返信率があがるスカウトメールの書き方6選【2025年最新版】

目次
• スカウトメールとは？
• スカウトメールの種類
• スカウトメールを利用した方がよい企業の特徴
• スカウトメールの返信率は？
• スカウトメールの返信率が低い要因
• 返信率を上げるスカウトメールの書き方6選
• スカウトメールのマネジメントには採用管理システムがおすすめ
• 採用管理システム（ATS）とは？
• 採用管理システム（ATS）の主な機能とは？
• 採用管理システム（ATS）を利用するメリット
• 採用管理システム（ATS）の選び方
• まとめ

スカウトメールとは？

スカウトメールとは、企業の人事担当者や転職エージェントが求職者に対するスカウトを目的として送信するメールのことです。般的な求人媒体のように待ち構えの採用手法ではなく、求人側から積極的にアプローチを行う攻めの採用手法であることが大きな特徴です。求職者のスキル・経験・経歴などのプロフィールをチェックして、認知拡大や直接的なアプローチまで、目的に応じたメールの送信が行われています。

スカウトメールが注目されるようになった背景には、新卒採用・中途採用を問わず売り手市場が長期的に継続しており、企業間の採用競争も激化。多くの企業が採用難に苦しんでいることが理由として考えられます。

このような状況であるため、従来の求人媒体を活用した待ちのスタンスの採用手法では、思うような成果を得ることは困難。企業側から積極的に人材を確保するためにも、他社との差別化を図るためにも、攻めのスタンスで採用を行えるスカウトメールを活用する企業が増えています。

スカウトメールの種類

スカウトメールには、大きく分けて以下の3種類があります。

・オープンオファー
・条件一致オファー
・完全一致オファー

これからスカウトメールを活用するのであれば、それぞれの特徴を把握しておくことが重要。以下に解説していますので、ぜひご参考ください。

オープンオファー

オープンオファーとは、すべての求職者を対象として送信を行うスカウトメールのことです。全体に対して配信を行うため、手間がかからず多くの求職者へアプローチできることがメリット。

その反面、受け取った求職者への訴求力は弱く、返信率は低い傾向にあります。自社の認知度向上を図りたい場合やできるだけ多くの求職者へリーチしたい場合にはおすすめの手法となります。

条件一致オファー

条件一致オファーとは、一部の条件が一致している求職者に対して送信を行うスカウトメールのことです。一般的には、年齢・性別・職歴・資格・エリアなどの大まかな条件で絞り込みを行います。

全体に送信するオープンオファーよりも熱量の高いメールを送付できるため、返信率・開封率が高いことがメリット。その反面、オープンオファーよりもリーチできる人数は少なくなります。

完全一致オファー

完全一致オファーとは、配信側が指定した全ての条件に一致したユーザーへ送信を行うスカウトメールのことです。企業側が求職者を1人ずつ精査して、条件に合致した人材に対して配信を行います。

訴求力の高いメールを高精度でリーチできるため、返信率や開封率が高く熱量の高い人材を集めやすいことがメリット。その反面、配信できるメールの数は頼手法よりも少なく、また労力が多く必要となります。

スカウトメールを利用した方がよい企業の特徴

スカウトメールを利用する企業は増えており、自社での利用の可否について検討している方もいるのではないでしょうか。ここでは、スカウトメールを利用した方がよい企業の特徴について解説します。スカウトメール利用の判断のためにも、ぜひご参考ください。

今すぐにでも人材を獲得したい企業や、できるだけ短期間で人材を獲得したい企業は、スカウトメールを活用するのがおすすめです。求人媒体などへ出稿して待ち構えるよりも、スカウトメールによりこちらから積極的にアプローチを仕掛けることで、採用までの期間を短縮することが期待できます。

自社が求めるスキル・経験を持つ人材を採用したい場合にも、条件指定により集める人材の絞り込みを行えるスカウトメールが効力を発揮します。汎用的なスキル・経験である場合は部分一致オファーでより多くの人材へアプローチすることが可能。ピンポイントでスキルや経験をマッチングさせたい場合は、完全一致オファーが効力を発揮するでしょう。

自社の認知度が低い場合や、露出が少なく検索からの流入が期待できない場合には、企業側からアプローチを行うことができるスカウトメールが効力を発揮します。特に、認知拡大や多くの求職者にリーチしたい場合においては、上述のオープンオファーによるスカウトメール配信が効果的な打ち手となります。

スカウトメールの返信率は？

スカウトメールをこれから活用しようと考えている方は、実質的な返信率を把握しておくことが重要です。ビジネスSNSであるWantedlyが公開しているデータによると、スカウトメールの平均返信率は20％程度。10%程度の企業もあれば、25％以上の企業もあります。

スカウトメールの返信率は、採用活動の成果を左右する重要な指標であり、採用活動の効率そのもの。成果に繋げたいのであれば、できるだけ多くの求職者からの反響を得られるように、返信率を高めていくことが重要となります。

スカウトメールの返信率が低い要因

スカウトメールは現在大きな注目を集めている手法ですが、上述の通り返信率は意外と低いというのが実状です。ここでは、スカウトメールの返信率が低くなってしまう主な要因について解説します。

スカウトメールの返信率が低い要因で非常に多いのが、定型文を送っていることです。求職者は数多くのスカウトメールを受け取っているため、ある程度目が肥えていることが多く、不特定多数に送信したメールとパーソナライズして送信したメールは簡単に見分けてしまいます。定型文によるスカウトメールは魅力を感じてもらえず、わざわざ返信行うどころか無視されてしまうケースが多くなります。

本気度の高いスカウトメールを送る際には、定型文もしくは定型文と判断されるメール文面は控えた方が良いでしょう。

スカウトメールをしっかりと作り込んでいるにも関わらず返信率が低い場合は、求職者ではなく自社主体のメールとなっているケースが多く見られます。スカウトメールは、求職者に興味関心を持ってもらうことが重要であるため、自社アピールばかりで相手の事情や心情を考えていないメールは、なかなか読み進めてもらえません。このようなケースにおいては、メールを受け取る側の立場に立って、どのような文章を記載すれば良いかを再度検討することが重要となります。

スカウトメールにネガティブワードが含まれている場合も、返信率を下げる大きな要因となります。直接的な表現でなくとも、以下のような求人媒体などによく掲載されているネガティブと判断されるワードが含まれている場合も注意が必要。

・急募
・息災用
・大量採用
・学歴不問
・実力主義
・アットホーム

リテラシーの高い求職者からは警戒され、メールを無視される可能性が高まってしまいます。無意識のうちにネガティブワードを使用していないかをチェックしておきましょう。

スカウトメールを作成する際には、企業側の感覚で作成してしまいがちです。自社にとっては当たり前のように使用している専門用語や業界用語などが多く記載されていると、求職者にとっては理解が難しく、読了率や返信率を下げてしまうケースも多くあります。
業界経験者や有資格者などを採用する場合は敢えてこのようなワードを使用したメールを作成するのが有効な場合もありますが、基本的にはターゲットとなる求職者が理解できる表現でメールを作成することが重要となります。

返信率を上げるスカウトメールの書き方6選

スカウトメールは一般的に返信率が低いため、運用するのであればいかに返信率を上げることができるかが、成果に繋げるための重要なポイントとなります。ここでは、返信率向上に繋がるスカウトメールの書き方について解説します。

スカウトメールの返信率を高めるには、まずは開封率を高め、より多くの求職者にメール文面を読んでもらうことが重要となります。そこでポイントとなるのが、メールを受け取った求職者が思わず開いてしまうような、興味関心を刺激する件名を付けることです。
「期間限定・○○様向けの案内・○○様におすすめ」など、求職者への訴求力が高い件名を付与するようにしましょう。

スカウトメールは、ありきたりなメールを送信しても、他のメールに埋もれて興味を持ってもらえません。そこでおすすめとなるのが、スカウトメールの文面に興味を持った内容を組み入れ、自社が興味を持っていることやプロフィールを確認していることをアピールする方法です。求職者に興味を持った具体的な理由を記載しておくことで、採用意欲が伝わり返信率を高めることができます。

スカウトメールでは、求職者に自社の情報を伝えるために、会社紹介を記載する必要があります。しかし、多くのスカウトメールを受け取っている求職者に対して突然長文の会社紹介を送付しても、最後まで読んでもらえず離脱してしまう可能性が高まってしまいます。

そのため、会社紹介はできるだけ要点を凝縮して端的に記載するのが重要なポイント。短い文章で最大限の自社PRができる文章を記載するようにしましょう。

スカウトメールには、自社の求人に関する情報や特徴を記載するのが一般的ですが、返信率を高めたいのであれば、求職者が知りたい情報をメインにメール文面を作成するのが効果的です。求職者の興味関心を優先してメール文面を作成することで、メールを読み進めてもらいやすくなり、また自社への応募意欲も高めることができます。

スカウトメールは、求職者に返信を行ってもらうことが最終的な目標。返信率を高めるためには、できるだけ求職者に求めるアクションの簡略化を行い、返信へのハードルを低くしておくことが重要なポイントとなります。

「気軽にお仕事についてのお話をしませんか？」「気になることは何でもお問い合わせください」など、心理的障壁を下げるような提案を行うことが、返信率を高めるには効果的な方法となります。

スカウトメールで十分な訴求力を発揮するには、求職者が特別感を感じるような以下のような内容を記載するのもおすすめの方法となります。

・経歴やスキルを評価する
・経験やスキルに期待している旨を記載する

期待や評価といった要素を盛り込むことで、それに応えたいという心理が働き、返信率やモチベーションの向上が期待できます。

スカウトメールのマネジメントには採用管理システムがおすすめ

スカウトメールは、使い方次第では採用活動において多大なメリットをもたらしてくれる優れた手法です。しかし、メーラーなどで個別にメールの作成と送信を行っていては、多大な時間と労力が必要となるためあまり現実的ではありません。個人情報や自社の機密情報も含まれるため、情報管理の負荷やセキュリティ対策への懸念もあります。

そこでおすすめとなるのが、採用管理システムを活用してスカウトメールのマネジメントを行うことです。以下に、採用管理システムの概要・機能・メリット・選び方についてご紹介していきます。

採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システムとは、文字通り企業の採用関連業務をサポートするためのシステムです。別名応募者追跡システム（ATS：Applicant Tracking System）とも呼ばれています。

求職者の情報管理・求人情報の作成・スカウトメールの作成・採用選考の進捗管理・評価・内定通知・フォローなど、システム上で一連の採用関連業務をまとめて管理運用することが可能。スカウトメールを活用した採用管理業務の効率化や負荷軽減を図ることができます。

採用管理システム（ATS）の主な機能とは？

採用管理システムには、主に以下のような機能が搭載されています。

・求人管理機能
企業が公開する求人情報・求人案件をまとめて管理する機能。応募データの管理・メール連絡・スケジュール管理もシステム上で行うことが可能。
・情報管理機能
求職者の履歴書・職務経歴書などをセキュアな環境で一括管理することが可能。
・採用選考管理
応募者の採用選考の状況をステータス管理できる機能。面接の評価なども数値化・言語化することで標準化を図ることが可能。
・内定者管理機能
内定通知の送付から内定後のフォローまでをスムーズに行うための機能。

採用管理システム（ATS）を利用するメリット

採用管理システムを利用すれば、スカウトメールを用いた採用活動において以下のようなメリットがあります。

・採用活動の効率化
さまざまな業務や情報をシステム上でまとめて行えるため、採用活動を効率化することが可能。
・負荷やコストの削減
手作業で行うと多大な労力とコストがかかるスカウトメールの運用を効率化することで、業務負荷やコストを削減できる。
・パフォーマンス向上
情報を一元管理して可視化することで、ミスを防ぎ的確な採用活動を行うことが可能。パフォーマンスが向上して成果に繋げることができる。

採用管理システム（ATS）の選び方

ここでは、スカウトメールへの活用を前提とした、採用管理システムの選び方についてご紹介します。

・目的や用途を満たせるかをチェック
自社の目的や用途を満たせる機能やキャパシティを有する製品を選ぶことが重要。スカウトメールの運用に十分な機能を有しているかは要確認。
・使用感や操作性をチェック
自社の担当者がスムーズに利用できる製品を選ぶことが重要。デモやトライアルを活用して事前に確認。
・セキュリティをチェック
求職者の情報や自社情報を扱うため、セキュアな環境で利用できるかを要確認。

まとめ

スカウトメールの概要から活用方法までをご紹介してきました。スカウトメールは返信率が低い傾向にありますが、あくまで全体的な平均値での傾向です。求職者への訴求力が高く読まれやすいメールを作成すれば、採用活動において十分な返信率と反響を獲得することが可能。使い方次第では、採用活動において他社への優位性を発揮することもできるでしょう。

PRONIアイミツでは、おすすめの採用管理システムをまとめて比較検討できる情報を掲載しておりますので、スカウトメールの活用を検討している方はぜひご参考ください。