【2024年最新】タスク管理ツール！初めての企業におすすめ5選

目次
• 1. タスク管理とは？
• 2. タスク管理ツールが注目される理由
• 3. 社内でタスク管理ツール導入するメリット
• 4. タスク管理ツールの主な機能
• 5. タスク管理ツールを使いこなすには
• 6. タスク管理ツールを使いこなして一歩先の活用方法を
• 7. 【比較表】初めての企業向け！タスク管理ツール
• 8. 初めての企業向けタスク管理ツールはこれがおすすめ！
• 9. まとめ

1. タスク管理とは？

まずはタスクの意味を見ていきましょう。タスクには作業や仕事といった意味合いがあります。しかし、タスク管理で用いられるタスクは、仕事あるいはプロジェクトを実行に移していくうえで細かく分けた個々の作業のことを指します。

例えば、会社のなかで「働き方改革プロジェクト」が立ち上がったとします。プロジェクトを進めるためには、「各部署へのヒアリング」「就業規則の確認」「勤務状況の実態調査」といった作業を進めていく必要が出てきます。

このように細分化した作業がタスクです。さらに作業を細分化できる場合は、各タスクはさらに細かな子タスクに分けられるケースもあります。

タスク管理の目的は、プロジェクトにおけるプロジェクトメンバーが、こなすべき作業とその優先順位を把握することで作業を漏れなく期日通りに行い、プロジェクト進行を円滑化することにあります。

タスク管理を適切に行えていない場合、プロジェクトメンバーが自分の都合で作業をすすめてしまったり、作業に抜け漏れが発生したりするはずです。こうなってしまうとプロジェクトの進捗に多大な悪影響を与えることになるでしょう。タスク管理は、プロジェクトを円滑に進めるためになくてはならないものであるといえるのです。

タスク管理ツールの中には、プロジェクトメンバーのタスクの進捗状況を可視化する機能を提供するものもあります。こうした機能は、メンバーの負荷を均一化できるため、モチベーション向上につなげることもできるでしょう。

それでは、タスクはどのように設定していけばよいのでしょうか。プロジェクトからタスクを洗い出すことは、実は簡単ではありません。

その難しさはタスクの洗い出しをおこなうための複数の手法が生み出されているほどです。いずれにしても、タスクを洗い出すための最初の一歩は、プロジェクトの全体像を把握することから始めると考えましょう。洗い出した上で徐々に細分化していきます。

最初の段階ではタスクの抜け漏れを防ぐために、プロジェクトリーダーのもと、膝をつきあわせてミーティング形式で洗い出す方法がおすすめです。そのうえで、誰にどのタスクを割り当てるのかを決定していきます。

タスク量にバラツキが発生しないよう平準化をおこない、プロジェクトメンバーの納得性が高いタスクの設定をおこなっていくことが重要です。

2. タスク管理ツールが注目される理由

タスク管理ツールを導入すれば、リモート環境下でも効率的にタスクを管理できることから、近年注目を集めています。スマートフォンなどのデバイスを活用して、連絡や業務管理を行う企業が増え、さらにリモートワークの普及によって、オフィスの外で業務を行うビジネスパーソンも増加傾向に。しかし、リモート環境下では、従来の方法でタスク管理や情報の共有を行うのは困難です。個々にタスクを管理するのではなく、一元的にそれぞれの進捗状況や情報を管理・共有できるシステムが求められています。
タスク管理ツールを導入すれば、タスクを一元的に管理できるので、リモートワークでも進捗管理が容易に。すべきことが明確になるため、全社で導入すれば社内全体の生産性を向上させられるでしょう。

3. 社内でタスク管理ツール導入するメリット

企業がタスク管理ツールを導入するメリットについて解説します。

タスク管理ツールを導入すると業務の進捗や情報を一括で管理・共有できます。社員全員が同じツールでタスク管理を行えば、プロジェクトの進捗管理も容易になるでしょう。
また、メンバー全員で情報を共有することで認識のズレがなくなり、ミスや無駄な作業を減らす効果も期待できます。通常業務のほか、早急に対処が必要な業務が発生した場合でも、タスク管理ツールを活用することで、誰に割り振るべきかすぐにチェックできます。タスクの追加は、ボードに必要な項目を入力するだけなので時間も掛かりません。
個人のタスクだけではなく、プロジェクト全体の進捗を共有すれば、自身が担当している業務の目的も理解できるので、メンバー全員が目的意識を持ってタスクに取り組めるようになるでしょう。

タスク管理ツールの導入には、相互コミュニケーションが取りやすくなるメリットがあります。プロジェクトのメンバーが離れた場所にいる場合、これまでは電話やメールで連絡を取るのが一般的でした。しかし、タイミングによっては相手が電話に出られないこともあります。また、口頭での連絡は、誤解が生じるケースもあるため、複雑な内容を伝える手段としては不向きです。メールであれば資料を添付することで、伝達事項を正確に伝えられますが、返信が来るまでに時間が掛かることも珍しくありません。タスク管理ツールでは、チャット機能やテレビ電話機能を利用できます。複数のメンバーへの連絡も容易になり、ファイルの共有もできるので、電話やメールよりも効率的にコミュニケーションを取れるでしょう。

タスク管理ツールを導入すれば、知りたい情報を視覚化できます。
Excelなどの表作成ソフトを使用すれば、簡易的なタスク管理ができますが、 自作には相応の労力が必要です。また、メンバーの人数や工数が多いプロジェクトでは、タスク管理も複雑になるため、表作成ソフトだけでは情報の視覚化や高度なタスク管理は難しいでしょう。タスク管理ツールには、あらかじめプロジェクトの種類に合わせたテンプレートが備わっている上、使い勝手も考慮されています。加えて、個人のタスクはもちろん、プロジェクトや部門、カテゴリー別のタスク管理も可能です。
タスクの進捗を一目で確認でき、業務の優先順位を明確にできるので、プロジェクト全体の生産性も向上するでしょう。

4. タスク管理ツールの主な機能

タスク管理の概要について理解できたでしょうか。現実的にタスク管理を実行に移していくためには、タスク管理ツールやタスク管理アプリを導入していくことになります。

次はタスク管理ツールが実際にどのような機能を備えているのかをみていきましょう。

UIは一見すると単純にも思える機能ですが、タスク管理ツールを定着させるうえでは非常に重要な要素です。なぜなら、毎日使う必要があるタスク管理ツールが使いにくければ組織に定着しない可能性があるからです。

このため、タスク管理ツールを導入する上では、メンバーが日常に操作しやすいUIを備えているかを確認しましょう。場合によっては無料版による検証を行い、プロジェクトメンバーの意見を収集することも重要になります。

設定したタスクが単純なリスト形式でしか表示されないのであれば、それは単なるTODOリストにすぎません。多くのタスク管理ツールは、タスクをリスト表示するだけではなくかんばん方式やガントチャート方式で表示できます。

かんばん方式であれば、自分がやるべきタスクの内容や量が一目で把握できますし、ガントチャート方式であれば、納期に対する進捗をひと目で把握できます。

プロジェクト全体のガントチャートが把握できれば、プロジェクトの遅れを早期に取り戻すことに繋がります。

数あるタスクを絞り込み、ソートしたタスクのみを表示させる機能です。チームでタスク管理を導入するのであれば、担当のタスクのみを表示させるだけではなく、重要度や進捗度、納期といった視点で絞り込む必要が出てくるはずです。

リーダーであれば、自分が管理する必要があるプロジェクトに絞り込んで、メンバー全員のタスクを閲覧したいというケースもあるはずです。絞り込み機能を活用することでプロジェクトメンバーそれぞれの仕事の負荷状況を把握できるでしょう。

タスクをこなしていくうえで、実行するべきチェックリストがあると便利です。たとえば「年末の大掃除」というタスクを登録した場合、チェックリストには「台所」「風呂場」「玄関」といったチェックリストを登録します。

チェックリストによってタスクを実行するために必要となる作業を明確化し、漏れのない実行に繋がります。チェックリストのスケジュール管理や絞り込み表示をしたい場合は、チェックリストではなく子タスクとして階層的に管理するとより円滑な管理ができます。

登録したタスクがカレンダーで表示できれば、月や週などの単位で自身の仕事量を把握し、新しい予定を入れる際にも参考にできます。

このため、多くのタスク管理ツールは、Googleカレンダーなどとの連携機能を備えています。タスク管理ツール自体がカレンダー機能を備えている場合もありますが、個人で使っているカレンダーツールと連携したほうが利便性は大きいです。

プロジェクトという最も大きな仕事の単位に対し、より細分化した作業単位であるタスクは、さらに細かな作業に分割されることもあるでしょう。このようにタスクの親子構造を管理・登録できた方が効率よく仕事を進められることもあると思います。

プロジェクトの規模が大きくなってくるとタスクの構造は複雑化し、親タスク、子タスク、孫タスクという概念がないと仕事を効率よく進めることができないこともあります。特に大規模プロジェクトになるほど求められる機能であるといえるでしょう。

タスクの進捗や、メンバーごとの負荷状況は、検索して把握できるだけではなく、グラフィカルなインターフェースで見られるとよりわかりやすいものです。

多くのタスク管理ツールではそういった情報をレポート出力し、報告書作成の際に活用できます。特にプロジェクトリーダーやマネジメント層に必要な機能であるといえます。

タスク管理ツールがプロジェクト管理ツールとしての位置づけが強い場合、工数場管理とひもづけてプロジェクトの採算性を管理会計の視点からレポート表示できるものもあります。

5. タスク管理ツールを使いこなすには

仕事やプロジェクトをスマートに効率よく進めるためには、もはや必須ともいえるプロジェクト管理ツール。それでは、タスク管理ツールを使いこなしていくためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。

仕事の単位を細かくしすぎてタスクの量が増えすぎると、管理の際のの負担が大きくなりすぎるほか、メンバーも自分がやるべき仕事を把握しづらくなってしまいます。

タスク管理ツールを導入するのであれば、登録するべきタスクの仕事の単位を適切に設定し、細かくなりすぎないように注意しましょう。

どうしてもタスクの量が多くなりすぎるようであれば、タスクを階層構造で管理し、管理面の負担を軽減することも意識してください。

タスクの割り当てにバラツキがあり、メンバー間のタスクの量に差が生じている場合、モチベーションが低下しタスク管理ツールが定着しない可能性があります。

タスク管理の導入は仕事の可視化を通じて、プロジェクト全体の透明性を高めます。だからこそ、使いこなすにはタスク管理ツールを活用したメンバー間の納得感を向上させる必要があります。

登録したタスクをリスト形式で表示するだけに留まっていては、タスク管理を使いこなせているとは言えません。そもそも定着させることも難しいでしょう。

登録したタスクをガントチャート形式やかんばん方式で確認できるようにすることで、タスクをいつまでに何をやるのかが明確になり、仕事をスムーズに進めることができるようになります。

プロジェクトメンバーの仕事の効率化だけではなく、プロジェクト全体の進行を円滑化することに繋がるでしょう。

タスク管理ツールは確かに便利ですが、運用ルールを明確にせず個々の判断で使っていては、混乱を招いてしまう可能性も。運用ルールを明確にし、場合によってはプロジェクト管理ツールを利用する上での説明会や勉強会を開催してもよいでしょう。

タスク管理ツールの運用ルールを明確化し、メンバー間で統一化してこそタスク管理ツールの効果を最大化できるのです。

タスク管理ツールをタスクを管理するだけにとどめていては、ツールを最大限活用できているとは言えません。

タスク管理ツールは利用していくにつれて過去の仕事やプロジェクトのデータが蓄積されていきます。そのため今後のプロジェクトの進め方にも役立てることもできます。

例えば、メンバー間の仕事量の平準化に役立ちます。そのほかタスクの登録方法やメンバー間の仕事の割り振りルールの均一化に役立てることもできるでしょう。

プロジェクトを円滑に進めるために過去のデータを活用し改善活動に役立てる。このような考え方でタスク管理ツールを活用することで、仕事をよりスマートに進めることができるはずです。

6. タスク管理ツールを使いこなして一歩先の活用方法を

タスク管理を使いこなしていくことで、ほかのITツールとの連携が可能となりさらに仕事を効率よく進めることができるようになります。ここではタスク管理の一歩先を実現するために、検討したいITツールについて紹介します。

プロジェクト管理ツールは豊富な機能ゆえタスク管理機能も合わせて備わっているものがほとんどです。タスク管理ツールをチーム運営の中で検討する場合、プロジェクト管理ツールとの関係性は切っても切り離せません。

プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールを併用することで、スケジュール管理や工程管理、工数管理、さまざまな視点でプロジェクト管理ができるようになり、原価管理はプロジェクトメンバーだけではなく経営層も活用していくことができます。

営業職であれば、営業活動を可視化するためのSFAとタスク管理ツールの併用も検討したいところです。SFAを使うことでさらなる営業の効率化に役立てることができるでしょう。

マネジメント層においては、タスクの進捗と営業活動の結果（売上）を比較することで、生産性を可視化して営業活動の改善に役立てることができるはずです。無駄なタスクを把握し、インサイドセールス導入も検討することができるでしょう。

SFAとセットで利用されることが多いCRMは、営業職だけではなくマーケティング職においても、タスク管理ツールとの相乗効果を期待できるITツールです。

CRMは顧客の属性情報だけではなく、顧客に対してどのような活動をおこなってきたかも登録されます。こうした情報をベースにタスクを明確化し、タスク管理ツールで実行に移していくことで効率よく営業活動が展開できるでしょう。

コンテンツマネジメントが注目されている中、今後はCRMとタスク管理ツールの連携が求められています。

7. 【比較表】初めての企業向け！タスク管理ツール

ここからは初めて導入する企業におすすめのタスク管理ツールを紹介していきたいと思います。まずはご紹介するタスク（プロジェクト）管理ツールでPRONIアイミツがおすすめのサービスを料金や機能項目、連携サービスで絞り込んで比較表にまとめてみました。各サービスの違いや特徴が一目でわかるのでぜひご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、初めて導入する企業におすすめなタスク管理ツール選びの参考にしてください。

8. 初めての企業向けタスク管理ツールはこれがおすすめ！

それでは企業内においてどのようなタスク管理ツールを導入するべきでしょうか。ここでは初めて導入する場合におすすめのタスク管理ツールを紹介します。

9. まとめ

仕事を効率よく進めるためには欠かせないタスク管理。従来手帳で行われてきたタスク管理は、手帳の衰退とともに、スマホやパソコンでの管理が主流となってきました。

現在ではプライベートのタスク管理も、プロジェクトチームでおこなうタスク管理も、タスク管理ツールひとつで実現可能といえます。

一方で、用途や目的に応じてさまざまなクラウド型タスク管理ツールが登場し、選択に迷うこともあるかもしれません。後悔しないタスク管理ツールを選ぶためにも、ぜひ今回の記事を参考にしてください。