RPAツールの使い方と失敗しないポイントを解説
バックオフィス業務の人手が足りない、日常の定型業務が負担になっている……という場合は、RPAツールの導入を検討する時期かもしれません。RPAツールを導入すれば定型業務の自動化が叶うだけでなく、データ分析や顧客対応などさまざまなシーンで利用できます。上手に活用すれば業務効率を大幅に向上させられるでしょう。
しかし、現在は多くのRPAツールが提供されているものの、他の業務システムに比べて馴染みが薄く、使い方については余り知られていないのが実情です。
そこで今回は、営業・バックオフィス・情報システムなど、様々な分野の法人向けSaaSサービスを比較検討できるPRONIアイミツが、RPAツールの基本的な活用方法と運用・導入時に気をつけたいポイントについて詳しく紹介します。
RPAツールの使い方
RPAツールを導入するとさまざまなメリットがありますが、実際にRPAツールを導入した後はどのような場面で、どういった使い方ができるのでしょうか。
RPAとは
RPAツールとは「Robotic Process Automation」の略語。さまざまな定型的・反復的なPC関連作業を自動化することのできるツールです。人間が行う業務を代わりに行うことから、デジタルレイバー（仮想知的労働者）とも呼ばれています。
労働力不足、働き方改革などさまざまな課題を抱える昨今、自社の生き残りをかけてRPAツールを導入する企業が増加中。実際にRPAツールの活用をきっかけに業績を伸ばしている企業も多く、RPAツール導入へ多くの企業が高い関心を持っています。
RPAツールでできること
RPAツールを導入すると定型・反復的なオフィス業務を自動化できるため、業務が格段に効率化します。残業時間の削減にもつながることから、人件費の削減はもとより社員のワークライフバランスに配慮した労働環境を構築できるでしょう。
また、余剰分の労働力はコア業務に投入することも可能。生産性が向上するのみならず、より専門性の高い仕事に従事してもらうことで、サービス・品質の向上も目指せます。また、ルーティン業務からの解放により経営戦略を練る時間も増えるため、新たなビジネスチャンスを生み出すきっかけにもなるでしょう。
そのほか、各種入力業務なども自動化できるため、人為的なミスも解消可能です。単純なミスが原因の情報漏えいも防げるため、コンプライアンス強化を目指す企業にも適しています。
RPAツールの活用シーン
RPAツールには多くのメリットがあることがお分かり頂けたと思いますが、RPAツールを導入するとどのような場面で活用できるのでしょうか？ここからはRPAツールの使い方について解説をします。
EC運営
RPAツールの使い方として、ECサイト運営への活用があげられます。
ECサイトは対面型の店舗と違い販売が全てオンラインで完結するため、バックオフィス業務は定型的なものが大半。複数モールの商品情報の一括更新、在庫管理との連携、競合価格調査、受発注のフロー、取引データ入力、注文確認・発送連絡のメール送信などの多くが、RPAツールによって自動化可能です。業務を自動化することで、単純作業をミスなくスピーディーに進められるでしょう。
また、人材不足でも膨大な業務に対応できるため、ECサイトの大規模展開をお考えの方にはおすすめです。
一部の顧客対応
RPAツールの使い方と言えば機械的な定型業務というイメージがありますが、対面業務の代表格とも思われる顧客対応にも活用できます。
例えば、定型的な問い合わせや顧客一斉対応などでは自動メール配信が可能。AIによる顧客対応の取り組みも進んでおり、コールセンターなどは一部自動音声で対応するなど自動化が進んでいます。属人性の強い作業以外は自動化の余地はあるでしょう。
データ分析・レポート作成
RPAツールはデータ分析・レポート作成でも活用できます。
膨大なデータを扱うことは得意としているため、導入後は入力・集計・統計・データ抽出までRPAツールで自動化可能です。データ入力を自動化すれば入力の手間を省けるだけでなく、人為的な単純ミスも解消。面倒なデータ分析にかかる工数も大幅に削減できるため、業務効率化が実現するでしょう。
そのほか、システムログ管理や情報漏えいなどリスク管理にも活用できます。
失敗しないRPAの使い方
RPAツールはさまざまなシーンで活用できますが、使い方を間違えると業務効率化にはつながりません。
ここでは、RPAツールの導入で失敗しやすいケースを例にあげ、気をつけるべきポイントを紹介します。
属人的な業務を自動化しない
RPAツールの使い方として、属人的な業務での利用は不向きという点を押さえておきましょう。
属人的業務とは、会社の中である特定の人しかできない業務のこと。業務内容が明瞭でなく個人の裁量が大きいため、RPAツールで自動化できる余地が少ないと考えられます。
しかし、属人的な業務は担当者がいなくなったときに支障がでるため、リスク回避の観点からもある程度マニュアル化しておかなければなりません。属人性の高い業務も汎用性が生まれれば、RPAツールを導入する余地も生まれるでしょう。
属人的な業務の自動化はおすすめできませんが、将来的な活用に向けて業務改革を進めていくことには価値があります。
運用リソースに見合う運用をする
RPAツールは自社の運用リソースに見合った運用をすることも大切です。
RPAを使うには、その前提としてシナリオやロボットファイルを開発して業務フローを学習させる必要があります。そのためにはプログラミングの知見が必要でしょう。
プログラミングが分からなければ絶対に導入できないというわけではありませんが、ある程度の知識があった方がベストであることも事実。適任者がいない場合、シナリオ作成が困難になる可能性があります。勉強法は公開されていますが、マスターするには膨大な時間を要するため、リソースがまったくない場合はハードルが高いでしょう。
また、RPAツールを活用すべき業務の振り分けなど、見極める能力も必要です。導入で失敗しないためには、最低限のリソースやスキルがあった方が安心といえます。
システム選定で妥協しない
現在、多くのRPAツールがリリースされていますが、システム選定で妥協しないことも大切です。
自社のプロジェクトや規模の大小、社員のITリテラシー、業務領域などを加味してRPAツールを選定しないと、想定以上の負担がかかってしまう場合もあるでしょう。
RPAツールにはデスクトップ型、サーバー型、クラウド型の3種類あり、運用管理の難易度が異なるほか、プロジェクトの大小によっても選ぶべきタイプは異なるもの。一般的に大規模な導入を目指す場合はサーバー型、リソースが乏しい場合はデスクトップ型、クラウド型がおすすめです。使い方の点に注目すると、クラウド型はインターネット環境があれば端末に制限がないため、時間と場所の制約を受けずに利用したい場合には最適でしょう。
RPAツールは使い方次第で効果が変わる
RPAツールを導入すれば、多くの定型業務を自動化できます。人手が不要になった分、労働時間の短縮、人員不足の解消などさまざまなメリットを享受できるでしょう。具体的な使い方としてはEC運営業務や顧客対応、データ入力・分析などがあり、多くのシーンで活用できます。
導入するにあたっては、自動化できる業務の見極めとリソースに見合う運用が大切です。また、繰り返しにはなりますが、システム選定では妥協しないことが導入成功の鍵になります。
自社にマッチしたRPAツールを知りたいという場合には、ぜひ「RPAツール18選を厳選比較」も参考になさってください。
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PRONIアイミツ編集部
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