コロナ禍での新施策、Webセミナーの集客アップを目指して配配メールを導入検討

―遠藤様が所属する、商品企画課のお仕事について教えてください。

遠藤様：私が所属するメーカー事業では、現在340種類ほどの高齢者向け商品を手がけており、全国の病院・介護施設を対象に製品を製造・販売しております。商品企画課では新商品の企画はもちろん、営業担当者と連携して販促物の製作、Webサイトの運営なども行っています。

製造した商品は、他社商品とともに関東近県の病院・介護施設へ直接お届けしています。さらに病院や施設を退院され、自宅に戻る患者さんに向けてWebサイトやカタログからの通信販売も行っています。

―どのようなきっかけで配配メールを導入することになったのでしょうか。

遠藤様：コロナ禍でスタートさせたWebセミナーの集客アップを図るためです。弊社は主なお取引先が病院や介護施設となるため、コロナ蔓延により訪問営業が難しくなってしまったのです。コロナ前は学会の企業展示にて商品を紹介する場も設けていたのですが、こちらもオンライン化や中止が相次ぎ、お客様との接触の機会が激減してしまいました。

Webセミナーでは毎回、著名な医師、管理栄養士を招き、弊社の商品やサービスに関連したテーマを取り上げています。営業活動がままならない中、苦肉の策として立ち上げた施策でしたが、ありがたいことに当初から多くの方に参加いただくことができました。さらなる集客方法として、Webサイトの制作などでお付き合いのある会社の方から配配メールをご紹介いただき、導入を検討することとなりました。

―Webセミナー立ち上げ当初から集客はある程度叶っていたとのことですが、配配メール導入前はどのような課題を持っていたのでしょうか。

遠藤様：導入前まで、セミナーの情報提供はWebサイトでの告知のほか、主に卸事業で病院・介護施設に訪問するスタッフが直接行っていました。しかし代理店を介しての紹介となる地域もあり、そうなると情報提供にタイムラグが生じたり、情報が十分に伝わらなかったりといったことが課題になっていたんですね。より効率的、計画的に情報提供できる方法として、配配メールでのメール配信を活用しようと考えました。

オリエンから、実際の運用イメージが明確に

―お知り合いの会社の方からは、どのように配配メールを勧められたのでしょうか。

遠藤様：機能面が充実していることと、コストも手頃であると教えてもらいました。ご紹介があるまで、弊社ではメール配信での情報提供をまったく考えていなかったんです。というのも、お取引先である病院・介護施設の栄養科はネット環境が整っていないケースもあり、メール配信はそぐわないと思っていました。

実はWebセミナー開催検討時にも「忙しい業務の中で視聴してもらえるのか」という意見がありましたが、実際にやってみると、皆さん個人のPCやスマホで参加されています。これならメール配信でも効果が見込めるのではと思いましたね。

―ご紹介から、すぐに導入に向けて進めていったのですね。

遠藤様：そうですね。配配メールを知ったのが2021年の5月末で、当時は10月に決定していたWebセミナーの告知に間に合えば、というイメージで動いていました。類似サービスを比較検討することなくすぐにラクス様に問い合わせをして、6月上旬には担当者の方にオリエンをしてもらいました。

詳しい説明をいただき、実際に管理画面が使いやすいこと、運用サポートが充実していることがよく分かりました。通信販売事業でも活用できそうと思い、当日参加してもらったのですが、スタッフみんなが「これはよさそうだね」と頷いていましたね。また、メール作成自体は営業担当者に任せようとも思っていましたので、こういった作業に慣れていないスタッフでも活用できるイメージが湧きました。

―オリエン後、どのようなプロセスを経て本格的に導入が決定となったのですか。

遠藤様：部門ごとに活用方法を具体的に詰めていき、運用の年間計画・目標を確定させて予算を確保、7月上旬には稟議の申請をしました。導入目的としてはセミナーの集客がメインで、通信販売事業で行っているセミナー告知や、商品紹介にも活用することでまとまりました。数日で稟議が下りて、7月末頃に契約、導入開始となりました。

―配配メールの導入が正式に決まってから運用開始までの期間はどのくらいでしたか。

遠藤様：1ヶ月強ですね。運用開始までにアドレスの取得や、弊社のシステム部に掛け合って迷惑メール対策を講じました。運用ノウハウについてはラクス様主催の無料セミナーに参加したり、マニュアルを見たりして身につけていきました。

また、練習で作ったメールをそのまま担当の方に送って添削していただくということも行っていました。メールにはたくさんの情報を盛り込まなければと思っていたのですが、「極力シンプルな方が効果的」とアドバイスをいただけたのがよかったです。

―御社では複数の部署で運用されることになりましたが、担当者はそれぞれの部署のフォローに入っていたのでしょうか。

遠藤様：その通りです。担当者の方が大変だったかと思いますが、スタッフそれぞれ、不明点が出たタイミングで直接問い合わせることができてすごく助かりました。すべて私が窓口になっていたとしたら、ここまでスムーズに運用できていないと思いますね。

先ほど少しお話ししたシステム部との連携についても、担当者の方から迷惑メール対策のご提案があり、直接サポートしていただきました。

最大参加者数が増加！Webセミナーの集客アップで営業活動も大きく変化

—配配メールを導入して半年以上が経ちました。活用度はどれほどでしょうか。

遠藤様：80％ほどですね。現在は最低限の情報発信ができている点で満足はしています。しかし、もっとできることがあるとも思っています。

これまではセミナーの集客がメインでしたが、今後は商品のご案内頻度も増やしていきたいです。商品販売の内容になるとセミナー紹介のメールに比べて反応がよくないので、これから工夫する必要がありそうです。

半年以上使用してみて、改めてメールが作りやすいと感じます。知識がなくても使えるシンプルな管理画面がいいですね。疑問が出てきても、サポートがしっかりしているためすぐに解決できます。

―集客アップを目的に配配メールを導入されましたが、メール配信でどのような効果がありましたか。

遠藤様：Webセミナーは毎回内容や登壇者が異なるため単純な比較ができないのですが、確実に効果が出ていると思います。導入前に比べると参加者数も増加しました。

セミナー開催には、弊社の商品の機能を知っていただき、営業につなげるという目的があります。セミナーの最後には商品サービスをご紹介し、サンプルのご依頼や商品購入につなげていますが、こちらの件数も伸びているということです。

―Webセミナーの集客につなげるために、メール作成で工夫していることを教えてください。

遠藤様：添削にて教えていただいた通り、タイトルを極力シンプルに、本文内の情報もコンパクトにして、クリックしやすい見え方を意識しています。メールはお取引先とこれまでに参加された方にお送りしていますが、セミナーのご案内は関心を持っていただけていると感じますね。

開催後にはアンケートをお送りして、Webセミナーを知ったきっかけを回答してもらっています。「メールを見て」という回答が非常に高くなったことからも効果を実感しています。

―最後に、配配メールの満足度、推奨度をお聞かせください。

遠藤様：満足度としては100%です。メールが非常に作りやすいこと、サポートがしっかりしていることが、どんな方にもおすすめできるポイントですね。配配メールに決めて本当によかったと思っています。