エクセルで採用管理を行うメリット・デメリットは？作成方法やテンプレも紹介

目次
• 採用管理をエクセルで行うメリット
• 採用管理をエクセルで行うデメリット
• エクセルで採用管理を作成する方法
• 採用管理におすすめのテンプレートサイト
• 採用管理には「採用管理システム（ATS）」がおすすめ
• まとめ

採用管理をエクセルで行うメリット

そもそも、エクセルを使って多くの企業が採用管理を行うのには、以下のようなメリットが期待できるためです。エクセルにどんな利点があるのか、あらかじめ確認しておきましょう。

エクセルを使った採用管理の最大のメリットは、コストがかからないことです。エクセルは、WindowsのPCを使っているユーザーが無料で使える表計算ソフトであるため、新たに製品購入費用などが発生することはありません。また、社会人経験のある人なら誰もが触ったことがあるソフトなので、比較的すぐに使いこなせるという点も高く評価されています。

エクセルは汎用性の高い表計算ソフトであるため、簡単なグラフ作成などであればテンプレート機能を使ってすぐに実行することができます。最近ではネットでエクセルの使い方を簡単に調べることもでき、エクセルを触ったことがない人でも、すぐに高度な図やグラフを描けるようになるでしょう。

高度なスキルを身につけることで、さらなる拡張機能をフル活用することができるのも、エクセルの強みです。シンプルな管理表を作っておいて、後から項目を付け足したり、応募者情報を可視化する図などを加えたりすることが可能なので、ニーズに応じて多様な形式に改善していくことができます。

採用管理をエクセルで行うデメリット

さまざまな業務に活躍するエクセルですが、運用に当たってはデメリットもあります。近年は業務別に優れたサービスが登場していることもあり、相対的にエクセルの価値は低下している傾向です。

エクセルを扱う上での大きな壁となるのが、関数を組み込む技術を身につける必要がある点です。表計算のスキルがある人であれば簡単に管理表などを作成できますが、関数の概念がわからない場合、複雑な評価システムを組み込むことができません。そのため、集計作業などを手打ちで行うなどの手間がかかり、業務負担はいつまでも小さくなりません。

エクセルの不便な点として、同時編集ができないことが挙げられます。クラウド型のサービスを使う場合、複数のユーザーが同じデータにアクセスし、同時にデータを編集・閲覧できるため、常に最新の情報に管理表を更新することが可能です。一方、エクセルでの採用管理を続けていると、新しい表を更新するたびに担当者へ共有する必要があり、古いバージョンのものが誤って使い続けられる可能性もあります。

エクセルはローカルデータとして保存され、その動作もPCのスペックに依存します。エクセルデータが大きくなると、管理表を展開するたびに大きな負担がPCにかかり、表示や編集作業に時間がかかる問題が起こりかねません。あまりに負荷の大きいエクセルデータは開くたびにクラッシュするなどのトラブルの原因にもなります。

エクセルで採用管理を作成する方法

エクセルを使って採用管理表を作成する場合、大きく分けて以下の2つの方法が挙げられます。自社制作とテンプレート活用の二つのアプローチの特徴を理解し、状況に最適な方法を選びましょう。

採用管理表は、表計算のスキルがあれば一から自作することができます。一から自社制作の場合、表の中に埋め込む関数を自社にとって都合の良いように設計することができるので、最も柔軟性に優れる方法です。ただ、一から作る場合は相応の手間と時間がかかるだけでなく、作り手のスキルも問われます。また、関数の仕組みがわかっている人に業務が属人化しやすいという不安を抱えることにもなるでしょう。

手っ取り早くエクセルで採用管理表を作りたい場合、すでに構築済みのテンプレートを有効活用すると良いでしょう。「採用管理　テンプレート」などで検索すると、無料で使えるエクセルシートを自由にダウンロードできるサイトが見つかります。これらはエクセルのスキルがなくとも使えますが、ある程度エクセルへの造詣がないと、自社仕様にカスタマイズができない点は気をつけておきましょう。

採用管理におすすめのテンプレートサイト

採用管理をテンプレートを使って実施する場合、エクセル向けに多くのダウンロードサイトに掲載されているものを有効活用すると良いでしょう。以下のサイトは、採用管理に役立つテンプレートを掲載しているサイトです。基本的に無料で使えますが、使用にあたって条件が課せられる場合もあるため、事前によく確認しておくことをおすすめします。

クラウドサービス「採用一括かんりくん」では、同サービスを使用していない人に向けて、無料で採用管理表のテンプレートを提供しています。ダウンロードにあたっては企業名や部署名などの基本情報を送信する必要がありますが、専門性の高いシートを無料で利用できるのはありがたいところです。

トラスト・パートナーズ社労士事務所も、自社で使える無料の採用管理表をエクセル形式で提供しています。採用状況に応じて、自由に行や列の編集ができるため、使いやすさに優れるテンプレートです。こちらも利用に当たっては申し込みフォームへの記入が必要ですが、無料で利用できることを考えるとお得なサービスと言えるでしょう。ただ、テンプレートの提供が予告なく打ち切られる可能性もあるため、早めのダウンロードをおすすめします。

採用管理には「採用管理システム（ATS）」がおすすめ

ここまで、エクセルを利用して採用管理を行う際のメリットやデメリットについて解説してきましたが、やはり気になるのが相対的に低下するエクセルの利用価値です。近年は多くのシステムが登場したことで、わざわざエクセルにこだわる理由はなくなりつつあります。

最近、エクセルに代わって採用管理に活躍しているのが、採用管理システム（ATS）です。採用管理システムを導入することで、迅速な管理表の作成や管理業務の効率化、および人員不足の解消などが実現します。

採用管理システムの機能は複数あり、主な機能としては次のとおりです。

などが挙げられます。いずれの業務も定型化した作業が多く含まれますが、採用管理システムの導入によって、その大半を自動化可能です。余計な作業に担当者が時間を奪われてしまうことなく、応募者の比較や応募者とのコミュニケーションに時間を割けるようになるでしょう。

まとめ

この記事では、採用管理にエクセルを活用するメリットとデメリット、そしてエクセルに変わる方法として定着しつつある採用管理システムの概要について、解説しました。採用管理にエクセルを使うのは、確かに手っ取り早い一方、情報共有のスピードや精度の面で、不安を抱える部分も大きいものです。採用管理システムへの乗り換えを前提として、エクセルを活用すると良いでしょう。

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