【2024年最新】タスク管理でおすすめのアプリ5選

目次
• タスク管理とは？
• タスク管理アプリの選び方
• 【比較表】おすすめのタスク管理アプリ
• おすすめのタスク管理アプリ5選
• タスク管理を有効活用するための5つのアドバイス
• まとめ

タスク管理とは？

タスク管理とは、やるべきことリストアップし、その納期や重要度を確認し仕事を進めるための一連の活動のことを指します。TODOリストを中心に、仕事を進めるうえで必要な情報管理をすることと理解してよいでしょう。

日々の仕事を遂行していくためには、仕事の納期を把握し、計画をたてて抜け漏らすことなく日々の業務をおこなっていく必要があります。適切にタスク管理していくことは、TODOリストを可視化しタスクの漏れや納期遅れを回避することにつながります。

仕事量が少ない、あるいはタスクの単位が大きくやるべきことの数が少ない、こうした場合は頭の中だけでやるべきことを整理できるかもしれません。しかし、通常であれば何をどんな順番でやるべきか整理ができずに混乱することも多いはずです。

このような事態を避けて仕事をスムーズに進めるために、タスク管理を活用する必要があります。

一口にタスク管理アプリといっても様々な機能を提供しているものがあり、当然シーンによって求められる機能も変わっていきます。しかし、どのような用途で使うにせよ、優れたインターフェース、スケジュール管理、タスクの絞り込み表示の3つの機能は選定をする上で重要になると考えてよいでしょう。

優れたインターフェースとは、簡単に言えば使いやすさのこと。「そんなことか」と思われるかもしれませんが、タスク管理アプリの利用を定着させるうえでは非常に重要な機能です。なぜならタスク管理はその性質上、日々の業務の中でこまめに使うことになるアプリだからです。使いやすく、見やすいインターフェースでないと日々の利用習慣が根付かないといった事態に繋がります。

次にスケジュール管理。タスク管理機能がタスクの羅列だけで提供されるのであれば、単なるTODOリストにすぎません。タスク管理を効率よく行うためには業務の納期を把握し、やるべき仕事の順序を組み立てることに役立つスケジュール機能が必要となるのです。多くのタスク管理機能は、スケジュール管理をガントチャートやかんばん方式といった方法で提供します。

最後にタスクの絞り込み表示。自分やメンバーのタスクを、重要度や進捗度、納期といった視点で絞り込む機能です。この機能がないと、数多くのタスクの中から次に取り組むべきタスクの決定に時間がかかってしまいます。

タスク管理アプリの選び方

多数のタスク管理アプリの中で、どのアプリを選べばいいかわからないという方もいるのではないでしょうか。ここでは、タスク管理アプリを選ぶ際のポイントをお伝えします。

タスク管理アプリは、一人で使うタイプと複数人で共有して使うタイプに分かれます。まずは、何人で使うかを基準にアプリを選びましょう。とはいえ、一人で使う場合は、共有機能がついているアプリでも個人での使用も可能ですので、すべてのタスク管理アプリから自由に選べます。
注意が必要なのは、複数人でアプリを共有する場合です。アプリにはそもそも共有機能がついているか、共有可能な人数は何人なのかといったことは最低限、インストールをする前に確認しなければなりません。
また、操作性も重要です。アプリの操作に慣れている人には快適でも、慣れていない人には使いにくいアプリもあるでしょう。共有する全員がストレスなく操作できるアプリであることが重要です。

タスク管理アプリは、タスクを管理し目標を達成するためのアプリです。そのため、目標達成に資するための機能を有している必要があります。
目標によっては、動きがシンプルで共有するメンバー全員が使いやすいアプリが合っている場合もあるでしょう。機能が多ければ便利ですが、人によっては不要な機能が多く使いにくいと感じて可能性もあります。
その一方、多機能なアプリが必須のプロジェクトもあります。
プロジェクトや目標を達成するための必要な機能を洗い出し、シンプルなアプリで十分なのか、あるいは多機能なアプリが必要なのかを考慮したうえで、インストールするアプリを選びましょう。

どのような機能がついているアプリが便利であるかは、管理するプロジェクトによって変わります。しかし、チェック機能を有しているアプリの使い勝手が良いことは、どのプロジェクトにも共通していることです。
チェック機能があれば、完了したタスクとまだ完了していないタスクを振り分けられます。チェック機能がない場合は、完了したタスクと未完了のタスクが混在して表示されることになるため、何をしなければならないかの把握がしづらくなってしまうでしょう。完了しなければならないタスクの漏れも発生しやすくなってしまいます。
チェック管理機能は、業務でタスク管理アプリを使う際にはもちろんですが、買い物など日常利用する場面にも重宝する機能です。

【比較表】おすすめのタスク管理アプリ

ここからはおすすめのタスク管理アプリを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するタスク（プロジェクト）管理ツールでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、PRONIアイミツがおすすめするタスク管理アプリ選びの参考にしてください。

おすすめのタスク管理アプリ5選

現在、さまざまなタスク管理アプリが登場しています。そして多くのタスク管理アプリがプロジェクト管理機能の中に包含されて提供されてきました。

こうしたプロジェクト管理型のタスク管理アプリを主導してきたのが、欧米のサービスです。対面型のコミュニケーションを重要視する日本に対し、欧米勢が主導するオンライン型のコミュニケーションを前提としたプロジェクト管理ツールが世界に広がったのです。しかし、日本でも働き方改革が注目され、生産性向上に貢献するプロジェクト管理・タスク管理の重要性が高まってきました。

ここでは、欧米産のタスク管理アプリから国内でも注目されているタスク管理アプリを5つ紹介します。とくに個人でタスク管理をするのか、プロジェクトチームでタスク管理を実現するかによって、利用に適したタスク管理アプリは異なります。タスク管理を導入する目的、用途に応じて最適なプロジェクト管理アプリ選定の参考にしてください。

タスク管理を有効活用するための5つのアドバイス

タスク管理アプリをダウンロードし、タスクを登録するだけでは効果的なタスク管理は実現しません。ビジネスマンとしての日々の仕事の中にタスク管理アプリを定着させて、効率の良い仕事の進め方に役立てていかなければ何の意味もなさないからです。タスク管理アプリを最大限活用するため5つのアドバイスを紹介します。

使用開始前に運用ルールを設けることは、特にプロジェクトチーム内でタスク管理アプリを導入する場合に必要となります。タスク管理アプリから一歩はなれて、プロジェクトリーダーのもと運用ルールを決定するのがよいでしょう。そのうえで、タスクの割り当てやタスクの登録をだれがおこなうのかを決定します。

個人で使う場合も、日々の運用をどのように行っていくのか、ルール決めは重要となります。ルールを決めた上でタスク管理アプリを実際に使いながら、修正を加えていきます。最初に定めた運用ルールにいつまでも従うのではなく、タスク管理アプリが持つ機能や仕事の状況などに応じて柔軟に運用ルールを変更するといいでしょう。

こうした点からも無料でまずは使ってみることが重要です。場合によっては別のタスク管理アプリを検討することも当然求められるでしょう。

次にどのタスクに着手するべきなのか、優先順位のつけ方についても明確にルールを定めるべきでしょう。優先順位を決める要素としては、納期、プロジェクトの収益性、難易度、関わっているメンバーなどがあげられます。とくにプロジェクトチームでタスク管理アプリを導入する場合、勝手な判断で優先順位が決めていてはプロジェクトの進捗に多大な悪影響を及ぼしかねません。

個人においては、間違った判断で他人に迷惑をかけたり、会社に損失を与えることにもつながります。タスクの優先順位を明確にする判断基準を設けること、そしてそれを判断するための機能提供がタスク管理アプリには求められているのです。

クラウド型アプリケーションの普及により、仕事を進めるうえで必要な情報が分散化される傾向にあります。たとえばコミュニケーション機能。ビジネスの世界でコミュニケーションの中心にはメールが存在するものの、人によってはビジネスチャットで連絡がきたり、別の人からはSNSで連絡がきたりいったことがあるはずです。

情報共有も、人によって使う活用しているオンラインストレージは異なります。このような情報の分散化は、情報をさがす効率性を著しく悪化させるとともに、タスクをもらしてしまう恐れもあります。

とくにチームでプロジェクト管理を進める場合は、その影響は小さくありません。できる限り情報は集約して管理し、効率的なタスク管理を実現するようにしてください。

タスク管理アプリを導入するからといって、目の前のタスクにばかり目を向けていては本質を見失います。あくまで、実現し成功させるべきはプロジェクト。チームであれ個人であれ、達成するべきプロジェクトや仕事にたえず目を向け、そのために必要な仕事の単位がタスクであることを理解するべきです。

多くのタスク管理機能は、タスクが紐づいているプロジェクトを管理できるほか、タスク自体に親子関係を作成できるものもあります。

タスク管理を単なるTODOリストとして活用するのではなく、プロジェクト全体の視点で管理することで、仕事を効率よく進めることができるようになり、生産性向上につなげることができるでしょう。

長期的な視点でタスク管理を運用していくと、いつしか仕事とタスクの間にひずみが生じるものです。例えば、プロジェクトの参加メンバー。以前は小規模プロジェクトだったものが、メンバーが追加で増えることはよくあることです。ほかにも、仕事を進める中で、顧客ニーズが変化することも考えられます。

長期的にタスク管理を運用する上では、現場の仕事の進め方とアプリの間のひずみを解消するために定期的な見直しやレビューが欠かせません。場合によっては、予算とも相談しながら、新しいタスク管理アプリを導入する必要性に迫られることもあるでしょう。

まとめ

忙しいビジネスマンにとってタスク管理はなくてはならないものです。一昔前であれば、タスク管理の主役は手帳でしたが、時代は変わりいまはスマホが主役の時代。スケジュール管理やタスク管理はスマホ1つでできるようになりました。逆に言うと、ビジネスマンは日々の仕事を効率よく進めるために、タスク管理アプリを活用することが強く求められているといえるでしょう。

ここまで説明してきたように、タスク管理アプリにはさまざまな種類があり、とくにプロジェクトチームでプロジェクト管理ツールとして使うのか、個人の仕事管理に使うのかによって選定するべきアプリは異なります。

今回の記事も参考にしながらもまずは無料で使ってみて、そのうえで自分やチームの進め方にあった最適なプロジェクト管理アプリを導入してください。