BIツール導入メリットと活用ポイント完全ガイド
社内に散在しているデータを有効活用できない、経営に必要なデータ分析をしている時間がないという場合は、BIツールの導入を検討するべき時です。
BIツールには多くのメリットがあり、業務効率向上やスピーディーな意思決定をサポートします。しかし、導入する際にはいくつか注意するべき点もあるでしょう。
そこで今回は、BIツールの導入を検討しているという担当者の方に向けて、BIツールのメリットと活用のポイントについて詳しく解説していきます。
- BIツールを導入するメリット4つ
- BIツールを導入するデメリット3つ
- BIツールの活用シーン3選
- BIツールを活用するためのポイント
- 不安な方はコンサル・サポートが丁寧なツールを選ぶ
- まとめ：活用できるBIツールを導入してビジネスを加速させよう
BIツールを導入するメリット4つ
BIツールとは、ビジネスインテリジェンスツールのこと。データの統合・分析を行うためのツールです。
BIツールを導入することで、社内にある膨大なデータを活用し、迅速な意思決定を行えるようになるのが大きな特徴。スピード感ある経営判断を行いたい方にはまたとないツールでしょう。
具体的な導入メリットとしては、以下の4つがあげられます。
1.活用し切れていないデータを分析・活用できる
BIツールを導入するメリットとして、社内で活用し切れていないデータの分析・活用があげられます。
企業内には顧客管理や営業管理などさまざまなデータが散在しているもの。それぞれのデータは単なる数字ではなく、企業にとっては重要な資産です。
社内にある膨大なデータを経営判断に活かす際、従来のやり方ではCSV形式で各ツールからデータを出し、Excelを使ってデータ統合・分析を行わなければなりませんでした。しかし、これらは大変手間がかかる作業です。
BIツールを使えば各ツールのデータを簡単に統合できるため、社内の活用しきれていないデータを一元管理できるでしょう。
2.データの分析結果が「見える化」される
BIツールを使えばデータの分析結果がグラフや表で簡単にビジュアル化できます。
Excelで表やグラフを作るには、各ツールからデータを収集する必要がありますが、BIツールを使えばデータ収集も表作成も自動化可能です。例えば販売・営業の売り上げ実績なども簡単に可視化できるため、社員に対して毎日提示することもできるでしょう。
BIツールを使えば更新頻度の高いデータもリアルタイムで集計でき、データの分析結果が常に「見える化」されるため、経営者にとっても状況把握が簡単になります。
3.経営状況や部署ごとの課題が浮き彫りになる
BIツールを使うと、社内の膨大なデータの統合・分析が可能となり、その過程では人間が気が付かなかった異変や関連データを抽出できることもあります。一連の流れの中で、経営状況や部署ごとの課題が一層浮き彫りになるでしょう。
ビジネスの現場ではさまざまな業務があり、必ずしもデータ分析に時間をかけられるわけではありません。人員不足の現場では手が回らないことも多々あり、分析するにも高度な知見が求められるため、専門人材がいない場合は十分なデータ分析を行えないでしょう。
しかし、BIツールがあれば誰でも簡単に、さまざまな角度からの分析ができるため、リソースがなくてもフル活用できます。専門スタッフが不在でも経営上の課題をクリアにしたい場合にはおすすめです。
4.業務効率がアップする
BIツールを使うとデータ収集・分析・レポーティングにかかる時間を圧倒的に削減できます。
従来のようにExcelを用いたデータを分析では、関数やピボットテーブルを駆使する必要があり、分析するのは難易度も高く手間もかかるもの。一方でBIツールにはOLAP分析やデータマイニング機能などさまざまな分析機能が搭載されており、多様な角度からのデータ分析をリアルタイムで行えます。
データ分析に費やしていた時間や労力は不要となるため、他の業務にリソースを割けるようになり業務効率がアップするでしょう。
BIツールを導入するデメリット3つ
BIツールには多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。ツールを導入する際には次の3点にご注意ください。
1.コストがかかる
BIツールの導入にはコストがかかります。中でも自社でサーバーを用意するオンプレミス型の場合、初期導入費用で数百万の費用がかかることも。クラウド型であっても、ユーザー課金制の場合は利用人数が多くなるほどランニングコストがかさみます。また、業務拡大に伴い追加機能が増えるほど料金も高くなるため、思わぬ出費が発生することもあるでしょう。
しかし、ツール導入により従来データ分析に費やしていた時間や労力は不要となるので、その他の業務にリソースを割けるようになります。また、高度な分析により経営上の問題点を発見することも可能です。そのため、ツールの導入で費用が発生しても必ずしも損しているとは言えません。目先の金額だけで判断するのではなく、費用対効果の観点で導入判断を行うようにしてください。
2.初期設定に時間がかかる場合がある
BIツールは初期設定が難しく、導入に時間がかかることもあります。
特に、社内の各システムからデータを抽出して、BIツールの分析で利用される「多次元データベース」にデータを格納する作業は複雑であることから、専門家でないと対処できないことも。その場合はシステム部門に依頼するか、外注をする必要があるでしょう。
また、データベースは一度作ると変更にも手間がかかるため、設定の難易度、手間については予め確認しておくべきです。
3.使いこなせない可能性がある
BIツールは、とりわけ簡単なシステムというわけではありません。自社の運用体制が確立されていない場合、人的リソースが十分でない場合は、ツールを導入しても使いこなせない恐れがあります。
せっかく導入しても使われなければ、無駄な費用を支払っただけになってしまうため、導入する際には慎重な判断が求められるでしょう。
BIツールの製品選びの際は操作性、機能、サポート体制などを十分に確認し、自社のスタッフが使いこなせるか否かをしっかり見極めることをおすすめします。
BIツールの活用シーン3選
BIツールの導入を失敗に終わらせないためには、どのような目的で、どんな場面で活用するか事前に明確にすることが大切です。
ここからはBIツールの活用シーンを3つ紹介するので、ぜひ参考にしてください。
1.大量のデータを整形・加工する時
BIツールは、大量のデータを整形・加工する時に活用できます。
データ分析はデータ整理が8割とも言われており、データ整形や加工といったフローは重要です。BIツールを使うと社内に散らばっているデータを一元管理できるため、大量の顧客データをExcelで管理している会社が、データ整形する際にも活用できるでしょう。
売上アップのための分析やリソース配置の見直しなど、各企業にはさまざまな経営課題があるもの。BIツールを導入すれば、課題解決の最初の一歩として行うデータ整理時に大いに役立つはずです。
2.データを多面的に分析したい時
BIツールを使うと、社内に散在するあらゆるデータを統合して、必要なデータ分析をリアルタイムに行えます。
データ分析は多面的な角度から行えるため、人の手で行う分析時には見つからなかったことが発見できることも。また、表やグラフなどビジュアライズにも優れているため、データ分析結果の確認も簡単です。資料作成にかかる時間も大幅に削減できるでしょう。
社内の大量データを一箇所に集約し、多面的なデータ分析を行うには最適のツールです。
3.複数のデータベースの情報を集めて分析したい時
BIツールは、さまざまなデータベースの情報を集めて分析したい時にも活用できます。
社内には顧客管理、営業支援などさまざまな業務ツールがあり、それぞれがデータベースを所有しているもの。経営判断を行うには、複数のデータベースを横断した分析が求められることも少なくありません。外部システムとの連携ができるBIツールであれば、多様なデータを統合して分析を行えるため、従来にない高度で複雑な分析を行いたい方にはおすすめです。
BIツールを活用するためのポイント
最後に、BIツールを活用するためのポイントについて解説していきます。導入を成功に終わらせるには、以下の3点を意識しましょう。
1.導入前に導入の目的を明確にしておく
BIツールを導入する際には、事前に導入の目的を明確にしておくと導入後の定着率が上がります。
BIツールは初期設定が難しく、業務ツールの中でも扱いにくいもの。BIツールがなければ業務が全く進まない、仕事ができないということでもないため、漠然と導入してしまうと結局使われないまま放置される恐れがあります。
誰が何のために使うのかを明確にすることが活用の動機付けとなるので、この点はしっかりと確認しておきましょう。
2.費用対効果を試算する
BIツールを導入する際は、費用対効果の試算も必要です。BIツールの導入にはある程度の費用がかかるため、導入してどのような効果が得られるのか、その効果は費用に見合っているのかを確認しなければなりません。高い費用対効果が見込まれれば、導入に踏み切るのが得策です。
BIツールは製品によって料金に開きがあるため、自社の予算を念頭におきつつ、最適の製品を選ぶようにしましょう。
3.使いこなせるかツールかどうか確認する
BIツールは製品ごとに使い勝手も異なるため、本格導入の前には操作感について確認することをおすすめします。できるだけ直感的に扱えるものを選ぶと、導入後の定着もスムーズです。
BIツールの操作感を確認するには、無料で利用できるトライアル期間を活用してみましょう。多くの製品が無料トライアルや無料デモを用意しているため、いくつか試してみると比較検討しやすいはずです。
試用期間中にいろいろな使い方を試し、できるだけ抵抗感なく操作できるものを選ぶことをおすすめします。
不安な方はコンサル・サポートが丁寧なツールを選ぶ
BIツールは初期設定も難しく、導入時には「多次元データベース」へのデータの格納が必要です。また、導入後も目的に沿った使い方をしないと十分な効果を得られず、定着しないまま終わってしまう恐れがあります。
社内に十分なリソースがあれば、余すところなくBIツールの恩恵を受けられますが、そうでない場合は、コンサル・サポートが丁寧なツールを選ぶことをおすすめします。
BIツールはサポート体制など製品ごとに異なるため、事前に内容を良く調べると失敗がありません。また、トライアル時に実際に問い合わせをしてサポート力を確認するのも一手です。
「導入したいけど目的を見つけられない」「活用できるか不安」という方も、サポート次第で使いこなせるようになりますので、BIツール導入時の参考にしてください。
まとめ：活用できるBIツールを導入してビジネスを加速させよう
BIツールを導入すれば、大量のデータ収集・分析を行えるようになります。スピード感ある経営判断を行いたい場合にはおすすめのツールと言えるでしょう。
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