「こんなはずじゃなかった」グループウェアの導入失敗を防ぐ6つのポイントとは？

目次
• グループウェアとは
• グループウェアの導入で起こりがちな失敗
• グループウェアの導入失敗を防ぐ6つのポイント
• おすすめのグループウェア3選
• まとめ：グループウェアを活用して業務効率を向上させよう

グループウェアとは

まずはグループウェアとはどんなものなのか、どういったことができるのか簡単に整理しておきましょう。グループウェアは組織内のコミュニケーションの円滑化し、チームワークを向上させるための業務用ツールです。

スケジュール管理、ワークフロー、ドキュメント管理、設備・備品の利用予約といった機能が搭載されており、社員一人ひとりがお互いの業務予定を確認・共有したり、システム上から空いているMTGルームを押さえたりすることができます。

ほかの業務用ツールと同様、ここ数年はクラウド型が主流となりつつあり、近年ではグループチャットやWeb会議ができる製品も増えてきました。うまく活用すれば通信費の削減やペーパーレス化にもつながるでしょう。

米・Smartsheet社の調査によれば、2020年時点における日本国内のグループウェアの市場規模は約680億円。リモートワークを含めたワークスタイルの多様化を背景に、導入を進める企業が増えています。

グループウェアの導入で起こりがちな失敗

続いてグループウェアの導入で起こりがちな失敗例、トラブルについてご紹介します。

1つめは、せっかく予算をかけてグループウェアを導入したのに、業務用ツールとして社内に定着しないというケースです。どんなに豊富な機能を備えたグループウェアでも、操作性や使い勝手が業務体制とマッチせず、社員一人ひとりが利用メリットを実感できなければ、継続的に使われることはありません。

その結果として、導入にかけた初期投資を回収できないまま、月々の基本利用料やオプションサービスの利用料だけが積み上がってしまいます。

同じ社内でも、部署・グループによって仕事の進め方や業務課題はさまざま。中規模以上の企業になると、部署ごとに異なるコミュニケーションツールやタスク管理アプリを使っていることも少なくありません。

そうしたなかでグループウェアを導入しても、特定の部署、職種でしか利用されず、部署間の連携がとれないといったことは十分起こり得ます。

スケジュール管理、ドキュメント管理といったグループウェアの機能のほとんどは、全社的に利用されて初めて効果を発揮する機能なので、こうした事態に陥るとグループウェアによる業務改善は望めないでしょう。

3つめは、グループウェアを導入したことでかえって生産性がダウンしてしまうケースです。グループウェアに搭載されている機能にはほかの業務用ツール（SFA、ワークフローシステムなど）の機能と重なるものもあり、導入によって業務効率が低下したり、業務フローが複雑化してしまったりすることがあります。

実際、グループウェアを導入した企業のなかには、「以前はOutlookから難なく会議室を押さえられていたのに、グループウェアのログイン、予約操作で時間をとられるようになった」、「グループウェアのチャットとほかのチャットから同時に問い合わせが殺到して、本来の仕事が進まない」と頭を悩ませている社員も少なくないようです。

グループウェアをはじめとする情報共有ツールを導入し、社員同士のコミュニケーション、情報交換が活発になると、その裏返しとして機密情報が漏洩してしまうリスクが高まります。そうしたインシデントの多くは、誤操作をはじめとするヒューマンエラーによるものですが、一方でツールの脆弱性を狙ったサイバー攻撃に起因するものも少なくありません。

実際、2021年5月には大手エレクトロニクスメーカーが管理する情報共有システムが第三者からの不正アクセスを受け、システム内に蓄積された一部の情報が窃取されるというインシデントが起きました。

こうした事故が起きるとグループウェアの利用を停止せざるを得ず、初期投資を回収できないばかりか、企業としての信用をリカバリーするために多大なコストがかかってしまいます。

グループウェアの利用料金は、ユーザー1名につき月額200円から1,000円前後。たとえば、クラウド型グループウェアとして国内トップクラスのシェアを誇る「サイボウズOfficeクラウド」の場合、月額500円と月額800円の2種類のプランが用意されています。

ほかの業務用ツールと比べると一見安価に見えますが、利用する機能によってオプション料金が加算されることも多く、製品によってはさらに導入時の初期費用も必要になることも。

中小企業やベンチャー企業では、グループウェアの導入・利用によって予算が圧迫され、ほかの業務用ツールの導入を諦めざるを得なかったりシステム開発の費用が削られてしまったりすることもあるでしょう。

グループウェアを導入して社内に浸透はしたものの、それによって具体的に何が変わったのかわからない、効果が検証できないというのもよく起こりがちなケースです。

最初にご紹介したとおり、グループウェアはあくまで社内のコミュニケーション促進、チームワークの向上を目的としたドメスティックな業務用ツール。導入したからといって短期間のうちに売り上げが伸びたり、利益が増したりすることはありません。

詳しくは次章で解説しますが、具体的な数字に結びつきにくいからこそ、導入にあたってはしっかりと目標・KPIを定めておく必要があります。

グループウェアの導入失敗を防ぐ6つのポイント

ここまで見てきたようなグループウェアの導入失敗を回避するためには、具体的にどういった点に注意すべきなのでしょうか？大きく6つのステップに分けてご紹介します。

最初のステップは業務課題のヒアリングです。営業、経理、人事など、それぞれの部署の管理者・現場担当者と打ち合わせを行い、現状の業務にどんな課題があるか、業務に必要な情報を共有するにあたって何がボトルネックとなっているか聞きだしましょう。

部署ごとに拠点が分かれていて直接ヒアリングするのが難しい場合は、Webアンケートなどを用いるのもいいでしょう。いずれにおいても大切なのは、課題がフロー・業務体制に起因するものなのか、属人的なものなのかしっかり見極めること。

前者の場合はグループウェアの導入によって改善が見込めますが、後者の場合、つまり、従業員のスキル・知識不足によって何らかの問題が生じている場合はグループウェアを導入しても結局使われず、課題解決にいたらない可能性があるからです。

そうした場合はツールの導入ではなく、社外研修、ガイダンスの実施といった人事面の打ち手を優先すべきだと思います。

業務課題を整理したら、次は必要な機能の洗い出しです。

たとえば、営業スタッフ一人ひとりの動きを把握しにくく、他部署と足並みが揃っていないのならスケジュール共有、会議室や備品の利用申請に時間がかかっているのなら、全社で利用できる予約機能が必要になります。各製品のWebサイトを参考にしながら、必要な機能が備わったグループウェアをピックアップしていきましょう。

その際に注意したいのが、他システムとの機能の重複。前述のとおり、グループウェアのメイン機能の多くは、SFAやチャットツールにも搭載されており、同じ機能を持つツールが社内に混在すると、かえって業務フローが複雑化し、混乱をきたしかねません。

導入にあたっては、すでに社内で利用されているシステムにも目を向け、できるだけ機能を重複させないようにするのがポイントです。

ここまでくれば、おのずと必要なグループウェアが絞り込まれているはずですが、契約を急ぐのは避けたほうがいいでしょう。前述のとおり、機能面が充実したグループウェアでも操作性や使い勝手に問題があると社内に浸透せず、改善効果が見込めないからです。

グループウェアの多くにはデモ版や無料トライアル期間が用意されているので、それらをうまく活用し、新入社員でも問題なく使えるか、忙しいタイミングにストレスを感じることはないか、しっかりチェックしましょう。また使い勝手を確かめるという点では、IT製品の口コミ・評価サイトのレビューも参考になると思います。

グループウェアによって社内のコミュニケーションが活性化し、業務効率がアップしても、機密情報が漏洩して大きなダメージを被ってしまうようでは元も子もありません。グループウェアの導入にあたっては、使いやすさとあわせてセキュリティ面に目を向けるのも大事なポイントです。

SSL（暗号化通信）、2段階のログイン認証、IDCでのデータバックアップといった機能が付いているか入念にチェックしたうえで、安心・安全に利用できる製品を選びましょう。

あわせて、開発元のセキュリティ認証（プライバシーマーク、ISO27001）を取得しているか、シビアな情報管理が求められる金融機関や自治体での利用実績があるかといった点も、判断基準の1つになるはずです。

導入する製品が決まったら、利用人数、利用できる機能にあわせて自社にマッチする料金プランを選びましょう。

前述のとおり、クラウド型グループウェアの一般的な利用料はユーザー1名につき月額300円から1,000円前後。月額利用料金が極端に安い場合、システムに蓄積できるデータ容量が限られていたり、一部の機能がオプション扱いになっていたりすることがあるので注意しましょう。

一方、製品によっては一括払いの年間契約で毎月の利用料金がディスカウントされることも。中長期的な利用を前提にランニングコストを抑えたいのなら、年間契約がおすすめです。

導入時には具体的な目標・KPIを定めておくことで、グループウェアの導入によって何が変わったのか、のちのち効果を検証しやすくなります。グループウェアのKPIとして用いられることが多いのは、一般的に残業時間の減少率、有給休暇の取得率、導入によって削減が見込める通信費、交通費など。

仮に目標達成にいたらなかったとしても、KPIきちんと決めておけば何が足りなかったのか明確になり、次の打ち手を見出しやすくなるでしょう。またグループウェアを導入するということは、それまでの業務フローを大きく変えるということなので、現場に混乱が生じないよう、操作方法、運用ルールなどを記載したマニュアルを用意しておきましょう。

おすすめのグループウェア3選

最後はアイミツが厳選した3種類のグループウェアをご紹介します。

ネオジャパンが提供しているクラウド型グループウェアです。1ユーザー当たり月額440円（税込）からの料金でスケジュール管理、ワークフロー、文書管理といった20種類以上の機能を利用できます。強固なセキュリティ対策にも定評があり、民間企業のほか金融機関や地方自治体での導入実績も少なくありません。

リスモン・ビジネス・ポータルが提供しているグループウェアです。人気の理由はリーズナブルな料金体系＆万全のサポート。ユーザー20名まで月額3,300円（税込）で利用でき、導入時の初期設定から従業員向けの操作レクチャーまでまとめて開発元に任せることが可能です。
トータル14万人以上のユーザーに利用されており、ITトレンドのグループウェア年間ランキング2020で第1位に選ばれました。

Aipoは、TOWNが提供するグループウェアです。ExcelやOutlookに近いシンプルな画面に特徴があり、スタッフ一人ひとりのスケジュールや会議室の状況を一覧表示できます。
利用料金は1ユーザー当たり月額200円から。コストと使い勝手の両方を重視する企業にはぴったりのツールではないでしょうか。

まとめ：グループウェアを活用して業務効率を向上させよう

今回はグループウェアの導入で起こりがちな失敗と対応策についてご紹介しました。事前に情報をしっかり整理し、正しいステップを踏むことでグループウェアの導入失敗は未然に回避できます。今回の内容をぜひお役立てください。

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