【2024年最新】RPAツールとは｜メリットや導入の流れまで徹底解説

目次
• RPAツールとは
• RPAツールの活用シーン
• RPAツールのメリット・デメリット
• RPAツールのタイプ
• 目的別のおすすめRPAツール
• RPAツール導入のポイント
• RPAツール導入までの流れ
• RPAツール導入事例
• RPAツールを導入して生産性を高めよう

RPAツールとは

RPAとは「Robotic Process Automation」の頭文字をとったもの。営業事務、経理、財務、人事などバックオフィス業務など定型的・反復的なルーティン業務を自動化するための技術です。人間がやっている作業を自動化することからデジタルレイバー（仮想知的労働者）とも呼ばれています。

RPAツールはパソコンやサーバー上でシナリオ通りに動作するロボット。RPAツールを用いることで、決まった業務を一定の時間内にミスなく処理できるようになります。定型業務や人為的なミスが発生しやすい業務、Excelの表データなどデータ処理作業、3名以上の人数が必要な業務などで特に役立てられるでしょう。

Excelマクロとの違い

現在、オフィスで使われている業務自動化ツールとして最も身近なものはExcelマクロです。

ExcelマクロとRPAツールと最大の違いは「自動化できる範囲」。Excelマクロで自動化できるのはExcelやOfficeドキュメントの範囲内に限定されます。

具体的な業務で言えば、データ入力や計算までは自動化可能ですが、PDF化やデータ送信までは行えません。その点、RPAツールを使えばこれらすべての作業をワンストップで自動化できます。

RPAツールの活用シーン

RPAツールを使うとさまざまな定型業務が自動化できます。実際に導入をした後はどのような場面で活用できるのでしょうか？

データ分析

企業活動では日々さまざまなデータ収集・分析が必要です。

過去データを基にした業務分析、アンケート集計、株価の収集とグラフ化、商品比較など、RPAツールを使えばこれらの業務をすべて自動化でき、単純作業に人手が必要なくなるためコストダウンに役立ちます。

顧客対応

バックオフィス業務を得意とするRPAツールですが、意外にも顧客対応にも役立てられます。特にコールセンター業務など人手不足になりがちな現場で、RPAツールの導入により作業を一部自動化できます。例えばクレーム対応やメール対応の履歴・記録転記・自動応答、作業記録集計、電話履歴のダウンロードなどです。定型的な業務について自動対応できれば、非定型の顧客対応にリソースを割けるようになるでしょう。

営業活動

営業活動は対人業務に思われがちですが、営業先が多い場合はRPAツールが役立ちます。

営業活動では、競合他社の情報収集や見込み客のピックアップ、顧客情報の取得から登録まで、ロボットに任せられる業務はさまざま。異なるシステムを横断した作業も得意のため、社内データとの連携を必要とする場合にも重宝するでしょう。

財務・経理業務

財務・経理業務では売掛金、買掛金の仕訳、請求書の処理、財務レポート作成、領収書の書き込みなどRPAツールを活用できるシーンが多々あります。

RPAツールなら単純なルーティンワークに当たる業務はほぼ自動化できる上、ミスをなくせるため、ツール導入により財務・経理業務は大幅に効率化することでしょう。

人事業務

従業員の勤怠情報、給与計算、有給申請、各種申請など、人事業務にかかる作業もRPAツールで自動化可能です。

勤怠管理ツールのデータを抜き取り、財務管理システムに書き込んで給与を計算するなど、異なる業務システムを横断した作業もカバー。正社員だけでなくパートやアルバイトなど多様な形態の雇用管理も行えます。

RPAツールのメリット・デメリット

RPAツールを活用するとさまざまな業務を自動化できるため、導入後には多くのメリットがもたらされます。
しかし、RPAの導入に際してはいくつかの注意点も。ここではRPAのメリット・デメリットについてそれぞれ解説します。

メリット

最初にRPAツール導入後のメリットについて確認していきましょう。

コスト削減

RPAツールを導入すると定型的なバックオフィス業務を自動化できるため、業務効率が改善すれば残業などが減るほか、今まで業務に当たっていた人員を削減できます。企業のコストの中でも人件費の影響は大きいもの。必要な人員が減少すればそれだけコストダウンが可能です。

また、余剰人員は他の業務にアサインできるため、ツール導入の費用を考慮してもメリットがあると言えるでしょう。

生産性が向上する

RPAツールを導入すると全体の生産性も向上します。

RPAツールは24時間稼働できるため、速度・量ともに作業効率を大幅に向上可能。人間は同じ作業を長期間行うと能率が落ちますが、RPAツールを使えばその心配もありません。数人がかりで行っていた作業もRPAツール一台あれば事足りるため、従業員はコア業務に専念できるようになるでしょう。

働き方改革を推進できる

RPAツールを導入すると定型業務の自動化が実現するため、業務を効率的に進められるようになります。

残業も減らせるため社員の負担は軽くなり、優れたワークライフバランスも実現可能に。労働環境の改善は働きやすさにもつながり、従業員の定着率も高められるはずです。働き方改革推進を目指す企業には最適のツールと言えるでしょう。

人為的ミスを回避できる

RPAツールを使えばバックオフィス業務の多くを自動化できるため、人為的ミスを回避できるようになります。特に、単純な入力ミスのようなケアレスミスを回避するのには最適でしょう。

また、時に人的ミスは情報漏洩を引き起こすことも。情報漏洩は単なるミスでは済まされず、企業の社会的信用を大きく失墜させる恐れがありますが、RPAツールを導入すればミスによって引き起こされる情報漏れリスクも最小限にできます。セキュリティの向上という点でも導入の価値があるでしょう。

選択肢が増える

RPAツールを導入すると多くの業務を自動化できるため、それまで定型業務に割いていたリソースを別の業務に割り当てられるようになります。

経営戦略の立案などより専門性の高い業務にリソースを投入できるほか、全社的に製品・サービスの品質向上を目指せるようになるでしょう。RPAツールを使えば柔軟に人材を活用できるため、これまで以上にビジネス上の選択肢が増えるはずです。

自動化のルール変更が容易

RPAツールの導入により、自動化のルール変更も簡単になります。

RPAツール以外にも業務システムは数多く提供されていますが、業務ルールの変更には総じて弱いもの。その点、RPAツールは他の業務を自動化できるシステムと違いルールの変更に強いため、新しい業務への移行時も業務ペースを大きく落とすことがありません。

デメリット

RPAツールの導入にはデメリットもあります。ツールを活用する際は次の2点に注意してください。

メンテナンスが必要

RPAツールは、サーバー設置型の大規模システムの導入に比べると少ない工数で導入可能ですが、定期的なメンテナンスを必要とします。特に業務変更時には、RPAの業務内容も変更する必要があるため、多少の工数が必要です。

つまり、RPAツールを導入すれば業務を自動化できる一方で、メンテナンスにかかる手間を考慮すれば、完全自動化とは言えない面があります。

また、設定当初の指示が仕様変更後の指示と異なる場合、仕様変更した後の誤動作の可能性があります。誤動作は業務にも大きな影響を与えるため、事前にリスク回避の対策をとる必要があるでしょう。

システム異常の影響を受ける

RPAツールはサーバーやパソコンを用いて動作するため、一度システム異常が起これば大きな影響を受けます。

RPAツールを導入することで業務を自動化すれば大変便利ですが、停止した時のダメージは計り知れないもの。復旧までに時間がかかるほど損害が大きくなるため、トラブル時の対応や業務マニュアルを用意しておきましょう。

システム復旧の方法はもとより、いざとなったら人間が作業できるように仕組みを整えておくことも重要です。また、万が一に備えてデータのバックアップは必ず取るようにしてください。

RPAツールのタイプ

RPAツールにはデスクトップ型、サーバー型、クラウド型の3つのタイプがあります。導入時には自社に最も合うタイプの製品を選びましょう。

デスクトップ型

デスクトップ型はパソコン1台にインストールするタイプです。パソコンにシステムを取り込むため、複数システムとの連携に強い点がメリットでしょう。管理もシンプルなためシステムに詳しくなくとも取り扱い可能で、担当者レベルでも使いこなすことができます。また、初期費用が安いため導入ハードルは低いでしょう。

しかし、パソコンユーザーに特化した業務に限定される点、比較的小規模向きで大量のデータ処理には向いてない点は考慮する必要があります。

サーバー型

サーバー型はサーバーにインストールして使用するタイプです。複数のパソコンで利用できるため横断的な管理も問題ありません。大組織の大量データ処理にも長けており、大規模な自動化を目指す場合にはおすすめです。

しかし、対応範囲が広いだけに初期導入費用は高額になりがち。初期設定に一定の労力を必要とします。

クラウド型

クラウド型はインターネット上のサーバーへアクセスして使用するタイプです。パソコンへのインストールや自社サーバーの構築も必要ないため、手軽に利用できる点が人気です。

クラウド型のRPAサービスはベンダーが提供するため、保守・運用は自社対応する必要がありません。そのため、リソースがない会社でも簡単に導入できます。アップデートもすべてベンダーにお任せできることから、常に最新の機能を使える点もクラウド型のメリットでしょう。

また、端末やCPUを専有されないため他の作業を平行して行えるのもポイント。インターネット環境があればどこでも利用できるため、時間や場所の制約を受けない点も魅力です。

目的別のおすすめRPAツール

RPAツールは、目的によって使い分けるのが得策です。ここでは目的別におすすめのツールを4つピックアップしたので、1つずつチェックしていきましょう。

WinActor

実績重視でRPAツールを選びたい方には「WinActor（ウィンアクター）」がおすすめです。WinActorはNTTグループで研究・利用を続けてきたRPAツールで、国内シェアNo1 の実績を誇ります。

操作しやすいGUIを完備しており、プログラミングなしで自動化を実現。ユーザー部門でも利用できる製品です。Windowsで使えるあらゆるアプリケーションと連動可能で、Office製品（Excel・Access・Word、Outlook等）、ERP、OCRなどにも対応。インストール型なのでPC1台あればすぐに始められる手軽さも人気です。

純国産で完全日本語対応していますが、英語対応バージョンも販売。導入に際してはNTTデータ・全国のパートナー企業がサポートにあたるため、RPAツールの導入が初めての方でも心配いりません。

Asteria Warp Core

リーズナブルで手軽なRPAツールを選びたい方には「Asteria Warp Core」がおすすめ。国内No.1のノーコードデータ連携ツール「ASTERIA Warp」の機能をシンプルにまとめた製品で、簡単操作であらゆる業務を自動化します。

搭載している機能はファイル連携、データ変換、REST連携、Excel簡易連携など。上位版は更にデータベース連携、メール受信・送信、FTP入出力、PDF処理などの機能も利用可能です。既存システムを活用した開発がなされているため、連携機能重視の方には適しています。アイコンのドラッグ＆ドロップで作るノーコードでデータ連携できるため、初心者でも直感的に操作できるでしょう。

初期費用0円、月額3万円から利用可能で、トライアルはクラウド版が5日間、オンプレミス版なら30日間使うことができます。

SynchRoid

運用が楽であることや、サポート体制の充実を重視する場合には「SynchRoid」をおすすめします。SynchRoidはSoftbankが提供するRPAシステムで、フローチャートでロボットを作成するシステムを採用。Design Studioの機能によってプログラミング経験のないユーザーでも開発可能なシステムです。

RPAシステムとしては標準的な機能を網羅しており、各現場で日々繰り返される定型業務の自動化を叶えます。ユーザーに優しいインターフェースになっているため、RPAシステム未経験者でも直感的に使いこなせるでしょう。サーバー不要のスモールスタートも可能のため、小規模事業者でも問題ありません。これまでにLIXIL、足立区、遠州鉄道など多くの企業や自治体で導入されてきたのも信頼できるポイントです。

NICE Robotic Process Automation

特定の業務に特化したRPAツールをお求めなら、ナイス・ジャパンが提供する「NICE Robotic Process Automation」がおすすめ。コールセンター業務に特化したRPAツールとして人気を集めています。

RPAを使って顧客との会話分析を行い、その中から必要な情報を抽出することが可能。その他、帳票への記入、入力業務などを自動化できることから、導入によってバックオフィス業務を劇的に効率化できるでしょう。ミスの削減、生産性の向上にも役立ちます。

業務の一部自動化によりスタッフは顧客対応に集中できるようになるため、対応品質が向上することで高い顧客満足度を達成できるはずです。

RPAツール導入のポイント

RPAツールの導入にはいくつか気を付けるべきポイントがあります。ここからは、RPAツールの導入で失敗しないための注意点と、製品の比較ポイントを紹介します。

スモールスタートから始める

RPAツールを導入する際は、できるだけスモールスタートで始めるのが理想的です。

RPAツールで自動化できるのは定型的な業務で、簡易かつ業務量の多いものは特に適しています。なかには部署をまたぐ業務や複数システムとの連携など、複雑な場面でも必要になることはあるでしょう。しかし、最初からあれもこれもすべてRPAツールでカバーしようとすると導入が負担になるだけでなく、導入効果があるのはどのような業務なのか見極めが難しくなります。

スモールスタートをする際には、部署内の解決したい課題を決めて導入成果をしっかりと実感してから、徐々に他の業務・他の部署にも広げていくと失敗が最小限に。RPAツールとはどのようなものか分かるまでは、試験的に使うスタンスでいる方が安心でしょう。

対応する業務領域を確認

RPAツールの導入では、対応する業務領域の確認も必要です。

RPAツールには汎用型と特化型があり、自社の目的にあったものを選ぶことが肝心。汎用型とはあらゆる操作を自動化できるタイプの製品で、幅広い業務領域に対応をしていますが、その分初期設定に時間がかかります。仕様変更にも対応が求められるため、メンテナンスに時間を要するでしょう。

一方特化型とは人事や経理、営業など各業務に特化しているタイプの製品です。対象となる業務がパッケージ化されているため、複雑な設定などは必要ありません。しかし、部署ごとに最適の製品を導入しなければならないため、全社的に導入をすると費用がかさみます。

メンテナンスのしやすさ

RPAツールを導入する際は、メンテナンスのしやすさも確認しておきましょう。

RPAツールを導入すれば業務の自動化はできますが、複雑な業務への対応やシステム連携への対応、業務が変更になるなどの場面もあるため、スムーズな運用には適宜メンテナンスが必要です。高度なリテラシーがなくても対応できるものであればベストでしょう。

また、インストール型やサーバー型は問題が生じたときには自社で対応しなければなりません。メンテナンスができないばかりにそのまま使われなくなる恐れもあるため、社員のリテラシーに見合ったものを選ぶ必要があります。組織変更やシステム入替のタイミングで設定の変更が必要になるため、社内にリソースがない場合はクラウド型を導入するのがおすすめです。

サポートは充実しているか

RPAツールは、製品の性能が良くてもサポート体制が薄いと導入後の運用が困難です。特にRPAツール導入が初めての場合や、社員のリテラシー水準が高いとは言えない場合は、サポート体制が極めて重要なポイントとなります。サポート窓口の充実度は必ず確認するようにしましょう。

運営会社によっては、社員がRPAを使いこなせるようになるための研修を実施していることもあります。研修は無料で行われることも多いため、RPAツールの導入が初めての場合にはおすすめです。

RPAツール導入までの流れ

ここからは、RPAツールを導入するまでの流れを説明します。RPAを導入する際は次の4つのステップに沿って作業を進めましょう。

1.計画

まずは担当者を選出してから、会社としてRPAツールについての理解を深めましょう。なぜRPAツールが必要なのか理由を落とし込み、導入の目的を決定します。また、並行して非効率的だった業務の洗い出し、改善したい業務の優先順位も定めてください。

導入後にRPAツールを使うのは現場の社員のため、計画の際はRPA導入推進部門やIT部門だけで話し合うのではなく、実際にツールを使う各現場を巻き込んで話し合うことが大切です。

2.ツール選定

導入計画の立案ができたら、次はツールの選定です。現在は多くのRPAツールがリリースされており、最適の製品を選ぶ際にはいくつか比較検討することをおすすめします。

候補となるツールを選ぶ際は、対応できる規模、機能やUIの使用感、安定稼働に求められるシステム環境などに注目しましょう。比較項目に優先順位をつけておくとより選びやすくなります。いくつか見比べると自社に合うツールを見つけられるはずです。

3.試験導入

ツールの選定ができたら試験導入をします。トライアルがある製品は試しに使ってみましょう。

その際、無闇にいきなり導入するのではなく、事前にRPA導入後に発生しうるエラーを洗い出しておくことがポイント。そうすると想定外の事態に慌てずに済むはずです。

実際に導入してわかった効果や課題を踏まえて、RPAツールの全社導入を進めましょう。同時に、保守体制の準備や規則制定も実施するようにしてください。

4.運用と保守

ツールの試験導入が終わったら運用と保守についても検討します。また、サポート体制についてもあわせて確認しましょう。

保守・運用について対応に問題ないことが確認できれば、全社的な本格導入が可能です。導入後は運用しながらルール改善や効率化を進め、RPAツールを使う業務を広げていくのが理想的です。

RPAツール導入事例

ここまで、RPAツールのメリットやおすすめの製品、導入のステップを確認してきました。最後にこれからRPAツール導入をお考えの方に向けて、実際にツールを導入して成功したケースをご紹介します。

広島市

RPAツールの導入により定型業務の負担軽減に成功した自治体の事例をご紹介します。

100万人以上の人口を抱える広島市は、行政サービスにおいて拡大の一途を辿っており、定型業務を効率良く行い、いかに職員でなければできない仕事にリソースを割くかが大きな課題となっていました。そのため、業務改善の取り組みとしてRPAとOCRを組み合わせたソリューションを活用しようと踏み切ったのです。

製品選定においては、複数のロボットを並行稼働できる「EneRobo」の導入を決定。ロボット数が増えてもライセンス料が変わらないことが決め手となりました。

導入は段階的に進めましたが、まずは時間削減効果の高いもの、また現場の要望の高い業務から導入に着手。特に介護保険関連の情報登録で重宝しているとのことです。入力業務は高い集中力を要するため、自動化をすることで職員の精神的・肉体的疲労感を軽減することができました。現在は膨大な作業の場合は出来る限りRPAツールを利用し、余剰リソースを住民サービスの向上に役立てています。

参照：https://rpa-technologies.com/case/case053/

株式会社ファミリーマート

RPAツールの導入により、創造的業務に注力できる環境構築に成功した事例をご紹介します。

コンビニ事業を展開するファミリーマート社では、慢性的な人手不足を解消するために業務改革に着手。セルフレジの設置や情報共有の効率化などさまざまな角度から改革を進めてきました。そうした中でI、T技術を活用した業務改革の一環として、RPAツール導入による業務自動化を検討が進められたのです。

数ある中から選定したのはRPAツールは「UiPath」。導入の決め手となったのは世界中で広く利用されている点、ロボット開発が容易である点、スモールスタートで拡張をしていける点でした。また、完全無料のオンライン学習サービスが充実している点も導入の後押しとなったとのことです。

導入後はロボット開発のスキル習得に励み、ロボット化対象案件の洗い出しにも着手。案件の優先順位を決定し、Google Workspaceの各種アプリケーションを使った作業や、定型的な分析・配信に係る業務の自動化が実現。社員がより創造的業務に注力できるようになりました。

参照：https://www.uipath.com/ja/solutions/case-study/familymart

株式会社イシダ

RPAツールの導入によりプログラミング未経験者が自ら業務自動化に成功した事例をご紹介します。

計量機器メーカーの老舗企業であるイシダ社は、現在世界100ヵ国で事業を展開中。業務効率化を図り、より付加価値の高い業務にシフトすることで生産性の向上を図っています。その一環として進んだのが、総務人事部における事務処理業務自動化プロジェクトです。主な課題はExcelマクロの属人化、手作業によるデータ加工・変換で、自動化に際しては低価格であることが条件でした。

数ある業務ツールの中からRPAツールの導入を検討し、最終的に選んだ製品は「ASTERIA Warp Core」。導入の決め手は費用面で、初期費用0円、月額費用6万円から利用できることが決め手です。

製品導入後はあらゆる業務が自動化に成功し、1週間かかっていた業務がわずか数時間で完了するようになりました。プログラミング未経験の担当者が自ら開発を行い、自動化処理フローを作成。業務の属人化からも解放されたとのことです。

参照：https://www.asteria.com/jp/warp/case/c_ishida/

RPAツールを導入して生産性を高めよう

今回は、RPAツールの基本的な知識や導入するメリット、実際の導入事例などを紹介してきました。

RPAツールは定型業務の自動化に役立つだけでなく、生産性の向上、人為ミスの解消、残業の削減などさまざまなメリットがあります。人手不足の会社、働き方改革を推進したい会社、コンプライアンス強化を目指す会社には特におすすめでしょう。

導入する際には、目的に沿ったRPAツールを選ぶことが肝心です。RPAツールにどんな製品があるのか知りたいという方は、「RPAツール18選を厳選比較」をあわせて参考になさってください。