インサーターとは？種類や導入するメリットを解説

目次
• インサーターとは
• インサーターで利用できる機能と効果
• インサーターの種類
• インサーターの導入にかかる費用
• インサーターを導入するメリット
• インサーターを導入するデメリット
• まとめ：効率化・コストダウンを目指すなら請求書システムがおすすめ

インサーターとは

インサーターとは、書類を折る作業をはじめ封筒の中に書類を入れる作業や、書類を入れた後ののり付け作業をまとめて自動化することのできる機械です。非常にスピーディーに動作し、2枚以上の書類であってもまとめて封入できるものや、1時間で数千通ほどの書類を高速処理できるものも少なくありません。

大規模なバーゲンセールを宣伝したい場合や、ダイレクトマーケティングに注力して多くのDMを送付しなければならない場合、あるいは多くの請求書や明細書などを送付する必要がある場合などに便利で、業務を効率化できるだけでなく、手作業で行うことによるミスをなくすことができるのも魅力でしょう。

DMを数多く送付する機会の多い企業や、人員不足で請求書や明細書の送付が負担となっている企業におすすめの機械です。

インサーターで利用できる機能と効果

ここからは、インサーターで利用できる機能や、導入によって期待できる効果について確認していきましょう。インサーターの導入を悩んでいる方は参考になさってください。

封入する書類を折る

インサーターは、封入する書類を折る作業を自動で行えます。インサーターはそれぞれの封筒のサイズに合うように封入する書類を折ることが可能です。メーカーや機種によってもバラバラですが、インサーターによっては二つ折りや三つ折り、四つ折りなどから選択して折ることができるものもあるようです。

書類を折る作業を手作業で行なっていると、「このサイズで入ると思って入れたら入らないのを繰り返し、何度も印刷し直して折り直さなければならなかった」なんてこともあるため、そういったミスを未然に防ぐためには非常に便利な機能でしょう。

折られた書類を封筒に入れる

インサーターは、それぞれの封筒に合うサイズで書類を折ってから、その書類を自動で封筒に入れることができます。封筒に入れる作業は単純作業ではありますが、かつ数多くの封入をスピーディーにかつ正確にこなすのは簡単ではありません。

しかしインサーターであれば自動化でき、一定の品質を保ちながらスピーディーに処理することが可能です。インサーターはコンピューターで管理されるため、手作業でありがちな誤封入を防ぐことができるのも魅力でしょう。また、宛先別で異なる枚数を封入してもらいたい場合にも対応できる「カスタマーバーコード機能」を利用可能なインサーターであれば、より業務を効率化できます。

封筒に封をする

インサーターでは、封入する書類を折って封筒へと入れたのち、自動で封筒に封をすることも可能です。手作業で封をしていく場合には、のりをつけすぎてベタついてしまった、封をしたらのりがはみ出してしまった、作業中に手や書類など余計な部分にのりが付いてしまったなどといったミスが起こることも少なくないでしょう。

インサーターで自動化すれば封をするところまでまとめて自動化することができるのが心強いでしょう。簡単そうで難しいのり付け作業にいつも手間を取られているという場合には、インサーターがおすすめです。

インサーター導入による効果

ここまで機能について確認してくれた方はお分かりかもしれませんが、インサーターは書類の封入作業を大幅に効率化できるという導入効果を持っています。もしも手作業で1,000通もの書類を封筒に入れて送付する場合、書類を折って、封入し、のり付けするという作業を1,000通分行うのには7時間ほどの時間がかかるもの。

一方でインサーターを利用した場合、インサーターの種類やメーカーによって増減はあるものの、おおよそ20分ほどで作業が完了するでしょう。半日以上かかってしまう作業をたったの20分ほどに抑えられるなら、人件費を抑えられるのみならず、より重要なコア業務に集中できるようになります。

インサーターの種類

それでは、インサーターの種類について確認していきましょう。インサーターと一言で言っても種類は1つではなく、大まかに以下にあげた3種類に分けることができます。

中小企業におすすめなエントリーモデル

インサーターの種類としてはじめにあげられるのは、中小企業におすすめなエントリーモデルです。インサーターの中でも小型なものはエントリーモデルにカテゴライズされ、デスクに置いておいても違和感のないようなサイズ感が特徴の1つ。

サイズは小ぶりでありながらも高速処理が可能で、1時間あたり1,000通ほどであれば問題なく対応できます。多くの中小企業において十分な処理能力ではないでしょうか。

DMや請求書の発送が多いなら中堅モデル

1時間で1,000通ほどの処理速度だと少し物足りないという場合には、中堅モデルのインサーターがおすすめです。小型の卓上タイプでありながらも1時間〜3,500通ほどまで処理できるインサーターや、コピー機・複合機などと同じくらいのサイズで〜4,000通ほどを毎時高速処理できるものが中堅モデルにあたります。

ダイレクトマーケティングに力を入れておりDMの発送頻度や発送数が多い、毎月数千通以上もの封書を送っているという会社にはうってつけでしょう。

大企業向けの高機能モデル

毎時〜4,000通よりも高速で処理できるインサーターが欲しいという場合には、大企業向けの高機能モデルのインサーターがおすすめでしょう。複合機複数台ほどのサイズにはなるものの、毎時5,000通以上の高速処理が可能なのが高機能モデルの特徴。

エントリーモデルや中堅モデルより、封入できる書類・封筒のサイズのバリエーションも増える点が魅力でしょう。高機能モデルの中には、書類のみならずパンフレットや小冊子ほどのものであっても封入できるものもあるようです。 

インサーターの導入にかかる費用

インサーターによって封入作業を非常に効率化できるのはわかりましたが、インサーターを導入するのにはどのくらいの費用が必要なのかもあわせて確認していきましょう。

インサーターは、複合機などと同様にリースやレンタルで提供されていることも多く、その場合は1台〜数万円／月ほどでリースやレンタルが可能とされています。購入となるとほとんどが中古購入となりますが、エントリーモデル〜中堅モデルの卓上タイプのものであれば〜10万円前後が相場。より高機能で大型なモデルとなると、中古であっても50万円以上はするでしょう。

インサーターを導入するメリット

導入には多くのコストがかかるインサーターですが、コストを割いてインサーターを導入することでどのようなメリットがあるのでしょうか。インサーターを導入するメリットを確認していきましょう。

封入作業を効率化できる

インサーターを導入することによって、封入作業を効率化することができるのは大きなメリットの1つです。

封筒のサイズにあわせて書類を折る、封筒に入れる、のり付けするという作業は、作業の難易度が高いわけではありませんが、数多くこなすとなると非常に手間のかかる作業です。1,000通ほどの封入でも7時間程度はかかってしまうので、その分人員がとられて人件費もかさみ、より重要な業務に手が回らないという状況にもなりかねません。

しかしインサーターであれば、書類を折って封筒に入れ、のり付けするまでをまとめて自動化できるため、大幅に作業を効率化させることができます。

ヒューマンエラーを減らすことができる

インサーターを導入することで、ヒューマンエラーを減らすことも可能です。

インサーターの動作はコンピューターによって制御されているため、封入作業中に2枚入れるところを誤って3枚入れてしまう、あるいは2枚入れなければならなかったところを1枚しか入れていないなどといったミスが起こりません。数多くの封入作業を人々の手で行なっていれば、数をこなす内にミスが起こってしまうのも無理はありません。

しかし、書類のミスは会社のイメージや信頼にもつながりかねないので、ミスなく処理できるようインサーターを導入するべきでしょう。

セキュリティ対策にもなる

インサーターを導入することによって、セキュリティ対策にもなるのはうれしいメリットです。個人情報保護法のもと、書類の郵送や文書管理におけるセキュリティ対策は非常に慎重に行わなければなりません。

特にビジネスにおいては、セキュリティに関する何かしらのトラブルが1度でも起こってしまうと、信用問題へとつながってしまいます。そのような事態を防ぐためにも、QRコードやバーコードなどで書類を管理でき、誤封入や誤発送、個人情報の露漏えいなどを防止可能なインサーターを導入しておくと安心でしょう。

インサーターを導入するデメリット

インサーターを導入することは、メリットだけではありません。いくつかのデメリットも存在するので、導入を決断する前にデメリットについても把握しておきましょう。

インサーターの購入にコストがかかる

インサーターを導入するためには、多額のコストが必要となるのは大きなデメリットです。インサーターの導入にかかる費用については先にも説明していますが、高機能モデルであれば中古であっても数十万円以上の導入コストがかかってしまいます。小型のエントリーモデルであっても、中古で10万円ほどです。

毎時数千通の書類を封入でき、封入作業の大幅な効率化に貢献するのは間違いありませんが、書類の封入だけを任せる機械に多額のコストを投じるのは躊躇われるという場合もあるでしょう。

操作に慣れるまでは時間がかかる

インサーターを導入したとしても、操作に慣れるまでには時間がかかってしまうかもしれないというポイントは、デメリットの1つです。これまで書類の封入作業はすべて手作業で行なっており、あまり機械を操作することには慣れていないという職場・従業員の場合、インサーターを導入しても使いこなせるまでに多くの時間がかかってしまうかもしれません。

最近ではタッチパネル式で操作しやすいインサーターも増えてきましたが、使いやすさはメーカーや機種によって大きく左右されるので、万が一操作が難しい場合にはなかなか効率化につながらないかもしれません。

設置場所を用意しなければならない

インサーターを導入するには、設置場所を確保しなければならないのもデメリットかもしれません。

エントリーモデルや中堅モデルであれば卓上タイプのものもありますが、より高機能で処理能力の高いものを導入したい場合には、複合機ほどの大きさ、あるいはそれ以上大きな機械をオフィスに設置することとなります。なかなか大きな機械なので、設置場所を確保するのが難しく、オフィスレイアウトに悩まされるということもあるでしょう。

まとめ：効率化・コストダウンを目指すなら請求書システムがおすすめ

ここまでインサーターによってどれほど封入作業を効率化できるか説明してきましたが、請求書などの送付においてさらに効率化・コストダウンを目指すのであれば、請求書システムがおすすめです。

最近ではクラウド上で利用できる請求書システムが多くリリースされており、電子請求書によるやりとりもスタンダード化しつつあります。電子請求書を活用する請求書システムであれば、書類を印刷する手間やコスト、書類を折って封筒に入れてのり付けするという手間などをまとめてカットできるため、多くの企業が請求書システムの導入に踏み切っているのです。

インサーターのように設置場所に困ることもなく、ハード代に数十万円かかることもないため、コストや手間をまとめてカットしたい場合にもおすすめです。

とはいえ、数ある請求書システムを比較して自社のニーズに合ったものを選ぶのは大変です。「まず候補を絞りたい」という担当者はぜひPRONIアイミツを活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った請求書システムが分かる診断（無料）ができます。