人事評価シートとは？書き方のコツや業種別のポイントを徹底解説
人事評価は従業員の等級・報酬を決める重要な制度です。公平で透明性のある明確な評価には、人事評価シートの活用をおすすめします。今回は、人事評価シートの書き方のコツや業種別のポイントについて詳しくご紹介します。
人事評価シートとは
人事評価シートとは社員の業績・意欲・能力などの評価項目を記載したシートのことです。人事評価シートの項目は一様ではなく「期待する効果」「評価の目的」によって変わり、業界・業種ごとに盛り込むべき項目も異なります。
人事評価シートの内容は会社によってさまざまですが、実情に即した適切な評価項目を設定することで、評価の質向上、従業員の成長が期待されます。また、客観的な評価項目が明らかになることで公平さも保たれるでしょう。しかし、誰もが納得する内容の評価シートを作ることは簡単ではありません。そのため、自社に合う人事評価シートを作るにもノウハウが必要です。
人事評価シートを活用するメリット
ここからは、人事評価シートの活用するメリットについて紹介します。人事評価シートを導入するとどのような効果があるのでしょうか？
従業員の成長促進
人事評価シートを作ると評価項目が明確になるため、会社がどのようなスキル・成果を評価するのか見える化されます。事前に評価項目が分かっていれば、何を努力すれば良いのか分かるため、自発的な行動につなげることが可能です。また、会社の期待する成果を最短で上げられるようになるでしょう。
評価項目が分からなければ、従業員はどのような能力が求められているか分からないため、向上心を持って仕事に取り組んでも会社の狙いとミスマッチを起こす可能性があります。
評価の公平性維持
人事評価は常に公平でなければなりません。評価方法が分かりにくかったり、評価方法が統一されていなかったりすると安心して評価を受けられないでしょう。特に低評価を受けたときに不公平感を抱きます。また、評価する側も基準がなければ主観的な判断をしてしまう恐れがあるでしょう。
評価を受ける側が納得できない場合は不満につながり、モチベーション低下や離職の原因となります。人事評価シートがあれば評価項目が明らかにされるため、透明性の確保につながり、評価の公平さを維持しやすくなるでしょう。
評価の品質保持
人事評価シートを作成することで評価の品質保持も担保されます。人事評価にも品質はあり、評価項目が不明瞭であるほか、内容が曖昧な場合は高品質とは言えません。同じ仕事をしてもAさんは高評価、Bさんは低評価とばらつきがでる恐れもあります。
分かりにくい評価基準は従業員の不満につながるだけでなく、評価そのものに対する信頼性を損ねることになります。評価後の行動変容も期待できません。そのため、人事評価は常に高品質であることが求められます。
組織の文化形成
人事評価シートを活用することで、会社や組織の文化形成につながることもメリットのひとつです。組織の評価基準や評価結果を具体的に伝えられる機会となるため、従業員が組織の方針や文化を理解するきっかけとなるでしょう。組織としての文化を形成したいと考えている方は導入をおすすめします。
人事評価シートの書き方で注意しておきたい5つのこと
ここからは、人事評価シートを作る際の注意点について紹介します。実際に人事評価シートを作る際は、次に紹介する5つのポイントを押さえてください。
3つの評価要素をきちんと押さえる
人事評価シートを書く際は次の3つの評価要素をきちんと押さえることが肝心です。
業績基準：業績基準は従業員が目標に対してどれだけの業績を上げたかを評価するものです。業績基準の評価対象になるのはあくまでも結果のみで、プロセスに対しての評価は行いません。評価を書く際のポイントは業績の数字を基にする点です。
能力基準：能力基準は能力を業務に反映できているのかを評価するものです。企画力、対応力、解決力など自分の能力が業務にどのような影響を与え、どのような効果が生じたかを具体的に記載します。
情意基準：情意基準は日々の業務への取り組み意欲を評価するものです。積極性、団結性、勤務態度を評価します。主観が入りやすい部分なので、できるだけ客観性を意識して書くのがポイントです。
客観的に把握し具体的な数字で伝える
人事評価シートにはさまざまな評価項目がありますが、できるだけ客観的に把握し具体的な数字で伝えることが大切です。「良くできた」という評価では何がどれだけ達成できたのか分かりません。例えば目標金額に対してどれだけの売り上げを達成したかなど、具体的な数字があると見る人にもダイレクトに伝わります。
数値化できない場合も、やみくもに評価をつけても根拠がないものは受け入れられませんが、客観性を意識することで説得力が生じます。定量的な効果を実証しにくい場合は、周囲に対する影響力などを根拠に評価をつけるなど、客観的事実を交えて伝えるのがポイントです。
達成条件を明確にする
人事評価で難しいのは定量化できない業務です。特に評価者と評価される側で、目標とするゴール設定が異なっているときに、評価を巡って認識の違いが生じやすくなります。
評価基準の齟齬を生じさせないために、定量的な成果を示せない業務については、達成条件を明確にすることが肝心です。そうすることで評価基準が曖昧だと思われたり、主観的に評価されていたりするという不満を解消することができるでしょう。
部下が記入する場合は失敗点や改善点も隠さない
人事評価シートを部下が記入する場合、失敗点や改善点も隠さないのがポイントです。失敗について記載すると「評価を下げられるのでは？」と恐れる余り、つい隠しがちです。しかし、人事評価シートに失敗の原因や改善点を書くことで「失敗を今後の成長につなげよう」と考えていると、むしろプラスの評価を得られます。
また、自己評価で失敗に言及する際も「目標達成はできなかったが、営業活動を積極的に行ったことにより人脈・ビジネスチャンスの拡大につながった」などプロセスを強調するなど、将来への期待を感じさせる内容にすることが大切です。
部下が記入する場合はポジティブな表現を心がける
人事評価シートを部下が記入する場合は、できるだけポジティブな表現を心がけましょう。自己評価を求められると、謙遜のあまり控え目になりがちです。しかし余りにもネガティブな印象を与えてしまうと、意欲がないという印象を与えてしまう恐れがあります。
失敗などネガティブな内容であっても、常に意欲を感じさせる内容に仕上げることが大切です。また自己評価を控えめにすることも問題で、上司は自己申告を基に評価を下すため自己評価を3にすれば評価は2～4の辺りに落ち着きます。申告を4にすれば評価を3～5になるため、できるだけ有利な評価を得られるよう人事評価シートに記載するようにしましょう。
業種別に見る人事評価シートの記入例
人事評価シートは業界によって記載するポイントが異なります。そこでここからは、それぞれの業界別に人事評価シートの記入例を詳しくお伝えします。
医療職・看護職の場合
医療職・看護職の人事評価シートでは定量的な目標などを設定できないため、取り組みに対しての評価が中心になります。実際の記載例を紹介します。
上司：苦手な採血を補助なくできるようになったのは評価できる。しかし、患者さんに対して発言が不用意になることもあり、その点に気を付ければ、相手に寄り添った対応ができるようになると思われる。
部下：苦手意識を持つことなく採血ができるようになり、自身の技術が向上したと考える。しかし、業務のなかで患者さんに対し配慮に欠ける発言をしてしまうことがあるため、今後は患者さんの立場に立った看護ができるようにしたい。
介護職の場合
介護職の人事評価シートでは被介護者への接し方、入所者家族への接遇などに焦点をあてながら評価をします。また評価される側は自身のスキルをどの様に業務に反映させたかを記載します。記入例を紹介します。
上司：多忙ながらも日々丁寧に業務に取り組んでおり、危険個所の改善など課題解決に取り組む姿勢は高く評価できる。ご家族の要望にも応えており、感謝の言葉を伝えられている。今後も変わらぬ接遇を期待したい。
部下：入所者の安全に気を配り危険個所の確認点検、褥瘡の恐れのある入所者にはより多く接し、発生防止に努めている。ご家族へは快活に接し生活の様子を伝えるようにしている。
技術職の場合
技術職価の人事評価シートも定量的な数値での評価が難しいため、技術を通じ会社へどのように貢献したのかを評価します。具体的な記載例を紹介します。
上司：製造の各段階でミス発生が目立ったが、製造過程の検証によりミス発生を50％低減させた。業務効率化に大きく貢献したことは高く評価する。これからは関係部門と連携して新製品の開発にも取り組んで欲しい。
部下：製造の各段階でミスが多発したため、中間製造工程を設置しミスの発生率を半減させることができた。会社全体の業務効率化に貢献できた。
営業職の場合
営業職の人事評価シートでは営業成績もさることながら、日々の取り組みについても評価します。ここでは建設業の営業職の記載事例を紹介します。
上司：自社物件の売り込みにおいて、前年同期比120％を達成した。新規顧客開拓にも意欲的に取り組んでおり、自社方針を理解している。
部下：自社物件の売込みで前年同期比120％を達成できた。また、新規顧客獲得、既存客の顧客満足度向上でも会社に貢献できた。
事務職の場合
事務職の人事評価シートも数値で評価するのは難しいため、日々の業務のスピードアップなど仕事ぶり細かく観察することが必要です。業務に対する積極性も反映すべきです。記載例を紹介します。
上司：エクセルの活用により単純業務を大幅に効率化し、業務のスピードアップを実現したことは評価に値する。また、業務マニュアルを整備したことで異動の際もスムーズな引継ぎができるようになった。今後も引き続き創意工夫して業務に当たって欲しい。
部下：エクセルの活用によりルーティンワークの効率化に成功した。マニュアル整備により異動・新規採用者に対して引継ぎがスムーズに行えるようになった。
保育士の場合
保育士の人事評価シートでは日々の取り組みを評価します。主に園児、保護者への対応、保育所内の環境整備への取り組みを中心に記載します。実際の記入例です。
上司：散歩時の危険解消のため園児を観察・注意するなど、率先して役割を果たした。また園児への積極的な声掛けなど、広い視野で業務に取り組んでいることは評価に値する。今後もその調子で業務に当たって欲しい。
部下：散歩時の見守りや注意など事故防止に努めた。また、元気のない園児に積極的に声掛けをしている。保護者へも園児の様子を丁寧に伝えている。
人事評価システムを導入するとより効果的
人事評価シートを作ると、従業員の成長促進、評価の公平性維持、評価の品質維持などさまざまなメリットがあります。しかし人事評価シートの質が低いと公平性が保たれず、従業員のモチベーションを低下させることになります。
人事評価シートを作る際は、できるだけ客観的な評価が反映されるような内容にしなければなりません。もし、人事評価シートの作成が難しいという場合は、人事評価システムの導入も視野に入れることをおすすめします。
人事評価システムがあれば、明確な評価設定、複雑な人事評価業務の自動化ができるほか、評価の公平さも担保されます。人事評価業務を負担に感じている場合は、検討してみてはいかがでしょうか。
まとめ
この記事では、人事評価シートの書き方のコツや業種別のポイントを解説してきました。人事評価は社員の人材育成、適材適所、待遇決定で重要な役割を果たします。
適正な人事評価を行うためには人事評価シートの活用をおすすめしますが、作成には知識・スキルが必要です。もし、人事評価シートの活用やシステムの導入でお悩みならPRONIアイミツにご相談ください。ご要望を丁寧にお伺いした上で、解決策をご提案させていただきます。
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