工事台帳とは？作成する目的・方法やおすすめのツールまで紹介【2024年最新版】

目次
• 工事台帳とは
• 工事管理において工事台帳を作成する目的
• 工事台帳への記載が必要な項目
• 工事台帳を作成する方法
• 専用ツールを使って工事台帳を作成するメリット
• 工事台帳の管理におすすめの施工管理システム・アプリ
• まとめ

工事台帳とは

工事台帳とは、工事現場ごとの取引内容が詳細に記された台帳のことです。工事では多くの人の稼働や材料の調達などによるお金のやりとりが発生するため、1つひとつを記憶しておくのは現実的とはいえません。工事台帳には各取引の内容を項目別に記載するので、お金の流れを把握するのに役立てられています。
また、工事現場の中には「工事原価台帳」「工事原価管理台帳」という言葉が用いられることもありますが、基本的にはすべて工事台帳と意味は変わりません。建設業は高額な取引が多いこともあり、経理の対応方法が一般企業とは異なります。そのため、ほかの業界から建設業の経理担当者になった人がその違いに戸惑うことも少なくないようです。

工事管理において工事台帳を作成する目的

工事台帳を作成する目的としては、以下の3つがあげられます。

適切な費用を把握するため

工事台帳は「工事にかかった費用」を把握する上で重要な存在です。工事費用の把握は会社の利益率の計算や、工事を通じた収支を確認する上で必要となります。受注が多いのはいいことですが、「すべての案件が利益に直結する」あるいは「同じ利益率である」とは限りません。
工事にかかる費用を計算した上で「どの案件がもっとも利益につながるのか」や「この案件は利益を生むのか」を把握できなければ、ビジネスを成長させることは困難でしょう。

経営事項審査で提出するため

工事台帳は「経営事項審査」にあたって提出が求められる帳票です。経営事項審査とは、公共工事を請け負う上で受けることが建築業法によって定められた審査のことで、客観的な立場から経営状況や企業規模、技術力などを評価するのが目的とされています。工事台帳を作成しなければ公共事業への参入が事実上不可となるため、必ず作成しなければなりません。
民間案件を請け負うのには必要ない審査ですが、大規模な案件への参画を目指す場合は避けて通れないものだといえます。

税務調査に対応するため

税務調査の対象となった場合にも、工事台帳が必要です。建設業はほかの業界と比較して取引金額が大きいことから、税務調査の対象になりやすいといわれています。税務調査にあたっては工事台帳の提出は義務づけられていないものの、案件ごとの進捗状況や経費、売り上げなどにお金の流れがきちんと記載された工事台帳は調査官から好印象を抱かれやすくなるかもしれません。

工事台帳への記載が必要な項目

つづいては、工事台帳に記載が求められる項目について解説します。工事台帳の項目は同じ言葉であっても他業界とは意味が異なることもあるので、経理担当者であっても注意が必要です。

材料費

材料費は工事で使用する材料の調達にかかった費用を指します。単体での仕入額はもちろん、材料を輸送するのにかかった配送費用も材料費に含まれます。「資材の額を記入すればいい」というものではないので注意しましょう。

労務費

労務費は工事に携わる従業員のへ支払う費用を指すものです。基本給はもちろん、交通費や各種手当て、賞与なども労務費に該当します。正社員だけでなくアルバイトやパートなど雇用形態を問わず、工事に関係する人材の給与が労務費となります。
ただし、工事に関係のない部門・職種の従業員の給与は労務費に含まないこともあるので注意が必要です。

外注費

外注費とは、工事にあったって下請け企業や個人事業主へ業務を委託した際に支払う費用を指します。建設業界では下請け企業への業務を委託するケースも多く、外注費の割合が大きくなる傾向にあります。
工事に関わる自社の従業員へ支払う給与は労務費ですが、下請け企業に支払う費用は外注費になることを覚えておきましょう。

経費

材料費と労務費、外注費に該当しないものは経費として扱われます。実際の工事現場ではこの3つに当てはまらない費用も多く発生しますが、工事に関する費用はすべて工事台帳へ記載しなければなりません。たとえば重機のレンタル費用や工事現場の光熱費、事務用品の購入などが経費として認められます。そのほかにも、事務作業を担当する従業員の給与も経費に該当します。

工事台帳を作成する方法

工事台帳は各案件の取引を詳細に記載するものですが、作成方法は大きくわけて「手書き」と「エクセル」「専用ツール」3種に分けられます。ここからは、それぞれの方法の特徴やメリットについて解説します。

手書き

もっとも取り組みやすい工事台帳の作成方法としてあげられるのが手書きです。用紙と筆記用具があればすぐに取りかかれるのがメリットで、工事台帳に必要な項目やフォーマットを把握していれば工事台帳を作成できます。
しかし、デジタル化が加速する中で手書きの工事台帳は不便が多いのも事実です。手書きで工事台帳を作成するには多くの時間を要するだけでなく、記入漏れや記入ミスの発生や紛失のリスクが大きくなります。さらに手書きの工事台帳は情報共有が難しく、共有するためには紙面のスキャンや撮影、原本の持参などが必要となるため、データ活用の障壁となる可能性も否定できません。

エクセル

工事台帳はエクセルでも作成することができます。エクセルは多くの企業で導入されている表計算ソフトであるため、追加費用なく利用できるのが大きなメリットです。操作に慣れた従業員も多いと考えられるので、手書きと比較するとスピーディーに工事台帳を作成できます。インターネット上で公開されているフォーマットを活用すれば、より簡単に工事台帳の作成が可能です。
一方で、ファイルサーバーなどを使わずにローカル環境にファイルを保存する場合は、作業者が限られてしまうことや最新データがわかりにくくなってしまうデメリットがあります。エクセルで工事台帳を作成する際には、運用・管理に関するルールを定めることが大切だと言えます。

専用ツール

工事台帳の作成方法として、近年大きな注目を集めているのが専用ツールの導入です。施工管理システム・アプリや原価管理システムなどの工事台帳機能を使えば、最小限の手間で工事台帳を作成できます。
クラウド型のサービスならリーズナブルに導入できるだけでなく、リアルタイムでの情報共有も可能です。しかし、利用にあたっては一定のITスキルが求められるため、システムに不慣れな従業員が多い場合は運用保守前に社内研修の実施やマニュアルの整備が必要でしょう。

専用ツールを使って工事台帳を作成するメリット

専用ツールの導入には初期費用や月額費用、研修実施などさまざまな負担もともないますが、それに見合うメリットが期待できるのも事実です。ここからは、専用ツールで工事台帳を作成するメリットについて解説します。

データを一元管理できる

専用ツールを導入すると、さまざまなデータの一元管理が可能になります。手書きやエクセルで作成した工事台帳を共有するには、手渡しやメールへの添付などの手間が生まれますが、専用ツールを使えば手軽にデータへアクセスが可能です。クラウド型の製品ならPCはもちろんスマートフォン、タブレットからの操作や閲覧に対応しているものも多いので、個別連絡や移動する必要なく最新状況を把握できます。工事台帳の情報共有コストを課題視している場合は、専用ツールの活用によって劇的な改善が叶うかもしれません。

ヒューマンエラーが減る

ヒューマンエラーの低減が期待できるのも、専用ツールで工事台帳を作成するメリットの1つです。手書きやエクセルでの作業は1つひとつのデータを入力する必要があり、ミスが生まれる可能性がありました。お金に関する情報は小さなミスが大きな問題に発展する可能性もあり、かといってダブルチェックを実施するのにも負担をともないます。
専用ツールには自動入力機能を備える製品もあり、こうしたミスの発生を根本的に解消することができます。ミスの減少は業務効率化や生産性の向上にも貢献するのではないでしょうか。

作業効率化・コストダウンにつながる

工事台帳の作成は手間のかかる作業であり、かつミスも許されないため負担が大きくなりやすいものです。しかし、専用ツールを導入すれば業務にかかる時間を大幅に短縮できるため、そこに投じていたリソースをほかの重要な業務へ充てられるようになります。
建設業界は人材不足が慢性化しており、人件費も高騰する中で新たな人材を採用するのも簡単ではありません。専用ツールがあれば、人件費を抑えながら業務工数の改善を発火れます。

工事台帳の管理におすすめの施工管理システム・アプリ

工事台帳作成ツールは施工管理システム・アプリの機能として提供されているのが一般的です。しかし、さまざまな特徴・強みを持つ製品から自社に合ったものを探し出すには時間も手間もかかります。そこでここからは、工事台帳の作成・管理におすすめの施工管理システム・アプリを紹介します。

まとめ

この記事では、建設業に欠かせない工事台帳の概要や作成目的、作成メリットを解説するとともに、おすすめの施工管理システム・アプリを紹介してきました。工事台帳の作成は専用ツールの活用がもっとも便利ですが、製品の選定には時間と労力を要するものです。中には「どんなシステムがあるのかわからない」とお悩みの方もいるでしょう。
「PRONIアイミツ」では、施工管理システム・アプリの比較検討に役立つさまざまな情報を掲載しています。製品選びの際にぜひご活用ください。