコストの削減にもつながるため、フォーム作成ツールの利用がおすすめです。

【比較表】メールフォーム作成ツール

ここからは実際に、メールフォーム作成ツールを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

【無料】メールフォーム作成ツールおすすめ5選

ここからは、さまざまな機能を備えているおすすめの無料メールフォーム作成ツールを5つご紹介します。無料で簡単に利用できるサービスを集めましたので、まずはメールフォームを設置してみたいという方はぜひご参考にしてください。

豊富な機能をもつおすすめのメールフォーム作成ツール5選

ここでは、さまざまな企業のニーズに合わせさらに多くの機能を備えたおすすめのメールフォーム作成ツールを5つご紹介します。

メールフォーム作成ツールを選ぶポイント

優れたメールフォームを自社サイトに設置するには、メールフォーム作成ツールの活用が有用です。ここでは、自社に合ったメールフォーム作成を選ぶポイントをご紹介します。

メールフォーム作成ツールには、無料で利用できるものと有料のものがあります。多くのツールにおいて、無料版の場合には機能に制限があったり、入力画面に広告が表示されたりするため、注意が必要です。
有料ツールには多彩な機能が備わっているものも多いですが、それらを選ぶ際も他の複数のサービスと比較検討して、各ツールでできることの違いを確認の上選ぶと良いでしょう。

メールフォームのセキュリティ対策が万全でなければ、不正アクセスや情報漏えいなど重大な問題を招くおそれがあります。各メールフォーム作成ツールのセキュリティ対策状況を確認するには、以下の要素をチェックしましょう。

・SSL暗号化通信への対応
SSLとはWeb上の通信内容を暗号化することです。SSL化（HTTPS化）することで、入力内容を盗まれたり、Webページを改ざんされたりといった被害を防ぐことができます。

・サーバー監視
メールフォームに入力されたデータを保存するサーバーを監視する体制が整っていれば、不正アクセスやサーバーに問題が発生した場合の早期発見が可能です。

・ISMS認証
・プライバシーマーク（Pマーク）
ISMSは情報セキュリティに関する認証制度で、プライバシーマークは個人情報保護法に関する認証制度です。この2つの認証を受けている企業が提供するツールであれば、セキュリティ対策が充実していることが期待できます。

自社で取得したい情報に合うテンプレートや、回答に関する機能を備えているかどうかも、メールフォーム作成ツール選びにおいて意識すべきポイントです。メールフォームは入力項目が多すぎるとユーザーにとってのハードルとなるため、項目数を増やしすぎないよう注意しましょう。
たとえば、初回の問い合わせに限ってメールフォームを使用するのであれば詳細な個人情報やID／パスワードなどの項目までは不要ですし、ユーザーの中途離脱を防ぐためにも入力項目は厳選する必要があります。

メールフォームの運用開始前には社内で実際に入力テストを行っておくと安心です。チェックボックスやプルダウン選択が設けられる場合はそれらを活用し、よりユーザーの使いやすさに配慮しましょう。
また、日本だけでなく海外展開を視野に入れている場合、多言語に対応したメールフォームが作成できるツールを選ぶことをおすすめします。

先述しましたが、ユーザー側での操作に手間がかかればかかるほど、入力に対する心理的ハードルが上がってしまいます。
住所を郵便番号から自動入力する機能があったり、文字の全角・半角などの入力規則を回避できたりするなど、ユーザーの入力操作をサポートできる機能（EFO機能）が適切に備えられていれば理想的でしょう。

メールフォームの中には、ユーザーが回答を送信する際に、画面がメールフォームサービス側のドメイン配下へいったん遷移してしまうものもあります。その場合、ユーザーが「突然関係のないサイトに飛ばされてしまった」と不審に思ってしまうおそれもあるでしょう。また、効果測定などの分析への影響面も考慮しなければなりません。
このようなことを回避するためにも、メールフォームは自社サイトに埋め込める形が理想であると言えるでしょう。メールフォーム作成ツールを選ぶ際には、自社サイトへのフォームの埋め込みが可能かどうかも確認しておくことをおすすめします。

メールフォーム作成ツールを利用するメリットとして、他のサービスと連携して業務効率化が実現できる点が挙げられます。自社のメールフォーム作成ツールにおいても、自社に合った外部との連携機能が設けられているかどうかをチェックすると良いでしょう。
特に、回答結果の集計を行える、回答が得られた際に通知が行われる、マーケティング支援ツールと連携して回答結果を販促施策応用できるなどの機能が備わっているとより便利です。集計などを担当する従業員の業務負担が低減できるといった効果も期待できるでしょう。

よくある質問

メールフォーム作成ツールの選定に関して、よく寄せられる質問2つにご回答します。

完全無料で利用できるメールフォーム作成ツールは複数のサービスから選ぶことができます。
ただし広告が表示され、有料版にアップグレードしなければ広告非表示にできなかったり、自社サイトへの埋め込みができなかったりするなど、機能に一定の制約が設けられている場合が一般的です。

メールフォーム作成ツールを利用することで、簡単なテンプレート入力のみで多機能なメールフォームを自社サイトへ設置できるサービスが提供されています。
それらを利用することで、コーディングを行える人が自社にいなくても、外注などを行わずにメールフォームの作成と設置が行えます。

【まとめ】メールフォームの特徴を把握しよう

費用対効果の高いメールフォームの作成・運用サービスを選ぶには、自社の求める課題を解決できる機能が搭載されているか、自社のカラーに合ったデザインを設計できるかといった点をしっかり考慮して選ぶことが大切です。本格的な運用したいなら、ある程度のコストがかかったとしても、広告の非表示やアクセス解析、自動返信などの機能は欠かせないでしょう。一度運用を始めると乗り換えるのに手間がかかるため、必要な機能の洗い出しには力を入れるべきです。

今回ご紹介したサービスのように優秀なツールは多いものの、既成品では自社に最適な形で作成・運用できるフォームを作るのが難しいこともあるでしょう。その場合は、メールシステムの開発に特化したweb制作会社に依頼して、オーダーメイドのフォームシステムを構築することをおすすめします。