経費精算の仮払いとは？メリット・デメリットなどをわかりやすく解説

目次
• 仮払いとは
• 仮払いのメリット
• 仮払いのデメリット
• 仮払金の清算ルール（仕訳の流れ）
• 仮払いをする際の注意点
• 仮払金のスムーズな精算には経費精算システムがおすすめ
• 経費精算システムでできること
• 経費精算システムを選ぶ際に確認すべきポイント
• まとめ

仮払いとは

「仮払い」とは、文字どおりビジネスにおける「仮払金」を指すものです。正確な支出額が未確定な段階で概算で支出する現金や小切手などが該当します。  
たとえば、その特性から高額になりやすい出張費（交通費・宿泊費）を従業員が立て替えるとなると一時的であっても負担が発生してしまいますが、この負担を軽減するために用いられるのが仮払いです。会社側が事前におおよその必要経費額を算出し、その金額の現金を仮払いとして出張へ赴く従業員へ渡すというのが一般的な方法とされています。

仮払金を交通費や宿泊費として使用することで、従業員による建て替え額が最小限に抑えられるため、出張の多い会社だけでなく、取引先への訪問や接待が多い会社でも活用されているようです。

「仮払い」と「立替」の違い

「仮払金」と似た言葉として「立替金」がありますが、仮払金は「経費」である一方で立替金は「金銭債権」であるという点が大きな違いです。立替金は「一時的に経費を立て替えた際に使用する勘定項目」を指すもので、本来は従業員や取引先が自身で負担すべきものを会社が立て替える時に使います。

立替金は、正確な経費の事前確定が困難な出張や接待などにともない、会社側がおおよその現金を従業員へ渡すのに対して、立替金は各定額を渡すというのも両者の異なる部分の1つ。立替金における金銭のやりとりは短期間での回収を前提とするため、利息がつくことはありません。利息が発生する場合には「貸付金」という扱いになります。 

仮払いのメリット

仮払い（仮払金）を利用するメリットは、「従業員の経費負担が軽減できる」という点です。出張はもちろん大人数での会食を実施する際など、数万〜数十万円の経費発生が想定される場面で従業員が立て替えるとなると大きな負担になると考えられます。仮払いを利用することで、負担を抑えながらスムーズな出張・会食が叶うでしょう。

出張や会食に限らず、従業員が立て替えるには大きすぎる金額が経費として発生する際にも活躍する方法です。

仮払いのデメリット

仮払い（仮払金）を利用するデメリットは、「経費処理にやや手間が発生すること」です。仮払いを行う際は経費担当者が小口現金から従業員へ現金を渡す必要があり、その際には出納業務・残高確認が必要不可欠となります。また、仮払金を使用する従業員も、領収書・レシートや使途とあわせて申請書を提出しなければなりません。

仮払いを行う際は、メリット・デメリットを把握した上でその可否を判断しましょう。  

仮払金の清算ルール（仕訳の流れ）

仮払金は会計処理上は「仮の勘定項目」であるため、金額や目的の確定後は経費ごとに科目を振り替える必要があります。ここでは、一般的な仮払金の精算ルール・仕訳の流れを解説していきます。

1.仮払金が必要な従業員が申請を行う

仮払金を利用する際には、まずは従業員が「仮払金申請書」を申請するのが一般的です。申請書には「申請日時」や「精算予定日」「仮払額」「使用目的」などが記載されます。

2.申請者の上長が仮払金申請を確認・承認する

申請者の上長が仮払金の額や使用目的などを確認し、問題がなければ申請が承認されます。

3.仮払金を従業員へ支給する

経理部門の担当者が申請内容の金額と目的を確認の上、仮払金申請をした従業員へ記載額の現金を支給します。

4.経理担当者が仕訳を行う

仮払金の支給後には、借方に「仮払金○○円」、貸方に「現金○○円」と記載するのが一般的です。

5.仮払金を使用した従業員が「仮払経費精算書」を作成・申請する

仮払金の使用後には、従業員が実際に「いつ・なにに・いくらお金を使ったのか」を申請します。仮払金として受け取った金額や、使用した経費の金額、使用目的などが記載されています。

6.経理担当者が精算作業を行う

仮払経費精算書の承認後は、再度仕訳を行います。この際は貸方に「勘定項目○○円」、借方「仮払金○○円」と記載するのが一般的とされています。勘定項目は、たとえば出張なら「旅費交通費」「宿泊費」など、使用された経費に対して適切な項目を指定します。

仮払いをする際の注意点

仮払いをする際は、いくつかの注意点があります。ここでは、考えられる注意点を2つの項目にわけて解説していきます。

決算の時には「仮払金」ゼロが理想

仮払金はあくまでも「仮の勘定項目」です。そのため、決算前には精算を完了させ、決算時には仮払金の残高が「ゼロ」になることが理想だといえます。仮払金ゼロを実現させるためには、仮払金精算の期日や金額の上限など、仮払いに関するルールを定めておくのがおすすめです。また、スムーズに精算するためにも、仮払いのルール策定にあわせて、社内に周知することも大切だといえるでしょう。

税務署から指摘される可能性

仮払いをすることで、税務署から指摘を受ける可能性もあるため注意が必要です。具体的には、仮払いを利用して社員の給与を支払っている場合、源泉徴収税の徴収漏れなどの計上漏れとなる場合があるからです。指摘の内容によっては、延滞金などの支払いが必要になる場合もあるため、仮払いの扱い方には注意しましょう。

仮払金のスムーズな精算には経費精算システムがおすすめ

仮払金の精算をよりスムーズに行いたいという場合には、経費精算システムの利用がおすすめです。経費精算システムには経費精算を効率的に進めるための機能が実装されているため、仮払金の発生時にもスムーズな作業が実現するでしょう。

次章からは、経費精算システムの概要や導入するシステムを選ぶ際のポイントなどを解説していきます。

経費精算システムでできること

経費精算システムは、仮払金の精算がスムーズに行えるだけでなく、経費精算に関するさまざまな業務の効率化に役立つものです。多くの経費精算システムに実装されている一般的な機能としては、以下のものがあげられます。

経費精算機能

経費精算システムの中には、領収書やレシートを専用アプリで撮影するだけで金額や支払日などが自動でデータ化される機能や、会議や会食の参加者1人あたりの経費額が自動算出できる機能を備えているものがあります。

交通費精算

乗り換え案内ソフトの機能や、ICカードの使用履歴の取り込み、定期区間の自動控除といった機能を備えているものが多くあります。頻繁に使用するルートを登録できるものを選べば、従業員の申請の手間も軽減できます。

旅費精算（出張精算）

出張にともなう日当・手当の金額を事前に登録すれば、自動で手当ての算出が可能です。外貨利用に対応しているシステムもあるので、海外出張の多い企業でも安心でしょう。

承認ルート設定

利用する企業ごとの実態に合わせた承認ルートの設定が可能です。従業員の所属部署や役職による設定のほか、「一定の金額を超える場合は承認ルートを変更する」といったことができるシステムもあります。

振込データ自動作成機能

申請データをもとに、全銀協フォーマットによる振り込みデータが簡単に作成できます。振り込み代行サービスとのデータ連携にも対応していれば、振り込み作業の大幅な負担軽減につながります。

関連記事：経費精算システムとは？導入メリット・デメリットを解説

経費精算システムを選ぶ際に確認すべきポイント

ここからは、実際に経費精算システムの導入を検討して、経費精算システムを選ぶ際に確認するべきポイントを解説します。1つずつ確認していきましょう。  

自社の経費精算が効率化できる機能を実装しているか

経費精算システムを導入する際は、まずは「自社の業務効率化に必要な機能を実装しているか」を確認することが大切です。使用頻度の高い経費や、現状の経費精算フローは企業によって大きく異なるため、実態に適している経費精算システムであるかを十分に考慮する必要があります。
どんなに人気の経費精算システムであっても、必要な機能を備えていなければ、導入したとしても効果には期待ができません。

経費精算システムの中には無料トライアルを行っている製品もあるので、可能であれば実際の操作性を確かめてみることをおすすめします。

社内の承認ルートを再現可能か

現状の経費精算フローにそった承認ルートが再現できるか否かも、経費精算システムを検討する際に確認すべきポイントの1つです。たとえば「50万円以上の経費には社長の承認が必要」というルールの元で運用している会社の場合は、承認ルートが細かに設定できない経費精算システムは不向きだといえます。

経費精算システムの導入と合わせてフローを刷新するというのも1つの手段ですが、現場の混乱や不満につながるおそれがあるだけでなく、定着までに時間を要すると考えられます。柔軟に承認ルートが設定できる経費精算システムなら、さまざまなニーズに応えることができるでしょう。

電子帳簿保存法に対応しているか

「電子帳簿保存法」とは、パソコンで帳簿を作成する際に遵守が求められる法律です。2022年1月の法改正・施行によって導入のハードルが格段に下がるものの、不正に対する罰則も整備・強化されるため、正しい知識をもたないまま経費精算業務のデジタル化を進めるのはおすすめできません。

しかし、電子帳簿保存法に則った電子取引、スキャナ保存に対応している経費精算システムならそうした心配は不要。スムーズに導入ができるだけでなくペーパーレス化の推進も期待できるので、将来的な経費削減にもつながるでしょう。

会計ソフトと連携可能か

企業で発生した経費は帳簿へ記載する義務があるため、会計ソフトと連携できる経費精算システムであるかも必ず確認したいポイントです。経費精算だけでなく会計業務全体の効率化を図りたい場合にも重要だといえます。

すでに会計ソフトを導入している場合は、そのソフトとの連携に対応している経費精算システムを選ぶとよいでしょう。

関連記事：おすすめ経費精算システムを比較！選び方も解説

まとめ

仮払いの概要やメリットとデメリット、注意点、経費精算システムを選ぶ際のポイントなどを解説してきました。スムーズに仮払い精算を行うためには、自社の実態や課題解決に合った経費精算システムを導入する必要があります。PRONIアイミツ（当サイト）では、条件別に経費精算システムを検索・比較できますので、ぜひ活用ください。
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