在庫管理システムとは？機能やメリットデメリット徹底解説【完全版】

目次
• 在庫管理システム最大のメリットはコストダウン
• 在庫管理システムのメリット6つ
• 知っておきらい在庫管理システムのデメリット
• 在庫管理システムで利用できる機能
• 在庫管理システムのメリットを最大限化するためには
• まとめ：在庫管理システムはメリットがたくさん

在庫管理システム最大のメリットはコストダウン

在庫管理システムとは、企業が保有する商品や資材の在庫情報を一元管理できるシステムです。先入先出管理や賞味期限管理、リアルタイムの在庫状況照会など、商品や資材の欠品や余剰在庫を防ぐための機能が豊富にあります。

在庫管理システムの導入には、コストを削減できるというメリットがあります。

Excelなどの図表計算ソフトで在庫を管理している場合、在庫数を紙に記載した後パソコンに打ち込む必要があり、手作業が多くなりがち。在庫管理システムの場合は、商品に貼られたバーコードやタグをハンディターミナルに読み込ませた後、パソコンにデータを転送するだけで、自動的に在庫数の集計が完了します。手作業が減る分、棚卸にかかる時間の短縮が叶うでしょう。

さらに、在庫管理システムによって業務手順も標準化されるため、スタッフの熟練度に関係なく一定以上の効率で業務を進められるメリットも。
在庫管理業務の効率化によって従来よりも少ない人員で在庫を管理できるため、人件費の削減に繋がります。

在庫管理システムのメリット6つ

コスト削減効果が期待できることを先にご紹介しましたが、在庫管理システムのメリットはコスト削減効果だけではありません。
ここからは、システムを活用する6つのメリットについて解説します。

ヒューマンエラーを未然に防止

在庫管理システムは、ヒューマンエラーの予防にも有効です。

手作業の割合が多いほど、ヒューマンエラーが発生するリスクも高まるもの。紙を用いた棚卸では、商品コードの読み間違いや記載ミスが発生しがちでしょう。また、実際の在庫と帳簿上の数が合わなければ、確認のために余分な業務が発生することになってしまいます。

一方、在庫管理システムの場合はハンディターミナルを用いるため、読み間違うことはありません。
ヒューマンエラーによるトラブルを避けられる点は、在庫管理システムの大きなメリットです。  

在庫状況をリアルタイムに把握

在庫管理システムには、在庫状況をリアルタイムで把握できるというメリットがあります。

Excelや紙の場合、担当者が数量を入力するまで最新の在庫数を把握できません。場合によっては、最新の在庫が確認できるまでに数日かかることもあるでしょう。実際の在庫が帳簿に反映されるまでにラグがあると、顧客に迷惑をかけてしまう可能性も。販売担当者が在庫がない状態で受注してしまうと、クレームの原因になってしまいます。

しかし在庫管理システムでは、バーコードやタグを読み込めば入出庫も即時反映されるので、ラグを気にする必要もなくなるのが心強いポイントです。

急な欠品による機会損失の心配を軽減

欠品を予防できる点も在庫管理システムを導入するメリットです。

最新の在庫数を把握できるまでに時間がかかると、欠品が発生する可能性が上昇。急激に受注数が増えた場合、在庫が切れに気づくまでに時間がかかり、商品の補充までにラグが発生してしまいます。需要が高まっている時に商品を供給できなければ、機会損失となるでしょう。

一方在庫管理システムは、リアルタイムに在庫数を把握できるだけではなく、在庫が指定した数を下回った時に通知することも可能です。欠品が少なくなれば、売上の増加に繋がると考えられるでしょう。

過剰在庫防止で商品の品質向上

在庫管理システムには余剰在庫を防止し、商品の品質を向上させるメリットも。

余剰在庫を抱えると、商品を長期間保存しなければなりません。特に食品のように一定の期間内に消費しなければならない商品は、期限を過ぎれば破棄する必要があります。消費期限のない商品であっても、保管期間が長くなるほど経年劣化によって品質が低下する恐れがあるでしょう。

一方在庫管理システムは、単に商品の数を管理するためのシステムではありません。過去の販売データをもとにした需給予測も可能です。適正な在庫を維持できれば、質の高い商品を安定して供給できます。

キャッシュフロー改善

キャッシュフローを改善できる点も、在庫管理システムのメリットです。

会計上、在庫は資産として扱われます。在庫は現金のように、ものやサービスと交換できる資産ではありません。余剰在庫を抱えると、資産に占める在庫の割合が高くなり、現金が相対的に少なくなるためキャッシュフローが減少します。結果的に自由に使える現金が減るため、会社の資金繰りを圧迫することになるでしょう。

資金繰りを改善し、会社の経営を安定させるには、キャッシュフローを増加させることが大切です。 在庫管理システムを活用すると余剰在庫を抑えられるため、キャッシュフローの改善に繋がります。

顧客満足度アップ

顧客管理システムの導入には、顧客満足度をアップさせるというメリットもあります。

顧客の求める商品を安定的に供給できる会社は、信頼を獲得しやすいもの。また、発注してから商品が届くまでに時間がかかる会社よりも、受注から納品までのリードタイムが短い方が喜ばれます。

在庫管理システムを活用すれば、適正在庫を維持できるため、商品の安定供給が可能に。加えて、業務の効率化によってリードタイムを短縮できるため、従来よりも短期間での納品を実現できます。

顧客満足度を向上できれば、新規顧客がリピーターになる可能性を高められるでしょう。

知っておきらい在庫管理システムのデメリット

在庫管理システムのメリットについて解説してきましたが、システムの選びで失敗しないためには、デメリットも知っておくことが大切です。
ここでは、在庫管理システムのデメリットを3つご紹介します。

システム障害が起こることもある

在庫管理システムに限った話ではありませんが、ITツールはシステム障害によって使用できなくなることがあります。

入荷から出荷までの一連の作業を一括で管理できるメリットがある一方で、システムに障害が発生するとすべての業務に影響を及ぼす恐れも。自社の業務が滞るだけではなく、納品が遅れれば取引先にも迷惑をかけてしまいます。

万が一システム障害が発生した時に備えて、日頃から定期的にバックアップを取るなど、すぐに復旧できるように対策を講じておくことが重要です。

システムに慣れるまで時間がかかる場合がある

在庫管理システムの操作や新しい業務手順に慣れるまでに、時間がかかってしまう場合があります。

システム自体の操作方法に慣れるのはもちろん、在庫管理業務全体に影響が及ぶため、従来とは業務の流れが大幅に変わるもの。操作方法や業務手順を社内に周知し、スムーズに業務を遂行できるようになるまでには、一定の時間が必要です。新しい業務手順が定着するまでに相応の労力がかかる点は、デメリットと言えるでしょう。

また、業務手順の変更によって現場から反発の声が上がることも。システムの導入前に、メリットや必要性を社内で共有しておくことも大切です。

導入や運用にコストがかかる

在庫管理システムの導入や運用には、どうしてもコストがかかってしまうのがデメリットです。

在庫管理システムは、クラウド型とオンプレミス型の2つに分けられます。クラウド型は月額料金を支払って、ベンダーが管理するサーバー上のシステムを利用する形態です。一方、オンプレミス型は自社で用意したサーバーを利用します。

クラウド型は比較的安価で導入できますが、オンプレミス型ほど詳細なカスタマイズはできません。オンプレミス型は、機能を多く追加すると費用が高額になる可能性があります。

費用対効果を確認し、自社に合ったシステムを選ぶことが重要です。  

在庫管理システムで利用できる機能

在庫管理システムによって細かな部分に違いはあるものの、多くのシステムに備わっている共通の機能が存在します。
システムを理解するためにも、基本的な機能を改めて確認していきましょう。

入出庫管理

入出庫管理機能は、入荷や出荷する予定の商品を管理するための機能です。入荷・出荷予定の商品の検品作業を効率化できます。

商品コードや数量など、管理に必要な情報が登録されたバーコードを発行して商品に貼り付けておけば、ターミナルスキャナで読み込むだけで検品が完了。スキャナからシステムにデータを転送すれば、自動的に情報が登録され、リアルタイムで入出荷情報が反映されます。

在庫一覧管理

在庫一覧機能は、在庫数を管理するための機能です。検索機能が備わっているため、商品の種類や保管場所など、指定した条件にあてはまる商品だけを抽出して、在庫を確認できます。特定の保管場所の指定したロットの在庫だけを表示するといった使い方も可能です。

また、Excelのデータを利用できる機能も備わっていることから、業務の都合上Excelファイルを使わなければならないケースにも対応できます。

検品

在庫管理システムには、検品をサポートする機能も備わっています。

手作業による検品作業は、手間がかかる上にチェック漏れが発生しやすいもの。ミスがあればクレームに繋がってしまう恐れもあるでしょう。

しかし在庫管理システムでは、ハンディターミナルでバーコードを読み込むだけで検品できるため、作業時間を短縮できます。また、システム上の数と検品した数量が一致しない場合は通知してくれるので、ミスも発生しにくいのがうれしいポイントです。

棚卸

棚卸機能は、在庫管理システムの基本機能です。登録されている在庫数と実際の数量が、一致するかをチェックする棚卸作業をサポートします。

棚卸でもハンディスキャナとバーコードを利用できるので、紙を使用した場合よりも効率的に作業を進めることが可能に。システムによっては、週ごとや月ごとの棚卸が可能なほか、循環棚卸にも対応できます。  

返品管理

商品の返品はよくあることですが、在庫管理業務を混乱させる原因になることもめずらしくありません。返品時の対応方法が社内で統一されていない場合、帳簿上の在庫と実際の数が合わなくなることも。返品があると帳簿の修正など、追加の作業も発生するため、スタッフの負担も増大します。

しかし在庫管理システムには、返品管理機能が備わっており、簡単な操作だけでデータを修正可能です。返品処理に時間を取られることもありません。

在庫分析

在庫分析機能は、過去のデータにもとづいて商品の動向を分析できる機能です。例えば、特定の時期になると需要が増加する商品の入荷数を検討する際に、在庫分析機能を活用すると、過去の同時期の出荷量と現在の在庫を比較して、入荷すべき数量を自動的に算出できます。

回転率などのさまざまな指標を簡単な操作で確認できる上、データをグラフで表示できるため、状況を把握しやすいでしょう。

データ抽出

データ抽出機能を活用すれば、特定のデータを抽出して加工できます。また、抽出したデータはほかのシステムに取り込んで使用することも可能です。会議や打ち合わせ用の資料を作成したい時などに活用できるでしょう。

Excelにもデータを抽出する機能が備わっていますが、抽出に手間がかかってしまうのが難点です。在庫管理システムの場合、専用の機能として備わっているので手間もかかりません。

マスター管理

マスター管理機能は、マスターデータを管理するための機能です。在庫管理システムのマスターデータは、保管場所や区分、取引先などの在庫管理に必要な項目で構成されています。

項目を作成すれば、Excelでも同じようなデータを作成できますが、項目の数や取り扱い商品が多くなると管理が困難に。在庫管理システムであれば、あらかじめ在庫管理に必要な項目が用意されているので、マスター管理のためにフォーマットを作成する必要もありません。

在庫管理システムのメリットを最大限化するためには

在庫管理システムの導入や運用にはコストがかかります。システムを十分に活用できなければ、せっかく費やしたコストが無駄になってしまうことになるでしょう。
ここでは、システムのメリットを最大限に得るための方法を解説します。

現状課題を明確に整理

在庫管理システムを導入する前に、現状や課題を明確にしておきましょう。現状を正確に把握できていなければ、システムに必要な要件を絞り込めません。

在庫管理システム導入の利点は、業務の効率化によるコスト削減です。しかし、適切なシステムを選択しなければ課題を解決できず、業務の効率化に繋がらない可能性があります。

また、システムを乗り換えるという場合には、従来の在庫管理システムより効率を落としてしまうことも。メリットを最大限発揮するためには、課題を整理して在庫管理システムに求める要件を明確にしておくことが重要です。

導入体制を整えておく

在庫管理システムを導入するだけでは、十分に効果を発揮することはできません。適切な運用があってはじめてメリットが得られます。スムーズな運用を実現するためには、導入体制の整備が欠かせません。体制が整わないまま導入してしまうと、現場の混乱を招くことになるでしょう。

初期設定やバーコードの整備など、システムの利用に必要な事前準備に加えて、業務マニュアルの作成や操作方法の説明といった教育も必要です。
操作方法に関しては導入時にベンダーから説明を受けることはできますが、十分に周知させるには、社内に窓口や教育担当者を置くべきでしょう。

自社の規模にマッチしたものを導入

在庫管理システムのメリットを最大化するためには、自社の規模にマッチしたシステムを導入することが大切です。在庫管理システムは、規模が大きくなるほど高額なコストがかかります。必要以上に大規模なシステムを導入してしまうと、コスト削減効果を導入費や運用費が上回ってしまう恐れもあるでしょう。

システム選びに迷ってしまうと、幅広い業務に対応できる大規模なシステムを選びがちです。しかし、自社の規模に見合わない費用対効果の低いシステムは避けなければなりません。適切な在庫管理システムを選ぶためにも、システムに求める要件を明確にしておきましょう。

まとめ：在庫管理システムはメリットがたくさん

今回は、在庫管理システムを導入するメリットについて解説してきました。

在庫管理システムのメリットを最大化するためには、導入体制の整備と適切な規模のシステムを選ぶことが重要です。まずは、現状を確認して自社の抱える課題を整理しておきましょう。

しかし、「どの程度の規模のシステムを導入すべきか迷う」「在庫管理システムの違いが分からない」という方も多いのではないでしょうか。
もし在庫管理システムの選定でお困りの場合は、PRONIアイミツをご利用ください。