BIツールとは？特徴やメリット、使い方をわかりやすく解説

目次
• BIツールとは
• BIツールの導入目的
• BIツールの主な機能
• BIツールを導入するメリット
• BIツールを導入するデメリット
• BIツールの種類
• BIツールの使い方
• BIツールを活用する際のコツ
• まとめ：経営判断の最適化にはBIツールの活用がおすすめ

BIツールとは

BIツールとは、ビジネスインテリジェンスツールの略語。企業が持つ膨大なデータを収集・蓄積・分析して経営上の意思決定を助けるためのツールです。

従来では、企業のデータ分析や情報の活用は専門的な知識を持った人が行うものでした。しかしBIツールが登場してからは、高い専門性がなくてもデータ分析を行い、業務に役立てられるようになっています。

BIツールを導入するメリットは、データ収集および分析・レポートがスピーディーかつ簡単に行えるということ。情報はリアルタイムで更新されるため、チームメンバーは常に最新の情報を得られます。また、社内のシステムを横断してあらゆるデータを連携させられる点もメリット。企業間競争が激化している今日、意思決定のスピード向上、経営判断役立つ情報をお求めの方には最適のツールでしょう。  

BIツールの最近のシェア率や市場規模については以下の記事で紹介しています。BIツール市場の成長性を知りたい方は、ぜひご覧ください。

BIツールの仕組みは、インプット、データ分析、アウトプットの3つから成り立っています。1つずつ簡単に確認していきましょう。インプットでは基幹系システムやExcelからデータを収集し、加工・蓄積を行います。データ収集が出来たら分析を行い、BIツールの本領を発揮する場面です。

アウトプットではユーザーの端末やスマートフォン向けに配信を行います。データは分かりやすくレポートできるよう、グラフ化するなどビジュアライズできる仕組みを構築。綺麗に可視化されるため、その後の判断を下しやすくなるでしょう。

そしてBIツールを導入すると、企業の中に散在しているデータを一元管理して分析・レポーティングが可能になります。システムを横断した判断ができるようになるため、人の手で行っていたときには知りえなかったデータを得ることも可能。BIツールがあればデータマイニングなど高度な分析も叶います。

経営の意思決定の精度・スピード向上は多くの企業の課題とするところですが、BIツール導入によって解決につながるのではないでしょうか。

BIツールの導入目的

BIツールとは経営の意思決定を支援するためのツールですが、どのような目的で導入をするものなのか確認していきましょう。

BIツールを導入する目的の1つは、データの収集・蓄積・統合にあります。企業内にはさまざまな部署があり、それぞれが独自のデータを抱えているもの。的確な経営判断を行うには、社内にバラバラに点在しているデータを1つに集め、統合・蓄積しなければなりません。BIツールを使えば社内のデータを一元管理可能で、欲しいデータをいつでも抽出することが可能です。

BIツールはデータの集計・分析にも役立ちます。的確な経営判断を行うには社内にバラバラに点在しているデータ統合が必要ですが、データを集めただけでは経営判断に役立てることはできません。

一箇所に統合したデータを事業に活用するには、各データが何を意味しているのか、その背景に隠れている重要な情報を抽出する必要があるでしょう。BIツールは高度なデータ分析が得意なことから、導入により複数のデータを掛け合わせた上で事業の状況を読み取ることが可能です。

データの可視化・ビジュアル化もBIツールの導入目的としてあげられます。複雑なデータ分析を行うと結果が難しくなり、内容の読み取りが困難になりがちなもの。しかしBIツールを使えば、データ分析の結果をグラフなどで分かりやすくビジュアライズすることが可能になります。

分析結果が分かりやすく可視化されれば、それだけ素早く的確な経営判断が行えるようになるでしょう。スピード感を持った意思決定を求められる経営層、マネジメント層にはとりわけ必要です。

BIツールの主な機能

ここからは、BIツールの主な機能について紹介していきます。BIツールの主な機能はデータ管理、データ分析、レポーティングの3種類です。1つずつ確認していきましょう。

BIツールにおけるデータ管理系機能には、ETL（データ加工）機能があげられます。ETLは「Extract/Transform/Load」の略語で、それぞれ抽出・加工・出力という意味。ETL機能を活用して会社の中にあるバラバラのデータを抽出し、必要に応じて加工、出力を行います。もう1つの機能はデータウェアハウス（DWH）機能で、収集した情報のデータベースの役割を果たすものです。

BIツールにおけるデータ分析系として代表的なものは「OLAP分析機能」です。OLAPは「Online Analytical Processing 」の略語で、「オンライン分析処理」を意味します。OLAP分析機能を使うと、日々蓄積される膨大なデータを複数の角度から分析、現状分析から仮説検証までが可能になるのがポイントです。

また、BIツールにはデータマイニング機能も。データそのものについて統計的分析を行い、未知の関係性や規則性の発見などに役立てることも可能です。そのほか、予算策定に使えるプランニング機能などもあります。

BIツールにおけるレポーティングには、ダッシュボード機能、定型レポート機能、アドホックレポート機能があります。ダッシュボード機能はあらゆるデータの中から本当に必要なデータだけを確認できる仕様になっており、画面上ではKPIの達成度などを把握可能。定型レポート機能では毎月の定型的なレポートについて自動作成する機能です。

アドホックレポート機能は特定の時期や商品、部署など特別な条件を設定した上でのレポート機能とされています。

BIツールを導入するメリット

BIツールを導入する具体的なメリットとしては、以下の4つがあげられます。

BIツールを導入するメリットとして、社内で活用し切れていないデータの分析・活用があげられます。企業内には顧客管理や営業管理などさまざまなデータが散在しているもの。それぞれのデータは単なる数字ではなく、企業にとっては重要な資産です。社内にある膨大なデータを経営判断に活かす際、従来のやり方ではCSV形式で各ツールからデータを出し、Excelを使ってデータ統合・分析を行わなければなりませんでした。

しかし、これらは大変手間がかかる作業です。BIツールを使えば各ツールのデータを簡単に統合できるため、社内の活用しきれていないデータを一元管理できるでしょう。  

BIツールを使えばデータの分析結果がグラフや表で簡単にビジュアル化できます。Excelで表やグラフを作るには、各ツールからデータを収集する必要がありますが、BIツールを使えばデータ収集も表作成も自動化可能です。

例えば、販売・営業の売り上げ実績なども簡単に可視化できるため、社員に対して毎日提示することもできるでしょう。BIツールを使えば更新頻度の高いデータもリアルタイムで集計でき、データの分析結果が常に「見える化」されるため、経営者にとっても状況把握が簡単になります。  

  BIツールを使うと、社内の膨大なデータの統合・分析が可能となり、その過程では人間が気が付かなかった異変や関連データを抽出できることもあります。一連の流れの中で、経営状況や部署ごとの課題が一層浮き彫りになるでしょう。

ビジネスの現場ではさまざまな業務があり、必ずしもデータ分析に時間をかけられるわけではありません。人員不足の現場では手が回らないことも多々あり、分析するにも高度な知見が求められるため、専門人材がいない場合は十分なデータ分析を行えないでしょう。

しかし、BIツールがあれば誰でも簡単に、さまざまな角度からの分析ができるため、リソースがなくてもフル活用できます。専門スタッフが不在でも経営上の課題をクリアにしたい場合にはおすすめです。  

BIツールを使うとデータ収集・分析・レポーティングにかかる時間を圧倒的に削減できます。従来のようにExcelを用いたデータを分析では、関数やピボットテーブルを駆使する必要があり、分析するのは難易度も高く手間もかかるもの。

一方でBIツールにはOLAP分析やデータマイニング機能などさまざまな分析機能が搭載されており、多様な角度からのデータ分析をリアルタイムで行えます。データ分析に費やしていた時間や労力は不要となるため、他の業務にリソースを割けるようになり業務効率がアップするでしょう。  

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BIツールを導入するデメリット

BIツールには多くのメリットがありますが、一方でデメリットも存在します。ツールを導入する際には次のデメリットにご注意ください。

BIツールの導入にはコストがかかります。中でも自社でサーバーを用意するオンプレミス型の場合、初期導入費用で数百万の費用がかかることも。クラウド型であっても、ユーザー課金制の場合は利用人数が多くなるほどランニングコストがかさみます。

また、業務拡大に伴い追加機能が増えるほど料金も高くなるため、思わぬ出費が発生することもあるでしょう。しかし、ツール導入により従来データ分析に費やしていた時間や労力は不要となるので、その他の業務にリソースを割けるようになります。高度な分析により経営上の問題点を発見することも可能です。

そのため、ツールの導入で費用が発生しても必ずしも損しているとは言えません。目先の金額だけで判断するのではなく、費用対効果の観点で導入判断を行うようにしてください。  

BIツールは初期設定が難しく、導入に時間がかかることもあります。特に、社内の各システムからデータを抽出して、BIツールの分析で利用される「多次元データベース」にデータを格納する作業は複雑であることから、専門家でないと対処できないことも。

その場合はシステム部門に依頼するか、外注をする必要があるでしょう。また、データベースは一度作ると変更にも手間がかかるため、設定の難易度、手間については予め確認しておくべきです。  

BIツールは、とりわけ簡単なシステムというわけではありません。自社の運用体制が確立されていない場合、人的リソースが十分でない場合は、ツールを導入しても使いこなせない恐れがあります。

せっかく導入しても使われなければ、無駄な費用を支払っただけになってしまうため、導入する際には慎重な判断が求められるでしょう。BIツールの製品選びの際は操作性、機能、サポート体制などを十分に確認し、自社のスタッフが使いこなせるか否かをしっかり見極めることをおすすめします。  

BIツールの種類

BIツールを選ぶときは、機能だけでなく種類にも注目しなければなりません。BIツールの種類は大きく分けて2つのタイプがあるので、1つずつ確認していきましょう。

BIツールの導入形態は、オンプレミス型とクラウド型の2種類に分けられます。

オンプレミス型とは自社でサーバーを設置して構築していくタイプの製品です。自社サーバー上でシステム構築をするため初期費用が高額になるのは難点ですが、一度システム構築をすれば毎月の利用料などは発生しないため、長期的なランニングコストはリーズナブルになることもあるでしょう。カスタマイズは自由自在のため、完全自社仕様のBIツールが欲しい方、独自の分析手法を必要としている方にはおすすめです。

一方クラウド型は、インターネットを介してベンダーが提供するサービスを利用します。自社でサーバー構築をする必要がないことから初期費用はリーズナブルですが、毎月の月額利用料は発生するため利用する限りランニングコストは発生します。システムの専門家がいなくても導入できることから、リソースの割けない会社や、手軽に導入したい会社にはおすすめです。

現在、BIツール市場で人気のある製品を3つご紹介します。

・Tableau（タブロー）
TableauはTableauJapanが提供しているBIツールです。ドラッグ＆ドロップで操作ができるのが特徴で、直感的に扱える点で人気を集めています。オンプレミスとクラウド型の両方を提供しているため、自由に選択可能です。

・Oracle BI（オラクル ビーアイ）
Oracle BIは日本オラクルが提供するクラウド型BIツールです。レポート作成を始め分析やアラート、さらにはモバイル分析、データ統合・管理などをカバーしています。

・Actionista!（アクショニスタ）
Actionista!はジャストシステムが提供するBIツールです。ノンプラミングでデータ取り込み可、分析シナリオを使えば最適なチャートを自動表示も可能。1ライセンスで全社員が利用できるため利用者数の多い会社にはおすすめです。

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BIツールの使い方

BIツールはさまざまな分析に活用できますが、予実分析、ABC分析、在庫分析などではさらに重宝します。

予実分析とは、予算と実績を比較して分析し、今後の経営戦略を立てる作業です。企業経営の中でも最重要と言われる部分で、達成率のみならずその数字になった理由、数字を良くするために今後何をすべきかをリサーチします。BIツールを使えばあらゆる過去データの抽出が可能なので、定型的なレポーティングにも使えるでしょう。

ABC分析は顧客管理や販売管理で主に使われる手法で、商品や顧客をABCの3段階に分けて売れ筋などを分析していきます。BIツールを使えばデータの再集計などが簡単にできるため、さまざまな角度から分析可能です。

在庫分析は適正在庫の設定に必要で、BIツールを使うことで在庫数量、在庫回転率、粗利率などのデータの取得が容易になります。

BIツールを活用する際のコツ

BIツール導入の際に押さえるべきポイントは次の3点です。

BIツールを導入する際に、目的が曖昧なまま導入をしてしまうと「気が付いたら誰も使っていない」という状況になりがちです。費用をかけて導入するのであれば、誰がどんな目的でどのような分析を行いたいのかを明確にしなければなりません。目的が明確であれば、スムーズな定着につながるでしょう。

BIツールの基本的な機能として集計・分析・レポーティングなどがありますが、製品ごとに強みは異なるため、どの機能を重視するか決めておくと製品選びで失敗を避けられます。また、クラウド型かオンプレミス型か種類も決めておくと選びやすくなるでしょう。

BIツールは無料のものから有料のものまで価格帯は幅広いもの。導入の際は金額だけで選ばずに機能面を比較検討した上で、費用対効果の高いものを選ぶことをおすすめします。

まとめ：経営判断の最適化にはBIツールの活用がおすすめ

BIツールを導入すれば、データ収集も分析も容易になります。スピーディーな経営判断のために、高度なデータ分析を必要とする場合には最適のツールでしょう。

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