在庫管理システムとは？～メリット・活用シーン徹底解説

目次
• 在庫管理システムの概要
• 在庫管理は在庫を持つビジネスに必須
• 在庫管理システムを導入するメリット
• 在庫管理システムを導入するデメリット
• 在庫管理システムの活用シーン4選
• 在庫管理システムを選ぶ際のポイント
• まとめ：在庫管理システムを活用して業務効率をアップさせよう

在庫管理システムの概要

在庫管理とは、自社の抱える在庫数を適量にするよう管理すること。そして在庫管理システムとは、在庫の過不足をなくすために在庫の入出庫数を管理して、正確な情報を把握するためのツールです。

在庫管理システムには入出庫管理、検品、返品管理、棚卸、在庫分析、データ抽出、マスター管理などの機能があり、さまざまなシステムと連携することで在庫管理業務を効率化することができます。

システム導入後は在庫管理にかかるコストを削減できるため、在庫の適性化にお悩みの場合には導入しておきたいシステムでしょう。

在庫管理は在庫を持つビジネスに必須

企業の抱える在庫は多すぎても少なすぎても経営に悪影響を与えます。在庫は会社の財産に当たりますが、時間の経過とともに資産価値は下がるため、売れない在庫を抱えることは経営上大きなリスクに。また、過剰在庫を抱えることで保管コストも増大します。反対に在庫不足を招いてしまえば、販売機会の喪失につながるでしょう。購入したい商品がないというイメージを持たれることもマイナスです。

経営の健全化のためには、在庫は常に過不足ない状態で入庫から出庫を繰り返し、手元に効率良く現金を残していくことが大切です。在庫管理は在庫を持つビジネスにとって不可欠であり、適切な在庫管理を行うことは会社の利益向上につながります。

在庫管理システムを導入するメリット

ここからは在庫管理システムを導入するメリットについて確認していきましょう。

在庫管理システムを導入すると、社内で抱える在庫数を正確に把握できるようになります。

在庫管理システムには入出庫管理機能があり、入庫数、出庫数をリアルタイムで把握できるのがうれしいポイント。特に複数店舗がある場合、各店舗で販売を行うため、これまでの方法では正確な在庫数をリアルタイムに把握することは困難でした。しかし在庫管理システムがあれば、複数店舗で販売を行っていても、リアルタイムの在庫数を把握できます。

常に在庫数が把握できていれば欠品になる前に新たな仕入れができるため、品切れになることもありません。

在庫管理システムを使うと在庫管理の効率は向上します。

アナログで在庫管理を行う場合、仕入れの状況確認から管理表への反映、先入先出の管理、保管場所の把握、在庫データの分析などすべて人の手で行わなければなりません。手間がかかるだけでなく人為的ミスが起こる可能性もあり、正確な作業を行うには時間がかかります。

しかし、在庫管理システムを導入すればこれらの作業はほぼ自動化可能。どうしても人の手で行わなければならない作業にリソースを割けるようになるため、ツール導入後は在庫管理の効率が飛躍的に向上するでしょう。

在庫管理システムを活用すれば、販売の機会損失を防ぐことが可能です。

在庫管理を適正に行っているつもりでも、繁忙期や流行などの理由で欠品になることはめずらしくありません。

在庫は過剰に抱えると商品が陳腐化し、保管コストもかかるため、不要な在庫を抱えることは経営上マイナスポイント。しかし、過剰在庫を恐れるあまりに欠品になると販売機会が喪失されるため、手元に現金が残らずキャッシュフローが悪くなります。

その点、在庫管理システムを導入すれば、欠品になる前に適切なタイミングで商品を発注できるため、販売機会を失うことはありません。

在庫管理システムの導入により、生産性の向上も目指せます。

在庫管理システムを導入することで、在庫管理に関わる作業の多くが自動化されるため、リソースをその他の作業に割り当てられるようになります。よりコアな業務に人員を割けば、それだけ生産性も向上するでしょう。

また、在庫管理の自動化によって人的ミスを防ぐことも可能です。例えば、入出庫の際にハンディーターミナルによるバーコードの読み取り機能を使えば、在庫状況を正確にシステムに送れるため、書き写しなどの間違いが発生しません。

在庫管理システムを導入すると、リアルタイムで在庫数が見える化されます。どの商品がどれくらいあり、どの倉庫にどれだけのスペースがあるのかも簡単に把握できるため、自社の適正在庫数を把握可能です。

在庫には売れ筋商品もあればそうでない商品もあり、アナログで管理をしていると埋もれた在庫を見落とすこともありますが、在庫管理システムを導入すればすべての在庫数が可視化されます。その結果、補充すべき在庫の数をリアルタイムに把握できるようになるでしょう。また、どの商品をどこで管理すべきかなど、管理方法の見直しも可能です。

在庫管理システムを導入するデメリット

在庫管理システムには多くのメリットがありますが、デメリットもないわけではありません。在庫管理システム導入時にはどのような点に注意をすべきなのでしょうか。

在庫管理システムを導入する際には、イニシャルコストやランニングコストが発生します。

クラウド型であれば毎月利用料が発生するため、利用し続ける限りランニングコストが発生するでしょう。また、保守・運用のサポートも受ける場合はさらに追加費用が発生します。オンプレミス型の場合は自社でシステム構築をしなければならないため、高額の初期費用が必要です。

しかし、在庫管理システムを導入することで削減できるコストも数多くあるため、費用対効果の観点ではデメリットばかりではありません。導入後の業務効率改善、リソースの再配分などができればコストダウンにつながります。

在庫管理システムの導入時には初期設定が必要であるため、軌道に乗るまでは時間がかかってしまうこともあります。

クラウド型の製品の場合はベンダーがサービスを提供するのでシステム構築の必要はありませんが、初期設定は必要です。場合によってはハンディターミナル購入や社内の専用ネットワーク構築が必要なこともあるでしょう。

オンプレミス型の場合は、システム構築から自社で行わなければならないため、導入までには数ヶ月の時間を要します。いずれにせよ初期設定には時間がかかる可能性が高いため、スケジュールには余裕を持って導入を進めましょう。

在庫管理システムは上手く使いこなせば業務効率を大幅に向上できますが、導入から定着までに時間がかかることもあります。機能が複雑すぎる、社員のITリテラシーとマッチしていないなどといった場合には、教育・研修をしても使いこなせない恐れがあるため、導入費用が無駄になってしまうかもしれません。

導入の失敗を防ぐには、必ず無料トライアルを試してみることが効果的です。操作感や使いやすさは実際に試してみないと分からないため、トライアル期間中に本番さながらに使ってみることをおすすめします。

在庫管理システムの活用シーン4選

在庫管理システムを導入した後にはどのような場面で使えるのでしょうか？在庫管理システムが特に役立つシーンをご紹介します。

在庫管理システムは、複数のオンラインショップを経営している場合に活用できます。

複数のオンラインショップを運営する際は、それぞれの店舗で販売を行うことから、リアルタイムでの在庫管理が難しいのがネックでした。しかし在庫管理システムを導入すれば、各店舗の販売状況が即座に反映されるため、在庫数もリアルタイムで把握することが可能です。倉庫までいかなくてもオンラインでチェックできるため非常に便利でしょう。

自社のECサイトの他に楽天、Amazon、Yahoo！ショッピングなどモール出店をしている方には最適のツールでしょう。

在庫管理システムは、実店舗・オンラインショップのどちらも経営している場合にも有効活用できます。

オンラインショップの複数運営と同様、実店舗とオンラインショップを並行して営業している場合も、管理者が販売状況をリアルタイムで把握するのは困難なもの。一方、在庫管理システムを導入すれば実店舗、オンラインショップも統合して在庫管理ができるため、過不足なく安定的に在庫を用意することができます。

1つの管理画面で複数店舗の販売状況を管理できるため、業務効率化にも役立つでしょう。

在庫管理システムは、発注が増加してきた場合にも活用できます。

販売事業では、繁忙期や流行期の急激な受注増加はよくあること。アナログ式で管理をしていると、発注が急増した場合に現状把握までにタイムロスが発生し、その間に欠品になる恐れがあります。機会損失を防ぐためにも、事前に手を打たなければなりません。

在庫管理システムを使えば入出庫数を常時把握できるため、在庫がなくなる前に対処可能です。気が付いたときには在庫がなかった……と言う状況は避けられるため、出荷状況が変化しやすい業界にはうってつけでしょう。

在庫管理システムは、Excelで膨大な量の在庫を管理している場合にもおすすめです。

Excelは計算やグラフ、データ管理で利用するには優れたソフトであり、在庫管理用のテンプレートも多数配布されています。実際に活用している方も多いことでしょう。しかし、Excelでの管理は手作業になるため、膨大な数の在庫管理をするには負担が大きすぎるのも事実。人的ミスによりデータが消えてしまうこともあります。

在庫管理システムを使えば、在庫管理に関わる作業の大部分が自動化されるため、大量の在庫を扱うには最適です。人の手を介する場面が少ないため、人的ミスが発生する余地もありません。

在庫管理システムを選ぶ際のポイント

在庫管理システムを選ぶ際には、いくつか気を付けるべきポイントがあります。実際の導入時には以下の4点に注意してください。

在庫管理システムを選ぶ際は、自社の規模感に合ったものかどうか確認しましょう。

在庫管理と一言で言っても、会社によって抱える事情は異なります。例えば、大量に在庫を抱えている大きな会社と小規模な会社では、在庫管理の負荷やニーズが違うため、マッチする在庫管理システムも変わってくるはずです。

在庫管理システムにはさまざまな製品があり、対象とする規模も多様。製品選びの際は、できるだけ自社の規模感に合うシステムを選ぶとミスマッチを防げるでしょう。

在庫管理システムを選ぶ際は、自社で使いこなせるシステムかどうか確認することも大切です。

導入する際には、在庫管理をする管理者だけでなく、現場で働く従業員にも試してもらう必要があります。できるだけマニュアルを見なくても直感的に操作できるものを選ぶのがベストでしょう。社員が使いこなせないものは、教育の手間がかかるのみならずなかなか現場に定着せず、かえって不効率になってしまうかもしれません。

在庫管理システムを選ぶ際は、拡張性のチェックも必要です。

将来的に事業規模がどの程度変わるかにもよりますが、事業が拡大すれば必然的に取り扱う商品も増えるもの。さらなる業務効率化を求め、欲しい機能も増えるかもしれません。拡張性がない製品を選んでいる場合には、システムそのものを交換しなくてはならなくなり、再びイニシャルコストや教育コストがかかってしまいます。

在庫管理システムを導入する際は、将来的なことまで見越したうえで製品を選ぶと大きな失敗を避けられるでしょう。

在庫管理システムの製品選びに迷っている場合は、同業他社の導入事例があるかどうかが1つの目安になります。

在庫管理システムは製品ごとに特徴があり、なかには業界特化型の製品も。自社業界に合う製品はかゆいところまで手が届くサービスがあるため、導入後の業務効率化に大いに役立ちます。

同じ業種の会社が多く導入しているということは、自社業界で役立つ証。自社で導入しても有効活用できる可能性が上がるでしょう。

まとめ：在庫管理システムを活用して業務効率をアップさせよう

在庫管理システムを導入すると、在庫数の正確な把握が叶います。在庫管理を自動化できることで、在庫の過不足を防ぐこともできるでしょう。

導入する際には、より多くの製品を比較検討し、自社のニーズや規模感に合ったものを導入することが重要です。在庫管理システムをお探しなら、ぜひ「在庫管理システム18選を厳選比較」もあわせてご覧ください。