セミナーにおすすめのWeb会議システム6選

目次
• Web会議システムとは
• 【比較表】セミナーにおすすめのWeb会議システム
• セミナーにおすすめのWeb会議システム6選
• セミナーにWeb会議システムを使うメリット
• Web会議システムを選ぶ際のポイント
• まとめ：自社にあったWeb会議システムを導入しよう

Web会議システムとは

Web会議システムとは、文字通りオンライン上で会議を行うための業務用システムです。
「コーデック」と呼ばれる技術によって映像と音声を圧縮・復元することで、参加者同士の双方向のコミュニケーションを可能にします。

声や映像はサーバーを介してネットワーク経由で届くので、会議室やイベントホールといった物理的なスペースは不要。モニターやマイク、スピーカーも必要ありません。会議に招集されたメンバーはノートPC、スマートフォン、タブレットといった手持ちの端末から参加できます。

また最近では映像・音声の通信に加えて、スプレッドシートなどのドキュメント共有、参加者へのアンケート、自動録画・自動録音といった機能が付いたweb会議システムも増えてきました。冒頭でも触れた通り、採用活動や社内イベント、研修・セミナーにも幅広く役立てられています。

導入による成功事例も多く、ある人材サービス会社ではWeb会議システムによって研修の運営コストを大きく削減。別の不動産会社ではオンライン商談にWeb会議システムを活用し、1億円の受注につなげています。

【比較表】セミナーにおすすめのWeb会議システム

ここからは実際に、セミナーにおすすめのWeb会議システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

セミナーにおすすめのWeb会議システム6選

ここからはセミナーに使える6種類のweb会議システムについて、それぞれの機能や特徴を詳しくご紹介していきます。

セミナーにWeb会議システムを使うメリット

ここまで見てきた各製品の特徴をふまえつつ、セミナーや研修にWeb会議システムを使うメリットを整理していきましょう。

まず何より大きいのは、主催者・参加者（受講者）がどこにいてもセミナーや研修を開催できること。Web会議システムがあれば手持ちの端末を介してオンライン上でやりとりできるので、物理的なスペースは必要ありません。

「V-CUBE ミーティング」の事例でもご紹介した通り、海外在住の講師をアテンドしたうえで全国の支社や店舗から参加者を募るといったことも可能になります。

セミナーや研修を行うにあたって、大きなネックとなるのが会場設営。参加者の数にあわせて椅子や机を用意したうえで、プロジェクター、スピーカーといった機材を手配する必要がありますし、相応の規模になれば受付や誘導を担当するスタッフも欠かせません。

その点でWeb会議システムを導入すれば、そうした設営・準備の手間は不要になります。端末と資料・スクリプトを用意するだけでセミナー・研修を実施できるようになるでしょう。

あわせて参加のハードルを下げられるのもメリットの1つ。繰り返しご紹介してきた通り、オンラインのセミナーなら物理的なスペースは必要なく、移動にともなう交通費や宿泊費もかからないからです。

実際のところ、研修やセミナーの開催を請け負うアウトソーシング会社の多くも、この点にメリットを見出してWeb会議システムを導入しているようです。

大会議室やイベントホールで行うセミナーの場合、座席の位置によっては講師の声が届きにくかったり、ホワイトボードの文字が見づらかったりすることで参加者が集中力を欠き、眠気を催してしまったりすることも珍しくありません。

一方、Web会議システムならディスプレイ越しとはいえ1人ひとりと1対1の形をとって進められるので、参会者側も適度な緊張感を保ったまま講義に集中できます。ひとりひとりにとって効率的かつ効果的なセミナーを開催することができるでしょう。

今回取り上げた製品も含め、Web会議システムの多くには録音・録画機能が付いているものが多くあります。カメラマンを手配する必要はなく、その時々の参加者の反応も含めてセミナー・研修の内容をそのままアーカイブとして残すことが可能です。

上手く活用すれば、セミナーのテーマや構成を見直す際にも大いに役立つでしょう。過去のデータを残すという観点からも非常に便利なツールです。

Web会議システムを選ぶ際のポイント

最後は製品選びのポイントについて。セミナーや研修用のツールとしてWeb会議システムを導入するにあたって、どんな点に目を向けるべきなのでしょうか？

まず何より目を向けるべきなのはWeb会議システムとしての基本性能、接続・通信自体の安定性です。各製品のwebサイトに記載された利用者の声や稼働実績を参考にしながら、接続の安定したシステムを選びましょう。

とりわけ社外から参加者を募って行うワークショップ型のセミナーなどの場合、音声や映像が途切れたり、ブラックアウトしてしまったりするようなことがあればやり直しはきかず、主催者としての信頼も失われてしまいます。安定したセミナーを開催できるよう、通信品質が高いシステムの導入を検討しましょう。

Web会議システムの種類によって同時に接続できるユーザーや拠点の数はさまざま。SOHOや小規模オフィス向けに開発された製品のなかには接続数が10～15程度に絞られているものもあり、一定規模以上のセミナー・研修には向いていません。

定員の数などを念頭に置いたうえで適した製品を見極めましょう。新卒研修や社外向けセミナーなど複数の機会に使うのなら、あらかじめ接続数に余裕がある製品を選んでおくのも1つだと思います。

Web会議システムを導入して会場設営や準備の手間を減らせても、参加者の入室に時間がかかったり、主催者側が操作に戸惑ったりしてセミナーの進行が滞ってしまうようでは意味がありません。

各製品のデモ版や無料トライアル期間などを上手く活用して、使い心地を確認しておきましょう。参加者側の操作性も確認しておくことをおすすめします。参加者・主催者ともに迷わず使えるものを選ぶことで、よりスムーズにセミナーを開催することができるでしょう。

上記3点とあわせてセキュリティも大事なポイントの1つ。

Web会議システムは基本的に会議ごとにセキュリティコードを発行することで、コードを知っている人（通知された人）だけが参加できる仕組みになっていますが、より安全を期すならIPアドレス制限や端末認証まで付いた製品がおすすめです。

あわせて開発・提供会社のセキュリティ体制、プライバシーマークやISO27001（情報セキュリティマネジメントシステム）の認証の有無にも必ず目を向けるようにしましょう。これらの認証は事業者として情報漏洩などのインシデントを起こしていない証です。

まとめ：自社にあったWeb会議システムを導入しよう

今回はセミナーの開催に適した6種類のWeb会議システムをピックアップし、それぞれの特徴や導入事例をご紹介しました。自社に合ったWeb会議システムの導入を検討している方の参考になれば幸いです。