総務と人事が行う入社手続きをそれぞれ紹介

目次
• 総務と人事が行う業務内容
• 従業員が入社する際に人事がすべき手続きとは？
• 従業員が入社する際に総務がすべき手続きとは？
• 入社手続きにおける人事・総務のポイント・注意点
• 入社手続きの効率化には労務管理システムの導入がおすすめ
• まとめ

総務と人事が行う業務内容

企業において総務と人事が行う業務をそれぞれ紹介します。

総務が担う業務は、組織の総合的なサポートです。業務が円滑に進むように社内制度や環境を整えたり、古くなった施設の修復を依頼したり、役所とのやり取りをしたりするのが総務の業務です。会社全体に関わるイベントを主催したり、従業員が必要とするパソコンやオフィス用品を揃えたりするのも総務の仕事といえます。

総務はさまざまな場面で役割を担うことが多いことから、仕事内容が複雑化する傾向にありますが、基本的には会社をうまく回すための業務を取り扱う部署だと考えるとよいでしょう。

人事が担う業務は、人材に関する業務全般です。人材をうまく活かし、企業の成長を支えるのが人事の仕事といえます。具体的には、採用活動全般や従業員の研修、人事異動、人事評価、給与や社会保障に関する各種手続きなどです。

従業員が安心して働けるように福利厚生を整えたり、相談室を設けたりするのも人事の仕事。大企業では人事担当と採用担当を分ける場合もありますが、中小企業では人事は採用活動にも関わるのが一般的です。

総務と人事の仕事は、人材が豊富な大企業であれば明確な線引きがされますが、中小企業などでは両者を兼ねる場合があります。基本的には総務はモノや環境に関することをメインに扱い、人事は人に関することを扱いますが、似たような業務も多いため「総務・人事」として扱われることも多いのが現状。

ただし、まとめて扱う場合は業務範囲が非常に広くなるため、負担が大きくなりすぎないように配慮する必要があるでしょう。

従業員が入社する際に人事がすべき手続きとは？

従業員の入社に関する業務は、主に人事の担当になります。人事担当は従業員の入社のために、以下のような業務を行います。

まずはどのような労働条件で雇用するのかを確認します。雇用条件や雇用形態によって手続きの内容が変わるため、人事は必ず確認し、それに合った書類準備や入社準備を進める必要があります。正社員なのか非正規雇用なのか、アルバイト・パートなのかなどを確認するとともに、勤務時間なども確認し、雇用保険の対象になるかどうかも確認しておきましょう。

続いて、採用に関する各種書類を準備し、送付します。準備する書類には採用通知書や入社承諾書、誓約書などがあります。企業によって必要となる書類が異なるため、過去の履歴を確認しながら準備するとよいでしょう。候補者がこれらの書類を確認し、必要事項を記入した書類が企業に届いた際、正式な採用となります。

雇用に関して必要になる書類の準備や送付、回収を行います。企業が新規で作成するものや従業員に準備してもらうものなどさまざまです。取得に時間がかかるものもあるため、できる限り早く準備を進めるとよいでしょう。雇用に関して必要となる書類例は以下の通りです。

労働者名簿・賃金台帳・出勤簿の作成を開始します。これらは法定三帳簿と呼ばれ、従業員を雇用する企業であれば必ず作成し、定められた期間保管することが義務付けられています。それぞれの書式は企業の独自のものを利用できますが、それぞれ記載しなければならない項目が定められているため、自信がない場合にはテンプレートを利用するとよいでしょう。

給与や保険、税金に関する手続きを行います。企業は雇用保険被保険者資格取得届を管轄する職業安定所に提出する必要があります。また、健康保険・厚生年金被保険者資格取得届なども作成し、提出しましょう。税金に関しては、従業員が新卒なのか転職なのか、居住地はどこかなどによって提出する書類が異なります。手続きに時間がかかるものもあるため、早めの準備が重要です。

入社式に関わる準備を行います。会場や配布物の準備、式典の流れの決定、挨拶担当者の決定と依頼など、さまざまな業務があります。また、該当者に案内文書を送ったり、問い合わせに対して返信したりするのも人事の仕事です。入社式が終わった後も採用者の受け入れや各種説明会などの業務が続きます。

従業員が入社する際に総務がすべき手続きとは？

人事担当者が総務と別に配置されている場合には、入社に関する準備や手続きは人事が行うのが一般的です。しかしながら、物品などに関する準備などは総務が担当する場合があります。

新入社員が利用する各種機器や備品は、総務が準備するのが一般的です。例えば、新入社員用のパソコンやデスク、椅子、収納スペースなどは、事前に総務が準備し、物品番号などを貼り付けます。ユニフォームなどが必要な職場では、必要に応じたユニフォームや作業着などが総務から支給されます。

入社関連の手続きは、基本的には人事が行います。しかしながら、業務内容が類似していること、人事の仕事が特定の時期に膨大になるなどの理由により、総務が人事のサポートに入る場合も。その場合には、総務が得意とする備品や施設関連の業務を主に担いつつ、書類の作成や管理、入社式の企画や準備などをともに進めていくことになります。

総務と人事の仕事分担については各企業によって大きく異なるため、社内の経験者から話を聞きつつ進めることも重要です。

入社手続きにおける人事・総務のポイント・注意点

入社手続きにおける人事・総務のポイントや注意点は以下の通りです。

入社に関して必要な書類が不足している場合には、予定した時期に新入社員が勤務を開始できない可能性もあります。連絡・確認不足で書類不備が発生しないように、入社に関して必要な書類のチェックリストを準備し、すべての書類が集まっているかどうか、それぞれの書類の進捗状況はどうなっているかを記録するようにしてください。

総務・人事が取り扱う書類は、マイナンバー情報や税、保険に関する情報など、個人情報が記載された重要な書類がほとんどです。紛失してしまった場合には、大きなトラブルに発展することもありえます。そのため、提出された書類はすぐに保管場所に移すとともに、紛失が発生しないように細心の注意を払うようにしましょう。

入社手続きの効率化には労務管理システムの導入がおすすめ

総務や人事は、新入社員の入社手続きのために、さまざまな準備を見通しをもって進める必要があります。しかしながら、初心者であれば何をいつ準備すればよいのかで戸惑うことも多いでしょう。

もし近くに気軽に相談できる経験者がいない場合には、労務管理システムを導入するのがおすすめ。入社手続きに必要な書類や事前にすべき準備を一覧で確認できるため、担当者のうっかりミスを防げます。業務効率化にも役立つため、空いた時間を別の業務に充てることもできるでしょう。

まとめ

本記事では、入社手続きのために総務や人事が行う業務について詳しく説明しました。入社手続きにはさまざまな書類の作成や入社式に向けた準備が必要なことから、業務全体の見通しを持ちつつ進める必要があります。もし経験者がおらず対応に苦慮している企業は、労務管理システムの導入を検討するとよいでしょう。

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