電子契約システム

作成日:2021-07-08 13:02:10 更新日:2021-07-08 13:02:11

電子契約システムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

脱はんこを推進する動きとして、電子契約システムを導入する企業が増えている近年。この記事では、電子契約システムを導入するメリットやデメリット、おすすめの電子契約システムなどを解説します。

電子契約システムのメリット・デメリットまとめ【2021年最新版】

テレワークをはじめとする柔軟な働き方が採用されている昨今、これまでは当たり前だったはんこ文化を、ついに脱しようとする動きが見られるようになりました。そこで多くの企業に導入されているのが、電子契約システムです。

しかし、電子契約システムを導入すべきかどうかお悩みの企業も多いのが事実。そこで今回は、電子契約システムを導入するメリットやデメリット、おすすめの電子契約システム、さらには導入する際の注意点まで紹介していきます。電子契約システムを導入しようかお悩みの場合は、ぜひ参考になさってください。

電子契約システムの導入メリットとは

電子契約システムを導入するメリットを紹介していく前に、電子契約システムとはどのようなものなのかを改めて確認していきましょう。

電子契約システムとは、その名の通り電子上で契約を交わすことのできるシステムです。これまでの契約方法では、わざわざ書面に契約書を印刷して押印、あるいはサインしてもらう必要がありました。しかし電子契約システムでは、それらのやりとりをすべて電子化。インターネット(クラウド)を通して行うことができるため、企業のペーパーレス化を進められるだけでなく、非常に業務効率が上がります。

それでは、具体的にはどのような点がメリットとしてあげられるのでしょうか。以下から1つずつチェックしていきましょう。

各種コストの削減

電子契約システムを導入するメリットとしてはじめにあげられるのが、各種コストダウンにつながるということです。

書面によるやりとりだと、印刷代やコピー用紙代をはじめ、インク代や封筒代、郵送料、さらには印紙代などさまざまな諸費用がかかってしまいます。しかし、電子契約システムを導入すればやりとりをすべてインターネット上で完結できるため、それらの費用はすべてカットすることが可能です。

さらに、契約書作成にかかる人件費もカット可能。書面契約書は法人税法上7年間も保管しておかなければなりませんが、電子契約システムであれば書類の保管費用もカットできるでしょう。

物的コストも人的コストも減らすことができるのは、電子契約システムを導入する大きなメリットと言えます。

必要なリソースの減少

電子契約システムを導入するメリットとして2つ目にあげられるのが、必要なリソースを減少させることができるというポイントです。

書面で契約を行っている場合、書類の作成やその後の管理にいたるまで多くのリソースを割く必要があります。しかし電子契約システムを導入しておけば、契約書をインターネット上にアップロードするだけ。書類を作成し、印刷し、郵送し、返送してもらい……という業務フローが簡素化されることから、必要なリソースを最小限に抑えることが可能です。

また過去の契約書類を確認したい場合には、システム上の検索機能を利用すればOK。すぐに欲しいデータに辿りつけるため、業務効率化に大いに役立つことでしょう。

スピーディな契約締結が可能

電子契約システムを導入するとして3つ目にあげられるのが、スピーディな契約締結が可能というポイントです。

書面で契約を行う場合には、実は面倒な作業を複数こなさなければなりません。取引先に契約書を送るだけでも、

・契約書の印刷
・契約書の製本
・契約書への収入印紙貼付
・契約書の封入
・郵便局への投函

これらのフローを実行する必要があります。その後も、押印してから返送するよう取引先に依頼しなければなりません。最終的な契約締結まで、2〜3週間程度かかってしまうのもめずらしくないでしょう。

しかし電子契約システムを導入しておけば、早い場合2〜3分程度で締結できることも。数週間かかっていたところを数分に抑えられるというスピード感は、ビジネスにおいて大きなメリットです。リモートワーク中でも問題なく契約のやりとりを行えるのも便利なポイントでしょう。

コンプライアンスの強化

電子契約システムを導入するとして4つ目にあげられるのが、コンプライアンスを強化できるということです。

「契約書は書面でやりとりしないと、不正がないかどうか確認できないんじゃないの?」、「信頼性は紙の契約書の方が高いはず」と思っている人も多いかもしれませんが、実はそうではありません。

電子契約システムを用いて電子上で契約を行う場合、電子署名だけでなく、日本データ通信協会が認定したタイムスタンプ​をあわせて契約を行います。システム上のログ管理も行われており、誰が、いつ、どのタイミングでその契約書類に関わったのかはすべて管理できるのです。

つまり、電子契約システムでは契約内容の改ざんを徹底して予防しているため、むしろ書面上のやりとりよりもコンプライアンスが強化されているといえるでしょう。

契約締結後には、契約書をデータとして一元管理できるため、紙媒体で管理しているよりも透明性が上がると言っても過言ではありません。

セキュリティの強化

電子契約システムを導入するとして5つ目にあげられるのが、セキュリティの強化も叶えるということです。

「契約書類をクラウド上でやりとりして管理するのは、セキュリティ上問題があるのでは?」と思う人も少なくないでしょう。しかし、電子契約システムで利用するクラウドサーバーは、一般企業のファイルサーバーと比較しても劣らぬ、非常に高いセキュリティ基準を保っています。万が一災害の被害に遭ってしまった場合でも、データ化しクラウド上で管理されていることによって、データの紛失は免れるということも心強いでしょう。

アクセスできるIPアドレスや端末の制限、通信の暗号化など、セキュリティ面をより強固にする機能もさまざまに搭載されているため、クラウドサービスであっても安心して利用することが可能です。

電子契約システムのデメリット

ここまで、電子契約システムを導入するメリットについて紹介してきました。業務の効率化やコストダウンなど、さまざまな面でメリットがあることがわかったのではないでしょうか。

しかし、電子契約システムを導入することにはデメリットもないわけではありません。そこでここからは、電子契約システムを導入するデメリットを紹介していきます。

書類による契約が必要な場面もある

電子契約システムを導入するデメリットとして1つ目にあげられるのが、書類による契約が必要な場面には対応できないということです。

電子契約システムは多くの企業に導入されつつありますが、すべての契約において電子契約でカバーできるわけではありません。主に不動産関連の契約には電子契約未対応のものも多く、

・マンション管理業務委託契約
・定期借地契約
・定期建物賃貸借契約
・宅地建物売買等媒介契約
・訪問販売等特定商取引における交付書面

これらなどは書面での契約手続きが必要とされています。

しかし、これまでは電子契約NGだった労働者派遣(個別)契約書も、2021年1月から電子契約対応に。徐々に対応分野が広がっているため、不動産関連もいずれは電子契約対応になるかもしれません。

取引先の理解を得る必要がある

電子契約システムを導入するデメリットとして2つ目にあげられるのが、まず取引先の理解を得る必要があるということです。

言うまでもなく、契約は自社だけで行えるものではありません。自社都合で電子契約が便利と思っていたとしても、取引先が電子契約に対して好印象でなければ、無理に電子契約を進められないでしょう。

まだ電子契約を導入していない取引先に対して話を進めたい場合には、電子契約システムを導入することによってどのようなメリットがあるのか、安全性に問題はないのか、法的証拠力はあるのかなどをきちんと説明しなければなりません。

もしも同意を得られなければ従来通り紙の書類でやりとりし、データ化したい場合には自社でPDFファイル化するなどといった対応をとりましょう。

取引先へのサポートも必要

電子契約システムを導入するデメリットとして3つ目にあげられるのが、取引先へのサポートも行わなければならないということです。

取引先がすでに同じ電子契約システムを利用しているという場合には何も問題ありませんが、利用したことすらないという場合、きちんと契約フローを説明する必要があります。そうでないと、設定や操作に手間取って煩わせてしまうかもしれません。

そのため、なるべく取引先も簡単に使用できる電子契約システムを選ぶのが重要なポイント。仮にアカウントを持っていない場合でも、URLを送信しリンク先から手続きを進めてもらえばOKなど、細かな説明がなくとも契約を進められるものを選んでおきましょう。

ここまで、電子契約システムを導入するデメリットを紹介しました。

デメリットをふまえてみても、電子契約システムは非常に便利なもの。導入する際には、印紙代はどれほどかかっているのか、契約締結にどれほどの工数がかかってしまっているのかなど、自社の状況を考慮してから判断しましょう。

「現段階においては、それほど電子契約のメリットを享受できないかもしれない……」ということも場合によってはあるため、安直に導入を決断するのはおすすめできません。

おすすめの電子契約システム3選

ここからは、おすすめの電子契約システムを3つ紹介していきます。電子契約システムの導入を検討している場合には、まず「GMO電子印鑑 Agree」、「クラウドサイン」、「BtoBプラットフォーム 契約書」の3つをチェックしてみましょう。

GMO電子印鑑 Agree

GMO電子印鑑 Agreeは、GMOグローバルサイン・ホールディングス社(東京都渋谷区)が提供している電子契約システムです。電子契約サービス業界において、累計導入者数はNo.1。法務担当者の満足度や、仕事が楽になる電子契約、安全な電子契約などそれぞれにおいてもNo.1(※)を獲得するなど、文字通り電子契約システムを代表するサービスとして多くの人気と信頼を集めています。

GMO電子印鑑 Agreeでは、署名タイプを選択することが可能。メール認証によって気軽に本人性を担保できる「電子署名」と、電子認証局による本人確認を行い、その上で発行された電子証明書を活用する「身元確認済み 高度電子署名」の2つから選ぶことができます。気軽かつスピーディに契約を進めたいという場合には「電子署名」を、高い証拠力の求められる契約も電子で済ませたい場合には「身元確認済み 高度電子署名」をなど、さまざまなシーンに沿った使い分けが可能なのが心強いでしょう。

認定タイムスタンプが標準搭載されていることから、非改ざん性を担保しつつ各種法令に難なく対応できるのもうれしいポイントです。

※日本マーケティングリサーチ機構調べ(2020年2月期)

クラウドサイン

クラウドサインは、弁護士ドットコム社(東京都港区)が提供している電子契約システムです。日本国内で電子契約を利用している企業のうち、約8割もがクラウドサインを利用している(※)というデータからも分かる通り、電子契約システムを代表するサービスとして幅広い業界で導入されています。

大きな特徴としてあげられるのは、その信頼性の高さ。弁護士の監修のもとで作られているサービスなので、日本の法律に則った安心・安全の電子契約システムをお探しならうってつけといえるでしょう。

操作が非常にシンプルで簡単なのも人気の理由で、契約締結までに必要なのはたったの3ステップのみ。クリックやドラッグアンドドロップで簡単に契約書を作成したあとは、取引先に確認依頼メールを送り、取引先にクラウドサイン上で押印してもらうだけで構いません。相手がアカウントを持っていなくても問題なく利用できるため、気軽に電子契約を取り入れられるでしょう。

通信はすべてSSL/TLS で暗号化されているほか、アップロードされたファイルもすべて暗号化し第三者によるデータ読み取りを防止。毎日自動でバックアップが取られているため、契約データの紛失も防ぐことができます。

※(株)東京商工リサーチ調べ 2020年3月末時点

BtoBプラットフォーム 契約書

BtoBプラットフォーム 契約書は、インフォマート社(東京都港区)が提供している電子契約システムです。これまでの運用実績は20年以上、BtoBプラットフォームシリーズの導入企業数は50万社を誇り、サイバーエージェントやエイブル、ニッセングループなど、数々の有名企業にも導入されています。

人気を集めている理由の1つとしてあげられるのが、まずは無料で始められるということ。その他の電子契約システムもフリートライアルを用意していることはありますが、期間の制限なく利用できるものはなかなかありません。しかしBtoBプラットフォーム 契約書ならフリープランが提供されているため、1月当たりの契約締結数や自社保管数には限りがあるものの、気軽に導入できるのがうれしいポイントでしょう。

また、不正アクセス対策や障害対策が万全であるだけでなく、お客様からの要望にあわせてセキュリティ強化オプションも用意。電子契約システムのセキュリティ面が気になる……という場合でも、セキュリティポリシーに沿ってカスタマイズできるため、安心して利用できるのではないでしょうか。

電子契約システム導入前の注意点

続いて、実際に電子契約システムを導入してみたいとお考えの方に向け、導入する際の注意点を紹介していきます。「こんなはずじゃなかった……」という失敗を防ぐためにも、確認しておくべきポイント3つを押さえておきましょう。

費用対効果を検討する

電子契約システムの導入を検討している際には、費用対効果が高いのかどうかをきちんと確認しておきましょう。

電子契約システムのメリットの1つに、さまざまな面でコストダウンを叶えるというポイントが挙げられますが、現状どのくらいのコストがかかっているのかを確認してみなければ、得するのかは分かりません。

月々どの程度の契約締結数があるのか、印刷費用にどのくらいかかっているのか、印紙代にはどのくらい割いているのかなどを確認し、電子契約システムを導入した方が得なのかどうかを確認しておきましょう。

現行の書面契約とバランスは取れるか

電子契約システムの導入を検討している際、現行の書面契約とバランスは取れるのかどうかを確認しておきましょう。

電子契約システムを導入したからと言って、一度にすべての契約を電子化できるわけではありません。取引先1社ずつに電子契約への切り替えを打診しながら、紙媒体の契約書と併用して進めていかなければならないでしょう。

また、現状の取引先の中で、電子化に対応してくれそうな会社が少ない可能性があるという場合は要注意です。結局紙の書類による処理が多く、管理部門に余計な負担をかけてしまうかもしれません。

電子契約システムを導入しても契約の電子化には時間がかかるということ、さらには電子契約システムを導入するタイミングは“今”なのかということをきちんと確認し、導入するタイミングを見誤らぬよう注意しましょう。

信頼できるサービスを選ぶ

電子契約システムに限った話ではありませんが、導入する際には信頼できるサービスを選びましょう。

クラウドサービスである限り、インターネットを通じて使用しなければならないため、サイバー攻撃の標的となる可能性はないとは言い切れません。通信やアップロードしたファイルは暗号化されるのか、不正アクセス対策は徹底されているのかといったセキュリティ面の対策をしっかり行っているかどうか、導入前にチェックが必要です。

機密性の高い情報や個人情報などを取り扱う事業を展開している会社は特に気をつけるべきポイントだといえます。サービスの安全性は取引先との信頼関係にも関連するポイントなので、慎重に検討した上で導入するシステムを選定しましょう。

電子契約システムを導入してメリットを得よう

今回は、電子契約システムを導入するメリットやデメリット、代表的な電子契約システムなどを紹介してきました。
電子契約システムは、導入することで業務効率化・ビジネスの迅速化など、さまざまなメリットをもたらします。しかし、すべての企業が電子契約システムを導入するほどに浸透しているわけではないということも事実です。自社の取引先や事業内容なども含め、導入するかどうかというところから慎重に検討していくとよいでしょう。

導入する際には、複数のサービスを慎重に比較し、自社にマッチしたものを選定しなければなりません。「電子契約でおすすめのシステム17選」の記事もあわせてチェックし、安心して導入できる電子契約システムを見つけましょう。

アイミツ

著者 | アイミツSaaS編集部

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