会計ソフト購入の勘定科目は？導入費や使用料の仕分けを徹底解説

目次
• 勘定科目とは？
• 会計ソフトを購入した際の勘定科目｜導入費と使用料
• 10万円以上のインストール型会計ソフトは資産計上が必要
• 会計ソフトの仕訳方法
• 会計ソフトの勘定科目・仕訳における注意点
• その他Q＆A
• 【まとめ】会計ソフト選びで迷ったらアイミツへ

勘定科目とは？

本題に入る前に、まずは勘定科目についてあらためて整理しておきましょう。
勘定科目とは、商品・サービスの売り上げ、金融機関からの借り入れ、備品の購入といったビジネスにまつわるお金の流れを、第三者が見てもわかるように示す管理会計上の分類のこと。大枠として以下5つに分けられます。

これらの分類には法的な根拠、明確なルールがあるわけではないため、社内で独自の勘定科目を定めることも可能です。ただし、分類が煩雑になると賃借対照表や損益計算書を作成する際に手間がかかる上、会社としての財務状況そのものが不透明になり、株主や取引先に不信感を与えてしまいます。加えて決算・確定申告の際に税務署の立ち入り調査を受ける恐れも高まるでしょう。 そのため、多くの企業では世の中に広く浸透している勘定科目を用い、売り上げや経費を用途・内訳・契約形態の実態に合わせて細かく仕訳しています。

会計ソフトを購入した際の勘定科目｜導入費と使用料

ここからはいよいよ本題。会計ソフトを購入した費用はどういった勘定科目に当てはめればよいのでしょうか？上記の内容をふまえつつ、クラウド型、インストール型の2つに分けてご紹介していきます。

「マネーフォワードクラウド」「freee」といったクラウド型会計ソフト（共用のWebサーバー上で利用する会計ソフト）の導入・利用費用は、「通信費」として計上するのが一般的です。

理由としては、クラウド型会計ソフトにはモノ・製品としての実体がなく、あくまでも利用者数やデータ量に応じた月額料金・年額料金を支払う契約形態となるため。電話代やプロバイダ料金と同様、通信費として処理するのが適切です。

もちろん、勘定科目には法的な取り決めがあるわけではないため、消耗品費あるいは雑費として処理することも可能ではあります。しかし、経年劣化しない（長年利用し続けても機能やパフォーマンスが低下しない）クラウド型ソフトを消耗品として扱うのは実態に合わず、雑費の金額が大きくなる点に関しても管理会計上好ましくありません。

一方で「弥生会計」や「勘定奉行」をはじめとするインストール型（自社サーバーにインストールして使う会計ソフト）の購入費用については、「消耗品費」とするのが一般的。

前述のクラウド型とは異なり、インストール型会計ソフトの購入は、代金と引き換えに製品そのものが譲渡される契約（＝いわゆる買い切り型の契約）です。継続的に使い続けていくためには、製品を購入した側でメンテナンスやアップデート作業を行う必要があります。そのため、消耗品だと言えるというわけです。

家電量販店などで購入できるパッケージ型、Webサイトからインストールするダウンロード型いずれの場合も変わりません。インストール型の会計ソフトは消耗品費として計上しましょう。

10万円以上のインストール型会計ソフトは資産計上が必要

会計ソフト購入費の勘定科目については上記のとおりですが、購入代金が10万円以上のインストール型会計ソフトの場合、経費の処理とあわせて、税務上の処理として資産計上する必要があります。資産計上の方法については、2つの特例を含めてパターンは合計で3つ。それぞれを個別に見ていきましょう。

無形固定資産とは、具体的な形を持たない固定資産（長期にわたり保有し、1年を超えて費用化される資産）のこと。商標権、意匠権、電話加入権のほか、税制改正によって会計ソフトをはじめとする業務用ソフトウェアも無形固定資産と見なされるようになりました。

10万円以上のインストール型会計ソフトを購入した場合、原則的には無形固定資産として（消耗品費ではなく）全額を計上し、あわせて減価償却の処理を行う必要があります。例えば会計ソフトの購入費用が30万円なら、無形固定資産としての取得価額は30万円、会計ソフトの耐用年数は5年なので、減価償却費は1年につき6万円（30万円÷5年）という形です。
ちなみに勘定科目の分類とは違い、資産計上は税法で課せられた義務。耐用年数や償却方法についても税法で決められているため、後述の特例を除き、変更はできません。

一括償却資産の損金算入とは、購入金額（＝取得価額）が10万円以上20万円未満の資産を1つにまとめ、3年間で減価償却できる特例制度です。

例えば同じ年度に15万円のインストール型会計ソフトと18万円のOA機器を購入した場合、一括償却資産の合計は33万円となります。この金額をひとくくりに計上（一括償却資産という科目で計上）した上で、購入後の3年間に分けて1年あたり11万円で償却することが可能です。

製品ごとに定められた耐用年数を調べる必要がないほか、資産管理の手間も省けます。購入金額を3年ですべて費用化できるため、節税対策としてのメリットもあります。インストール型会計ソフトの購入額が10万円以上20万円未満の場合は、まず一括償却資産の損金算入制度を利用のがおすすめです。

インストール型会計ソフトの購入金額（＝減価償却資産の取得価額）が10万円以上30万円未満で、かつ以下の条件を満たす場合は、国税庁が定める「少額減価償却資産の特例」の対象となります。購入金額の全額が損金としての扱いになり、消耗品費として計上することが可能です。減価償却する必要はありません。

少額減価償却資産の特例条件は下記の通り。

一括償却資産の損金算入と比べると条件こそ厳しいものの、本来資産と見なされる会計ソフトを実質的に経費で処理できるメリットは大きいでしょう。少額減価償却資産の特例が適用されるかどうか確かめたうえで、会計ソフトの購入を決める中小企業も少なくないようです。

ただし、適用を受ける事業年度における少額減価償却資産の取得価額の合計額が300万円以上の場合は、その取得価額の合計額のうちの300万円に達するまでが限度となります。

なお、この特例は2006年にスタートし、2020年の税制改正によって2022年まで期間延長されました。今後も延長やそれにともなう条件の変更が行われる可能性はあるものの、今のところは2022年3月31日までが期限となっています。

参考文献：国税庁「No.5408　中小企業等の少額減価償却資産の取得価額の損金算入の特例」
国税庁「第2款 少額の減価償却資産等」

会計ソフトの仕訳方法

続いては会計ソフトの利用・購入費の仕訳方法について、簿記の基本を交えつつ見ていきましょう。

ほかのオフィス用品やOA機器と同様、会計ソフトの購入費は、賃借対照表（バランスシート）上に日付を記載し、「借方」（かりかた）、「貸方」（かしかた）の2つに記帳するのが基本です。

借方とは資産の増加や費用の発生を示す経理用語で、バランスシートの左側に置かれます。一方の貸方はシートの右側に置かれ、資産の減少や負債の増加を示します。前者はお金の使い道、後者はお金の調達方法と考えるとわかりやすいかもしれません。

例えば、月額利用料2,000円のクラウド型会計ソフトを導入し、会社の口座から2,000円が引き落とされたという場合は、ソフトの利用にともなう通信費という「費用が発生」し、会社の資産である「キャッシュが減少」したということなので、借方に「通信費　2,000円」、貸方には「普通預金　2,000円」と記帳します。

また、25万円のインストール型会計ソフトを口座振り込みで購入し、無形固定資産として計上する場合は、ソフトウェアという資産を得るのと引き換えに25万円のキャッシュが減ったということになります。記法は、借方「ソフトウェア　25万円」、貸方「普通預金　25万円」です。

まずはこの点をきちんと理解し、借方・貸方の金額が完全に一致するよう記帳しましょう。あわせて、第三者から見てもキャッシュフローが明確になるように概要欄を設け、「会計ソフトの購入・利用」などと記載しておくのがベストです。

クラウド型会計ソフトの場合、月額・年額の利用料とは別に、アカウント設定やデータ登録にともなうサポート費用、アップデート費用などがかかることがあります。こうした費用はどのように仕訳すべきなのでしょうか？

結論から言えば、決まった正解はありません。利用料の一部と見なして通信費とすることもできますし、通信料と別の勘定科目を立てて仕訳することも可能です。ただし、科目が複雑になり過ぎるとのちのち集計をする際に手間がかかってしまうため、やはり世の中に浸透し、広く使われている科目にしておいた方がいいでしょう。

一般的な民間企業ではこうした費用をベンダーへの報酬と見なし、「支払手数料」あるいは「諸会費」などとして処理しているところが多いようです。

会計ソフトの勘定科目・仕訳における注意点

次は会計ソフトの勘定科目・仕訳における注意点を2つに分けてご紹介します。

前述のとおり、勘定科目はあくまで管理会計における任意の分類であり、法的なルールはないため、会計ソフトを導入した際も自由に設定することができます。ただし、一度決めた勘定科目を変更するのは避けましょう。

なぜなら、初年度は「通信費」、2年目は「クラウドサービス利用料」といった形で会計ソフトの勘定科目を変えてしまうと、毎年何にどんな経費がかかったのかが不透明になる上、税務署にも疑念を抱かれ、税務調査などが入る恐れが高まるからです。
旧大蔵省が定めた企業会計原則（企業会計における公正妥当な原則・基準を要約した文書）でも、「企業会計は、その処理の原則及び手続を毎期継続して適用し、みだりにこれを変更してはならない。」とされています（一般原則の五「継続性の原則」）

参考：WIKIBOOKS「企業会計原則」https://ja.wikibooks.org/wiki/%E4%BC%81%E6%A5%AD%E4%BC%9A%E8%A8%88%E5%8E%9F%E5%89%87#%E7%B6%99%E7%B6%9A%E6%80%A7%E3%81%AE%E5%8E%9F%E5%89%87

管理会計における「雑費」とは本来、どの勘定科目にも当てはまらない、雑多かつ少額の費用を処理するための科目です。

クラウド型・インストール型問わず、会計ソフトの利用料・購入費を雑費として計上すると、不用品の処理費用、クリーニング代、銀行振込の手数料といった本来の雑費とごちゃ混ぜになり、のちのちバランスシートやキャッシュフローを分析する際に大きな支障をきたしてしまいます。

最初にご紹介したとおり、会計ソフトの費用はクラウド型なら通信費、インストール型なら消耗品代を原則とし、やむを得ない事情がある場合を除いて雑費は極力使わないようにしましょう。

その他Q＆A

上記をふまえつつ、会計ソフトの勘定科目、仕訳方法について抱きやすい疑問をQ＆A形式でまとめてみました。ここまでの内容とあわせてぜひ参考にしてみてください。

繰り返しご紹介してきたとおり、勘定科目は管理会計における任意の分類なので、法的な意味での間違い・正解というのはありません。ただし、誰が見ても明らかなミス（会計ソフトの購入費を交際費として計上する、金額が1桁ずれる、など）があると、財務諸表を開示した際に税務署から指摘を受ける可能性が高まります。

その際には、速やかに修正すれば立ち入り調査や追徴課税は避けられますが、万全を期すためにはあらかじめ税理士にチェックを依頼しておくとよいでしょう。

消費税に関しては、免税事業者（前々年度の売り上げ高が1,000万円以下の事業者）は税込での仕訳（＝税込経理）が必須。一方で、課税事業者（前々年度の売り上げ高1,000万円を超える事業者）は、税込経理、税抜経理のいずれかを任意で選ぶことができます。

税込経理の場合は、消費税額を含めたトータルの利用料・購入代金を利用形態・金額にあわせて「通信費」「消耗品代」「ソフトウェア」として仕訳すればOK。税抜経理の場合は、税抜の費用を上記と同様の形で仕訳したうえで、別途「仮払消費税」という科目を立てて消費税額を計上しましょう。

1点注意したいのは、インストール型会計ソフトの購入費用（取得価額）が、税込か税抜かによって10万円をまたぐケースです。前述のとおり、10万円以上のインストール型会計ソフトは、原則として資産計上しなければなりません。例えば、ソフト本体の価格が9万5,000円でも、税込経理で消費税額（9,500円）が加わると10万円以上となるため、この場合は消耗品費ではなく無形固定資産として会計処理する必要があります。

【まとめ】会計ソフト選びで迷ったらアイミツへ

今回は会計ソフトの勘定科目や仕訳方法、仕訳にあたって注意したいポイントなどをご紹介しました。みなさまのご参考になれば幸いです。

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