脱はんこ文化のメリット・デメリットを解説！今後は電子化が必要？

目次
• 日本独自とも言えるはんこ文化とは
• 脱はんこ文化の流れは急速に進んでいる
• 脱はんこ文化のメリット
• 脱はんこ文化のデメリット
• 脱はんこ文化を進めるために企業がするべきこと
• まとめ

日本独自とも言えるはんこ文化とは

はんこ文化とは、役所での手続きや企業での書類作成などにおいて、はんこが必須とされている文化のことをいいます。社会人として働いたことがある人や役所に書類を提出したことがある人であれば、様々な場面ではんこを求められたことがあるでしょう。はんこは日本独自の文化で、外国でははんこ自体が存在しません。ほとんどの書類はサインのみで完了します。

はんこを押すことでオフィシャルな書類であることを示せることから、日本では様々な場面ではんこが利用されています。しかし、契約書や請求書・納品書などにはんこが必要であるとは明記されておらず、必要以上にはんこが利用されているという現状があります。

脱はんこ文化の流れは急速に進んでいる

しかしながら昨今、脱はんこの流れが急速に進んでいます。はんこが必要ない電子契約書が拡大したり、これまではんこの押印欄があった書類の見直しが進められたりするなど、はんこの利用頻度が確実に減少しています。脱はんこの現状や背景について紹介します。

はんこは重要書類をよりオフィシャルにする点において、非常に重要な意味を持っていました。しかしながら、はんこがあることで業務スピードが遅くなるという問題を抱えていたのも事実です。例えば、重要な書類を提出したくても、担当者のはんこがないため数日待たなければならない、などの問題が生じていました。

はんこによる問題が顕在化したのは、新型コロナウイルスが日本で拡大し始めた2020年です。多くの企業がテレワークで自宅からの業務を許可する中、はんこを押さなければならないからと出社する人々が大勢いました。今後はテレワークをはじめとした様々な働き方が更に拡大すると考えられますが、はんこは多様な働き方を阻害する場合もあることから、「脱はんこ」も更に速度を上げ進むことが予想できます。

紙契約から電子契約に移行したいとお考えの人は、別記事「電子契約サービスのおすすめを徹底解説」もご確認ください。最新の電子契約サービスについて解説します。

政府もはんこ文化によるデメリットについて認識しており、脱はんこに向けて動いています。2017年には「デジタル・ガバメント実行計画」を発表し、脱はんこを図る方針を発表しています。また、2019年に施行された「働き方改革推進法」において、政府がテレワークをはじめとした多様な働き方を推進し、はんこの廃止を推進しています。

政府による脱はんこが本格化したのは、新型コロナウイルスが拡大中の2020年です。2020年11月に行政手続きにおける認印全廃を発表したことで、役所に提出する書類から押印欄が削除されました。政府が本格的に動き始めたことで、企業等でも脱はんこの流れが加速します。

脱はんこ文化のメリット

現在、急速に進められている脱はんこ文化ですが、脱はんこにはどのようなメリットがあるのでしょうか。詳しく紹介します。

脱はんこによって生産性が向上します。ハンコ文化では、以下のような場面において業務が止まり、生産性を下げていました。

はんこの押印欄がなくなればこれらの場面をなくすことができ、空いた時間を他の作業に回せます。これだけでも大幅な生産性向上につながります。

はんこが必要な書類を扱う場合、以下のような様々なコストが発生します。

1回の利用ではそれほど大きな額ではないとしても、はんこが必要な書類を大量に扱う企業であれば、非常に大きな出費となります。脱はんこが実現できれば、ほとんどの書類がパソコン上で作成および送信できるため、上記に挙げた雑費が発生しません。脱はんこによって、企業にとってコストダウンが実現できるのも大きなメリットといえます。

脱はんこが進むことで、テレワークをはじめとした多様な働き方が可能になります。はんこ文化の企業では、はんこを大量に扱う部署はテレワークに移行できず、従業員から不満が出ることも多かったようです。一方で、書類をネット上でやり取りすることで脱はんこ化し、全従業員のテレワーク化を実現したところもあります。テレワークを採用している企業には優秀な人材が集まりやすいなどの傾向もあるため、テレワークへの移行をスムーズ化でできる脱はんこ文化は、企業にとっても大きなメリットといえるでしょう。

紙の書類の場合、従業員が気をつけていても、紛失や誤った破棄などの問題が発生します。また、従業員が重要書類を間違って自宅に持って帰ってしまう場合もあるでしょう。紙の書類の場合、一部を改ざんして悪用するなど、悪質な不正も起こりえます。一方で、書類をすべて電子化すれば、書類紛失の不安は少なくなるでしょう。もちろん電子データの適切な保管などは重要ですが、紙の書類と比べるとセキュリティが強化できるのもメリットです。

脱はんこにより利用する書類が少なくなれば、利用する紙の量を大幅に減らせます。昨今ではSDGsなどに力を入れる企業の注目度が増しているため、脱はんこにより用紙削減をアピールすれば、他企業や顧客、就職希望者などの評価が高まります。脱はんこで生産性向上やコストダウンを実現しながら、企業の評価も高められるのは大きなメリットといえます。

今後は環境にやさしい企業経営が大きな課題になることから、今のうちに脱はんこで環境への配慮を始めておくことで、政府の様々な施策や補助金事業を活用できる可能性が高まります。

脱はんこ文化のデメリット

一方で、脱はんこを進めるデメリットもあります。企業における脱はんこのデメリットについて紹介します。

脱はんこを進めるには、はんこに代わるシステムを導入する必要があります。現在、はんこを使わずに手続きを進められる方法として注目を集めているのが電子契約サービスです。しかし、電子契約サービスを導入するのには、導入コストや月額使用料などがかかります。簡易な機能のものであれば月額2,000円程度から利用できますが、多くの書類を扱いたい企業やセキュリティや機能にこだわりたい企業であれば、月に数万～数十万円程度の費用が発生します。

脱はんこにより、紙や印刷代などのコストダウンができる一方で、電子契約サービスなどを導入するのに費用がかかるため、よく検討したうえで移行する必要があるでしょう。
関連記事：電子契約サービスの費用相場・料金比較

脱はんこを進めた場合、これまでの業務フローや書類のひな型などを大幅に変更する必要があります。例えば、電子契約サービスの使い方を従業員に説明するだけでもそれなりの時間がかかります。中にはうまく使いこなせず、戸惑う従業員も出てくるでしょう。さらに、電子データの保管場所を整理したり、新規書類の作成したりするのにも時間がかかります。

これまではんこが当たり前だったため、重要書類の電子化を受け入れられない人も出てくるかもしれません。脱はんこを行うためには、事前に様々な準備が必要になることは企業にとってデメリットといえます。

脱はんこ文化を進めるために企業がするべきこと

はんこ文化から脱却することで企業は多くのメリットが享受できます。しかしながら一方で、追加のコストがかかる、業務フローの変更が必要など、企業にとっていくつかの負担も発生します。そのため、脱ハンコ文化を急に進めてしまうと、社内で理解が得られない場合もあるでしょう。脱はんこを進めるためには、以下で紹介するポイントについても検討しつつ、慎重に行うようにしてください。

脱はんこ文化を一方的に進めた場合、従業員からの理解が得られない場合があります。特にはんこを当たり前のように利用してきた中高年世代は、脱はんこに違和感を持つ人も多いでしょう。そのため、脱はんこを行う場合には、社内への説明を丁寧に行い、従業員や管理職への説得を事前に進めておく必要があります。はんこ文化を継続するデメリットや、脱はんこ文化によって期待できるメリットなどを具体的な数値を用いながら説明し、理解を得たうえで進めるとよいでしょう。

電子契約サービスなどを導入して脱はんこを行うといっても、すべてのはんこを除外できるわけではありません。例えば、取引先の企業と書類でやりとりをする場合、相手先がはんこを要求した場合には、それに応じる必要があります。そのため、脱はんこ化を進める際には、どの書類が脱はんこ化できるかを明確に示しておくとよいでしょう。例えば、法律ではんこが必要と記載されていない書類については、押印欄自体を削除できます。同時に、脱はんこ化した新しい書類の原本作成を行うなど、できる限りの準備を事前に進めておくとよいでしょう。

脱はんこ化に対応した電子契約サービスは複数あります。事前にどのサービスを利用するかを決めておくことで、脱はんこをスムーズに進められます。電子契約サービスを選ぶ際には、以下の項目についてよく検討してください。

電子化やペーパーレス化を決定しシステムを導入したら、取引先との契約に使う前に、まずは自社向けの書類で繰り返し練習を行い、慣れておくことが重要です。社内向けのマニュアルを用いて全従業員を対象にした講習を行うとよいでしょう。

電子化やペーパーレス化は、政府が推進していることから、すでに多くの企業が移行しています。しかし、紙の書類とはんこを用いた契約書を好む企業も多いのが現状です。そのため、取引先との調整は早めに進めておく必要があります。例えば、自社の書類を電子化するが問題ないかどうかを確認し、もし電子化書類を受け入れてもらえない場合には継続して紙の書類を用いる必要があります。

まとめ

本記事では、日本におけるはんこ文化の現状と、脱はんこ文化によるメリットやデメリットなどのついて説明しました。脱はんこは企業に様々なメリットがある一方で、スムーズに移行するには従業員や取引先の理解を得ながら丁寧に進める必要があります。

脱はんこ文化を進めるには、電子契約システムの導入がおすすめ。すでに多くの企業で脱はんこを達成した実績もあるため、安心して導入できるでしょう。電子契約システムの詳細を知りたい方は、別記事「電子契約システムのおすすめを徹底解説」をご参照ください。