画面共有機能つきのWeb会議システム7選

目次
• 画面共有機能とは
• Web会議システムのメリット
• 【比較表】画面共有機能つきのWeb会議システム
• 画面共有機能つきのWeb会議システムおすすめ4選
• 営業・商談向けの画面共有機能を持つWeb会議システム3選
• Web会議システムの選び方4つのポイント
• まとめ：自社にぴったりのWeb会議システムを選ぼう

画面共有機能とは

画面共有機能とは、その名の通り今表示している画面を共有できる機能のこと。例えば自分のパソコンの画面にプレゼンテーションのスライドを映し出している場合、webミーティングに参加している他のユーザーの画面にも、プレゼンテーションのスライドが映し出されます。資料のアップロードや書き込みのできる資料共有機能とは異なり、スライド画面の編集などは行えません。

Web会議システムのメリット

ここからは、Web会議システムを導入するとどのようなメリットがあるのかをチェックしていきましょう。

Web会議システムを導入するメリットとして1つ目にあげられるのが、交通費や移動に使う時間を節約できるということ。

例えば、都内の貸し会議スペースにてミーティングを行うという場合、わざわざそこまで行くために時間を割かなければならず、交通費もかかってしまいます。自社の会議室でミーティングを行うという場合でも、外部の人が参加する場合にはわざわざ来てもらわなければなりません。

しかしWeb会議システムを導入しておけば、場所を選ばずすぐに会議を始められるので、時間もコストも抑えることが可能です。

Web会議システムを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、資料の配布も簡単に行えるということ。

実際に対面でミーティングを行なっている場合、資料を一部ずつコピーし、1人ひとりに配るといった作業が必要になる場合があります。これでは印刷代も手間もかかってしまうでしょう。

しかし、Web会議システムの中でも画面共有機能が搭載されているものを導入しておけば、資料を視聴者の画面に一斉に映し出すことが可能です。資料をわざわざ用意する手間が省けるため、非常に楽でしょう。

画面共有機能が搭載されてなくとも、Web会議システムであれば資料を電子ファイルで配布することもできます。

Web会議システムを導入するメリットとして3つ目にあげられるのが、意思決定がスピーディになるということ。

対面形式で会議を行う場合には、「Aさんは仕事の都合でその時間は出席できない」、「Bさんはその日出張中なので違う日にしなければならない」など、さまざまな都合が関係して迅速に会議を行えないこともあります。参加者が多ければ多いほどそれぞれの事情を考慮する必要があり、スケジューリングに手間取るでしょう。

しかしWeb会議システムを導入しておくとより柔軟性が高まるため、インターネット回線が利用できる環境であれば、いつでも会議に参加することができます。スケジューリングが大幅に楽になり、意思決定までの速さも上がるはずです。

【比較表】画面共有機能つきのWeb会議システム

ここからは実際に、画面共有機能つきのWeb会議システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

画面共有機能つきのWeb会議システムおすすめ4選

はじめに、画面共有システムの中でも特におすすめなWeb会議システムを紹介していきます。

営業・商談向けの画面共有機能を持つWeb会議システム3選

ここからは、営業・商談向けの画面共有機能を持つWeb会議システム3選を紹介していきます。

Web会議システムの選び方4つのポイント

ここからは、Web会議システムを選ぶ際に注意しておきたいポイントを4つにまとめて紹介していきます。

Web会議システムを選ぶ際には、通信が安定しているのか、通話品質は高いのかなどをまずはじめに確認しておきましょう。せっかくWeb会議システムを導入しても、「通信が不安定でなかなか会議を開けない」、「ノイズが入ってしまい、クライアントの話をよく聞き取れない」という状況になってしまえば意味がありません。安定した通信状況で、なおかつクリアな音声で会話できなければ非常にストレスです。事前に無料トライアルなどを利用し、通信や通話品質に問題はないのか忘れずにチェックしておきましょう。

Web会議システムを利用するにあたって、気になるのがセキュリティ面です。ミーティングや商談においては非常に重要な内容をやり取りするため、万が一情報漏洩などがあれば企業の信用問題にもつながってしまいます。Web会議システムを開発・提供している会社はプライバシーマークを取得しているのか、ISO27001／ISMS認証などを取得しているのか、通信は暗号化されるか、安全なデータセンターで管理されているのかなど、セキュリティに関するさまざまな事項を確認しておきましょう。

Web会議システムを利用する際、誰でも気軽に利用できるかどうかというのが非常に重要なポイントです。Web会議システムを利用するのは、すでにそのシステムに慣れている社内の人間だけではありません。外部のスタッフやクライアントなども招待する機会が多いはずです。そのため、そのシステムの使用経験がない人であっても、抵抗なく会議に参加できるようなシステムを選ぶ必要があります。

数あるWeb会議システムの中でも、主催者がURLを送り、招待された人はそれをクリックするだけで会議に参加できるのがベストです。アカウントの発行やメールアドレスの登録がいらないものがいいでしょう。

Web会議システムを導入する際は、同時に通話できる人数が何人なのかも確認しておかなければなりません。対応人数はシステムによってバラバラで、〜4名ほどまでの少人数を推奨しているものもあれば、1万名までの大規模セミナーレベルまで対応しているものもあります。特に無料で利用できるものは人数制限が厳しいことが多いため、導入前に対応人数の確認を忘れないようにしましょう。

大人数のミーティングよりも、商談などにおける利用がメインになりそうという場合には、対応人数はあまり気にしなくてもいいかもしれません。

まとめ：自社にぴったりのWeb会議システムを選ぼう

今回は、Web会議システムの中でも画面共有機能が搭載されているものをまとめて紹介してきました。無料で始められるものや、対応人数の多さが魅力のもの、オンライン商談向けのものなど、Web会議システムと言っても特徴はさまざまです。システムの選定に移る前に、どのような機能が必要か、対応人数、予算を社内で整理しておくと、よりスムーズにシステムを導入できるでしょう。