アンケートの依頼メールの効果的な書き方・送り方とは？おすすめメール配信システムも紹介

目次
• 回答率を上げるアンケート依頼メールの書き方
• さらに回答率を高めるためのポイント
• アンケート依頼メールの作成・送信はメール配信システムがおすすめ！
• アンケート機能付きメール配信システムのメリット
• 【比較表】アンケート対応できるメール配信システム
• 【格安】アンケート対応できるメール配信システムおすすめ3選
• 【人気】アンケート対応できるメール配信システムおすすめ3選
• 【教育施設に強い】アンケート対応できるメール配信システムおすすめ3選
• メール配信システムの選び方のポイント
• メール配信システムの料金相場
• まとめ：メール配信システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

回答率を上げるアンケート依頼メールの書き方

アンケート依頼メールの回答率を上げるポイントはひとつではありません。ここでは、回答率アップを目指す上で押さえておくべきメールの書き方について、7つの視点からポイントを紹介しますので参考にしてください。

まずはアンケートを行う目的や用途をきちんと説明しなければなりません。なぜアンケートに答えなければならないのか、自分の回答が何に使われるのかといった点がクリアにならなければ、受信者はアンケートに回答する気にならないでしょう。

「サービス満足度を向上させるため」など、今後のサービス利用においてメリットを感じられるような目的を伝えれば、回答率アップに期待できます。

より回答率を上げるためには特典やプレゼントなどを用意しておくことも重要です。アンケートに答えれば次回以降のショッピングで使用できるクーポンを送付するなど、特典がある場合はきちんと明記しておきましょう。

目立つ位置にわかりやすく載せておかないとスルーされてしまう可能性も高いため、記載する場所には注意してください。また、あまり文章が長いと何の特典かわかりづらいため、なるべく短文でアピールしましょう。

アンケートに答える際「1分程度であれば今すぐ回答してしまおう」と思う場合もあれば「5分もかかるのであれば後で休憩中に回答しよう」と思う場合もあるでしょう。つまり、アンケートに答えるという行動に移ってもらうためには、何分程度で答えられるか、何問程度の設問があるかといった具体的な情報を提示する必要があります。

所要時間や設問数がわからないと、いざ回答を始めた時の拘束時間を予想できないため、アンケートへ回答してもらえる可能性自体が低くなってしまうでしょう。

回答期限がいつまでなのかも忘れずに明記しておきましょう。「回答に5分以上かかるみたいだから、今度答えよう」と後回しにされた結果、アンケートの回答期限を過ぎてしまっては意味がありません。

いつまでに回答しなければならないのかをきちんと記載し、期限を守って回答するようお願いしましょう。また、回答期限を短く設定しすぎるのも控えるよう注意してください。

アンケート依頼メールを受け取ったユーザーに回答してもらうにはまず、専用の回答URLにアクセスしてもらわなければいけません。そのため、アンケートの導線はわかりやすく設置する必要があります。具体的なポイントとしては、分かりやすい位置に回答URLを設置するだけでなく、URLの前後で記号や装飾を用いて目立つように工夫することが大切です。

アンケートに回答してもらうには、まずメールを開封してもらうこと、そして興味を持ってもらうことが大切です。そのために効果的なのが、依頼文や件名にユーザーの名前を入れる方法です。送信側とすれば「お客様へ」などと統一した方が効率的ではあるものの、回答率の向上にはつながりにくいでしょう。「○○様」とユーザー名を入れておけば、「自分に対して求めている」と感じてもらいやすくなり、開封率・回答率アップにもつながります。

アンケートの依頼メールには、お問い合わせ先も忘れずに記載してください。電話番号やメールアドレスなどといった具体的な連絡先を載せておくと、メールの権威性や信頼性が上がります。迷惑メールだと判断される可能性も低くなるでしょう。

また、アンケートへの回答以外にも何か質問や相談などに答えられる体制を整えておけば、顧客満足度の向上にもつなげられます。

さらに回答率を高めるためのポイント

先に回答率を上げる「メールの書き方」をご紹介しましたが、回答率を高めるコツはほかにもあります。ちょっとした工夫や仕掛けの積み重ねで最終的なアンケートの回答率は左右されますので、確認しましょう。

まずは送信する時間帯に注意しなければなりません。例えば、ネットショップなどから会員へとアンケート依頼メールを送信する際、多くの人が働いている日中にメールを送信しても、見てもらえない可能性が高いです。

一方でBtoBサービスにおけるアンケート依頼メールの場合は、就業時間中に送らなければ回答してもらえないでしょう。自社のターゲット層にあわせて送信する時間帯を決めてください。

アンケートの依頼をするという本題になかなか入らず、長々と書かれたメールの場合、アンケートの回答率が下がってしまいます。

サービスや商品を購入してくれたことへの感謝の気持ちなどを丁寧かつ簡潔にまとめてください。その上でアンケートの依頼目的や用途の説明にスムーズに移行させましょう。

そもそもアンケートの回答依頼メールを開いてもらえないという事態を防ぐために、思わず開封したくなるような件名に設定しましょう。

「○○に関するアンケートの依頼」など、何のメールかすぐにわかる件名にするとともに、特典内容の明記も欠かせません。長すぎると意図が伝わらない可能性があるので、15文字程度におさめると良いといわれています。

アンケートは、単にユーザーから情報を収集する一方向のマーケティングではなく、双方向でコミュニケーションを取る貴重な機会です。したがって、アンケート集計後にはお礼と合わせて結果を報告するのがおすすめです。ユーザーとしては自身の意見がどのように受け止められたのか、反映されたのかを知ることができるため、企業に対する親近感や好感度が上がる可能性があります。そうなれば次回以降のアンケート回答率アップにもつながるでしょう。

アンケート依頼メールの目的はあくまで「アンケートに回答してもらうこと」です。そのため、依頼メールの中で商品・サービスのPR、イベント告知など他のコンテンツを掲載するのはおすすめしません。複数のコンテンツを掲載すると情報量が多くなり、ユーザーにも読みにくい印象を与えてしまいます。アンケート回答率の低下につながる一因ともなりますので、アンケートメールは簡潔にしましょう。

アンケート依頼メールの作成・送信はメール配信システムがおすすめ！

ここまでアンケート依頼メールの書き方やポイントを紹介しましたが、アンケート依頼メールを作成・送信するに際はメール配信システムがおすすめです。そもそもメール配信システムとは、メールの一括配信に特化したシステムの総称です。多数の宛先に対して自動でメールを配信することが可能なため、販促、営業、緊急時連絡などに活用されています。また、会員登録や購入といった「特定のアクション」を行った利用者に対して、事前に準備されたメールを自動で配信するステップメールなど、特有の機能が搭載されている点も見逃せません。

デジタル化に伴い、最近では企業だけでなく教育・学校関係の組織でもメール配信システムの導入が増加しており、その利便性は広く認められています。

アンケート機能付きメール配信システムのメリット

アンケート機能付きのメール配信システムを導入することによって、どのようなメリットがあるのでしょうか。

さまざまなメリットが考えられますが、今回は以下の「アンケートフォームの作成が簡単」「アンケート結果の集計や分析がしやすい」「アンケート結果に応じてステップメールを送信できる」の3点を紹介していきます。

アンケート機能付きメール配信システムを導入すると、アンケートフォームを簡単に作成できます。

アンケートフォームを作るにあたって「ページを設計する際に専門的な知識が必要になるのではないか」と不安に思う方も多いのではないでしょうか。しかし、アンケート機能付きのメール配信システムであれば、豊富に用意されたデザインテンプレートを活用しながらフォームを作成できます。多くのメール配信システムに直感的な操作が可能なエディタが搭載されているので、専門知識なしでの設定が実現するでしょう。

アンケート結果の集計や分析も行いやすい点も大きなメリットです。

メール配信システムによって機能に差はありますが、アンケート機能付きメール配信システムの中には、アンケートの結果をスピーディに集計しグラフィカルにまとめられるものも少なくありません。また、集計結果をCSVファイルとしてエクスポートし、より高度な分析に活用できるシステムもあります。

サービスや商品の購入者向けのアンケートにはもちろん、学校評価や行事の出欠確認にも役立つでしょう。

アンケート結果に応じたステップメールの配信まで1つのシステムで実施できるのも嬉しいポイントです。

メルマガやステップメール内でアンケートへの回答を依頼し、その回答結果によって次回送信するメルマガやステップメールの内容を変えられます。絞り込み機能で特定の回答者にのみメールを送信したり、一時的なステップメールの停止も可能です。よりターゲットの状況に合わせた内容とタイミングでメールを配信でき、URLへのクリック率アップや売上アップなどにつなげられるでしょう。

【比較表】アンケート対応できるメール配信システム

ここからは実際に、アンケート対応できるメール配信システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

各サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので比較表と合わせて、メール配信システム選びの参考にしてください。

【格安】アンケート対応できるメール配信システムおすすめ3選

ここでは、アンケートに対応している格安のメール配信システムを紹介します。メール配信システムごとに機能性や拡張性はさまざまですが、コスト重視の方は機能などを絞り込んでリーズナブルなシステムを使うのもひとつの手でしょう。高いシステムを使えば比例して効果が高くなるわけではありませんので、以下の比較表で各システムの違いを比較しながら自社と相性の良いものを探してみてください。

ここまで、アンケート対応できる格安メール配信システムを3つ厳選してご紹介しました。メール配信システムの料金は各社さまざまですが、傾向として、「月間配信可能数」や「登録アドレス数」ごとに料金プランが分けられているケースが多くみられました。

従って、お得に利用するには自社のターゲットを整理し、配信数やアドレス数を出したうえで、同条件の料金を複数社で比較すると良いでしょう。 

【人気】アンケート対応できるメール配信システムおすすめ3選

ここでは、アンケートに対応しているメール配信システムの中でも特に人気の高いシステムを3つ厳選して紹介します。人気の高いシステムは、機能性や使いやすさ、コストパフォーマンス、信頼性など、何らかの要素が数多くのユーザーから支持されていることを示しています。まずは以下の一括比較表で基本的な概要を確認し、その上で各システムの特徴をチェックしながら人気の理由を探るとともに、自社のニーズと照らし合わせてみましょう。

豊富な機能性や独自の付加価値が付いたメール配信システムは多数リリースされていますが、自社との相性は実際に使ってみるまで分からないものです。
とはいえ、人気のメール配信システムは多くの利用者から高い評価を得ていることを踏まえると、実用性が高く、安心・信頼して使えるシステムである期待値は高いと言えるでしょう。

【教育施設に強い】アンケート対応できるメール配信システムおすすめ3選

メール配信システムの選び方のポイント

メール配信システムごとに搭載機能は異なりますし、使い方や画面表示も千差万別です。いくら必要な機能を備えていても、その力を最大限に引き出すにはあくまで「使いこなせてこそ」ですから、現場スタッフが使いこなせる操作性であるか、実際の使用感を確認するため、選定時には現場スタッフの意見も重視すると良いでしょう。

そもそもメール配信システムは、業務効率化という役割も担っているため、操作性に優れており、なおかつヘルプやサポートが充実したサービスを選ぶのがおすすめです。

メール配信システムの中には、サーバへの負担を考慮して配信数に制限がかかっている場合や、料金プランが「月間〇〇件まで」といった形で制限されているケースも珍しくありません。
また、各種機能に制限がかかっており、該当機能を利用するには追加料金が発生する場合もあります。

従って、契約前に利用条件（配信想定数や欲しい機能）を整理し、それらの条件を踏まえて費用対効果の高いサービスを選びましょう。

メール配信システムの選び方について、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。
あわせてお読みください。   

メールアドレス自体が個人情報であるため、セキュリティ面には十分注意する必要があります。また、大企業などセキュリティ・ポリシーを明確に定めている組織の場合、導入するメール配信システムが自社のセキュリティ要件に反していないかも確認しましょう。メール配信システムでは基本的なセキュリティ対策は備わっているものの、具体的な内容はさまざまですので事前に細かくチェックしましょう。

メール配信では継続的に改善を繰り返しながらメールの開封率やアンケートへの回答率を高めていくのが基本です。そのためには、メール配信時の効果測定や分析が欠かせません。開封率やクリック率に留まらず、内容の異なるメールを複数送信して結果を比較するABテスト、配信時のエラー要因分析など、多種多様な分析方法に対応。改善点を解決することができるでしょう。

メールの到達率とは、送信したメールがどの程度相手先の受信ボックスに届いたのかを示す数字です。一斉送信を行った場合、何らかの要因でエラーメールとなって返ってきてしまう場合があり、そのまま送信し続けているとISPと呼ばれるプロバイダからの評価が下がって該当のIPアドレスからの受信に制限がかかります。したがって、エラーメールアドレスが管理可能であり、なおかつ複数のIPアドレスから分散配信できるシステムがおすすめです。

メール配信システムの料金相場

ここでは、メール配信システムの料金相場を「クラウド型」「オンプレミス型」に分けて紹介します。

両者の費用の差は導入・運用方法の違いにあります。オンプレミス型ではメール配信システムを自社のPCなどにインストールして使います。そのためライセンス料として高額な費用がかかるだけでなく、システム運用に必要なサーバーや設備などの環境も自社で整えなければいけません。一方クラウド型の場合は提供者が持つシステムをインターネット経由で使用する形となるため、端末（PCやスマホ）とインターネット環境さえあれば利用可能であり、ライセンス料やサーバー料もかかりません。

まとめ：メール配信システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

今回は、アンケート対応できるおすすめのメール配信システムを厳選して紹介するとともに、メール配信システムの選び方のポイントをまとめました。自社が求める機能を備え、コストパフォーマンスに優れたサービスを選ぶことができれば、事業における目標達成の大きな助けとなるでしょう。

しかし、数あるメール配信システムのなかから、自社のニーズに合ったサービスを見つけ出すのは簡単ではありません。メール配信システムの比較選定に迷っている方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。いくつかの質問に答えるだけで、希望要件に合ったメール配信システムを選定できます。