採用担当の行う主な業務と悩み、解決策も紹介

目次
• 企業における採用担当とは
• 採用担当者の重要性
• 採用担当者の主な業務
• 採用担当者に求められる資質やスキル
• 採用担当者が抱く悩みや不安
• 採用担当者の悩みを解決する方法
• まとめ

企業における採用担当とは

人事担当のなかでも、採用業務を中心に行う人を採用担当と呼びます。採用担当の主な業務は、企業が採用したい人物像の洗い出しや採用目標の決定、求人票の作成、メディア掲載、選考、面接、評価、内定者のアフターフォローなどです。

企業の規模によっては採用担当を配置せず、人事担当が採用活動も対応する場合があります。その場合、人事は採用業務の他に、人事制度の企画や立案、労務管理、能力開発などの業務も行います。

採用担当者の重要性

「人材は企業の宝」といわれることもあるように、従業員の質は企業の経営に大きな影響を与えます。事業を拡大し利益の最大化を図るには、優秀な人材を獲得することが重要。優秀な人材を獲得するには、企業内研修などで教育する、もしくは優秀な人材を採用活動で獲得する必要があります。

採用は、企業の核ともなる人材を獲得する業務であることから、企業が抱えるさまざまな業務のなかでも非常に重要な業務といえます。採用には企業の将来が任されているといっても過言ではありません。

採用担当者の主な業務

採用担当者が行う採用業務は以下の通りです。

まずは採用に関する計画を策定します。企業の状況を分析しつつ、どの部署に、どのぐらいの人数を、いつまでに補充するかを決めていきます。採用計画は採用担当者だけで決めるものではなく、経営者や各部署の責任者と十分な協議が必要になることから、早め早めに計画案を立てる必要があります。採用人数は不足した人材を補充数するだけでなく、企業の将来的な戦略や事業との兼ね合いも見ながら決定していきます。

採用に関する計画が決まったら、どのような人材を採用するのかを詰めていきます。勤務する部署によって必要とされる経験やスキル、人物像などが異なるため、部署の責任者と積極的にコミュニケーションを図りながら採用人材像を明確化します。新卒もしくは中途採用か、資格やスキルは必要か、特に重視したい項目は何か、年齢や性別に制限があるかなどを丁寧にヒアリングし、担当者の希望を客観的な表現に置き換えていきます。

部署が希望する人物を採用するための具体的な方法を検討します。新卒を大量に採用したい場合には合同企業説明会に参加したり、広告掲載などを検討したりするとよいでしょう。一方で特定のスキルを所有する経験者を欲する場合には、転職サイトやSNSの利用が効果的です。採用したい人物の条件によって採用の方法が異なってくるため、適切な手法を選択しましょう。また、採用活動には一定の時間が必要であることも視野に入れ、スケジュールについてもしっかりと確認しておくとよいでしょう。

応募者の選考を行います。書類審査や面接、適性検査などを実施したあと、評価を行うのが一般的です。特に面接は採用担当者だけでなく、部署の責任者や経営者も加わることがあるため、できる限り早くスケジュールを決定し、面接担当者に伝えておく必要があります。資料準備や会場準備、担当者への連絡、候補者との事前やりとり、合否の連絡など、さまざまな業務を同時並行でこなす必要があります。

採用が決まった応募者のフォローアップを行います。たとえ一度内定が出ていても、会社から長期で連絡がない場合に不安に感じる応募者が増えてきていることから、会社の情報などを定期的に連絡するのが効果的。また、内定辞退を防ぐためにも、候補者のモチベーション管理を行う必要があります。定期的に連絡をしていれば、たとえ内定辞退があった場合にも早期に気付けるため、代わりの候補探しに移行できるでしょう。

採用担当者に求められる資質やスキル

採用担当者はさまざまな業務を担当するため、資質やスキルも幅広く求められます。特に以下の資質やスキルは身につけておくとよいでしょう。

採用担当者には高いコミュニケーション能力が求められます。応募者と関わることが最も多いポジションであることから企業の顔として評価されることも多く、採用担当者の雰囲気で企業を評価する人もいます。採用担当者のコミュニケーション1つで応募者の数が増えたり減ったりすることもあることから、まず先に高めておきたいスキルといえます。

自社が必要としている人材かどうかを確認するためには、候補者に対して適切な質問を行う必要があります。決まりきった内容だけでなく、臨機応変に質問を変え、相手を見極める能力が必要です。また、候補者が正直な思いを伝えられるように傾聴したり、より深い意見を聞き出すために追加質問をしたりするなどヒアリングスキルも求められます。

採用担当者は、各部署の責任者がどのような人材を欲しているかを確認し、人物像を文章で明記する必要があります。もしこの言語化能力が不足していると、せっかく採用した人材が部署の希望の人材と異なっていたということになりかねません。採用担当者には、相手の話を聞き、それを文章化する力も求められます。

採用担当はさまざまな業務を同時並行で行う必要があります。受け身で仕事が来るのを待っているだけでは、業務をほとんど完了できません。そのため、必要な仕事を判断し、実行する力が求められます。特に候補者とのやりとりについては、毎回上司に指示を仰いでいたのでは仕事が進みません。自発的に考え、自ら業務に取り組む資質が求められるでしょう。

採用担当者は、業務を行う上で非常に多くの人々と関わります。会社経営者や部長、エージェント、リクルーター、応募者など、立場や年齢が異なる人々とコミュニケーションを図る必要があります。なかには異なる意見を伝えられ、判断に悩まされる場合もあるでしょう。採用担当者はさまざまな人々の意見をうまくくみ取り、問題が発生しないように立ち回る必要があります。そのため、採用担当者には高い調整力が求められます。

採用担当者が抱く悩みや不安

採用担当者はやりがいがある反面、悩みや不安を抱きやすいポジションでもあります。採用担当者が不安に感じる理由は以下の通りです。

採用活動は、企業の将来に大きく影響します。もし必要な人材が獲得できなければ企業の成長を止めることになりかねません。採用担当者は、優秀な人材を獲得できなかった理由を自身の問題と考える傾向にあるため、プレッシャーを感じやすくなります。そのため、採用活動は採用担当者の責任ではなく企業全体で行っていくものだと伝え、担当者が感じる責任をうまく分散させていくとよいでしょう。

採用担当者は多くの業務をこなす必要があります。とくに採用活動のピーク時には、休む時間もないほど連続して面接を行ったり、候補者からの連絡対応に追われたりする場合があります。業務が多すぎて休み時間が取れない、リフレッシュする時間がない、常に仕事のことばかりを考えているなどの悩みが悪化し、心を病んでしまう採用担当者も。採用の業務効率化を図れるシステムを導入するなど、企業として対策を図っていく必要があります。

採用担当者は、さまざまなプロセスを同時並行でこなす必要があります。対人業務が多いことから、自分の都合ではなく相手の都合に合わせて行動しなければならず、業務と時間に追われる日々を過ごすことになりかねません。また、業務数が増えれば、発生しうるストレスも比例して増えていきます。採用担当が行う業務は構造的に悩みや不安を抱えやすいということを理解した上で、予防の対策を図っていく必要があります。

採用担当者を悩ませているのが、昨今増えつつある内定辞退や面接の無断欠席です。せっかく時間をかけて選考を行ったり、スケジュール管理を行ったりしたにも関わらず、候補者が急に内定を辞退したり、無断欠席をしたりした場合、喪失感に襲われることもあるでしょう。また、責任感が強い採用担当者であれば、時間を割いた面接官に申し訳なさを感じてしまうかもしれません。昨今増えつつある内定辞退や無断欠席が採用担当者にさらなる負担を与えているといえるでしょう。

採用担当者の悩みを解決する方法

採用担当者の悩みを解決するには、採用担当者個人のスキルや資質に目を向けるよりも、組織としての採用活動を再考するのがよいでしょう。例えば、以下のような方法で採用担当者の悩みを解決できます。

企業の採用プロセスが複雑な場合、それによって業務負担が増えている可能性があるため、縮小化するのがおすすめです。無駄な業務がないかを確認し、思い切って削除してしまうとよいでしょう。また、もし業務縮小が難しい場合には、担当者が負担なく実施できるように担当人数を増やすなどの対策を図るようにしてください。

採用担当の業務負担が大きい場合、採用活動の一部を外注依頼するのもおすすめです。例えば候補者探しを就職エージェントに依頼したり、面接の設定や必要書類の回収を代行業者に依頼したりすることで、採用担当の業務を削減できます。採用担当者の業務のなかには、事務的な業務も多いのが事実。それらの業務を代行依頼することで、重要な業務のみに集中でき、採用活動をスムーズに行えるようになるでしょう。

採用に特化したITツールを導入することで、採用に関する情報を一元管理できるとともに、便利な機能により業務効率改善が期待できます。例えば採用管理システム（ATS）を導入すれば、採用業務の自動化や豊富なテンプレート書類の利用、採用の進捗状況確認、候補者への一括メッセージ送信、迅速な個別対応が可能なチャット機能など、採用に役立つ機能が利用できます。採用業務の効率化や自動化が図れるため、業務負担が減るとともに、より質の高い採用活動が可能になります。

まとめ

本記事では、採用担当者の業務内容や求められるスキル・資質、担当者の抱える悩みについて説明しました。採用業務は企業の将来にとって重要な反面、担当者が抱える業務や負担は大きくなっています。担当者の責任として処理するのではなく、企業として対策を図っていく必要があります。

もし採用活動の大幅な改善が図りたければ、採用管理システム（ATS）の導入を検討するとよいでしょう。PRONIアイミツ（当サイト）では、ITツール受発注支援のプロとして、採用管理システム選びについての相談を受け付けています。いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合った採用管理システムが分かる診断（無料）もありますので、ぜひ一度お試しください。