【2024年最新】会社通信費の見直しポイントとは？安くするコツもまとめて解説

目次
• そもそも通信費用の内訳は何か
• 会社の通信費について見直しておきたいポイント3つ
• 会社の通信費を安くする10のコツ
• テレワーク時の通信費にも要注意
• まとめ

そもそも通信費用の内訳は何か

会社における通信費用の内訳には、なにが含まれているのでしょうか。

・固定電話代
オフィスで利用する固定電話代は、古くから会社における通信費の代表とも言えます。

・インターネット通信費
現代ではインターネット回線もオフィスには必要不可欠といっても過言ではありません。固定電話と同様に、代表的な通信費用の1つと言えます。

・FAX代
近年では積極活用する会社は減少傾向にありますが、利用している場合はFAXにかかる費用も通信費用となります。

・携帯電話、スマートフォン代
従業員に業務用の携帯電話・スマートフォンを配布している場合は、その利用料も通信費用です。

会社の通信費について見直しておきたいポイント3つ

会社の通信費を見直すにあたっては、どのようなポイントを見るべきなのでしょうか。ここからは、ポイントを3つに絞って詳しく解説していきます。

外回りのある業種や外部とのやりとりの多い業種では、携帯電話やスマートフォンを従業員1人ひとりに配布していることも珍しくありません。しかし、法人向けの大口台数割引や通話料の割引プランなどを利用していなければ、通信費用が膨れ上がってしまうおそれがあります。
業務用携帯電話・スマートフォンを利用している場合は、「現在のプランがビジネス利用向けなのか」「割引が適用されているのか」などをしっかりと確認するべきです。

固定電話だけでなく携帯電話やスマートフォンも契約している会社も少なくないはずですが、すべての端末の通信キャリアを統一できれば通話料の定額化・無料化が可能になることも。本社と支店、部門間・部門ないでの通話が多い場合には、大きなコストダウン効果が期待できるでしょう。キャリアやプランの見直しをまとめて行っておくというのも、通信費を抑えるために大切なポイントだと言えます。

固定電話や携帯電話、インターネットを別個ではなくまとめて契約するとよりお得なプランが利用できるというケースも珍しくありません。
・スマートフォンと同じキャリアにして通話コストをダウン
・IP電話サービスとセットで契約して基本料金を抑える
といったメリットが期待できるため、電話回線だけでなくインターネット回線の契約状況も見直すとよいでしょう。

会社の通信費を安くする10のコツ

ここからは、会社の通信費を抑えるための10個のコツを解説します。うまく活用できれば、今よりも通信費用を抑えられるはずです。

契約中の電話回線の数や利用プランを見直すのは、単純に見えて実は重要なポイントです。固定電話は1回線あたり約2,500〜3,000円の費用がかかるため、数を見直すだけで大幅なコストダウンにつながることも。「ビジネス利用向け」や「大口契約向け」のプランで契約しているかどうかも確認するようにしましょう。
なお、固定電話回線ではなくインターネットを利用した光電話への移行もおすすめの方法です。

電話代ではなくインターネットの通信費用でお悩みなら、契約しているプロバイダの乗り換えを検討するのがおすすめです。インターネット契約の変更には手間も費用もかかるというイメージを抱いている方もいるかもしれませんが、プロバイダ変更のみなら工事費用は発生しないため、簡単にコストダウンを図ることができます。
乗り換え先のプロバイダがビジネス利用であってもスムーズに利用できるのか否かについても事前に把握しておきましょう。

固定電話回線の契約先を見直すのも、会社の通信費を抑えるための方法の1つです。一般的な固定電話回線は高額なケースが多い一方で、インターネット回線を用いた光IP電話サービスなどはよりリーズナブルな料金で利用することができます。月額基本料を抑えられるだけでなく通話料金もリーズナブルで、さらに固定電話回線の契約に必須の電話加入権費用も発生しません。会社の通信費の削減に取り組むのなら、IP電話の活用は非常におすすめと言えます。

外部とのやりとりの多い職種や、外回りのある職種の多い会社では、1人ひとりの従業員に業務用の携帯電話やスマートフォンを配布していることも多いのではないでしょうか。しかし、契約時のプランを数年にわたって利用している場合は知らず知らずのうちに「いつの間にか登場していた新プランと比較して、割高な料金を支払い続けていた」といった事態に陥っている可能性も否定できません。各キャリアが新たなプランを発表する際には、積極的にキャッチアップするように意識しましょう。
また、大手キャリアではなく格安SIMへ乗り換えるのもおすすめです。

会社の通信費を抑えるためには、オフィス内に設置された固定電話機の数を見直してみるのもおすすめです。執務スペースだけでなく会議室にも固定電話機を設置している会社もあると思いますが、できる限り固定電話機の台数を減らせれば導入やメンテナンス、修理にかかる費用を削減でき、1台につき数万円ものコストダウンにつながることも。オフィスレイアウトの変更やオフィスを移転する際の手間を抑えられるというのも、固定電話機の台数を減らすメリットです。

昨今ではFAXを利用する機会は減少していますが、日本ではまだFAXを用いて業務を進めている会社が少なくありません。しかし、FAXの導入費用やインク、紙といった消耗品にかかるランニングコストは予想以上に高額です。
インターネット回線を利用するインターネットFAXを導入すれば、機器の導入費用や消耗品の購入費用が不要。スマートフォンやタブレットから気軽に受信状況や内容を確認できるのも魅力と言えるでしょう。

電話やインターネットを契約したタイミングでは安価に利用できたオプションが、数年後には高額になっているということも少なくありません。契約時には利用していたものの、最近はまったく利用していないオプションがあるケースも十分に考えられます。
無駄な通信費の支払いを防ぐためには、オプションの契約内容や利用状況を定期的に確認し、必要に応じてすみやかに契約を解除するようにしましょう。

BYOD（Bring Your Own Device）の導入も、会社の通信費を抑えるのにおすすめの方法です。BYODは従業員個人が所有する端末をビジネスでも使用してもらうというもので、配布するための端末購入やリースが不要となるため大幅なコストカットが期待できます。
しかし、従業員がプライベートでも使用している端末を業務にも用いることになるため、セキュリティ対策を徹底的に行う必要があります。

会社の通信費を抑えるためには、フリーダイヤルサービスの乗り換えを検討してみるのもおすすめです。フリーダイヤルサービスは大手通信会社のみが提供しているイメージがあるかもしれませんが、実はそうではありません。
大手以外からもフリーダイヤルサービスは提供されており、場合によっては基本料金や通話料金が抑えられることも。「契約中のフリーダイヤルサービスは高額に感じる」という場合には、大手以外のサービスにも目を向けてみるとよいでしょう。

クラウドPBXの導入も、会社の通信費を抑えるのにおすすめの方法の1つです。クラウドPBXは名称からもわかるとおりPBX（電話交換機）がクラウド化されているため、発着信が可能なデバイスがあれば内線通話が行えます。PBXの設置にかかる費用を削減できるだけでなく、従業員同士での通話は無料なので通話料金も大幅に抑えられるでしょう。
外出中の人ともスマートフォンなどを用いて無料で通話することが可能です。

テレワーク時の通信費にも要注意

昨今ではオフィスへの勤務だけでなく、自宅やシェアオフィス、ワーケーション先などからのテレワークの機会も増加したのではないでしょうか。「テレワークでは社内の通信機器・ネットワークを利用していないから、費用負担は必要ない」と考えている人も多いかもしれませんが、それは間違いです。
テレワーク中に使用する端末を会社が用意・貸与する、通信回線使用料の一定額を会社が負担するというのが一般的で、回線工事が必要な場合も費用は会社負担となるケースが見られます。どこまでが会社負担となるのかは、テレワークの導入前にきちんと整理しておきましょう。

まとめ

この記事では、「会社の通信費を見直したい・なるべく抑えたい」という方に向け、見直すべきポイントや費用を抑えるコツを解説してきました。記事の中で紹介したIP電話やクラウドPBXは、通信費を抑えるために必ず導入しておきたいサービスといっても過言ではありません。

「アイミツ」では「IP電話サービス11選を厳選比較【2024年最新版】」や「IP電話の通信量はどれくらい？目安、しくみをわかりやすく解説！」などでIP電話について詳しく紹介しているほか、PBXに関しても「PBX全サービスを徹底比較！おすすめも紹介！【2024年最新版】」で詳細を解説しています。なるべく通信費を抑えたいとお悩みの方は、ぜひあわせてご覧になってみてください。
また、気になるサービスがある場合は、ぜひ「アイミツ」へお問い合わせください。