オンラインストレージとは？使い方やメリット・デメリットをわかりやすく解説

目次
• オンラインストレージとは
• オンラインストレージの使い方
• クラウドストレージの無料版と有料版の違い
• オンラインストレージのメリット
• オンラインストレージのデメリット
• オンラインストレージを選ぶポイント
• おすすめのオンラインストレージ6社
• オンラインストレージの比較表
• まとめ：クラウドストレージ選びに迷ったら複数社の見積りがおすすめ

オンラインストレージとは

オンラインストレージとは、インターネット上に文書や画像などのファイルを保管し、共有できるサービスです。インターネット上で提供されるサービスをクラウドと呼ぶことから「クラウドストレージ」とも呼ばれています。

オンラインストレージの最大の特徴は複数のデバイスでファイルを共有できること。インターネット接続できる環境であればスマホやタブレットからもアクセス可能で、外出先からでもファイルを閲覧できます。また、オンラインストレージには共有機能があり、導入後は複数名で共同作業が可能になるためリモートワークにもおすすめです。多様な働き方が広がる中で、チームの生産性を高めるオンラインストレージに注目が集まっています。

オンラインストレージとクラウドストレージは、呼び方は違いますが同じサービスと認識して問題ありません。クラウドストレージとはクラウド上にデータを保管できるサービスを意味し、インターネットを通じて提供される点でオンラインストレージと機能が同じです。

オンラインストレージとパソコンへのファイル保存を比較すると、違いは保存先です。パソコンにファイル保存をする場合、端末内のハードディスクドライブ（HHD）に保存します。一方でオンラインストレージではオンライン上に設置したサーバーにファイルを保存します。

HDDは容量に限りがあり上限に達した場合は削除をするか外付けのHDDが必要ですが、オンラインストレージのサーバーは必要に応じて拡張できるため、大量のデータ保存にも柔軟に対応可能です。

オンラインストレージの使い方

オンラインストレージ（クラウドストレージ）の使い方としては、次の4つの方法があります。

容量の大きな写真や動画の保存・共有は、オンラインストレージの代表的な使い方です。量の大きなファイルはアップロードやダウンロードにも時間がかかり、メールでは送受信が困難ですが、オンラインストレージサービスを使えば簡単に共有が可能です。

データのバックアップに利用する方法も、オンラインストレージのおすすめの使い方です。PCのHDDへデータ保存をする場合、破損やメモリ不足で保存に失敗をすることもあります。また、盗難や災害などでもデータが失われる恐れもあるでしょう。その点、オンラインストレージはオンライン上のサーバーにデータを保存するため、物理的なアクシデントでデータが消去されることはありません。大事なデータのバックアップをとる用途にオンラインストレージは最適です。

オンラインストレージの使い方として、ファイルの転送もあげられます。メール添付で送っていたファイルもオンラインストレージ経由で送付できるため便利です。オンラインストレージはフォルダやファイルごとに共有範囲の設定が可能で、任意にアクセス制限をかけられます。セキュリティ面も安心して使えるでしょう。

オンラインストレージは複数人でのファイル共有・同時編集の使い方もできます。インターネット環境があればどのデバイスでもアクセスでき、外出先からの作業も可能。従来のシステムではファイルの同時編集は困難でしたが、オンラインストレージなら複数名が同じファイルを閲覧・編集できるため、リモートワークを導入する企業にもおすすめです。

クラウドストレージの無料版と有料版の違い

オンラインストレージ（クラウドストレージ）には無料版と有料版があります。無料版は個人が気軽に利用できるのが特徴で、5～10GB程度の容量を料金無料で利用できます。無料版は有料版と比較してセキュリティ機能や管理機能が限定的ですが、少量のデータを保存しておく用途には最適です。

一方で有料版オンラインストレージは、1TBを超える大容量のファイルの保存が可能です。無料版と比較して管理機能が充実し、IPアドレス制限やSSL通信など堅牢なセキュリティ機能を搭載している点もメリット。

以前、無料版のオンラインストレージで情報漏えいが問題となりましたが、有料版オンラインストレージはビジネス用に開発されているため、企業も安心をして導入できます。

オンラインストレージのメリット

オンラインストレージ（クラウドストレージ）はさまざまなビジネスシーンで活躍するツールです。オンラインストレージによって、使い方や機能に違いはありますが、ここでは主なメリットを解説します。オンラインストレージの導入を検討をする際にお役立てください。

オンラインストレージは、インターネットに接続できる環境があれば、デバイスや場所を選ばずどこでもファイルの閲覧や編集が可能です。パソコン・スマートフォン・タブレットなど、デバイスでアクセスでき、紙の資料やUSBメモリを持ち運ぶ必要はありません。

取引先でデータをスムーズに閲覧したい時や外出先で作業したい時にオンラインストレージは便利です。また、会社のデータに自宅からアクセスできるため、リモートワーク（テレワーク）にも活用できます。

従来のデータ管理方法は自社のネットワークにサーバーを設置し、サーバーのストレージ内にファイルを保存するのが一般的でした。オンラインストレージを利用すると、サーバーの運用や管理業務はオンラインストレージの提供会社に任せられるため、管理の手間を省くことができます。サーバーの運用・管理業務がなくなることで本来の業務に集中でき、生産性向上につながります。

ファイルを共有したい時はオンラインストレージのファイルURLを相手に送るだけで共有可能。メールにファイルを１つひとつ添付する手間が省ける上、送信ファイルの大きさの上限がメールと比較してはるかに大きいので、複数の大きなファイルも手軽に送受信できます。また、ファイルにパスワードをかけることで閲覧できる人を制限でき、第三者にファイルを見られる心配はありません。

オンラインストレージでは、同じファイルに複数のデバイスから同時にアクセスできるので、別々の場所で１つの資料を編集することが可能です。チャットでディスカッションしながらファイルを同時に共同編集できるオンラインストレージもあり、業務効率化につながります。リアルタイムでコミュニケーションをとりながら作業することで、離れていてもチームの連携を深めることができます。

「せっかく時間をかけてデータを作成したのに保存を忘れてしまった」という経験はありませんか。オンラインストレージの自動同期機能を使うと、編集内容が自動的にバックアップ保存されるので、パソコンの急なフリーズやエラーにも備えられます。編集履歴・ログが残るオンラインストレージなら、必要に応じてデータを復元でき、大切なデータを削除してしまうこともありません。

オンラインストレージの利用料金はサーバーの運用コストと比較して少額です。必要最低限の機能・データ容量の安いプランを選ぶことで、費用削減効果をより一層実感できるでしょう。

オンラインストレージを利用することで、サーバーの管理業務にかかっていた人件費の削減も可能です。さらに、場所を選ばず仕事ができるオンラインストレージのメリットを生かしてテレワークを導入し、従業員の交通費・通勤時間を削減、生産性向上を実現できます。

オンラインストレージはインターネット上にデータを保存するため、災害時に自社のパソコンやサーバーが物理的に損傷してもデータに影響がない点もメリット。オンラインストレージ提供会社は複数のデータセンターにデータをバックアップし、災害に備えています。

日本では毎年のように地震や台風による被害が出ています。自然災害はもちろん、火災の二次災害からも大切なデータを守るためにオンラインストレージの活用は非常に有効です。スマホやUSBメモリの紛失によるデータ消失に備えたい人にもオンラインストレージはおすすめです。

オンラインストレージのデメリット

オンラインストレージ（クラウドストレージ）の導入には多くのメリットがありますが、デメリットが全くないわけではありません。事前にデメリットを把握することでトラブルやリスクを軽減できるため、サービスを選ぶ際の参考にしてください。

オンラインストレージでは、URLとパスワードを教えることでファイルを共有できますが、裏を返せばURLとパスワードを知っている人なら誰でも閲覧や編集ができてしまいます。URLやパスワードの誤送信に注意し、慎重に管理する必要があります。

パスワードの使い回し・容易に推測できるパスワードの使用は避けましょう。社員にパスワードの扱い方を指導することはもちろん、退職者のパスワード管理にも注意が必要です。ファイルごとに閲覧権限を個別設定できるオンラインストレージや、管理者権限で端末ごとのアクセス権限を設定できるオンラインストレージもあり、セキュリティの高いオンラインストレージをお探しの人におすすめです。

オンラインストレージはクラウド上に重要なデータを保存するという性質上、サイバー攻撃の対象になりえます。オンラインストレージ提供会社は万全なセキュリティ対策をしていますが、ハッキングされる可能性がゼロとは言えません。セキュリティ対策は会社ごとに違うため、オンラインストレージの契約前にセキュリティ対策の内容や信頼できる会社かどうかを確認するのがおすすめです。

オンラインストレージ提供会社のシステムにトラブルが発生すると復旧するまでアクセスできないことも。各社では、システム障害時の復旧対策をしているため大規模なシステムトラブルが起こることは稀ですが、万が一のために重要なデータはオンラインストレージ以外の場所にもバックアップをとっておくと安心です。また、システム障害時のサポート対応についても確認しましょう。

オンラインストレージはインターネットに接続できる環境がないとファイルにアクセスできません。さらに、インターネット接続が不安定な環境下ではファイルの読み込みやアップロードに時間がかかることもデメリットです。

インターネットが利用できない環境で作業をすることを事前にわかっている場合は、必要なファイルをローカルフォルダ内に移すことで作業ができます。オフラインで編集した内容を、インターネット接続時に自動で同期するオンラインストレージもあります。

オンラインストレージを選ぶポイント

オンラインストレージ（クラウドストレージ）を比較すると機能や料金プランに違いがあります。自社のニーズに合ったサービスを選ぶために、実際にオンラインストレージを選ぶ際に特に重要な５つのポイントをわかりやすく解説します。

ストレージ容量が大きいオンラインストレージであれば制限なく使えて便利ですが、容量が大きいと利用料金が高い傾向があります。高い利用料金を支払って契約したものの、容量を持て余してしまとコストパフォーマンスは悪くなります。

普段、保存するファイルの種類や形式を考慮して、必要な分の容量だけ契約することがおすすめです。また、一度にアップロードできるファイルの大きさに制限を設けている場合もあるので、用途にあったオンラインストレージを選びましょう。

オンラインストレージの利用料金はプランによって大きく異なります。容量の大きさやユーザー人数だけではなく、セキュリティやオプションの追加によっても料金が変わります。通常、容量が大きくなり、ユーザー人数が増えるほど料金は高くなります。

無料で使えるオンラインストレージもありますが、ビジネスで利用する場合はセキュリティや機能も重視して法人向けの有料サービスをおすすめします。無料トライアル期間を設けているオンラインストレージもあり、実際に使い心地を確認してから契約することもできます。

→法人におすすめのオンラインストレージ（クラウドストレージ）を解説

データを安全に保管する上で、セキュリティは軽視できない重要なポイントです。データ暗号化（SSL）やウイルスブロックなどの基本的な対策のほか、アクセス履歴を残せるものや閲覧権限を細かく設定できるオンラインストレージがおすすめです。

また、セキュリティ以前に、プライバシーポリシーをよく読んで、勝手に第三者に情報を提供されることがないかどうかという点も確認しておかなければなりません。実績や口コミを比較し、信頼できるオンラインストレージを見極めましょう。

システム障害時のサポート体制を事前に知っておくことで、万が一に備えることができます。対応に時間がかかり、オンラインストレージを利用できない時間が長いと業務に支障をきたしてしまうことも。復旧の見通しについて連絡が早いサービスなら業務への影響を最小限におさえられます。

対応方法はチャットやメール、電話、Webページでの告知など、会社によって違います。夜間や休日も対応しているか・そもそもサポートセンターが設置されているか、も事前に確認が必要です。

業種や企業によってオンラインストレージに求める機能は違うので、使いやすさにおいて絶対的な正解はありませんが、選ぶ時に確認すべき比較ポイントとしては、以下の点が挙げられます。

他にも、チャットをしながら複数人で同時に編集ができる・他のSaaSツールと連携しているなど、自社のニーズに応じてオンラインストレージを比較して選びましょう。

おすすめのオンラインストレージ6社

現在さまざまなオンラインストレージ（クラウドストレージ）が提供されていますが、こちらでは、上記で解説した比較ポイントを踏まえておすすめのオンラインストレージ6社を紹介します。各オンラインストレージの特徴やおすすめの理由も併せて解説するので、サービス選定時の参考にしてください。

オンラインストレージの比較表

上記の6社を詳しく比較したい場合は、下記ボタンからオンラインストレージ（クラウドストレージ）比較表をご覧ください。料金・利用条件・機能などを一覧で比較できるので、オンラインストレージ導入の検討時にご活用ください。

まとめ：クラウドストレージ選びに迷ったら複数社の見積りがおすすめ

本記事では、オンラインストレージ（クラウドストレージ）の概要をはじめ、メリット・デメリットやオンラインストレージを選ぶ際の比較ポイントについて解説しました。オンラインストレージを提供している会社は多く、会社によって料金やプランも違うため、自社にどのサービスが最適かを見極めるのには時間と労力がかかります。

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