おすすめの電子帳票システム9選｜機能やメリットも解説

目次
• 電子帳票システムを導入するべき理由
• 電子帳票システムで利用できる機能
• 電子帳票システムを導入するメリット
• 電子帳票システムの比較表
• 導入実績が豊富でおすすめの電子帳標システム3選
• コストを抑えたい場合におすすめの電子帳標システム3選
• まだまだある！おすすめの電子帳票システム4選
• 【まとめ】電子帳票システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

電子帳票システムを導入するべき理由

電子帳票システムとは、文字どおり各種帳票を電子データとして作成・管理するためのシステムです。企業がビジネスを進める中では見積書や注文書、請求書といったさまざまな帳票が用いられますが、これらは従来Excelなどを用いて作成した上で印刷し、郵送で取引先とやりとりするのが主流でした。
ところが、この方法では帳票の作成・管理・送付に手間だけでなく多くの費用がかかることから、注目されるようになったのが手軽に帳票をデータで作成できる電子帳票システムです。近年は帳票の電子化に関する法規制が緩和されハードルが低くなったため、電子帳票システムの活用はさらに拡大していくと考えられます。

電子帳票システムで利用できる機能

多くの企業で導入が進んでいる電子帳票システムですが、具体的にはどのような機能が備わっているのでしょうか。ここからは、電子帳票システムで利用できる主な機能について解説します。

電子帳票システムの中でもスタンダードな機能が、帳票の作成機能です。ExcelやWordといったオフィスソフトを用いた帳票の作成には時間がかかるだけでなく、レイアウトやデザインの自由度が低いというデメリットがありました。
一方で、電子帳票システムの作成機能は帳票作成に特化した機能であるため、ほかのシステムから必要なデータを抽出した上で任意のレイアウト・デザインの帳票を作成できます。

紙の帳票を管理するには種類や取引先ごとのファイリングだけでなく、保管するスペースの確保が求められます。場合によっては帳票を保管するための倉庫を契約することもあるでしょう。
電子帳票システムを利用すれば帳票を電子データとして作成・管理できるため、ファイリングや保管スペースの確保が不要です。システム上でまとめて管理可能となるため、検索機能やデータ取り込みの自動化機能を利用すれば大幅な工数削減も夢ではありません。

帳票には見積書や請求書、発注書などさまざまな種類があり、その大半は取引先とのやりとりが必要です。従来の紙の帳票を取引先に送る手段はFAXや郵送に限定されていましたが、電子帳票システムを導入すれば帳票は電子データとして作成・管理できるため、メールへの添付でのやりとりも可能に。基本的にはメールを使用しつつ、取引先の要望に応じてFAXや郵送といった柔軟な対応も叶います。

保管中の紙の帳票から必要なものを探すには手作業が発生することから、どうしても時間がかかります。しかし、電子帳票システムはその多くが検索機能を備えているので、関連するキーワードを入力するだけで目的の帳票にアクセスが可能です。検索機能は帳票を探すときに便利なのはもちろん、データ収集も容易になるため分析にも役立てられます。

帳票には機密情報が含まれることから、電子帳票システムの大半がさまざまなセキュリティ対策に取り組んでいます。通信時のデータの暗号化や不正アクセス防止といった自動で働くセキュリティにくわえて、アクセス権限機能が実装されているものも多数。アクセス権限機能を活用すれば、特定の部署や役職によって閲覧できる範囲を変更するといったカスタマイズが可能です。さらに、各種ログやバックアップ機能など、トラブル発生時の原因究明や復旧に役立つ機能も充実しています。

帳票はその性質から販売管理システム、在庫管理システムなどのデータを利用するケースが多いことから、電子帳票システムの多くは外部のツール・ソフトと連携できる設計になっています。
電子帳票システムの中には外部ツール・ソフトとの連携によって帳票の自動作成が可能になる製品もあるため、導入すれば業務効率の大幅な改善につながるでしょう。

電子帳票システムを導入するメリット

近年さらに注目を集める電子帳票システムは、導入するっとどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、代表的な3つのメリットについて解説します。

電子帳票システムの導入によってもっとも大きく変化するのは、これまで使用していた紙が不要になることです。紙の帳票の作成や管理には用紙やインクにくわえ、郵送やFAX送信、保管に使用するファイルやキャビネットなどに費用が発生します。一方で電子帳票システムを導入すればペーパーレス化促進になり、紙の帳票にかかっていた多くのコストを削減できます。

アナログな方法による帳票の作成・管理は、どうしても属人的な業務になってしまう傾向があります。属人化が進むと担当者の不在時や退社後に「必要な帳票がどこに保管されているかわからない」という事態になることもあるので、できるかぎり回避すべきです。
電子帳票システムを導入すれば誰でも簡単に帳票の作成・管理が可能となるため、属人化の防止にも役立ちます。

BCP（事業継続計画）とは、「企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと※」です。
電子帳票システムはバックアップ機能が搭載されているものが多く、万が一の災害やトラブル発生時を想定したBCP対策にも効果を発揮すると考えられます。

※ 出典元：中小企業庁『中小企業BCP策定運用指針』

電子帳票システムの比較表

ここからは実際に、おすすめの電子帳票システムを比較します。料金や導入実績数を比較した表をご覧ください。

導入実績が豊富でおすすめの電子帳標システム3選

ここでは、数ある電子帳票システムの中でも導入実績が豊富なシステムを3つ厳選して紹介します。それぞれの概要や特徴を分かりやすくまとめますので、自社にマッチしたシステム選定の参考にしてください。

コストを抑えたい場合におすすめの電子帳標システム3選

電子帳票システムの導入にあたっては、できるだけコストを抑えたいという方も多いでしょう。ここからは、比較的低コストで導入・運用できるのが魅力の電子帳票システムを紹介します。

まだまだある！おすすめの電子帳票システム4選

ここまで紹介してきたほかにも、おすすめの電子帳票システムがあります。それぞれ異なる特徴・魅力があるので、比較検討にご活用ください。

【まとめ】電子帳票システム選びで迷ったらPRONIアイミツへ

電子帳票システムを導入すればペーパーレス化によるコストカットが進むだけでなく、業務効率化やセキュリティ面の強化などさまざまな面でのメリットが期待できます。とはいえ、多種多様なシステムの中から自社のニーズに合うものを探し出すのが難しいとお悩みの方もいるのではないでしょうか。
「PRONIアイミツ」では電子帳票システムを手軽に比較検討できるほか、関連記事を多数公開しています。電子帳票システムを導入希望の方はご活用の上、気になるサービスがあればお気軽にお問い合わせください。