ひとりでは限界だったシステム選定を変えた、PRONIアイミツSaaSと築いた2年間の“信頼関係”

目次
• 手探りの情報収集に費やした1年間。中小企業ならではの課題
• 「数人がかりで丸一日」が「1人で1時間」に。劇的に改善した監査業務
• 相談相手のいないSaaS選定。2年間の信頼を築いた担当者の「聞く力」
• 「分かってくれる」安心感。アイミツSaaSの“紹介以上”の価値

手探りの情報収集に費やした1年間。中小企業ならではの課題

ーまず、貴園の事業内容を教えてください。

田澤様：私どもは、学校法人なみき学園として、幼稚園・保育園の運営を行っております。職員数や施設数も年々増加しており、子どもたちにより良い環境を提供できるよう心がけています。

ー今回、請求書システムを導入されていますが、検討のきっかけは何だったのでしょうか？

田澤様：電子帳簿保存法への対応が必須になったこともあり、請求書周りのDX化を検討しはじめました。

しかし、いざ1人で探し始めると、以前に勤怠管理システムを探した時と全く同じ課題に直面しました。提供元の会社さんに話を聞いてみても、非常に高額だったり、当法人のような中小企業には合わない大企業向けのサービスだったり…。結局、どのサービスが合うのか分かりませんでした。

ーその状況をどのように打開されたのですか？

田澤様：だんだん他の優先業務に追われ、「探したいけど時間がない」という状況になっていた時に、アイミツSaaSの近藤さんが連絡をくださったんです。

近藤さんとは以前から定期的にお電話でやり取りをしていたので、これまでの経緯もよくご存知でした。だからこそ、私がやりたいことをすぐに察して、当法人のニーズに合うサービスを紹介してくださったんです！その中の一つが、今回導入した請求書システムでした。

「数人がかりで丸一日」が「1人で1時間」に。劇的に改善した監査業務

ー請求書システム導入後、特に効果が大きかったのは「監査」だったそうですね。

田澤様：これまでは、監査のたびに大量の紙の山から該当の請求書を探し出す作業に追われていました。それだけで丸一日、しかも1人ではなく数人がかりでしたね。

今年の5月に初めて請求書システムを使って監査の準備をしたのですが、日付や取引先で検索するだけで必要なデータがササッと見つかるんです。そのおかげで、合計50〜60件ほどのデータを探す作業も、私1人で1時間もかからなくなりました。

ーその生まれた時間で、業務に何か良い変化はありましたか？

田澤様：監査の事前準備が早く終わることで、会計士事務所による監査もスムーズに進みます。また、いつもギリギリだった東京都への提出書類も、余裕を持って準備できるようになったことは精神的に大きな変化でした。

ー他に、メリットを感じる点はありますか？

田澤様：複数名で情報を共有できるようになったことですね。以前は、担当者が振込を終えたら伝票作成者へ書類を回す、という一方通行の作業でした。今は、いつでも誰でも同じ情報を確認できるため、作業が滞ることなく職員間の連携がスムーズです。

相談相手のいないSaaS選定。2年間の信頼を築いた担当者の「聞く力」

ーアイミツSaaSとの2年間を振り返って、最初の出会いはどのようなものでしたか？

田澤様：当時は1人でシステム選定の全てを抱え、相談できる相手もいない状況に限界を感じていました。そんな中でアイミツSaaSを見つけて、まずは相談してみようと思ったんです。最初は、「こういうサービスがあるんだ」といった印象でしたね。

ー実際に悩みを相談してみて、いかがでしたか？

田澤様：近藤さんがこちらの困り事を丁寧に聞いてくれたのが、今振り返ってみても一番嬉しかったことですね。その上で、「こういうサービスもありますよ」と、自分では探しきれなかったサービスを提案をしてくださいました。お電話でのやり取りだったので、対面でお会いしたことはありませんでしたが、こちらの状況を深く理解して相談に乗っていただいたことが心に残っています。

ー近藤さんは、田澤様にどのような印象を持っていますか？

近藤：田澤様は、ご提案したサービスが「なぜ合わなかったのか」という理由まで、具体的にフィードバックをくださるのが印象的です。単に「合わない」で終わるのではなく、「この課題さえクリアできれば検討したい」と次につながる情報を共有してくださるので、私も改善に向けたご提案ができます。

最初の勤怠管理システムのご相談で、「給食の数」の集計について細かくお話しいただいたのを今でも覚えています。そうやって希望を具体的にご共有いただけるからこそ、「その後、良い形で検討が進んだだろうか」と、私もつい気になってしまうんですよね（笑）。

ー近藤さんは、定期的に田澤様へご連絡しているそうですね。

近藤：数ヶ月に1回の頻度でお電話しています。無理にシステム導入を勧めるのではなく、田澤様にとって何か新しい発見があれば嬉しいな、という気持ちでやっていますね。

今は請求書システムの導入も落ち着き、大きな課題はないと伺っていましたので、最近は情報提供がメインです。

田澤様：近藤さんからのお電話は、DXについて改めて考える良いきっかけになっています。私から相談せずとも、当法人に合った改善点を提案してくださるんです。先日の法人カードのご提案もそうでした。

近藤：田澤さんのお話を伺う中で、小口現金の管理や従業員の経費立替に課題感があるようだったので、「それなら法人カードで解決できるかもしれません」とご提案したんです。ただ新しいサービスを紹介するというより、具体的なお困り事の解決に繋げたいという意図でした。

田澤様：当法人でもすでにカードは使っており、見直しは特に考えていませんでした。ですが、今よりも良い条件のものがあると近藤さんから教えていただいたので、実際に提供元の会社さんの説明を受け、法人カードの切り替えを検討しています。

「分かってくれる」安心感。アイミツSaaSの“紹介以上”の価値

ーアイミツSaaSのサポートがある今と、1人で探されていた以前とでは何が一番違いますか？

田澤様：私だけで探していた時は、良いサービスを見つけても費用が高額だったり、問い合わせ後に連絡が殺到したりと、1人での情報収集や選定に負担を感じていました。

アイミツSaaSは、こちらの状況をすべて理解した上で、当法人に合うサービスを数社に絞って提案してくださいます。選定の時間を短縮できるので、導入後の設定といった本来やるべき業務に時間も気力も充てられるようになったのが、一番大きな違いですね。

ーサポートで、特に心強いと感じたのはどのような点ですか？

田澤様：やはり、担当の近藤さんがこちらの状況を「分かってくれる」ことです。いつも親身に相談に乗ってくださり、導入が成功しているという実績もあるので、「次もお願いしよう」という気持ちに自然となりますね。

ーその「分かってくれる」というのは、具体的にどのような場面で感じますか？

田澤様：連絡をくださるタイミング一つとってもそうですね。私から細かく状況をお伝えしなくても、いつも配慮してくださるんです。

近藤：田澤様が「年末や年度末は忙しいので、夏頃がありがたいです」と事前に教えてくださるので、ご迷惑にならない時間帯を把握できて、私も助かっています。

ー今では、近藤さんは田澤様にとってどのような存在ですか？

田澤様：当法人にも士業の方が顧問に就いていますが、システムに関して詳しいわけではありません。ですので、気軽に相談できる近藤さんは、本当に頼りになる存在です。上手に話を引き出してくださるので、構えることなく「そういえば…」と自然に悩みを打ち明けられます。今では、当法人のことを何でも話せる、心強いパートナーですね。

ー素敵なエピソードをお話しいただき、ありがとうございました！

1年にわたる手探りの請求書システム探し。田澤様が直面したこの課題は、多くの企業にとって他人事ではないでしょう。SaaS選びの成功に本当に必要なのは、単なるツールではなく、親身に話を聞いてくれるパートナーなのかもしれません。1人でお悩みなら、ぜひPRONIアイミツSaaSにご相談ください。