コールセンターシステムとは？機能やメリット・デメリットを分かりやすく解説

目次
• コールセンターシステムとは
• コールセンターシステムの種類
• コールセンターシステムの導入形態
• コールセンターシステムの主な機能
• コールセンターシステムを導入するメリット
• システム導入時に注意すべきデメリット
• まとめ：電話業務の課題を解決できるコールセンターシステム

コールセンターシステムとは

コールセンターシステムとは、顧客からの問い合わせ対応や営業活動など、電話業務を中心にしたオペレーションをサポートするためのシステムです。主な機能として、受信・発信の電話対応を自動化・最適化し、エージェントのスケジュール管理や、通話履歴の記録、リアルタイムでの顧客データの参照といった機能を備えています。これにより、オペレーターは迅速かつ正確に顧客対応ができ、顧客満足度の向上や、業務効率の向上が期待できます。

コールセンターシステムには、受電業務（インバウンド）と発信業務（アウトバウンド）の両方を管理する機能があり、企業のニーズに合わせた形で柔軟にカスタマイズできる点が特徴です。

中小企業庁によると、IT投資額が増加傾向にある企業は、デジタル化の推進が業績に良い影響を与えている割合が70％を超えています。  

デジタル化推進による業績への影響

出典：「デジタル化推進による業績への影響調査」（中小企業庁）

上記の統計データから、コールセンターシステムのようなITツールへの積極的な投資は、企業の成長に必要であることが分かります。今後、企業が成長していくためにはIT投資によってデジタル化を推進するという視点が重要です。 

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コールセンターシステムの種類

コールセンターシステムは、インバウンド型・アウトバウンド型の2種類に分けることができ、それぞれの利用シーンによって最適なコールセンターシステムは違います。

アウトバウンド型

アウトバウンド型のコールセンターシステムは、企業が顧客に対して能動的に電話をかける営業活動やマーケティング活動をサポートします。自動ダイヤル機能を活用して効率よく発信業務を行うことができ、リストに基づいて顧客に短時間で大量の電話をかけることが可能です。さらに、オペレーターの発信結果を記録し、データをもとに戦略の改善を図ることができます。顧客獲得やフォローアップ活動を効率化するため、売上拡大に貢献するシステムです。

インバウンド型

インバウンド型のコールセンターシステムは、顧客からの問い合わせやクレーム、サポートリクエストに対応する受信専用システムです。着信があった際に、ACD機能で最適なオペレーターへ自動で振り分け、顧客を待たせることなくスムーズに対応できます。CTI（コンピュータと電話の連携）機能によって、オペレーターは通話中にリアルタイムで顧客情報を確認でき、迅速で的確な応対が可能です。特にサポート部門での業務効率化に役立ちます。

コールセンターシステムの導入形態

コールセンターシステムを導入する際には、クラウド型とオンプレミス型という2つの主要な導入形態があります。クラウド型は初期導入コストを抑え、柔軟な運用が可能な点が魅力的ですが、オンプレミス型は高いカスタマイズ性とセキュリティ対策に優れているため、特定の業界や規模の大きな企業に適しています。

以下では、これら2つの導入形態について詳しく解説し、どのような企業に向いているかを確認していきます。

クラウド型

クラウド型コールセンターシステムは、インターネットを介して利用できるため、初期導入費用を抑えながら迅速に稼働を開始できるのが特徴です。拡張性に優れ、必要な機能を後から追加することも簡単です。また、物理的なサーバーやインフラ管理が不要なため、運用コストも削減できます。特に、リモートワークや分散型の業務環境に適しており、柔軟な働き方を支援します。ただし、インターネット環境に依存するため、安定した接続が重要です。

オンプレミス型

オンプレミス型のコールセンターシステムは、自社のサーバーにシステムを設置して運用する方式で、セキュリティやカスタマイズ性に優れています。特定の業務要件や法的規制がある場合に適しており、企業独自の環境に合わせた細かい設定が可能です。ただし、導入時にはハードウェアやソフトウェアの初期投資が必要であり、運用やメンテナンスには専門知識を持つスタッフのサポートも求められます。規模の大きな企業や、特別なセキュリティ要件を持つ企業に適しています。

コールセンターシステムの主な機能

コールセンターシステムには、着信処理や発信機能、業務分析まで幅広い機能があり、組み合わせることでさまざまな効果を得ることが可能です。以下、コールセンターシステムの機能を詳しく解説します。

ACD（着信の自動振り分け）

ACD（着信の自動振り分け）は、事前の設定に応じてオペレーターに電話を自動振り分けする機能です。顧客の問い合わせ目的に応じて適切な部署に電話がつながるため、転送の手間なく、スムーズな顧客応対が可能となります。

IVR（自動音声応答）

IVR（自動音声応答）は、かかってきた電話に対して音声ガイダンスを自動再生し、コンピュータによって応答を行う機能です。問い合わせ要件に対して自動応答を設定することで、オペレーターが対応するよりも迅速に顧客の課題を解決します。IVR（自動音声応答）は多言語対応も可能です。

PBX（電話回線の制御）

PBX（Private Branch Exchange）は、企業内での電話回線を管理し、内部通話や外部との通話をスムーズに行うためのシステムです。コールセンターにおいては、外線からの着信をオペレーターに適切に割り振ったり、内部での転送機能を活用したりして、効率的な電話対応を実現します。また、複数の通話を同時に処理することができ、コールセンター全体の業務フローを最適化します。PBXは、オンプレミス型とクラウド型の両方で使用されることがあります。

CTI（コンピュータと電話の連携）

CTI（Computer Telephony Integration）は、電話とコンピュータを連携させる技術で、顧客情報を通話と同時に表示することが可能です。これにより、オペレーターは顧客が過去にどのような問い合わせをしたか、購入履歴などを瞬時に確認でき、よりパーソナライズされた対応ができます。また、通話内容の記録や、CRMシステムと連携して顧客データを一元管理することができ、オペレーターの応対効率が大幅に向上します。CTIは、顧客満足度の向上に大きく寄与します。

CRM（顧客情報管理支援）

CRM（Customer Relationship Management）は、顧客情報を一元的に管理し、オペレーターが通話中に顧客の詳細情報を即座に把握できる仕組みです。過去の購入履歴や問い合わせ内容、個別のニーズに基づいて、適切な対応を迅速に提供できるため、顧客満足度の向上に貢献します。さらに、営業活動やカスタマーサポートの品質改善にもつながり、長期的な顧客関係を構築することが可能です。CRMとの連携は、業務効率化と収益向上に大きな効果をもたらします。

AIチャットボット

AIチャットボットは、コールセンターにおいて、オペレーターが対応する前に顧客の簡単な質問に自動で応答する機能です。24時間365日対応が可能で、よくある質問や簡単な問い合わせはAIが即座に処理します。これにより、オペレーターが対応する必要のない問い合わせを減らし、効率的に業務を進めることができます。また、AIは学習機能を搭載しており、問い合わせ内容に応じて応答精度が向上していくため、時間が経つほど顧客対応の質が向上します。

FAQシステム

FAQシステムは、顧客がよく抱く質問を事前にデータベース化し、オペレーターの手を借りずに顧客自身が問題解決できるようサポートするシステムです。ウェブサイトやチャットボットとの連携が可能で、顧客は簡単に答えを検索できます。これにより、問い合わせの量を減らし、オペレーターは複雑な問題に集中できるため、全体的な業務効率が向上します。また、FAQデータを定期的に見直すことで、顧客のニーズに迅速に対応できる仕組みを維持できます。

レポート機能

レポート機能は、コールセンターの運用状況やオペレーターのパフォーマンスを可視化するための重要なツールです。通話数、応対時間、対応完了率など、さまざまなKPI（重要業績評価指標）を分析し、業務改善のヒントを得ることができます。また、オペレーターごとの応対品質を比較したり、問題点を特定することで、教育や改善に役立てることが可能です。レポートはリアルタイムでの確認もできるため、迅速な意思決定をサポートします。

通話録音装置

通話録音装置は、顧客との通話を記録し、後から内容を確認できる機能です。クレーム対応やトラブルシューティングの際に、事実確認のために通話録音が活用されます。また、オペレーターの応対品質向上やトレーニングにも役立ちます。通話内容を振り返ることで、オペレーターのスキルを向上させるだけでなく、企業全体の顧客対応品質を高めることが可能です。録音データは一定期間保存され、法律や規制にも対応した管理が求められます。

SMS送信サービス

SMS送信サービスは、顧客へのフォローアップや重要な通知を短時間で行える便利な機能です。通話終了後に、サービス利用方法や問い合わせ対応結果などをSMSで送信し、迅速かつ確実に顧客に情報を届けます。また、プロモーションやお知らせを送信することで、顧客とのエンゲージメントを高めることも可能です。SMSは開封率が高いため、メールよりも効果的なコミュニケーション手段として活用されることが多いです。

コールセンターシステムを導入するメリット

コールセンターシステムを導入することで、顧客対応業務が大幅に効率化され、顧客満足度の向上やオペレーターの業務改善が期待できます。ここでは、具体的にコールセンターシステムを導入するメリットを解説します。

CRMとの連携で電話業務を効率化できる

コールセンターシステムはCRMと連携することで、顧客情報をリアルタイムで共有し、オペレーターが効率的に対応できる環境を整えます。例えば、顧客の過去の問い合わせ履歴や購入情報が即座に表示されるため、顧客ごとにパーソナライズされた対応が可能です。これにより、対応時間が短縮され、業務全体の効率が向上します。さらに、CRMとの連携により、顧客データを蓄積・分析し、営業やマーケティング活動に役立てることも可能です。

スムーズな電話対応により顧客満足度が向上する

コールセンターシステムを導入することで、ACDやCTIの機能を活用したスムーズな電話対応が実現します。例えば、顧客が問い合わせをした際、最適なオペレーターに自動で振り分けられ、迅速に問題解決が進むため、顧客の待ち時間が短縮されます。これにより、顧客はストレスなくサービスを受けられるため、顧客満足度が向上します。スムーズな対応はリピーターの獲得にもつながり、企業のブランドイメージ向上にも寄与します。

オペレーターの応対品質を改善できる

コールセンターシステムには、通話録音機能やレポート機能が含まれており、オペレーターの応対品質を定期的にモニタリングできます。これにより、オペレーターの弱点を把握し、トレーニングの改善に役立てることが可能です。さらに、レポートをもとにKPIを分析し、オペレーターごとのパフォーマンスを可視化することで、品質管理を徹底できます。結果として、応対スキルの向上が期待でき、顧客に対するサービスレベルも改善されます。

システム導入時に注意すべきデメリット

コールセンターシステムの導入にはいくつかのデメリットも存在します。機能を十分に活用できない場合は期待する効果が得られないことがあるでしょう。ここでは、システム導入時に注意すべきデメリットについて詳しく解説します。

導入費用・月額料金などのコストが発生する

コールセンターシステムの導入には、初期費用や月額料金がかかるため、特に中小企業にとってはコスト面での負担が大きくなります。クラウド型の場合は月額料金がかかり、オンプレミス型では設備やメンテナンス費用も発生します。さらに、システムの導入に伴うトレーニングや、既存のシステムとの統合にも時間とコストがかかることがあるため、事前に予算を確保し効果を見極めた上で導入を検討することが重要です。

機能を活用できないと業務効率化を実現できない

コールセンターシステムは多機能ですが、それらを十分に活用できない場合、業務効率化の効果が実現されないことがあります。例えば、CRMやCTIとの連携をうまく活用できなければ、顧客対応が迅速に行えないことがあります。さらに、オペレーターへの適切なトレーニングが行われていない場合、システムの機能を十分に引き出せないため、結果として導入コストに見合った効果が得られないことも考えられます。

まとめ：電話業務の課題を解決できるコールセンターシステム

「顧客対応の品質を改善したい」「オペレーターの負担を軽減したい」といった電話業務の課題や、「電話対応の効率を上げて顧客満足度を向上させたい」という目標を持つ企業に最適なのがコールセンターシステムです。電話を通じた顧客対応を円滑に進め、業務の効率化を図るための強力なサポートツールで、電話を重要なコミュニケーション手段とする多くの企業にとって不可欠な存在となっています。

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