メールを一斉送信する場合はどうする？注意点やマナー・おすすめメール配信システムまで紹介

目次
• メール一斉送信の基本
• メール一斉送信を活用するシーン
• BCCでの一斉送信は危険？
• メールを一斉送信する方法
• 一斉送信をメール配信システムで行うメリット
• 【比較表】PRONIアイミツのイチオシ！一斉送信におすすめのメール配信システム
• 一斉送信におすすめのメール配信システム7選
• メール配信システムを用いた効果的な一斉送信の方法
• メール一斉送信の際のマナーや注意点
• メールの一斉送信に関するよくある質問
• 【まとめ】メール一斉送信は「ツール活用」「マナー遵守」を徹底しよう！

メール一斉送信の基本

電子メールは一般的に1通のメールを1アドレス宛に送信することが多いですが、ビジネスなどの場面においては、複数の相手に送りたいこともあるでしょう。

通常はメーリングリストを使用して送信先を複数のアドレスに指定することで、一度の送信作業で必要な相手すべてにメールを送信します。しかし宛先の件数や場面によっては、メールの一斉送信をツールで行う方が良いケースもあります。

メール一斉送信の方法別にメリット・デメリットを把握し、場面に合わせて適切にツールを活用できるようにしましょう。

メール一斉送信を活用するシーン

では、どのような場面においてメール一斉送信を利用することが多いのでしょうか？よくある3つの場面について解説します。

よくあるのは「ビジネスにおける連絡手段」として利用するシーンです。例えば社内の連絡手段がメールの場合、複数の社員に対して社内連絡メールを送信する場合に一斉送信を利用することが多いです。

また、社外の取引先・営業先に対しての連絡手段・セールス手段としてメール一斉送信を利用することもあります。  

他には「ECサイト等での販促手段」としてメール一斉送信を利用することがあります。ECサイトでは、顧客や見込み客に対してメールマガジンなどを送信することがあります。

大口の顧客に対しては個別にメール送信することもありますが、一般の顧客・見込み客には同じ文面で送信することが多いでしょう。

ビジネス目的でなくても、「複数の個人への情報発信手段」としてメール一斉送信を利用することがあります。

例えば一昔前であれば「回覧板」や「電話連絡網」を利用していましたが、メール一斉送信の方がタイムラグがなく、必要な情報を速やかにすることができます。

その他に一斉送信に活用できるメール配信システムを知りたい方は下記をご覧ください。

BCCでの一斉送信は危険？

BCCはメールを一斉送信する際に用いられることが多いものの、実はさまざまなリスクが存在しています。ここでは、BCCとはどんなものなのか、類似したTO、CCとの違いを紹介しながら、BCCに潜むリスクを解説します。

TO、CC、BCCの違い

メールでの宛先については以下の3種類があります。

・TO
・CC
・BCC

GmailやOutlookなどを利用している方なら目にした機会はあるかもしれませんが、まずはそれぞれの特徴を正しく理解しておきましょう。

TO

「To」はメールの宛先機能の中で最もスタンダードな機能で、手紙の宛名・宛先と同じ役割を持っています。Toに入力したアドレスはメインの送信者であり、「あなたに宛てにメールを送信している」ことを明確に意思表示します。基本的にTOに指定する対象者には、何らかの意思確認や処理、作業を依頼するケースが多いため、返信義務が発生するのも大きな特徴です。ちなみにTOでは1人だけでなく複数人を指定することも可能です。

CC

「Carbon Copy」の略であるCCは、メインの対象者以外でメールの内容を共有したい場合に用いられます。メールを受け取るタイミングはTOに指定された人と同じですが、本来の送信対象者はTOに入力された人であるため、「TOの人にこのような内容のメールを送ったので、あなたも中身を確認してください」という意思表示が込められています。そのためメインの対象者ではないことから、CCで届いた場合には基本的に返信は行いません。

BCC

「Blind Carbon Copy」の略であるBCCも根本的な役割はCCと同じで、メインの対象者以外でメールの内容を共有したい場合に用いられます。ただし、CCでは指定された全員にメールアドレスが開示されるのに対し、BCCに指定されたメールアドレスは他の受信者から確認できません。つまり、BCCでメールが共有された人は「ほかの誰にこのメールが共有されているのか分からない」のです。この性質を活かし、BCCは社内と社外の人間に同一のメールを共有する場合など、第三者にメール内容を共有していることを開示したくない場合に用いられます。

BCCはその性質上、社外にメールの内容を共有したい際に用いられることが多い便利な送信機能だと思われがちですが、実際には複数のリスクが潜んでいます。ここから具体的なリスクを順に紹介しますのでチェックしてみましょう。

迷惑メール扱いになるリスク

BCCを用いて100件以上の宛先に一斉送信を行うと迷惑メールとして処理されてしまうリスクがあります。メーラー（Gmailなど）では、スパム対策として大量の一斉送信を行った送信元をブラックリストに載せる仕組みが用意されているからです。もしもブラックリストに登録されると、メールを送っても相手の迷惑メールボックスに届くことすらなく、メールサーバーに到達した段階ではじかれてしまいます。

BCCにアドレスを入力またはコピペする作業があるため、送信する予定のなかった相手に間違えて一緒にメールを送信してしまう可能性があります。場合によっては個人情報や機密情報をもらしてしまう可能性があるのです。

メールマガジンの送信などの場合、クリック率などを判定することで今後のアクションの改善につなげることができます。しかし、BCCにアドレスを入力して一斉送信する場合、分析することが難しくなってしまうのです。

BCCによって大量のメールを一斉送信すると、サーバー側に負荷がかかる影響から配信遅延が発生しやすくなります。つまり、メールを送りきるのに時間がかかってしまうわけです。なお、配信遅延が発生すると原因となった一斉送信メール以外の通常メールも遅延の影響を受けてしまいます。配信遅延によりメール送信に時間がかかると、取引先や顧客にメールに営業時間外に送付されてしまう可能性があります。

メールを一斉送信する方法

ここでは、メールを一斉配信する3種類の方法をご紹介します。

・Outlook
・Gmail
・Excel

使用しているメーラーや環境はそれぞれでしょうから、活用しやすい方法を参考にしてみてください。

Outlookを用いてメールを一括送信する場合、あらかじめメールを送信したい相手のアドレスを連絡先に追加しておきましょう。メールを一括送信したい場合は、「連絡先リスト」を開いてCtlrキーを押しながら送信したいメールアドレスを選択するだけでOKです。

また、グループを作って一斉送信したい場合には、「ナビゲーションバー」より連絡先へと進み、「個人用の連絡先」を選択してください。そこで新たに作成するグループを保存するフォルダを選んだのち、リボンにある「新しいグループ」をクリックしてグループ名を登録しましょう。グループの登録が完了したら、「メンバーの追加」から1人ひとり連絡先を追加していくだけで問題ありません。

Gmailを用いてメールの一斉送信を行う場合、Gmailブラウザの左上にある「作成」ボタンを押してメールフォームを表示させ、TO・CC・BCCのいずれかを選択しましょう。連絡先が表示されるため、送信したい人のアドレスを選んでいけば一斉送信が可能です。

また、「ラベル」と呼ばれるグループを作成して一斉送信を行うのもスムーズでおすすめ。まず「Googleコンタクト」にアクセスしてから、画面左側にある「ラベルを作成」を選び、新たにグループを作りましょう。作成後、連絡先アイコンのカーソルに合わせるとチェックボックスが表示されるので、その中からグループに追加したい人の連絡先をチェックしていきましょう。

その後、画面上部にあるラベルを管理をクリックして、ラベル一覧を表示させ、新たに作ったグループ名を選択するだけでグループ作成・メンバー追加が完了します。送信時には、送信したいグループ名を選び「すべて選択」をクリックすれば一斉送信が行えます。

Excel自体にメール送信機能はありませんが、Excelはデータ管理などに広く用いられているため、うまく活用すれば一斉送信にも役立ちます。主な方法は以下の2つです。

1.Excelで管理しているメールアドレスのデータをCSVファイルで出力して一斉コピー、メールの宛先に貼り付けて送信
2.プログラミング言語でマクロを組む（VBA）、外部ソフトウェアを使用してExcelのシートから一斉送信

ですが、Excelから一斉送信した場合でもプロパイダからブロックされる可能性があるため送信には注意が必要です。

メール配信システムを利用する場合、それぞれのシステムによってどのような仕組み・手順でメールの一括送信を行うのかは異なります。

あらかじめ名刺管理ソフトや顧客管理システムなどからデータを抽出してメール配信用のデータベースを構築し配信するか、CSVファイルなどに配信リストを落とし込み、そのリストをメール配信システムに取り込むことによって一斉送信を行う方法などがあります。

大量のメール送信に特化しているため、一斉送信の宛先数が非常に多くなりそうな場合でも問題ありません。

一斉送信をメール配信システムで行うメリット

メール一斉送信を「メール配信システム」を利用して行う場合、以下のメリットがあります。

メール配信システムのメリットについて、以下の記事ではさらに詳しく解説しています。あわせてお読みください。

メール配信システムを利用すると、TOやBCCなどメール送信に関する設定を自動的に行います。メール送信のたびにアドレス等を入力する必要がないので送信時の人的ミスを防ぎ、メール誤送信のリスクが抑えられます。これにより、メール誤送信による機密情報や個人情報を保護することにつながるのです。

メール配信システムは「大量のメールを一斉配信すること」に特化していますので、例えば複数のIPアドレスからメールを配信するなどの仕組みを備えています。

一般的なメールソフトで一斉送信する場合と比較して迷惑メール扱いされるリスクが少ないため、相手にきちんとメールを読んもらえる可能性が高いです。

メール配信ソフトの中には、一斉送信したメールのクリック率やコンバージョン率を測定できる機能を備えているものがあります。

メール一斉送信をビジネス目的で行う場合、これらの数値を測定することにより今後のメール配信の改善及び効率アップにつなげることができます。

メール配信システムを利用することで、大量のメールアドレスをリスト管理しやすくなります。

例えば「メールを読まれなかった」「メルマガの配信停止を希望した」というアドレスをリストから自動的に削除することが可能です。これにより、人の手によるアドレスリスト管理と比較して効果的・効率的にアドレスを管理することができます。

メール配信システムはマルチデバイスに対応しているものが多いです。昨今、インターネット利用者の多くはスマホなどのモバイルデバイスを利用しており、送信したメールも多くのユーザーがモバイルデバイスで閲覧します。

マルチデバイス対応のメール配信システムを利用することで「スマホだからメールを見れなかった」という事態を回避できます。

【比較表】PRONIアイミツのイチオシ！一斉送信におすすめのメール配信システム

ここでは、数あるメール配信システムの中から一斉送信におすすめのシステムをPRONIアイミツが厳選してご紹介します。システムによって料金、機能性、拡張性、操作性などは千差万別ですから、それぞれの違いを比較しながら相性の良いものを探してみましょう。また、各システムの概要をひと目で確認しやすいように一括比較表を用意しましたので、こちらも参考にしてシステム選びに役立ててください。

サービスの具体的な特徴は後ほどご紹介しておりますので、比較表と合わせて、メール配信システム選びの参考にしてください。  

一斉送信におすすめのメール配信システム7選

メール一斉送信は「メール配信システム」の利用がおすすめ。ここからは特におすすめのメール配信システムをご紹介します。

出典：株式会社アイアールティー    https://irtnet.jp/bussiness/issei_mail3/

一般的なメールソフトに近い画面のデザインで、直感的に操作できるメール配信ソフトです。

前作「かんたん一斉メール配信2」との最大の違いは「地図リンク機能」です。Googleマップ用のURLを取得してメール本文に入力できるようになり、会社やイベント会場などの位置情報を配信したメールから簡単にアクセスしてもらうことができます。

また、エラーで送信できなかったアドレスを自動的にリストに保存して手軽に再送信できる「エラーメールアドレス保存機能」や、メール配信が途中で停止するのを防ぐためにサーバーに負担をかけずにメールの送信を行うための「送信間隔設定機能」など、ビジネス向けにも活用できる豊富な機能を搭載しています。

使い慣れたエクセルでの作業が可能なこちらのツール。
大手企業などでも導入実績のあるソフトの1ヶ月限定の試用版です。

関数による個別入力が可能であったり、送信先ごとに添付ファイルも変更可能、用途別にブック名の変更も可能という痒いところに手が届くサービス内容です。
HTML形式にも対応しているため、賑やかなメルマガの配信などにも適しています。

ご紹介したサービスはいかがでしたでしょうか。
PRONIアイミツでは、自分にあったメール配信システム選びに関するご相談を受け付けています。
利用料金は無料ですので、以下の「まずは相談する(無料)」からお問い合わせください。

メール配信システムを用いた効果的な一斉送信の方法

メールを一斉送信するにあたっては、その目的を達成するためにさまざまな手法を用いることをおすすめします。

一斉送信メールは、「同じ内容のメールが一斉で送信されているだけだ」という印象を受信者に持たれてしまうと、そこから興味関心やコンバージョンへとつなげることが非常に難しくなってしまいます。そこで効果的なのが、1to1メールです。

1to1メールであれば、一斉送信されたメールであっても、宛名には受信者の個人名、そしてところどころに受信者用にパーソナライズされたコンテンツを挿入することもできるため、一般的な一斉送信メールよりも回付率が高く興味・関心も湧きやすくなります。

これまでのメール一斉送信ではマーケティング効果を得られなかったという場合は、1to1メールを活用してみるのも1つの手段でしょう。

メール一斉送信の方法として「セグメントごとのメール送信」が有効な場合があります。

セグメントとは似通っている顧客層の集団のことを意味しており、セグメントごとにメールを配信するというのは「送信相手を似通ったニーズで分類し、セグメントごとに効果的なメールを送信する」という手法です。これにより、興味がある内容でメール送信できるため、未読率を下げる効果が期待できます。

もっと詳しくセグメント配信について知りたい方はこちらの記事をご覧ください。

一斉送信するメールの効果を高めたいのであれば「HTMLメール」という手法もおすすめです。

HTMLメールとは、画像や装飾を入れこんだメールのことです。一般的なメースは文章媒体ですが、HTMLメールは画像という「視覚に訴求する」という強みにより、文章を読まなくても画像でメールの内容を相手に伝えることができます。

一斉送信するメールの手法として「ステップメール」を利用するという方法もあります。

ステップメールとは、特定のアクションを起こした相手に対して、次の段階となるメールを自動的に送信するメールのことをいいます。相手との接触の機会を効率よく増やすことにより、こちらが希望するアクションへとつなげることができます。

メール配信システムの中には「フォーム機能」を搭載しているものがあります。

フォーム機能とは、システムで作成したフォームをウェブサイトに組み込んだりQRで読み込ませたりする機能です。これにより、フォームを経由してメールアドレスを収集することが可能になり、登録される度に自動的に顧客データを蓄積することができます。

メール配信システムの中には「効果測定」が可能なシステムがあります。

配信したメールのクリック率や開封率など、送信したメールに対して相手がどのような割合でどのようなアクションを起こしたかを調べられます。これにより、メールの件名や内容などを改善することができ、以降のメール配信をより効果的に運用できます。

その他の活用シーンについて知りたい方はこちら

メール一斉送信の際のマナーや注意点

最後に、メール一斉送信を行う際に守らなければならない「マナー」や「注意点」について解説します。

一斉送信に限らず一般的なメールマナーではありますが「宛名」には十分配慮して送信しましょう。

例えば「会社名・役職名等は正式名称で」「役職が上の人の名前から記載する」「敬称は間違えない」など、大量にメールを送信する一斉送信の場合は特に1つ1つの送信先に可能な限り目を配ってミスがないようにしましょう。

メールの一斉送信を行う際には、TO・CC・BCCの3つを使い分けること非常に重要です。
TOは一般的なメールの送信相手表し、A社にメールを送りたい場合にはA社のメールアドレスをTO欄に入力します。複数人に対してもTOでメールを送信が可能。すべてTOで送信した場合はすべての受信者が他の受信者のメールアドレスを見ることができます。また、一般的にはTOは「あなた宛てです」という意思表示になるため、基本的には返信など対応が必要になります。

一方でCCはTOでやりとりしている人が所属しているチームにメール内容をシェアしたい場合に使う事が多いです。CCで指定されたメールアドレスは、TO同様に他の受信者からも見ることができます。

BCCで送信した送信先メールアドレスは、他の受信者から見ることができません。そのため、複数の社外にまたがるメールや上司にメールチェックして貰いたい場合などにBCCを使用することが多いです。

それぞれで使い方がまったく異なるため、細心の注意を払って使い分けましょう。

メール配信ソフトを利用する場合はそこまで気にする必要はありませんが、メール一斉送信の際には「迷惑メールと間違われない」ことが重要です。

例えば「1つのIPアドレスから一斉送信されている」「複数のアドレスの中に、宛先不明や間違いアドレスを多く含んでいる」場合だと、受信側の中には迷惑メールだと判断して読んでもらえなくなるリスクが高くなります。

ビジネスメールを送信する際には「特定電子メール法」に対応する必要があります。

広告や宣伝を目的とするメールを送信する場合には「オプトイン取得」「オプトアウト運用」を遵守が必要です。オプトイン取得とはメールの受信者にメール送信の承諾を得ることをいい、オプトアウト運用とはオプトイン取得後にメール送信をやめてほしい場合にはその導線を確保することをいいます。

メールの一斉送信に関するよくある質問

メール配信システムの導入に関して、よく寄せられる質問とその回答をまとめました。メール配信システムの導入を考えている方は、ぜひご参考にしてください。

デメリットとしては、３つ挙げられます。
①「迷惑メール」扱いされやすいため、相手にメールの中身を見てもらえなくなる可能性があることです。
②誤送信によって個人情報や機密情報をもらしてしまう可能性があることです。BCCにアドレスを入力またはコピペする作業があるため、送信する予定のなかった相手に間違えて一緒にメールを送信してしまう可能性があります。
③効果測定が難しいことです。、BCCにアドレスを入力して一斉送信する場合、分析することが難しくなってしまうのです。

  メールアドレスが受信者のメールソフトに表示されるかどうかです。 メンバー全員に共有したい宛先は「CC」に、送信者以外には伏せたいメンバーのメールアドレスを「BCC」に設定しましょう。

【まとめ】メール一斉送信は「ツール活用」「マナー遵守」を徹底しよう！

いかがでしたか？
ここでは書ききれないそれぞれの利点などもありますので、気になったサービスはそのサイトのメール一括送信の機能の説明を見に行ってくださいね。
便利なツールを使って仕事をより効率化し、限られた時間を有効に使っていきましょう。

もし、さらに詳細のデータを取得して営業に活用したい！という場合がありましたら、有料版のメール一括送信ツールの検討もおすすめします。

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