失敗しないRPAツールの選び方とは？おすすめサービス5選も紹介

目次
• 失敗しないRPAツールの選び方
• RPAツールを導入する流れ
• おすすめのRPAツール【比較表】
• おすすめRPAツール5選
• まとめ：自社の目的に合わせてRPAツールを選ぼう

失敗しないRPAツールの選び方

RPAツールとは、パソコン上で行う業務をロボットによって自動化するツールです。データ入力や情報収集、帳票作成などの作業をロボットが実行し、一連の業務を効率化できます。

一方で、RPAツールには多くの種類が存在しており、それぞれ機能や特徴、導入コスト、操作性などが異なります。そのため、RPAツールを導入する際には、自社の課題や運用体制を踏まえたうえで、最適な製品を選定することが重要です。

  RPAツールの種類

RPAツールを選ぶ際には、まず「どの種類のRPAツールを導入するか」を検討することが重要です。RPAツールには主に「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3種類があり、それぞれ特徴や適している利用環境が異なります。

デスクトップ型は、個々のパソコンにインストールして利用するタイプです。個人や部署単位の業務自動化に向いており、まずは小規模にRPAを導入したい企業に適しています。

サーバー型は、サーバー上でロボットを管理・実行するタイプのRPAツールです。複数のロボットを一元管理できるため、全社的な業務自動化や大規模運用に適しています。

クラウド型は、クラウド環境上で利用できるRPAツールで、インターネット環境があれば場所を問わず利用できます。

RPAツールは、現場の担当者がロボットを作成・運用するケースが多いため、操作の分かりやすさは重要です。画面構成がシンプルで直感的に扱えるツールであれば、導入後の活用もスムーズに進みます。

IT部門だけで判断するのではなく、実際に業務を担当する社員がトライアル版を利用し、マニュアルを見なくても基本的な処理フローを作れるか確認するとよいでしょう。プログラミング知識がなくても扱えるツールであれば、社内への定着も進みやすくなります。

RPAツールごとに自動化できる業務の種類は異なるため、自社が自動化したい業務に対応しているかを事前に確認しましょう。「Excel操作」「Webブラウザでの作業」「既存システムとの連携」など、必要な機能が搭載されているかが重要です。

自社で利用している社内システムやWebサイトにおいて、画面上のボタンや項目を正しく認識できるかなど、実際にテストするといいでしょう。将来的に自動化業務を拡大する可能性も考慮し、柔軟に拡張できるツールを選ぶのもポイントです。

RPAツールは企業の業務データを扱うため、セキュリティ面の確認も欠かせません。アクセス権限の設定や操作ログの管理など、必要な機能が搭載されているかをチェックしましょう。特にクラウド型やサーバー型のRPAを導入する場合は、サービス提供側のセキュリティ対策や管理体制も重要な判断材料です。

RPAツールを導入しても、適切に運用できなければ効果を十分に得ることはできません。そのため、サポート体制も重要な選定ポイントです。

試用期間中にあえて技術的な質問を投げ、回答の速さや正確さを評価しましょう。FAQサイトの使いやすさや、日本語での直接支援があるかも事前に確認することを勧めます。導入支援やトレーニング、トラブル対応など、サポートが充実しているツールを選ぶことで、安心して導入・運用を進めることができます。

RPAツールの導入を検討中の方は、ぜひPRONIアイミツ（当サイト）をご活用ください。PRONIアイミツでは、いくつかの質問に答えるだけで希望要件に合ったRPAツールが分かる診断（無料）ができます。

RPAツールを導入する流れ

ここからは、RPAツールを導入するにあたっての一般的な流れ・進め方について解説します。

RPAツールを導入する際は、まず自社の業務課題を明確にすることが重要です。現在「どの業務に時間がかかっているのか」「どの作業でミスが発生しやすいのか」などを整理し、業務の問題点を洗い出します。特に、データ入力や転記作業、情報収集などのように「繰り返し発生する定型業務」はRPAによる自動化との相性が良いです。

また、業務フローを可視化し、どの工程が自動化できるのかを検討することも大切です。現場の担当者にヒアリングを行い、実際の業務内容や作業時間を把握することで、RPA導入による効果をより具体的にイメージできます。

各部署の業務課題を洗い出したら、RPAツールを使って何をどこまで自動化するのか決めていきます。一般的にRPAツールが得意とするのは、業務手順やルールの変更が少なく、日次や週次といった短いスパンで繰り返し行われる作業です。

あくまでもツールの機能・仕様によるのですが、手順が複雑なものやイレギュラーが多い業務にはあまり向いていません。また、頻度が極めて低い業務（半期ごとに行う棚卸し、締めの作業など）に関しては、人の手を介して行った方がかえって効率的な場合もあります。

ルーティンワークを中心に、自動化によって人件費の削減が期待できる業務をピックアップし、変更後（RPAツール導入後）の業務フローをPowerPointなどにまとめておきましょう。

業務課題を洗い出し、自動化する範囲を定めたとことで、おのずと必要なRPAツールの形が見えてくるはずです。「RPAツールを選ぶ際のポイント」でご紹介した5点を念頭に置き、自社に合う製品を絞り込んでいきましょう。

初期費用を含む料金については、前述した3種類のクラスのほか、アフターサポートの範囲、付帯サービスなどによって各製品で異なります。のちのち後悔しないためにも、必ず複数社から見積もりをとり、見比べながら検討しましょう。

導入する製品が決まったら、利用する部署・メンバーと管理者を決め、ツールの概要や導入の目的、ログイン方法、基本的な操作手順などをマニュアルにまとめましょう。ここで大切になってくるのが、トラブル時の対応方法について決めておくことです。

RPAツールはあらかじめ登録したシナリオに沿って機械的にタスクを処理するため、データの入力ミスや計算ミスとは無縁です。しかし、シナリオそのものに不備がある場合や、シナリオりの手順で対応できない事象が起きた場合は動作が停止してしまいます。

そうしたトラブルが起きた際に、どの部署の誰がどう対応するのかをあらかじめ決めておけば、業務への影響は最小限に抑えられるはずです。

必須ではないものの、RPAツールの運用を軌道に乗せるためには、ルール・マニュアルの整備とあわせて従業員向けの導入研修を実施するのがおすすめです。RPAツールの開発元のなかには、利用企業向けに導入支援サービスとしてガイダンスやオリエンテーションを請け負うところも多いようなので、リテラシーに不安がある場合はあらかじめ相談しておくのがいいかもしれません。

おすすめのRPAツール【比較表】

具体的におすすめのRPAツールを比較します。以下、初期費用や月額料金、無料プランの有無を表にまとめました。

多くのRPAツールは無料のプランやトライアルがあり、手軽に試せる点が魅力です。利用制限やサポートが不十分な場合もありますが、試験導入におすすめです。導入目的や予算に応じて最適なツールを検討しましょう。

おすすめRPAツール5選

おすすめのRPAツール5選を紹介します。製品ごとに料金や特徴が異なりますので、RPAツールの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

まとめ：自社の目的に合わせてRPAツールを選ぼう

RPAツールを活用すると、業務効率化やコスト削減、人為ミスの削減などのさまざまなメリットを得ることができます。

RPAツールには、デスクトップ型をはじめ複数の種類があり、自社の業務内容や規模に応じて最適なツールを選ぶことが重要です。選び方や導入手順をしっかりと読み、自社の目的に合わせて適切なツールを導入しましょう。