履歴書の保管期間は？保管方法や注意点も紹介

目次
• 応募者から受け取った履歴書の保管期間は？
• 企業が履歴書を保管すべき理由
• 履歴書を管理する方法
• 履歴書の保管に関する注意事項
• 履歴書管理には採用管理システム（ATS）の導入がおすすめ
• 採用管理システム（ATS）を導入するメリット
• まとめ

応募者から受け取った履歴書の保管期間は？

応募者から受け取った履歴書の保管期間は、採用の場合と不採用の場合で異なります。それぞれについて説明します。

応募者を採用した場合には、労働基準法109条で示された個人情報などの保管期間を順守する必要があります。雇用した従業員の履歴書は、勤務中は正しく保管しておくとともに、離職や死亡などで雇用関係が解消された日から3年間は、雇用者に保管義務があります。そのため、従業員の勤務中は確実に保管しておくとともに、従業員が職場から離れた場合にも3年間は保管が必要です。3年たった場合には、機密情報として慎重に取り扱い、適切な方法で処理するようにしましょう。

応募者を不採用にした場合には、上記のように個人情報などの保管の義務はありません。そのため、企業独自のルールに則り処理することが可能です。

しかしながら、応募者が履歴書の返還を求めたり、何かの理由で連絡を取る必要が生じたりする場合もあるため、6ヵ月程度は保管しておく企業が多いようです。また、処理する場合にも個人情報が記載された機密文書として取り扱い、情報が洩れることがないように適切な方法で破棄する必要があります。

企業が履歴書を保管すべき理由

企業が履歴書を保管すべき理由は以下の通りです。

履歴書の保管は法律で定められているため、企業は適切に保管しなければなりません。現在の法律では、雇用関係が解消されたのち3年間は保管の義務があります。ただし、労働基準法は改正が行われることがあり、この3年間という期限を変更する動きも見せているため、年数については最新の情報に当たる必要があります。

履歴書にはさまざまな個人情報が記載されているため、個人情報保護法の対象にもなっています。企業が取得した個人情報は、特定の目的のみにしか利用できないため、採用のために受け取った履歴書は採用活動が終わったら適切に保管しなければなりません。他の従業員の目に入らない鍵付きのロッカーなどに保管しておく必要があります。

応募者を不採用にした場合、履歴書の返却を求められる場合があります。履歴書は個人情報が記載された書類のため、もし提出した個人から返却を求められた場合、返却に応じる企業もあることでしょう。そのため、たとえ不採用にしたとしても、すぐには処分せずに一定期間保管しておくのが一般的です。

応募者のなかには、経歴詐欺を行う人もいます。採用したあとに経歴詐欺が発覚した場合、採用時に利用された履歴書を確認し、実際の経歴と異なる情報が書き込まれていないかどうかを確認します。履歴書は正しい情報を記載することが求められるため、経歴詐欺を行った事実確認の方法として利用できます。

履歴書を管理する方法

履歴書の管理方法には、紙ベースをファイルなどに綴じて保管する方法と、電子化してデータとして保管する方法があります。それぞれの特徴やメリット・デメリットについて紹介します。

提出された紙の履歴書をそのままファイルに保管する方法です。データで提出された場合には印刷をしたあとファイルに保管します。企業の多くが実施している保管方法です。

手軽に実施できる、特別な機器やシステムが必要ないというメリットがある一方で、紛失リスクが高い、保管場所の確保が難しいなどのデメリットもあります。

履歴書を電子データとして保存する方法です。紙ベースで提出された履歴書はスキャナーで取り込んでデータ保存します。

メリットは、保存場所が必要ないこと、紛失が比較的起こりにくいことなどが挙げられます。一方で、スキャナーなどを準備する必要がある、データを保管するフォルダのセキュリティ確保が必要などの課題もあります。

履歴書の保管に関する注意事項

企業が履歴書を取り扱う場合には以下の注意事項も確認し、適切に管理できるようにしましょう。

履歴書の提出を求める場合には、履歴書の取り扱いについて事前に示しておくとよいでしょう。例えば、履歴書は採用活動にのみ利用しそのほかの目的では利用しないこと、提出された履歴書は特段の事情がない限り返却はしないことなどを事前に説明しておくことで、履歴書に関するトラブルを防げます。

履歴書は、上記で紹介したような保管のルールがあります。しかしながら、そのルール内であれば、保管期限は企業にゆだねられます。担当者によって保管期間や保管方法、処分方法がズレることがないように、履歴書の保管や処分に関するマニュアルを作成しておきましょう。これにより、個人の認識ではなく、企業として一定のルールで履歴書を取り扱えます。

履歴書を処分する場合には、紙ベースのものと電子データのものを両方処分するようにしてください。一方のみを処分し、他方を処分し忘れたという事例が多く発生しています。また、このようなトラブルを避けるためにも、履歴書は紙ベースか電子データのどちらで保管するのかを明確に定め、統一のルールのもとで履歴書管理を行うようにしましょう。

履歴書管理には採用管理システム（ATS）の導入がおすすめ

履歴書の管理で問題を抱えている場合には、専用のシステムを導入することで早期に解決できます。例えば、採用管理システム（ATS）には、採用で役立つさまざまな機能が搭載されています。応募者管理の機能も充実しているため、履歴書の電子データを効率的に整理、保管することが可能です。また、ATSには履歴書管理以外にも、採用活動で役立つ機能が搭載されているため、企業の採用を総合的に改善してくれるでしょう。

採用管理システム（ATS）を導入するメリット

企業が採用管理システム（ATS）を導入することで、履歴書の保管に関して以下のようなメリットが期待できます。

従業員の個人データと紐づけて履歴書が保管できるようになるため、やるべきことが明確化されます。また書類を印刷したり、ファイルに綴じたり、保管庫に移動したりする時間も削減されるため、履歴書管理にかかる時間が大幅に削減されます。また、履歴書情報を確認したいときにも、必要な情報がすぐに取り出せます。

採用管理システム（ATS）を利用すれば、履歴書はすべてシステム内に保管できます。履歴書を保管するスペースを準備する必要がなくなるため、履歴書の保管庫を別の目的に利用できます。昨今ではオフィスサイズの縮小を進めている企業も多いため、履歴書保管用のスペースを排除できるのは大きなメリットといえるでしょう。

履歴書を採用管理システムに保管しておくことで、必要な情報をいつでも取り出せます。従業員から自分が提出した履歴書を確認したいといわれた場合、通常の保管方法であれば、鍵を探し、保管庫まで移動し、ファイルを探すなど、さまざまな手間が発生します。

一方でATSであれば、パソコンの前に座ったままシステムを起動し、個人ページを開くだけで履歴書が開けます。必要なときにすぐに履歴書が確認できるのもATSのメリットといえます。

まとめ

本記事では、履歴書を保管する期間やおすすめの保管方法について説明しました。履歴書はルールに則って正しく管理・破棄する必要があることから、企業でマニュアルを作るなどして対応するのが大切です。また、履歴書保管の作業時間を短縮したい、保管スペースを削減したいという方は、採用管理システム（ATS）の導入を検討するとよいでしょう。

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