コミュニケーションツールでおすすめのビジネスチャット4選【比較表付き】

目次
• コミュニケーションツールとは
• メールやLINEとの違いは？
• コミュニケーションツールで何ができる？
• 【比較表】おすすめのコミュニケーションツール
• おすすめのコミュニケーションツール4選
• まとめ

コミュニケーションツールとは

コミュニケーションツールとは、意思や情報などを伝える目的で利用されるSNSやアプリなどのツールのこと。「メールや電話でやり取りするほどではないけど、相手とコミュニケーションを取りたい」。そんなときに気軽に利用できるツールです。

近年では、企業においても電話やメール以外のコミュニケーションツールが使われ始めています。今では当たり前のように、社内SNSやビジネスチャットツールが導入されるようになってきています。

ビジネス向けのコミュニケーションツールは、個人向けSNSツールと同様に、投稿機能やチャット機能、音声通話のような機能を持っています。ビジネスシーンでコミュニケーションツールを利用することにより、円滑・迅速なコミュニケーションが可能。仕事の効率化や生産性の向上にも、効果が見込まれます。

コミュニケーションのためのビジネスチャットツールには、多くの種類があります。それぞれの特長があるため、自社の導入目的に合ったツールを比較し、選択しなくてはなりません。

メールやLINEとの違いは？

メールと比較した場合の一番大きな違いは、リアルタイム性にあります。メールでは送信相手が、いつ読んでくれるのか返信が来るまで分かりません。コミュニケーションツールではチャット機能により、ほぼリアルタイムにやり取りを行うことが可能です。また、複数の人数でやり取りを行うこともできます。メールと比較して、冒頭や文末に定型文を書かないで良いという点も、コミュニケーションツールが使いやすい理由の1つです。

LINEなどのコミュニケーションツールと比較すると、基本的な機能に大きな違いはありません。ビジネス用のコミュニケーションツールも、コンテンツの投稿やチャット、音声通話ができるなどができる点では同じです。しかしビジネス用のコミュニケーションツールは、社内のさまざまな情報を扱います。高度なセキュリティ対策を行っていたり、多彩な管理者機能がついていたりするのが一般的です。

また、充実した機能をサポートした有料プラン。それらが設けられていることも、ビジネス用コミュニケーションツールの特長の一つ。個人用のツールと比較して、このように業務での利用を前提とした機能が提供されていることが、ビジネス向けコミュニケーションツールの特長でしょう。

コミュニケーションツールで何ができる？

コミュニケーションツールは、社内の情報共有を円滑に行うために今や欠かせないツールです。業務の効率化や労働生産性の向上を図りたい方は、必ず導入すべきツールといっても過言ではありません。ここでは、コミュニケーションツールにサポートされている5つの機能について説明します。

社内におけるコミュニケーションに悩んでいる方にオススメなのが、コミュニケーションツールの活用です。では、コミュニケーションツールの導入により、具体的にはどのようなことができるようになるのでしょうか？

職場内でのコミュニケーション不足は、仕事の効率や生産性の低下、職場内でのトラブルにつながる可能性があります。コミュニケーションツールを導入することで、メンバー間で円滑なコミュニケーションや情報共有が可能に。またコミュニケーションツールには、さまざまな機能が搭載。導入前と比較して、手間がかかっていた業務を短時間で行えます。本来やるべき業務に集中し、取り組むことができるでしょう。

社内にはさまざまな部署やプロジェクトなど、仕事をする上でのグループが存在します。コミュニケーションツールにはスケジュールやタスク管理、掲示版、ワークフローなどの機能を装備。各グループのメンバー間で情報を、共有することできます。ただコミュニケーションツールによってはサポートされない機能もありますが、これにより煩雑な業務の効率化が可能です。

例えば、緊急に会議を開きたい場合。各メンバーのスケジュールを、チェックする必要があります。コミュニケーションツールですぐにチェックできるため、スピーディーに会議を開くことが可能です。

また、自分自身やスタッフのタスクを管理することも可能。タスクの漏れやミスがなくなり、仕事の質を高めることにつながります。

コミュニケーションツールでは、デスクトップPCだけでなく、スマホやタブレット端末からもアクセスが可能。出張先からでもスマホやタブレットでWeb会議に参加できるため、会議が開催される本社や支社へ出向く必要がありません。会議に参加するための移動時間や、コストを抑えることができます。

コミュニケーションツールを導入することで、「リモートワーク」が可能になります。導入前と比較すると、在宅勤務やサテライトオフィスでの勤務など、柔軟な働き方に対応可能。例えば、子育てや介護などで自宅を離れられない人も、コミュニケーションをとりながら業務を遂行。会議にも参加することができるようになります。

コミュニケーションツールには、外部アプリと連携できるものがあります。コミュニケーションツールを導入することで、それらの外部アプリと連携。仕事の効率を、格段に向上させることができます。

SFA（営業支援ツール）やCRM（顧客関係管理）などの外部アプリと連携。更新内容を、簡単にチェックできるようになります。リマインド通知を受け取ることもできるため、自分からコミュニケーションツールにアクセスする必要がなく、実に効率的です。カレンダーアプリのスケジュールも同様に、自動で通知。その都度確認する必要がありません。

ビジネス用途のコミュニケーションツールは企業内の重要な情報を扱うため、セキュリティ対策が行われています。中でもコミュニケーションツールや料金プランによっては、さらに高度なセキュリティ対策や管理者機能に対応しているものもあります。

セキュリティ対策では「社外ユーザー制限」「IPアドレス制限」「外部SNS制限」など、高度なユーザー管理機能を利用することが可能。スマホやタブレット端末を盗難・紛失したときのために「遠隔からのデータ削除」に対応しているツールもあります。

管理者機能では「管理者によるユーザーの追加や削除」「ユーザーパスワード変更」などの管理を行うこと可能。情報漏えいなどのリスクを、低減することができます。

【比較表】おすすめのコミュニケーションツール

ここからは実際に、おすすめのコミュニケーションツールを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

おすすめのコミュニケーションツール4選

ここでは、コミュニケーションツールの中でも特に人気の高い4つのツール「Chatwork」「Slack」「LINE WORKS」「Airy」の特長やメリットを比較し、どんな人にオススメかを説明していきます。

まとめ

コミュニケーションツールの基礎知識や機能、そして実際にオススメの4つのコミュニケーションツールについて紹介しました。それぞれのツールに、特長や強みがあることがお分かりいただけたと思います。

コミュニケーションツールを導入することで、社内の円滑なコミュニケーションを実現。仕事を進めていく上での情報共有化などにより、仕事の生産性アップにつなげることができます。