採用業務を効率化する方法5選！採用業務が複雑化するのはなぜ？

目次
• 採用の効率化が必要な理由とは
• 採用業務の主な流れ
• 採用業務が複雑化する要因
• 採用業務を効率化する方法
• 採用業務の効率化には採用管理システム（ATS）がおすすめ
• まとめ

採用の効率化が必要な理由とは

採用業務の採用の効率化が必要な主な理由は「優秀な人材確保」と「人事担当者の負担軽減」の2つです。

労働人口の減少にともない、多くの企業が優秀な人材の獲得に注力しています。昨今の圧倒的な売り手市場の中で希望の人材を採用するためには、採用活動の質を高めなければなりません。採用活動の効率が悪ければ、優秀な人材は他社を選択してしまうでしょう。採用活動の効率化は厳しい状況下での優秀な人材確保につながるため、事業の成長の重要な要素といっても過言ではありません。

採用支援の作成から選考にいたるまで、採用業務は多岐にわたります。求人の開始から採用までには書類選考や面接が必要となるため、そのための日程調整や結果の連絡などにも対応しなければなりません。想定を超える応募があった場合は業務負担が膨らみ、リソース不足に陥ることもあるでしょう。こうした際の採用担当者の業務負担を軽減させるためにも、採用活動の効率化は大きな役割を担います。

採用業務の主な流れ

採用業務は「採用支援の作成」「母集団形成」「選考」「内定者フォロー」「受け入れ」の流れで進められます。ここからは、各ステップについて解説します。

採用活動の最初のステップである「採用支援」の作成では、主に次の5つを決定します。

これらを計画段階まで詳細に検討し、内容を資料にまとめます。

続いては、自社の求人に対して興味・関心を抱く求職者を集める「母集団形成」に取り組みます。求人サイトへの出稿やダイレクトリクルーティングの活用、人材紹介会社の利用など、求職者へ接触するチャネルを決定しましょう。また、この段階で採用サイトの制作やSNSアカウント開設など、自社の情報発信力の強化も図ります。

母集団形成が終わったら、次はいよいよ選考です。選考は書類選考、筆記試験、面接の流れで進められるのが一般的ですが、業種や募集職種によっては実技試験を行うこともあるでしょう。選考は応募者の資質を見極める作業ですが、応募者が会社を評価する場でもあります。上から目線で接するのではなく、相手が入社したくなるような魅力をアピールすることも大切です。

採用者から内定の承諾を得たら、入社に向けたフォローを行います。内定から入社までには時間があくことも多く、長期間放置してしまうと相手が不安を抱き内定を辞退されるおそれがあります。定期的に内定者とコンタクトをとり、必要に応じて既存社員との会食の席を設けるなど会社への愛着を醸成するための工夫が必要です。

採用した人材を1日も早く戦力にするためには、受け入れプロセスも慎重に進めなければなりません。業務に関する説明だけでなく、よりスムーズに社内に馴染めるような施策を検討しましょう。受け入れプロセスの構築は早期離職の防止にもつながるので、きちんと取り組むことをおすすめします。

採用業務が複雑化する要因

採用業務は内容が多岐にわたるだけでなく、複雑化しやすいという課題があります。ここでは、採用業務が複雑化してしまう要因について解説します。

採用担当者には応募者や候補者からの問い合わせが多く、業務を中断されがちです。優秀な人材の採用には丁寧なフォローが必要ですが、コミュニケーション自体は会社に利益をもたらすものではないので、過度に注力すべきではありません。しかし、採用活動におけるコミュニケーションコストの削減は困難なのも事実です。応募者・候補者への対応にはある程度のリソース投下が必要なので、効率化が困難という側面があります。

優秀な人材を確保するためには採用活動の品質を高める必要がありますが、そうなると採用担当者の業務負担が膨らみやすくなります。たとえば求職者との接触チャネルを増やすべく転職エージェントを増やす場合は、依頼先の選定や担当者との打ち合わせなど契約までにさまざまなタスクが発生します。採用活動の成果は短期間では得られないため、負担ばかり大きくなる可能性が高いでしょう。

採用業務を効率化する方法

業務が複雑化する中で、採用業務を効率化させるにはどうするべきなのでしょうか。ここからは、採用業務を効率化させる5つの方法を解説します。

採用業務は複雑でタスクが多いだけでなく、応募者・候補者とのコミュニケーションにも一定のリソースが必要なため、効率化を図るためにはプロセスの見直しが欠かせません。業務上の課題を洗い出した上で、優先順位をつけて改善を図りましょう。

応募者・候補者とのコミュニケーションは採用における重要な業務であり、レスポンスが遅くなると採用率の低下にもつながります。しかし、コミュニケーションに注力しすぎるとほかの業務への支障をきたすこともあるでしょう。採用業務の効率化を目指すなら、応募者・候補者とのコミュニケーションを自動化できる専用ツールの導入を検討するのも1つの手段です。

新型コロナウイルスの感染拡大の影響により、採用プロセスのオンライン化に踏み切る企業も増加傾向にあります。オンラインでの選考は遠方の求職者の応募ハードルを下げられるだけでなく面接会場の手配も不要、採用担当者と求職者双方の移動時間を削減できるのがメリットです。採用プロセスのオンライン化は、採用業務の効率化に大きく貢献するでしょう。

評価基準があいまいでは結論を出すのに必要以上に時間を要することもあるかもしれません。面接評価シートのフォーマットを作成するなど、評価基準の統一を図ることも採用業務の効率化を図る方法の1つです。評価基準を設定する際は、できるだけ客観的な指標を用いることが重要です。客観性でははかれない熱意やコミュニケーション能力などについては、チェックリストを活用するとよいでしょう。

採用業務の効率化には、ITシステムの活用も効果的です。システムを導入すれば採用業務の多くを自動化でき、情報共有も容易になります。定型業務を効率化できれば、応募者・候補者のフォローやコミュニケーションにリソースを充てられるようになるでしょう。

採用業務の効率化には採用管理システム（ATS）がおすすめ

採用業務の効率化には、採用管理システム（ATS）の導入がおすすめです。応募から採用にいたるまでの応募者情報を一元管理できるだけでなく、選考プロセスの進捗状況の社内共有も可能なので、より適切な対応が叶うでしょう。特に応募者の多い企業での導入には効果が見込めます。

まとめ

この記事では、採用業務の効率化が必要な理由や採用業務の基本的な流れ、効率化を図る方法などを解説してきました。採用業務の効率化は優秀な人材の確保だけでなく、採用担当者の業務負担軽減への効果も期待できるものです。効率化へ向けた取り組みはさまざまですが、よりスピーディーに実現させたいのなら採用計画システムの導入を検討しましょう。

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