「invoiceAgent TransPrint（インボイスエージェントトランスプリント）」の評判と実態

目次
• ＜総評＞invoiceAgent TransPrintは紙と電子化を併用できるサービス
• invoiceAgent TransPrintの7つのメリット
• 徹底調査で分かったinvoiceAgent TransPrintがおすすめの人・会社
• invoiceAgent TransPrintの料金プラン
• invoiceAgent TransPrintの導入実績・効果
• まとめ

＜総評＞invoiceAgent TransPrintは紙と電子化を併用できるサービス

invoiceAgent TransPrintは、東京都港区に本社を構えるウイングアーク１ｓｔ株式会社が提供している請求書システムサービスです。invoiceAgent TransPrintのような請求書システムサービスは数多くありますが、「どうしても紙ベースで必要な請求書がある」「完全電子化は不安がある」という悩みを持った方も多いものです。その点invoiceAgent TransPrintは、紙ベースの請求書と電子化された請求書をどちらも使うことができる、いわば「ハイブリット型」の請求書システムサービス。

これまで使用していた紙ベースの請求書やエクセルファイルなどのデータをPDF化することによって一元管理することも可能になります。
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invoiceAgent TransPrintの7つのメリット

紹介したような特徴がある「invoiceAgent TransPrint」ですが、活用することで次のようなメリットがあります。

請求書の作成や発行の手間を減らしたいと思っても、取引先によっては紙ベースの請求書でないと受け取ってもらえないこともあるでしょう。

請求書システムサービスのinvoiceAgent TransPrintは、請求書をウェブ配信するか郵送するかを取引先に合わせて選ぶことができます。
電子化できる部分は電子化して郵送にかかる費用と手間を賢く削減し、必要な部分は紙ベースの請求書を残すことができるので、段階的な電子化が可能です。

請求書を送付するためには、データの作成、プリントアウト、宛名の作成、封入、発送といった数多くの工程が必要です。紙ベースの請求書を取り扱っている場合、社員が請求書の送付に費やしている時間は、毎月かなりのものになるでしょう。

請求書システムサービスのinvoiceAgent TransPrintを活用することでプリントアウトから発送までの手順が不要になるため、空いた時間を他の業務に回すことができるようになるでしょう。また、郵送代も削減することができます。

invoiceAgent TransPrintのような請求書システムサービスは、自社だけではなく取引先にも数々のメリットがあります。

発行された請求書を専用のウェブサイトからダウンロードできるので、郵送よりも早く処理することが可能です。また、請求書の発行履歴がウェブ上に残るため、紛失の心配もありません。さらに、請求書が発行済かどうかも一目瞭然なので、未発行のまま確認が漏れてしまうこともなく、すぐに催促の連絡をすることもできます。

請求書システムサービスを導入すれば請求書の発送をスムーズに行うことができますが、これまで使用していたシステムの改修が必要になる場合は企業にとって大きな負担に。

その点invoiceAgent TransPrintは、請求書をプリントアウトする工程をデータをPDF化するという工程に変えるだけで導入することができるので、企業へ負担をかけることなく電子化できます。また、ファイル分割やレイアウト変更、現在使用している帳票を踏襲することも簡単に行うことが可能です。

請求書は数が増えると仕分け作業に時間がかかります。特に月末になると多くの社員が請求書対応に追われることになる会社も多いのではないでしょうか。

invoiceAgent TransPrintは、面倒な請求書の仕分け作業を自動化することができます。PDF化された請求書に記載されている内容や日付、プロパティ情報なとを読み取り、指定のフォルダに請求書を自動で振り分けることが可能です。

また、メールでPDFデータを自動送信する機能もあり、フォルダ毎に送信先とメールの本文を設定することも可能。請求書をPDF化するだけで毎月の請求書の送信作業が完了します。

請求書システムサービスを導入すると郵送の代わりにメールを送信する作業が発生することが多くあります。

しかし、invoiceAgent TransPrintの場合は取り込んだ請求書のデータを自動で振り分け、フォルダ毎にメール本文のテンプレートと配信するタイミングを設定することが可能。毎月のルーティン作業は必要ありません。
また、請求書を配信した後に一定期間ダウンロードされない場合にリマインドする機能も搭載されているので、見落としを防ぐこともできます。

invoiceAgent TransPrintは、サービスを導入している企業から取引先への一方通行だけではなく、双方向のコミュニケーションができる点も大きな特徴です。

invoiceAgent TransPrintを経由して請求書を受け取った取引先は、invoiceAgent TransPrintの利用企業に対してファイルをアップロードし、1,000文字までコメントを入力することができます。

また、invoiceAgent TransPrintの利用企業は管理者画面から請求書が開封されたかどうかを確認することも可能です。

徹底調査で分かったinvoiceAgent TransPrintがおすすめの人・会社

紹介したメリットを踏まえ、「invoiceAgent TransPrint」は一体どんな人・会社が使うべきなのか、具体的にお伝えします。

2020年3月頃からテレワークの需要が急激に高まっていますが、請求書の発送作業はテレワークを推進するにあたって大きな壁となっています。さらに、「今すぐテレワークに対応しなければならない」という企業にとっては、請求書システムサービスの申し込みから運用開始までのスピードも重要視するべきポイントでしょう。

invoiceAgent TransPrintは、早い・安い・簡単がモットーで、既存のシステムを改修する必要はありません。また、これまで紙にプリントアウトしていた請求書をPDF化するだけで済む点も大きなメリットと言えるでしょう。

開発不要で導入可能という点で他のサービスと一線を画し、今まさに求められている請求書システムサービスではないでしょうか。

請求書や納品書の送付作業は企業にとって欠かせないものですが、毎月月末になると請求書を発行するためだけに臨時のスタッフを雇い、費用を掛けて請求書を発送するのはもはや時代遅れかもしれません。特に、月末に数々の締め作業に追われる経理部のスタッフにとって、請求書の発送は大きな負担になっていることでしょう。

その点、invoiceAgent TransPrintは紙ベースの請求書が必要なくなるので、印刷・仕分け・封入・発送の手順をすべてカットすることができ、その分他の業務に時間を割り当てることが可能になります。

また、取引先の締め日に合わせて自動で請求書のデータをメール送付することも可能なので、個別対応の手間も大幅に削減することが可能です。

invoiceAgent TransPrintは、単なる「クラウド型請求書サービス」ではありません。請求書以外にも、納品書や検収書といった紙ベースの書類を電子化し、発行業務を自動化できる「クラウド型文書流通サービス」です。

書類の電子化に興味はあるけれど紙で発行しなければならない請求書がある場合や、取引先の要望に応じて紙ベースか電子化を使い分けなければならないといったケースもあるでしょう。

invoiceAgent TransPrintであれば、電子化した書類を取引先によってウェブ配信で届けるのか郵送で届けるのかを選択することができます。
紙ベースの書類を残したい企業や、段階的に文書を電子化していきたい企業にもぴったりのサービスだと言えるでしょう。

invoiceAgent TransPrintの料金プラン

invoiceAgent TransPrint 標準価格は下記のとおりです。

初期費用：80万円
基本料金：6万5,000円/月（配信数1,000通まで）
※価格はすべて税抜です

invoiceAgent TransPrintの導入実績・効果

ここからは実際に「invoiceAgent TransPrint」を導入した企業の例を取り上げ、システム導入後にどんな効果があったのかをお伝えします。

invoiceAgent TransPrintの導入事例ページ （ウイングアーク１ｓｔ株式会社 https://www.wingarc.com/cloud/stp/usecase/index.html 参照）によると、ウイングアーク１ｓｔでは、毎月400～500件ほど継続的に請求書を発行しており、多い月ではその数倍にものぼります。全体の約70%は電子化が完了していましたが、テレワーク対応のために急遽残りの30%も電子化の必要に迫られました。

ところが、残り30%の取引先は紙ベースの請求書を郵送することを希望しており、電子化が難しい状況でした。

そこで、2020年3月末にリリースされたinvoiceAgent TransPrintの郵送サービス（カスタマイズ）を活用することを決定。郵送サービスは、請求書をPDFデータ化して印刷代行会社に共有することによって、印刷代行会社の方で印刷から郵送までの作業を請け負ってくれるサービスです。

紙ベースの請求書が必要だった作業に郵送サービスを組み込むことによって、スピーディーなテレワーク対応を実現することができました。

電子化と郵送のハイブリットはinvoiceAgent TransPrintならではの特徴で、郵送のプロセスも外注化することによって、完全テレワークで請求書の発送業務を完了させることができます。請求書の発送がネックで完全テレワークに切り替えられないと考えている企業にとっては、非常に参考になる事例だと言えるでしょう。

invoiceAgent TransPrintの導入事例ページ （ウイングアーク１ｓｔ株式会社 https://www.wingarc.com/cloud/stp/index.html 参照）によると、invoiceAgent TransPrintを導入した繊維総合商社は4,000件の取引先があり、毎月2万4,000枚の請求書や納品書を発行しています。自社で封入封緘のための機械を保有しているため、基本的にはその機会を用いて発送作業を行い、対応が難しい文書については個別対応を行っていました。

毎月かなりの作業負担があるだけではなく、働き方改革によって郵便物の集荷の頻度が減ったことも、請求書や納品書の電子化を考えるきっかけに。

請求書システムサービスは3社ほど比較検討し、開発が不要で要件を満たしているinvoiceAgent TransPrintの導入を決めました。

導入はとても簡単。invoiceAgent TransPrintは、従来の基幹システムからプリントアウトしていた文書を一括でPDF化すると、取引先別に自動分割して配信することができます。
これほどの作業を開発不要で導入できる請求書システムサービスはinvoiceAgent TransPrintだけでした。さらに、これまで紙ベースの請求書や納品書に付いていたロゴと印章を画像としてデータに融合できたところも大きな魅力に感じたと話します。こちらの対応にも特別な開発は必要ありませんでした。

導入後も取引先から数件問い合わせがありましたが、説明したらすぐに分かってもらうことができて、大きな混乱もなく利用できているとのことです。

まとめ

invoiceAgent TransPrintは、サービスを導入した企業だけではなく取引先にも嬉しいサービスです。取引先はウェブ上で請求書の発行ステイタスを確認し、データをダウンロードするだけではなく、アップロードやメッセージの送信も可能。また、紙ベースの請求書と電子化した請求書をどちらも使用することができる柔軟性もおすすめの理由です。
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